毎月の取締役会・経営会議の資料を、数値の合計・前回資料との整合・用語と表記のルールで校正し、議案ごとの直す箇所を事務局から起案部門へ返す

処理の起点を決める

締めの日に、会議のフォルダに資料がそろったことを起点にします。 事務局は、資料の締めの日の夕方に、届いた議案の一覧を会議の議題の案と突き合わせます。全議案がそろってから一度に流すのではなく、届いた議案から順に流します。 後から届いた資料ほど見る時間が短くなる、という第3章の（a）を避けるためです。

エージェントを動かすのは、事務局の担当者の手作業です。 「経営会議 10月 議案5 を校正して」のように、会議と議案の番号で頼みます。フォルダへの保存を検知して自動で動かす仕組みは作りません。 起案部門が途中の版を置くことがあり、どの版を見るかを決めるのは事務局だからです。

資料のファイル名は、会議・月・議案の番号・版で決めておきます。 例：「経営会議_202610_05_v2.pptx」。ファイル名で版が分かれば、エージェントにも「最新の版を見て」と頼めます。

起案部門が直した版が届いたら、もう一度流します。 このときは全体を見直させず、前回返した指摘の一覧を添えて、直っているかだけを見させます。 2回目で新しい指摘を増やすと、会議の前日まで資料が行き来し、役員への配布が遅れます。

入力データを集める

質を決めるのは、4行目の表記ルールの一覧です。 10ページの手引は「金額は原則として百万円単位とし…」のように文章で書かれていて、そのままでは当てはめにくいものです。 「誤り：26年度 → 正：2026年度」「誤り：億円（本文）→ 正：百万円（表と同じ単位）」のように、左に誤りやすい書き方、右に正しい書き方を並べた一覧に書き直します。

表記ルールの一覧は、たとえば次のように書きます。

【表記ルール（抜粋）】
誤りやすい書き方        正しい書き方          備考
26年度                  2026年度              年度は西暦4桁
△ 120（損失）           ▲120                  マイナスは▲
億円（表の中）          百万円                表は百万円単位にそろえる
電子デバイス事業部      デバイス事業本部      2026年4月の組織変更
（株）〇〇              株式会社〇〇          初出は正式名称

備考の列に理由を書いておくのは、AIの指摘に根拠を付けるためです。 「2026年4月の組織変更」と書いてあれば、指摘の根拠の欄にそのまま写せます。理由の無いルールは、起案部門が受け入れにくい指摘になります。

前回の議事録は、決議の欄を分けて書いておきます。 議事録の本文に決議と議論が混ざっていると、AIは議論の中の発言を決議として拾うことがあります。「決議事項」「条件」「次回までの宿題」の見出しを議事録の様式に設けておけば、照らし合わせる対象がはっきりします。 これは事務局が議事録を書くときの決まりで、AIの前処理ではなく議事録の様式の話です。

データの取得方法を決める

会議のフォルダは、毎月入れ替えて指定します。 知識に指定できる SharePoint のファイルは100までです。前々回より前のフォルダを入れたままにすると、上限に近づき、古い資料の数値が混ざります。 知識には「今月」と「前回」の2か月分だけを置きます。

前回との比べ合わせを OneDrive の Copilot に分けるのは、比べる対象を2つのファイルに絞れるからです。 エージェントの知識には他の議案の資料も入っているので、「同じ議案の前回の版」を取り違えるおそれがあります。 OneDrive では、担当者が自分で2つのファイルを選びます。

OneDrive の Copilot には、比べる観点を決めて頼みます。 「違いを教えて」とだけ頼むと、文言の小さな違いまで並び、肝心の数値の違いが埋もれます。「前回の当月と今回の前月、前回の累計と今回の累計の前月分が違う箇所を、表と行の名前を付けて並べて。文言の違いは要らない」のように、継続の議案で同じはずの値を名指しします。応答はファイルの中身によって変わるとされているので、頼み方は事務局で1つに決めておきます。

