ホテルの月次の収益会議の Teams 会議の記録から、決まった料金と販売の施策・担当・期限を議事録にまとめる

処理の起点を決める

会議の終了と文字起こしの保存を起点にします。 ただし、エージェントを動かすのは担当者の一言です。決まった時刻に自動で全ホテルの議事録を作る形にはしません。 会議の長さも終わる時刻もホテルごとに違い、担当者が会議の直後に頼むのがいちばん早く、確実です。

起点の手前に、会議の中での読み合わせを置きます。 会議の終わりの5分を「決まったことの確認」に取り、担当者が会議の Copilot に「この会議で決まった料金の変更を、対象日・客室タイプ・プラン・販売経路・変更前・変更後の表にしてください。決まっていない欄は空けてください」と頼みます。出た表を画面で共有し、空いた欄をその場で埋めます。

読み合わせで埋めた値も、声に出して言ってもらいます。 文字起こしに残るのは声だけです。画面を見て頷いただけでは、エージェントが後から読む記録に、決まった値が残りません。

会議の Copilot の設定は、会議を作るときに「会議中と会議後」にします。 「会議中のみ」にすると、会議が終わると文字起こしされなかった音声のデータと Copilot とのやり取りは残らず、会議の後のエージェントが読める記録がなくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の一覧です。 会議では「ツイン」「スーペリア」「朝食付き」と略して言われます。一覧に「ツイン＝スタンダードツイン（禁煙）とスタンダードツイン（喫煙）」のように略称と正式な名前を並べておけば、エージェントは対象が1つに決まらないことに気づけます。 一覧がないと、どちらか一方に決めて書きます。

料金変更の台帳は、変更前の金額を確かめるために読みます。 会議で「いま1万2千円のところを」と言われた金額が台帳の最新の値と違えば、会議の前提がずれているか、台帳の登録が遅れているかのどちらかです。 どちらでも、料金を入れる前に確かめるべきことです。

データの取得方法を決める

会議は、受け持ちのホテルの今月の収益会議だけを指定します。 Agent Builder で「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶと、すべての会議の文字起こしと予定表全体が検索の対象になるとされています。他のホテルの会議や、別の打合せの発言が混ざらないよう、会議を1つずつ指定します。

会議の数は1つのエージェントで5つまでです。 担当者1名が4軒を受け持つので、4軒の今月の会議を指定し、1つは前月の同じホテルの会議に使えます。 前月の会議を入れると、前月に決めた施策が今月の会議で報告されたかを比べられます。

料金変更の台帳は、リストそのものを知識に入れます。 SharePoint のサイトを指定してもサイトの中のリストは含まれないとされているので、リストの URL を直接指定します。リストの添付ファイルの列は検索の対象にならないとされているため、台帳の値は列に入れておきます。

エージェントの作り方の設定で、「指定した情報源だけを使う」を有効にします。 これは指定した情報源を優先させる設定で、一般の知識を完全に止めるものではないとされています。だからこそ、指示文の側でも「台帳と文字起こしにない値を書かない」と決めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議の前日に、実績の資料を会議のチャットに置く … 稼働率・客室単価・販売経路ごとの実績を、会議のチャットに貼ります。会議で話す数字の出どころを、記録の中に残すためです
2. 会議の冒頭に、ホテル名と対象の月を声に出す … 文字起こしの最初に「○○ホテル、11月から1月の料金」と残します
3. 会議の終わりに読み合わせをする … 第7章「トリガー」のとおり。埋めた値は声に出してもらいます
4. 客室タイプとプランの一覧を最新にする … 新しいプランを作ったら、一覧に足してから次の会議に臨みます
5. 台帳の登録を会議の前日までに済ませる … 前月に決めた料金がまだ台帳に入っていないと、変更前の金額の照合が外れます
6. 知識の会議を入れ替える … 毎月、受け持ちのホテルの今月の会議に指定し直します

5番目を軽く見ないでください。 台帳の登録が遅れていると、エージェントは会議で言われた変更前の金額と台帳の値が違うという印を、毎回たくさん付けます。印が多すぎると、担当者は印を見なくなります。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしから決まったことを4つの表に分けて書き出し、台帳と比べて確認が要る箇所を挙げることです。

