知財部の週次の案件会議の記録から、案件ごとの方針・期限・担当を抜き出し、案件台帳の「次のアクション」の更新案を作る

処理の起点を決める

処理は2か所で始まります。 1つ目は毎週月曜の朝の定時実行で、Power Automate が議題の一覧を作ります。2つ目は会議の後で、台帳担当が自分で Copilot に更新案を作らせます。

会議の後の処理を自動で始めない理由があります。 文字起こしは会議が終わってから確定し、Copilot は会議のまとめから開きます。会議の終了をきっかけに自動で更新案を作って配ると、誰も確かめていない表が主担当に届きます。 台帳担当が表を一度見て、案件の取り違えが無いかを確かめてから更新案のリストに入れます。

更新案のリストに行が入ったことは、Power Automate の SharePoint のトリガー「When an item is created」で拾います。主担当が承認を付けたことは「When an item is created or modified」で拾い、承認の列が「承認」になった行だけを台帳に書き戻します。

会議の当日中、終了から2時間以内を目安に更新案を作ります。 翌日に回すと、主担当の承認が木曜以降になり、第3章の（a）と同じことが起きます。

入力データを集める

質を決めるのは議題の一覧の「通称」です。 会議では「ヒンジの中国の件」「分割の件」と呼び、案件番号はほとんど口にしません。通称が台帳に無ければ、Copilot は発言をどの行に結び付けるかを推測するしかありません。 推測させないために、議題の一覧に通称と国を並べて渡し、一覧に無い呼び方で話された案件は 特定できない として返させます。

担当になれる人の一覧を渡すのは、聞き違いを防ぐためです。 文字起こしでは、名字が同音の別の漢字になることがあります。一覧に無い名前が担当に入ったら、その行は確かめの対象にします。

データの取得方法を決める

「Get items」は絞り込みと並べ替えを指定できます。 フィルタークエリ（OData の形式）で社内期限の範囲を絞り、並べ替えで社内期限の早い順にします。取得件数の既定は「すべて」です。議題の一覧は社内期限の早い順に並べ、会議もその順で進めます。 文字起こしの順と議題の順がそろうと、Copilot の結び付けの誤りが見つけやすくなります。

列は、ビューで絞ってから取ります。 SharePoint のアクションには、ビューに定義された列だけを使う指定があり、列のしきい値の問題を避けるためと説明されています。台帳には出願の書誌の列が多いので、議題の一覧用のビューを1つ作り、そこに必要な6列だけを置きます。

会議の内容は、Copilot に会議を開いた状態で聞きます。 文字起こしのファイルを書き出して別のところで読ませる方法もありますが、会議の中で聞けば、話者と時刻の情報を落とさずに使えます。 根拠の時刻が分かれば、主担当は録画のその箇所だけを確かめられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題の一覧を会議の前に配る … 会議の案内に貼り、会議の中でも画面に出します。議題の順に話すと、文字起こしの区切りがはっきりします
2. 通称を台帳とそろえる … 会議で使われる呼び方が通称の列と違う案件は、月に一度まとめて通称を直します
3. 会議の冒頭で案件番号の下4桁を言う … 議長が「次、1234、ヒンジの中国」と読み上げてから話し始める決まりにします
4. 会議の最後に読み上げる … 担当と期限が出ていない案件を議長が確かめ、その場で決めます
5. 担当になれる人の一覧を最新にする … 異動・入社があった月は、会議の前に一覧を直します
6. 秘匿の案件を分ける … 出願前の発明で事業部外に伏せている案件は、議題の一覧に通称だけを載せ、技術の中身を書きません

3番目がいちばん効きます。 下4桁を言うだけで、Copilot は発言を議題の行に確実に結び付けられます。通称だけの案件で起きる取り違えのほとんどが、この一言で無くなります。