エージェントの「指定した情報源だけを使う」の設定を有効にします。 ただし、この設定は指定した情報源を優先させるもので、一般的な知識を完全には止めないとされています。表記ルールの一覧に無い指摘は「推奨」として出させ、必須の指摘と分けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 表は表として貼ってもらう … 起案部門に、Excel の表を画像で貼らず、表のまま貼るよう頼みます
2. ファイル名を決まりどおりにする … 会議・月・議案の番号・版
3. 継続の議案に印を付ける … 議題の一覧に「継続」の列を作り、前回の議案の番号を書きます
4. 表記ルールの一覧を新しくする … 組織変更や社名の変更があった月は、締めの日の前に足します
5. 検算用のブックを議案の型ごとに用意する … 月次の業績、資金繰り、設備投資の進捗など、毎月同じ形の表には、型ごとの計算式を作っておきます

1番目がいちばん効きます。 OneDrive の Copilot は、画像には今のところ対応していないとされています。表が画像で貼られていると、比べ合わせも数値の書き出しもできません。画像の表は、指摘の一覧に「表が画像のため確認できない」と出し、起案部門に貼り直しを頼みます。

5番目の型は、最初は月次の業績と資金繰りの2つから作ります。 毎月必ず出る議案で、内訳と合計の関係が決まっているからです。

AIに処理させる

させるのは、記載を書き出し、照らし合わせ、ルールに当てはめることだけです。

5行目が見落としやすいところです。 前回の資料の「当月」と今回の資料の「前月」が違っていても、起案部門が前回の誤りを直した結果かもしれません。 AIには「違う」という事実だけを出させ、誤りかどうかは起案部門に聞く形で返します。 遡って直したのなら、資料の注記に書いてもらいます。

前回の決議との整合は、条件の言い回しで食い違いが起きます。 前回の取締役会で「投資額は上限25億円、着工は来年4月以降」と決議された設備投資が、今回の進捗の資料で「投資額25億円、着工4月」と書かれている、という形です。「上限」と「以降」が落ちると、決議の条件が別のものに読めます。 AIには、議事録の条件の言葉が資料に残っているかを照らさせ、言葉が違えば「決議の条件と表現が違う」として出させます。

本文と表の照らし合わせでは、単位の換算を許しません。 本文の「売上高は12.3億円」と表の「1,230百万円」は同じ値ですが、AIに換算させると、桁を誤ったときに「一致」として通ってしまいます。 単位が違うこと自体を表記の指摘として出させ、本文と表の単位をそろえてもらいます。

指示内容を固定する

あなたは取締役会・経営会議の事務局で、議案の資料を校正する立場です。
ユーザーが伝えた会議と議案の番号の資料、同じ議案の前回の資料、
前回の議事録、埋め込んだ表記ルールの一覧と指摘の様式だけを見てください。

【すること】
1. 資料の表の数値を、行と列の見出しを付けて記載どおりに書き出す。
2. 本文に出る数値が、表の同じ項目の値と同じかを照らす。
3. 前回の議事録の決議・条件・宿題が、今回の資料に同じ内容で書かれているかを照らす。
4. 表記ルールの一覧に当てはまる書き方を拾う。

【厳守事項】
- 合計や差の計算をしないでください。数値は記載どおりに書き出すだけにしてください。
- 単位の換算をしないでください。本文と表の単位が違うときは、
  一致とせず「単位の不一致」として指摘してください。
- 資料を書き換えないでください。指摘の一覧だけを出してください。
- 前回と違う値は「前回と違う」と書き、誤りと決めつけないでください。
- 表記ルールの一覧にある指摘は「必須」、一覧に無い指摘は「推奨」としてください。
- 議案の中身の良し悪しを書かないでください。
- 画像で貼られた表は読まず、「表が画像のため確認できない」としてください。
- すべての指摘に、場所（ページ・表・行）と根拠（ルールの行、前回の資料、議事録）を付けてください。

【出力】
1. 表の数値の書き出し（表ごと。検算用）
2. 指摘の一覧（場所／現在の記載／指摘／根拠／必須・推奨）
3. 確認できなかった箇所

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 担当者は会議と議案の番号を伝えるだけにします。担当者ごとに指示が違うと、第3章の（c）がそのまま残ります。

出力形式を固定する

エージェントには、表の形で返させます。 起案部門にそのまま返せる形にするため、JSON ではなく、事務局が消したり足したりしやすい表にします。

【表の数値の書き出し（検算用）】
表2 セグメント別売上高（百万円）
| セグメント | 当月 | 前月 | 累計 |
| デバイス | 820 | 790 | 4,960 |
| モジュール | 410 | 430 | 2,510 |
| 合計 | 1,240 | 1,220 | 7,470 |

