知財部が毎月まとめる出願・権利化・費用・係争の状況を、案件台帳とメールから経営向けの月次報告の下書きにする

処理の起点を決める

月末の締めの翌営業日に、取りまとめ役が知財管理システムから一覧と集計を書き出したことを起点にします。 締めの前に書き出すと、月末に届いた庁の通知が入らず、翌月の報告に回ります。締めの日は経営企画と決めておきます（たとえば毎月末日の18時までに台帳に入ったもの）。

担当者は、書き出しを待たずに重要な案件のメールの要約を先に作っておけます。 係争や警告の案件は月の途中でも動くので、動きがあったときにその場で要約し、月次フォルダのメモに足していくほうが月末の作業が軽くなります。

下書きは、Word で月次報告の様式を開き、Copilot に作らせます。自動では動かしません。 下書きの元になるファイルがそろったことを、人が確かめてから始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、一覧の「前月末の状態」と「当月末の状態」の2列です。 この2列があれば、AIは何が変わったかを台帳から読み取れます。 「当月末の状態」だけでは、変わったのか、ずっとその状態なのかが分かりません。

書き出す一覧の行は、たとえば次のようになります。

「動き」の列があると、章への振り分けを書き出しの段階で済ませられます。 AIに章を判断させると、許可通知を「出願」の章に入れるような取り違えが起きます。区分は台帳の側で決め、AIはその区分に従って並べるだけにします。

前月の確定報告を渡すのは、続きものの案件のためです。 先月「警告状を受領、回答を検討中」と報告した案件は、今月は「回答を送付、相手方の反応待ち」と前月からの変化として書く必要があります。

データの取得方法を決める

メールは、エージェントの知識にまとめて入れず、案件ごとに要約してから渡します。 Agent Builder でエージェントの知識に Outlook のメールを指定すると、範囲を絞れず、そのメールボックスのすべてのメールが知識になるとされています。知財部員のメールボックスには、報告に関係のない案件や社内の人事のやり取りも入っています。関係のある案件のスレッドだけを人が選んで要約するほうが、報告に入る範囲を管理できます。

一覧は、1つのシートに1つの表で書き出します。 Agent Builder のページには、エージェントはデータが1つのブックの1つのシートにあるときに最もよく答えるとの注記があります。Word の Copilot で参照するときも、シートを分けずに1つの表にしておくほうが読み違いが減ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 一覧を「動き」の種類で分ける … 出願、庁からの通知、応答、登録、放棄、費用の発生、係争の進展の列を足し、書き出した時点で区分を付けます
2. 報告に載せない案件を外す … 費用の請求だけで状態の変わらない案件は、費用の章の集計に含まれるので、案件ごとの文からは外します
3. 未公開の発明の名称を伏せる … 出願前や公開前の案件は、発明の名称を社内の仮称にします（第13章）
4. 重要案件のメモを1案件1段落にする … 要約を貼るときに案件番号を見出しにし、要約の番号付きの引用は消さずに残します
5. 件数の多い月は章ごとに分ける … 動いた案件が多い月は、一覧を章ごとのファイルに分けて参照させます

5番目は、Microsoft のページの注意に沿った処理です。 作業の種類によっては、Copilot が文書の冒頭に注目し、それより後を無視することがあるとされ、長い文書は分けて扱うよう案内されています。120件の一覧を1度に渡すと、後ろのほうの案件の文が薄くなることがあります。出願・権利化・係争の章ごとに分けて下書きさせ、最後に1つにまとめます。

AIに処理させる

させるのは、案件ごとの変化を経営向けの文にまとめることと、区分ごとに並べることと、判断を求める事項の候補を挙げることの3つです。

作業の記録と経営向けの文の違いは、たとえば次のとおりです。

右の列の「担当者の見立てでは」は、メモに担当者の言葉があったときだけ入ります。 無ければ、見込みには触れずに事実だけを書かせます。

「権利化の見込みが変わったか」を書かせるのが、作業の記録と経営向けの文の違いです。 ただし、見込みはAIに推測させません。担当者がメモに書いた一言（「登録の見込み高い」など）があるときだけ、それを使って書かせます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 一覧を渡すと、AIは親切に「今月の出願は国内12件、外国5件」と自分で数えて書きます。 集計の値と合っていればよいのですが、書き出しの区分や重複の扱いが違うと、報告の中で同じ件数が2通りに書かれます。

指示内容を固定する

Word の Copilot のチャットで、次のように指示します。「/」の部分は、月次フォルダのファイルを参照します。

知財部の月次報告の下書きを作ってください。読み手は経営会議の役員です。

【参照するもの】
- 当月の案件一覧：/当月案件一覧
- 件数と費用の集計：/当月集計
- 重要案件のメモ：/重要案件メモ
- 様式：/月次報告様式
- 前月の確定報告：/前月確定報告

【書き方】
- 様式の章（出願／権利化／費用／係争・警告／判断を求める事項）の順に書いてください。
- 案件ごとに1〜2文で書き、文の最後に（案件番号）を付けてください。
- 「何が変わったか」を書き、手続きの名前（意見書、補正など）は
  経営に必要な場合だけ使ってください。
- 前月の確定報告に載っている案件は、前月からの変化として書いてください。

