税理士事務所で、顧問先ごとのメールのやり取りを月次で要約し、巡回監査の前に確認すべき事項と預かり待ちの資料を担当者に渡す

処理の起点を決める

1つ目の Zap は、Gmail のラベルの付いたメールで動かします。 Gmail のフィルタで、顧問先のドメインから届いたメールに「顧問先」のラベルが付くようにしておきます。Zapier の Gmail のトリガーには、新しいメールで動くもののほか、ラベルや検索の条件で動くものがあり、新しいメールのトリガーは届いてから1時間以内のものしか拾わないとされています。ラベルで動かすほうが、Zap が止まっていた間のメールも拾えます。

2つ目の Zap は、Google カレンダーの Event Start で動かします。 予定の開始の一定時間前に動くトリガーで、Time Before の欄で、どれだけ前に動かすかを決めます。 ここでは3日にします。巡回監査の予定は毎月同じ日に繰り返し入れていることが多く、繰り返しの予定は New Event のトリガーでは扱えないため、Event Start を使うよう案内されています。

3日前にするのは、預かり待ちの資料を訪問の前に顧問先へ頼み直す時間を残すためです。 前日に届いても、資料の準備は間に合いません。

Event Start はポーリングのトリガーで、確かめる間隔はプランによります。Free プランでは15分ごとのため、Time Before は16分以上にするよう求められています。3日前なら問題になりません。

入力データを集める

質を決めるのは、顧問先台帳のドメインとアドレスの列です。 社長が個人のアドレスから送ってくる顧問先では、ドメインだけでは顧問先が決まりません。 個人のアドレスは1つずつ台帳に載せます。

巡回監査の予定の説明欄には、顧問先コードを書く決まりにします。 予定の件名は「〇〇商事 監査」のように人によって書き方が違うので、件名から顧問先を探させません。

データの取得方法を決める

事務所から顧問先へ送るメールにも、ラベルが付くようにします。 Gmail のフィルタは受信したメールに付くもので、自分が送ったメールにはそのままでは付きません。 担当者が顧問先へ資料を頼むときは、事務所の記録用のアドレスを CC に入れる決まりにし、記録用のアドレスで受けたメールにラベルが付くようにします。第3章の（c）の「頼んだのに返事が無い」を拾うには、この送信側の記録が要ります。

やり取りの記録のシートの列は、次のように持ちます。

「前回の監査日より後」の記録だけを引くために、やり取りの記録のシートに照合用のキーの列を作ります。 式で、記録の日時が顧問先台帳の前回の監査日より後なら「顧問先コード_未反映」、そうでなければ「顧問先コード_反映済」と出します。Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は列と値で探すので、「C012_未反映」で探せば、その顧問先の前回の訪問以降の記録だけが返ります。 訪問の後に前回の監査日を書き換えれば、古い記録は自動で「反映済」に変わります。

AIへ渡す前に整形する

1. 顧問先を決める … 送り主・宛先のドメインとアドレスで台帳を引きます。決まらないメールは記録せず、「顧問先不明」の一覧に入れます
2. 向きを付ける … 顧問先から事務所へ（受信）か、事務所から顧問先へ（CC で記録）かを、送り主で決めます
3. 本文だけを渡す … 添付の中身は渡しません。添付の有無とファイル名だけを記録に入れます
4. 重複を外す … 同じメールのIDがすでに記録にあれば、Zap 1 を止めます。CC と受信で同じメールが2度届くことがあります
5. 記録の数を見る … Zap 2 で引いた記録が0件なら、AIに渡さず「やり取りなし」のメモにします

3番目で添付を渡さないのは、意図してのことです。 通帳の写しや給与の資料には、口座番号や従業員の個人情報が並びます。監査前メモに要るのは「何が届いたか」で、「中身が何か」ではありません。

AIに処理させる

1段目（Zap 1）でさせるのは、メール1通の新しく書かれた部分から、次の項目を短く書き出すことです。

2段目（Zap 2）でさせるのは、ひと月分の記録を束ね、次の4つにまとめることです。

突き合わせは、2段目の仕事です。 1段目の記録の requests と、後の記録の documents_received や answers を比べ、届いたもの・答えたものを外して残ったものだけを並べます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 預かり待ちの資料をまとめさせると、生成AIは「月次の監査では通常、領収書と給与台帳も必要です」とメールに無い資料を足します。 毎月の定例の資料は、別の仕組み（UC-0072 の資料の受け取りの確認）で見ます。ここではメールでやり取りした依頼だけを並べます。

指示内容を固定する

1段目（Zap 1）の指示：

あなたは税理士事務所で、顧問先とのメールを記録する担当です。
メール1通の、新しく書かれた部分だけを読んでください。
「>」で始まる行や「〜wrote:」「〜のメール:」以降の引用は読まないでください。

次の項目を、それぞれ短い句で書き出してください。該当が無ければ空にしてください。
topic / requests / answers / documents_received / questions_open / promises

【厳守事項】
- 本文に書かれていることだけを書いてください。推測で補わないでください。
- 口座番号、マイナンバー、従業員や取引先の個人の氏名、金額の明細は
  写さないでください。「通帳の写し」「給与の資料」のように書いてください。
- 税務上の判断や助言を書かないでください。
- direction（received / sent）は入力のまま写してください。