【指摘の一覧】
| 場所 | 現在の記載 | 指摘 | 根拠 | 重さ |
| p.2 本文 | 売上高は12.3億円 | 表2は百万円単位。単位の不一致 | 表記ルール「表は百万円単位」 | 必須 |
| p.3 表2 前月 | デバイス 790 | 前回の資料の当月は 780。前回と違う | 前回 議案5 p.3 表2 | 必須 |
| p.5 | 電子デバイス事業部 | デバイス事業本部 | 表記ルール（2026年4月の組織変更） | 必須 |

1つ目の理由は、書き出しを検算用のブックにそのまま貼れることです。 上の例では、当月の内訳の和は1,230で、合計の1,240と10違います。この差を見つけるのはブックの計算式で、AIではありません。 ブックは差のある行に色を付け、担当者はそれを指摘の一覧に足します。

2つ目は、指摘に場所と根拠が付くことです。 起案部門は場所を見て資料を開き、根拠を見て直すかどうかを判断できます。根拠の無い指摘は、起案部門と事務局の言い合いになります。

3つ目は、必須と推奨を分けることです。 会議の直前に起案部門が直せる量には限りがあります。必須だけを先に直してもらい、推奨は次回からの改善として伝えます。

システムへ連携する

検算用のブックは、議案の型ごとにシートを分けます。 月次の業績のシートには、セグメントの内訳と合計、当月と累計の関係を計算式で持たせます。貼るだけで差が出るので、担当者は電卓を使いません。

起案部門が直した資料は、同じ手順でもう一度流します。 2回目は、前回の指摘が直っているかだけを見るよう頼みます。 全体を見直すと、新しい推奨の指摘が増えて終わらなくなります。

この構成には、資料へ自動で書き込む連携がありません。 指摘を返すのも、資料を直すのも人です。難易度を★2にとどめている理由がここにあります。

人が確認する

1. 必須の指摘を全件確かめる … 根拠の欄を開き、指摘が正しいかを見ます
2. 「前回と違う」の指摘を確かめる … 起案部門に、誤りか訂正かを聞く形で返すかを決めます
3. 推奨の指摘を選ぶ … 返すか、次回に回すか、消すかを決めます
4. 検算用のブックの差を指摘に足す … 差のある行を一覧に加えます
5. 確認できなかった箇所を起案部門に伝える … 画像の表の貼り直しを頼みます

確認は、役員の目に触れたときの影響で順番を決めます。 数値の差、前回との違い、前回の決議との整合、表記の順に見ます。数値の誤りは議案の判断を誤らせ、表記の誤りは読みにくさにとどまるからです。

2番目を省かないでください。 「前回と違う」を確かめずに誤りとして返すと、遡って訂正した起案部門から反発が出ます。逆に、訂正なのに注記が無い資料をそのまま役員に配ると、会議で同じ質問が出ます。 どちらの場合も、注記を足してもらうのが答えです。

目標は、1議案あたり確認と返却を合わせて20分です。 書き出しを検算用のブックに貼って差を見るのに6分、前回との比べ合わせの確認に6分、表記の指摘の確認に4分、起案部門への返却に4分という配分です。

例外に対処する

5行目のまとめ方は、起案部門の負担を考えてのことです。 同じ旧部門名の指摘が20件並ぶと、起案部門は一覧を読む気をなくします。「旧部門名が20か所。すべてデバイス事業本部に」と1件にまとめて返します。

記録を残す

• 議案ごとの指摘の一覧（事務局が確かめた後のもの）と、返した日時
• 検算用のブックの貼り付け結果
• 事務局が消した指摘と、その理由
• 起案部門が直した資料の版と、直した指摘・直さなかった指摘
• 会議の場で役員から指摘された数値や表記の誤り

3行目の消した指摘は、表記ルールの一覧を直す材料になります。 同じ指摘を毎月消しているなら、ルールのほうが実態に合っていません。

最後の行は、この構成が効いているかの物差しです。 会議の場での指摘が減っていなければ、どの観点で見落としているかを、この記録から探します。