【守ること】
- 件数と金額は、当月集計の値をそのまま書いてください。
  一覧から数えたり、合計したりしないでください。
- 権利化や係争の見込みは、重要案件メモに担当者が書いた言葉がある
  ときだけ書いてください。無ければ見込みに触れないでください。
- 一覧とメモに無い経過を補わないでください。
- 侵害の有無や有効性などの法的な評価を書かないでください。
- 「判断を求める事項」は候補として挙げ、それぞれに
  期限・理由・参照した案件番号を付けてください。決めつけないでください。
- 一覧とメモで内容が食い違う案件は、文を書かずに
  最後に「確認が必要な案件」として挙げてください。

「案件番号を文の最後に付ける」が、人の確認を速くします。 担当者は下書きの中から自分の案件番号を探して、その文だけを確かめれば済みます。

「見込みは担当者の言葉があるときだけ」は、第3章の（b）への対処です。 根拠のない「登録見込み高い」を減らすには、見込みを書く権限を担当者に置き、AIはそれを写すだけにします。

出力形式を固定する

下書きは、様式の5つの章の見出しの下に案件ごとの文を並べた Word の文書で受け取ります。 加えて、最後に2つの一覧を付けさせます。

【判断を求める事項（候補）】
| No | 事項 | 期限 | 理由 | 案件番号 |
| 1 | A社からの警告状への回答方針 | 11月20日 | 回答期限が経営会議の後 | T-2026-031 |

【確認が必要な案件】
| 案件番号 | 一覧の記載 | メモの記載 | 食い違い |

1つ目の理由は、経営会議の議題にそのまま使えることです。 判断を求める事項の表は、知財部長が採否を決めた後、経営企画が会議の議題の欄に写せる形にしてあります。

2つ目は、食い違いを下書きの中に埋もれさせないことです。 一覧では「応答済み」、メモでは「応答を検討中」となっている案件を、AIがどちらかに寄せて書くと、誤った状態が経営に届きます。 文を書かせずに一覧に出させ、担当者が台帳を確かめます。

3つ目は、文書の形で受け取ることで、そのまま報告に仕上げられることです。 JSONのような形で受け取ってから文書に組み直す手間がありません。この業務の出力先は人が読む報告で、後段のシステムに渡すものではないので、文書の形が合っています。

システムへ連携する

知財管理システムには何も書き込みません。 この構成の出力は報告の下書きで、案件の状態や期限を変える経路はありません。 一覧と集計の書き出しも人が行います。

Word の Copilot で書き換えを頼むときは、範囲を選んでから頼みます。 Word の Copilot では、選んだ文の書き換え、トーンの調整、簡潔化ができ、「Chat only」を選べば文書を変えずにチャットで答えさせることもできます。担当者が「この段落を経営向けにもっと短く」と頼むときは段落を選び、「この案件の状態は一覧と合っているか」と聞くときは Chat only を使います。 確かめたいだけのときに文書が書き換わるのを防ぎます。

人が確認する

全件を人が確認します。 経営への報告で、誤った状態や数字は経営の判断を誤らせます。

1. 各担当者が自分の案件の文を確かめる … 案件番号で探し、状態と次の期限が台帳と合っているかを見ます
2. 取りまとめ役が数字を集計と照らす … 件数と金額が、集計のファイルの値と1つずつ合っているかを見ます
3. 確認が必要な案件を解消する … 担当者が台帳とメールを見て、正しい状態に直します
4. 知財部長が判断を求める事項を決める … 候補のうち、経営に上げるものを選び、上げないものは理由を残します
5. 係争の文は弁護士・弁理士の見解と照らす … 係争の章は、外部の専門家とのやり取りの要約に基づくので、要約で意味が変わっていないかを担当者が原文のメールで確かめます

5番目を省かないでください。 Outlook の Copilot の要約には番号付きの引用が付くので、引用を選んで元のメールを開けば数秒で確かめられます。 係争の文は、言い回し1つで経営の受け取り方が変わります。

確かめる順番は、数字と判断事項を先にします。 案件ごとの文は担当者がそれぞれ並行して見られますが、数字の食い違いと判断事項の選定は取りまとめ役と知財部長に集まるので、締切に近い時期に回すと詰まります。下書きができたらまず2人がそこを見て、その間に担当者が自分の案件を確かめます。

目標は、1件をならして3分です。 通常の案件は文を読んで直すだけで1分前後、係争の案件は原文との照合で長くかかるという想定です。

例外に対処する

いちばん上の行が、この構成の安全装置です。 食い違いをAIにどちらかへ寄せさせず、人に見せる場所を作っておくことで、誤った状態が報告に入るのを防ぎます。

記録を残す

• 月ごとの月次フォルダ（一覧、集計、重要案件のメモ）を残す。翌月以降に上書きしない
• Copilot が作った下書きの版と、確定版の両方
• 担当者が直した箇所（Word の変更履歴を有効にして直す）
• 知財部長が判断を求める事項を選んだ結果と、選ばなかった候補の理由
• 「確認が必要な案件」に挙がった案件と、どちらが正しかったか

3つ目の変更履歴は、指示を直す材料になります。 担当者が毎月同じ種類の直しをしているなら（手続きの名前が多すぎる、見込みを書きすぎるなど）、指示の【書き方】に足します。

最後の行で、台帳の入力漏れが分かります。 一覧とメモが食い違う案件の多くは、メールで届いた報告が台帳に入っていないことが原因です。月次報告の作業が、台帳の点検にもなります。