料金の変更の表は、発言に出てきた値だけで埋めます。 「1割上げ」「2千円上げ」のように差だけが言われたときは、変更後の欄を空け、said に発言をそのまま写します。 担当者が台帳の値と発言から変更後の金額を決めます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「11月の3連休」と言われると、暦から日付を補って書きます。暦の連休の初日の前夜を含めるか、最終日を含めるかは、ホテルの販売の決め方によります。 補った日付が1日ずれていれば、その1泊は前の料金で売れるか、上げすぎた料金で売れ残ります。

指示内容を固定する

エージェントの指示（Agent Builder の「指示」の欄）に次を入れます。

あなたはホテルの運営会社の収益管理チームで、月次の収益会議の議事録を
作る補助をする立場です。知識に指定した会議の文字起こしとチャット、
料金変更の台帳、議事録の様式と客室タイプ・プランの一覧だけを使ってください。

【作るもの】
1. 会議の要旨（数行）
2. 料金の変更の表
   列：ホテル／対象日／客室タイプ／プラン／販売経路／変更前／変更後／
       発言の引用と時刻／空いている欄
3. 販売の施策の表
   列：施策／担当／期限／発言の引用と時刻
4. 持ち越しの論点と、決めるために必要なこと
5. 台帳と比べた確認事項

【料金の変更の表の決まり】
- 値は発言かチャットに出てきたものだけを書いてください。
- 「1割上げ」「2,000円上げ」のように差だけが言われたときは、
  変更後の欄を空け、発言をそのまま引用してください。計算しないでください。
- 「3連休」「年末」「週末」のような言い方は、日付に直さずにそのまま書き、
  空いている欄に「対象日」と書いてください。
- 客室タイプやプランの略称が、一覧で2つ以上に当たるときは、
  どちらかに決めずに、当たる名前を並べて空いている欄に「客室タイプ」と書いてください。
- 変更前の金額が発言にあるときは、台帳の最新の値と比べ、違えば
  確認事項に「台帳の値は○○円」と書いてください。

【施策の表の決まり】
- 担当は、会議で名前が挙がった人だけを書いてください。
  発言から推測して割り当てないでください。
- 期限は、会議で言われた日付だけを書いてください。

【厳守事項】
- 会議で決まっていないことを、決まったこととして書かないでください。
  「検討する」「次回までに考える」は持ち越しの論点に入れてください。
- 料金の判断が妥当かどうか、上げるべきか下げるべきかは書かないでください。
- 他のホテルの会議の発言を混ぜないでください。
- 発言の引用は、文字起こしの文をそのまま写し、時刻を付けてください。

「日付に直さずにそのまま書く」を明記しないと、親切に日付を補います。 補った日付は表の中で他の値と同じ顔をしているので、担当者が確かめずに通しやすいのが厄介です。空いている欄に「対象日」と書かせれば、確認事項として目に入ります。

「発言から推測して担当を割り当てない」も同じ理由です。 話の流れから「販売の担当がやるのだろう」と書くと、本人が知らない宿題が議事録に載ります。 第3章の（c）は、担当を決めずに会議を終えたことで起きていました。空いた担当を空いたまま見せることが、会議の運びを直す材料になります。

出力形式を固定する

エージェントには、議事録の本文を次の形で返させます。 表は Word に貼れる形にし、料金変更の指示の一覧はそのまま販売の担当に渡せる列にします。

【○○ホテル 収益会議 議事録（2026年10月開催／対象：11月〜1月）】

■ 要旨
（振り返りの要点と、決まったことの数）

■ 料金の変更
| 対象日 | 客室タイプ | プラン | 販売経路 | 変更前 | 変更後 | 引用（時刻） | 空いている欄 |
| 11月の3連休 | ツイン（禁煙・喫煙のどちらか未確定） | 朝食付き | 全経路 | 12,000円 | （空欄） | 「3連休のツイン、朝食付きを1割上げましょう」(00:52) | 対象日／客室タイプ／変更後 |