AIに処理させる

させるのは、議題の案件ごとに、決まったことを台帳の4つの項目に分けて抜き出し、根拠の発言を添えることです。

区分は4つです。 決定 は②と④がそろったもの、未決 は話したが②か④が欠けるもの、議題外 は議題の一覧に無いのに話された案件、特定できない は議題のどの行か決められない発言です。決定 以外の行は、台帳に書き戻しません。

いちばん起きやすいのは4行目です。 会議で担当が言われていない案件でも、主担当の名前が議題の一覧にあるので、それで埋めたくなります。埋めると、担当が決まっていない案件が「決まっている」ように見え、（c）がそのまま残ります。

指示内容を固定する

あなたは知財部で、週次の案件会議の結論を案件台帳に反映する担当です。
この会議の文字起こしだけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【議題の一覧】{議題の一覧：案件番号／国／通称／現在の次のアクション／現在の社内期限／主担当}
【担当になれる人】{氏名の一覧}
【会議の日付】{会議の日付}

【やること】
議題の一覧の各案件について、会議で決まったことを次の項目に分けてください。
① 方針：議長か主担当が結論として述べたもの
② 次のアクション：誰かが次にする作業。動詞で終わる形で
③ 社内期限：期限として言われた表現を、言われたとおりに写す
④ 担当：名前が言われた人、または本人が引き受けた人
⑤ 根拠：①〜④それぞれの根拠にした発言の話者と時刻

【区分】
- 決定 ......... ②と④の両方が会議で言われている
- 未決 ......... 話し合ったが、②か④が言われていない
- 議題外 ....... 議題の一覧に無い案件について話された
- 特定できない . 議題の一覧のどの案件か決められない
迷ったときは決定にしないでください。

【厳守事項】
- 発言の中で「〜してもいいかも」「〜という手もある」は意見です。
  次のアクションにせず、区分を未決にしてください。
- 担当が言われていない場合は、④を空欄にしてください。
  主担当の名前で埋めないでください。
- 担当になれる人の一覧に無い名前が出た場合は、聞こえたとおりに書き、
  備考に「一覧に無い名前」と書いてください。
- 社内期限は「来週の会議まで」「10月20日まで」のように、
  言われた表現のまま写してください。日付に直さないでください。
- 法定期限（応答期限、審査請求期限、納付期限など）は書かないでください。
  会議で法定期限が話題になった場合は、備考に「法定期限の話あり」とだけ書いてください。
- 方針が妥当かどうか、別の方針が良いかは書かないでください。
- 発明の技術的な中身、引用文献の内容は書かないでください。
- 1つの案件で次のアクションが2つ以上決まった場合は、行を分けてください。
- 案件番号の下4桁が読み上げられた場合は、それを結び付けの根拠にしてください。
- 議題の一覧の案件で、会議で話されなかったものは、区分を未決にし、
  備考に「会議で触れられず」と書いてください。

【出力】
1行1アクションの表にしてください。
列：案件番号｜区分｜方針｜次のアクション｜社内期限（発言どおり）｜担当｜根拠（話者・時刻）｜備考

「主担当の名前で埋めない」を明記しないと、ほぼ必ず埋まります。 議題の一覧に主担当の列があり、会議でもその人が話しているので、担当として最もそれらしく見えるからです。埋まった担当は、主担当本人ですら気づかずに承認してしまいます。

「会議で触れられず」を出させるのは、時間切れの案件を拾うためです。 30件のうち最後の数件は、時間が足りずに触れられないことがあります。表に出てこない案件は、出てこないことに誰も気づきません。 翌週の議題に自動で残すための印になります。

期限を言われたとおりに写させるのは、換算の誤りを人の目に残すためです。 「来週の会議まで」を日付にするのは簡単ですが、会議の日付の入れ違いや祝日で1週ずれます。換算は、承認のときに主担当が日付を入れる形にします。

出力形式を固定する

Copilot の回答は、指示文の列のとおりの表で受け取ります。 Microsoft の公開資料では、会議の Copilot の回答のうち表の形のものは表計算のファイルに書き出せるとされています。台帳担当は、書き出した表か回答の表を、更新案のリストに貼り付けます。