【向き】{direction}
【件名】{subject}
【添付】{attachments}
【本文】{body}

2段目（Zap 2）の指示：

あなたは税理士事務所の監査担当の補助です。次は、ある顧問先との
前回の訪問以降のメールの記録です（古い順）。

次の4つにまとめてください。
1. 今月の主な話題（3〜5行）
2. 監査で確認する事項
3. 預かり待ちの資料（依頼した日と、顧問先の返事があれば付ける）
4. 事務所の宿題

【厳守事項】
- 依頼のあとに、同じ資料が届いた記録や回答の記録があれば、
  2〜4には入れないでください。
- 記録に無い資料や事項を足さないでください。一般的に必要な資料を
  補わないでください。
- 各項目に、根拠にした記録の日付を付けてください。
- 税務上の判断、助言、顧問先の経営の評価を書かないでください。

【顧問先】{client_name}
【記録】{records}

1段目の「引用を読まない」が、2段目の質を決めます。 引用を読ませると、3通目の返信の記録に1通目の依頼がもう一度入り、2段目で同じ依頼が3回並びます。

2段目の「根拠の日付を付ける」は、担当者がメールを開いて確かめるための手がかりです。 監査前メモの1行ごとに日付があれば、その日のメールだけを開けば済みます。

出力形式を固定する

1段目の出力の項目（見やすさのため JSON の形で示します）：

{
  "topic": "",
  "requests": [""],
  "answers": [""],
  "documents_received": [""],
  "questions_open": [""],
  "promises": [""]
}

2段目の出力の項目：

{
  "highlights": [""],
  "confirm_at_visit": [ { "item": "", "source_date": "" } ],
  "pending_documents": [ { "document": "", "requested_on": "", "client_reply": "" } ],
  "office_todos": [ { "item": "", "source_date": "" } ]
}

担当者に届く監査前メモは、たとえば次のようになります。

【監査前メモ】〇〇商事（C012） 10月10日 訪問／前回の監査日 9月12日

■ 今月の主な話題
・9月分の給与資料と通帳の写しを受領
・社用車の買い替え（分割払い）の相談
・年末に向けて、役員の賞与の扱いの質問

■ 監査で確認する事項
・社用車の購入の契約書の有無と、支払の条件（9/20 の記録）
・役員の賞与の質問への回答がまだ（9/25 の記録）

■ 預かり待ちの資料
・9月分の売上の請求書の控え（9/15 依頼／9/16「来週まとめて送る」）
・車両の見積書（9/20 依頼／返事なし）

■ 事務所の宿題
・源泉所得税の納付書の作成（9/18 依頼）

1つ目の理由は、1段目の記録をシートの列にそのまま入れられることです。 列ごとに並ぶので、担当者がシートで顧問先を絞り込めば、要約を待たずに経緯を追えます。 代わりに訪問する職員も、このシートを見れば経緯が分かります。

2つ目は、2段目の pending_documents を、訪問の前の頼み直しに使えることです。 requested_on が古いものから、担当者が顧問先に「次回のご訪問の際にお願いします」と頼み直します。

3つ目は、source_date で根拠のメールにたどれることです。 要約の1行が本当かを、担当者が確かめられます。

システムへ連携する

監査前メモは、事務所の中の担当者にだけ送ります。 顧問先には何も送りません。宛先は顧問先台帳の担当者の列から取り、式で書かず台帳の値を使います。

会計ソフトには書き込みません。 預かり待ちの資料が届いたかどうかの確認も、会計ソフトの記帳の状況ではなく、メールの記録で見ます。

人が確認する

1. 監査前メモを読む … 訪問の前日までに読みます
2. 気になる行は根拠のメールを開く … source_date の日のメールを開き、要約が合っているかを確かめます
3. 預かり待ちの資料を頼み直す … 古いものから、顧問先に連絡します
4. 訪問の場で確認し、結果を残す … 確認した事項と受け取った資料を、訪問の記録に書きます
5. 前回の監査日を書き換える … 顧問先台帳の列を書き換えると、次の月の区切りになります

2番目を省かないでください。 要約が「届いていない」とした資料が、実は電話で受け取っていた、ということは起きます。メールの外で起きたことは記録に入りません。

代わりに訪問する職員は、監査前メモに加えて、やり取りの記録のシートをその顧問先で絞り込んで読みます。 前の担当者のメールを転送してもらわなくても、誰が、いつ、何を頼み、何が返ってきたかを日付の順に追えます。気になる行だけ、前の担当者に元のメールを見せてもらいます。

目標は、120件をならして1件6分です。 監査前メモを読み、気になる行のメールを2〜3通開くまでを見込んでいます。

例外に対処する

6行目の「500件を超える」は、ほとんどが運用の問題です。 前回の監査日を書き換えないまま何か月もたつと、記録が「未反映」のままたまります。

記録を残す

• 1通ごとの記録（顧問先コード、日時、向き、項目、メールのID）
• 監査前メモの全文と、作った日時、そのときの前回の監査日
• 人の確認の結果 … 要約が外れていた行と、その理由（電話で受け取った、引用を拾った、など）
• 預かり待ちの資料が、何か月続けてメモに載ったか

最後の行が、この構成の物差しです。 同じ資料が3か月続けて預かり待ちに出ているなら、メールで頼む以外の手を考える時期です。

メールのIDを残すのは、根拠のメールにすぐ戻るためです。 記録が誤っていたときも、元のメールを開いて確かめられます。