■ 販売の施策
| 施策 | 担当 | 期限 | 引用（時刻） |
| 連泊プランの新設 | （空欄） | 11月10日 | … |

■ 持ち越しの論点
・団体の在庫の戻しの時期（次回までに、団体の担当に見込みを聞く）

■ 台帳と比べた確認事項
・スーペリアダブルの素泊まりの変更前：会議では13,500円、台帳の最新は13,000円

1つ目の理由は、「空いている欄」の列で確認が速くなることです。 担当者は空いた欄のある行だけを支配人と販売の担当に確かめればよく、埋まった行は引用と時刻で文字起こしを1か所見るだけです。

2つ目は、料金変更の指示の一覧をそのまま渡せることです。 列の並びを台帳と同じにしておけば、販売の担当は議事録の表から台帳の行をそのまま作れます。 第3章の（d）の読み違いが起きにくくなります。

3つ目は、引用と時刻で根拠を確かめられることです。 会議の後に「そんなことは決めていない」と言われたとき、どの発言からその行を書いたかを示せます。

システムへ連携する

予約システムにも台帳にも書き込みません。 知識として指定した SharePoint のリストは、エージェントが読むだけです。料金を入れるのも、台帳に登録するのも、これまでどおり販売の担当です。 議事録は「何を入れるべきか」までを示し、入れる操作は人に残します。

議事録の送り先は、会議の出席者だけにします。 料金の変更は販売の前の情報で、決まったことが販売の担当以外に広がると、取引先や他のホテルとの関係に影響することがあります。

人が確認する

担当者が確かめるのは、料金の変更の表と施策の表の全行と、確認事項です。 要旨は流し読みにします。

1. 空いている欄を埋める … 支配人と販売の担当にチャットで確かめます。会議で読み合わせをしていれば、ここは数件で済みます
2. 埋まった行の引用を見る … 引用と時刻で文字起こしを開き、値が発言どおりかを確かめます
3. 台帳と比べた確認事項を片付ける … 会議の前提が違ったのか、台帳の登録が遅れていたのかを確かめます
4. 施策の担当と期限を決める … 空いたままの施策は、支配人と相談して担当と期限を決めます
5. 直したところを記録する … どの行を、どう直したかを残します

2番目は、料金の行だけは全行を見てください。 料金の1行の誤りは、そのまま予約の売上に出ます。 要旨の言い回しの誤りとは重さが違います。

目標は、1軒あたり45分です。 料金の行の確認に20分、空いた欄の確認と施策の担当決めに15分、台帳との食い違いの確認と送付に10分という配分を想定します。空いた欄の確認が毎回20分を超えるなら、会議の中の読み合わせが足りていません。 次の会議で読み合わせの時間を延ばすほうが、会議の後に確かめるより早く片付きます。

例外に対処する

上の2行は、会議の前に防げます。 会議のテンプレートで Copilot の設定を「会議中と会議後」にしておけば、毎回の設定忘れはなくなります。 文字起こしを始めるのは、会議の冒頭の決まりにします。

記録を残す

• 議事録の確定版と、料金変更の指示の一覧
• エージェントが出した下書き（確定版との差が分かるように）
• 担当者が直した行と、直した理由
• 空いていた欄の件数と、どの欄だったか
• 台帳と比べた確認事項と、その結論

4つ目は、会議の運び方を直す材料です。 毎月「対象日」が空いているなら、会議の中で対象日を日付で言う決まりを作ります。 「担当」が空いているなら、施策を決めるときに名前を言う決まりにします。

3つ目と4つ目は、ホテルごとに集計して見ます。 特定のホテルだけ直しや空いた欄が多いなら、そのホテルの会議の運び方か、客室タイプの一覧のどちらかに理由があります。 16軒を並べると、どこから手を付けるかが決まります。

議事録の確定版は、料金の判断の経緯として残します。 数か月後に「なぜこの時期にこの料金にしたか」を振り返るとき、会議でどう話して決めたかが引用付きで残っています。