更新案のリストは、この列に3つの列を足した形にします。 「台帳の現在の値」（ワークフローが書き足す）、「社内期限（日付）」（主担当が入れる）、「承認」（承認／修正／却下）です。

表で受け取る1つ目の理由は、1行が台帳の1回の書き換えに対応することです。 1つの案件で次のアクションが2つ決まったら2行にします。台帳の「次のアクション」が1つの欄なら、主担当が承認のときにどちらを台帳に載せるかを決めます。

2つ目は、区分の列で絞り込めることです。 主担当は自分の担当の 決定 の行を承認し、議長は 未決 の行だけを見て、翌週の議題に残すか決めます。未決 が文章に埋もれていると、議題からも台帳からも落ちます。

3つ目は、根拠の時刻で確かめが速くなることです。 主担当が自分の記憶と違うと思ったら、録画のその時刻だけを見れば足ります。

システムへ連携する

台帳への書き込みは「Update item」で、書き換える列を3つに限ります。 次のアクション、社内期限、担当だけで、ステータスと法定期限の列はフローの中で触れないように作ります。 列を限っておけば、フローの設定を誤っても法定期限が消えることはありません。

SharePoint のトリガーとアクションには、汎用のリストでしか使えないという制約があります。 公開資料では、フローの対象は汎用のリストとライブラリだけで、お知らせ・連絡先・イベント・タスクのような独自のテンプレートのリストは対象外とされています。更新案のリストは、汎用のリストとして作ります。

接続には呼び出しの上限があります。 SharePoint のコネクタは、接続ごとに60秒あたり600回の API 呼び出しが上限とされています。週に30件前後なら問題になりませんが、同じ接続を使う他のフローが多い部署では、更新案用の接続を分けます。

人が確認する

更新案は3人が見ます。 台帳担当、各案件の主担当、議長です。

1. 台帳担当が結び付けを確かめる … 案件番号と通称が会議の内容と合っているかを見て、特定できない の行を自分で結び付けるか削ります
2. 主担当が自分の案件を承認する … 次のアクション・担当を確かめ、社内期限を日付で入れて「承認」にします。違っていれば「修正」にして直します
3. 議長が 未決 と「会議で触れられず」を見る … 翌週の議題に残すか、メールで担当を決めるかを決めます
4. 担当に名前が入った人が受け取る … 通知を見て、自分の作業として受けられない場合は主担当に返します

2番目を台帳担当に任せないでください。 30件を1人で承認すると、第4章の①と同じだけ時間がかかります。主担当は自分の数件だけを見るので、1件数十秒で済みます。

主担当が会議の翌日の正午までに承認しない行は、議長に知らせます。 承認されないまま翌週の会議が来ると、議題の一覧には古い次のアクションが載ります。

例外に対処する

最後の行は、承認の待ちの間に起きます。 事務所からの連絡で主担当が台帳を先に書き換えていた場合、更新案で上書きすると新しい情報が消えます。書き戻す直前に最終更新日を比べる一手を、フローに必ず入れます。

記録を残す

• 議題の一覧（会議ごと）
• Copilot が返した表と、台帳担当が貼り付けた更新案
• 主担当の承認・修正・却下と、修正した内容
• 台帳に書き戻した日時と、書き換える前の値
• 未決 と「会議で触れられず」の行と、議長がどう扱ったか
• 法定期限の話題が出た案件と、期限管理の担当に回した記録

書き換える前の値を残すのは、台帳を戻せるようにするためです。 案件の取り違えで別の国の行を書き換えた場合、前の値が無いと、どの次のアクションに戻すかが誰にも分かりません。

主担当の修正の記録は、指示文を直す材料になります。 主担当が毎回同じ種類の修正をしているなら、「決まりの線」の引き方が会議の話し方と合っていません。