面接が終わるたびに、面接官の記録と選考の状況から応募者へのお礼と次の選考の案内メールの下書きを作り、採用担当の確認に回す

処理の起点を決める

面接官が記録のフォームを送ったことを起点にします。 New Form Response のトリガーで、回答が届くたびに1件ずつ動かします。1日の終わりにまとめて処理しません。 記録が届いた時点で下書きができていれば、採用担当は面接の合間に送れます。

回答の修正では動かしません。 New or Updated Form Response を使うと、面接官が誤字を直しただけで2通目の下書きができます。修正があったときは、採用担当が下書きを直す運用にします。 判定そのものを変えたいときは、面接官から採用担当へ連絡してもらいます。

面接官が2名以上で担当する面接では、記録が2通届きます。 二次面接を部長と現場のマネージャーの2名で行う場合などです。フォームに「主担当か」の欄を設け、主担当の記録だけを下書きのきっかけにします。 もう1名の記録は選考管理表に残るだけで、下書きには使いません。2名の判定が食い違う場合は、主担当が採用担当と相談してから送る決まりにします。

面接官に「面接が終わったら、その場でフォームを送る」ことを決めてもらうのが、実は最初の作業です。 記録が翌日に届けば、下書きも翌日になります。フォームの欄を減らし、5分で送れる形にしておくのは、そのためでもあります。

入力データを集める

面接記録のフォームの欄を、次のように分けます。

質を決めるのは、「応募者に伝えてよいこと」の欄の書き方です。 説明文に「この欄の内容は、応募者へのメールに使われます」と書いておきます。面接官が、応募者に読まれる前提で書くようになります。

案内事項の表の値は、職種ごとに変わることがあります。 営業職の最終面接では事前の課題があり、キャリアアドバイザーでは無い、といった違いです。表に「職種」の列を持たせ、段階の組と職種の両方で1行を引くようにします。

案内事項の表は、採用グループが持つ決まりです。 AIに「二次面接の案内に必要なことを考えて」と頼むと、毎回違うものを並べます。何を案内するかは表で決め、AIは表の事項を文章にするだけにします。

データの取得方法を決める

選考管理表の検索には Lookup Spreadsheet Row を使います。 列と値で行を探し、補助の検索列と値で絞り込めます。応募者IDと今回の段階の両方が一致する行を引くようにすると、同じ応募者の一次と二次の行を取り違えません。

面接官が応募者IDを誤って入力すると、別の応募者の行を引きます。 フォームの応募者IDの欄は、面接の案内に書いてある番号をそのまま写す形にし、引いた行の氏名を Slack の通知に必ず出して、採用担当の目で確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 判定の確認 … 判定が空欄、または見送りのときは、下書きを作らずに採用担当に知らせます
2. 応募者の行の確認 … 応募者IDで行が引けないときは止め、採用担当に知らせます
3. 重複の確認 … 同じ応募者IDと段階で、すでに「下書き作成済み」の行があれば止めます
4. 案内事項の取り出し … 今回の段階と次の段階の組から、案内事項の表の1行を取り出します
5. 伝えてよいことの整え … 「応募者に伝えてよいこと」の欄が空欄なら、空欄のまま渡します。AIに補わせません
6. 期限の日付の計算 … 返事の期限や結果連絡の時期を「3営業日後」で決めている場合は、日付に直してから渡します。日付の計算はAIにさせません
7. 主担当の確認 … 「主担当か」の欄が「いいえ」の記録では、下書きを作らずに終えます
8. 連絡手段の確認 … 選考管理表で「電話での連絡を希望」となっている応募者は、下書きを作らず、採用担当に電話の依頼として知らせます

6番目を軽く見ないでください。 「3営業日後の〇月〇日（〇）まで」をAIに計算させると、曜日や祝日を取り違えます。応募者は書かれた日付を信じて動きます。 日付は Zapier の側で計算してから差し込みます。

AIに処理させる

させるのは、渡した事項を、応募者に送る丁寧な文面にすることだけです。

最後から2つ目の「配慮の要る記述」は、厚生労働省が示す考え方にもとづきます。 就職差別につながるおそれがある事項として、本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境・家庭環境、宗教、支持政党、尊敬する人物などの14事項が挙げられており、応募者からの指摘の多くを「家族に関すること」の質問が占めるとされています。面接の雑談で出た話が「伝えてよいこと」の欄に紛れ込んだときに、メールに書いてしまわないための歯止めです。印が付いたら、面接の進め方そのものを採用担当が面接官と振り返る材料にもします。

指示内容を固定する

あなたは人事部採用グループの担当者です。
面接を終えた応募者に送る、お礼と次の選考の案内メールの本文を作ります。

【渡す情報】
- 応募者の氏名：{name}
- 応募職種：{position}
- 今回の面接：{stage}（形式：{format}）
- 判定：{decision}（next または hold）
- 次の選考の案内事項：{next_step_items}
- 日程の決め方：{scheduling}
- 返事の期限：{reply_deadline}
- 結果連絡の時期（hold のとき）：{result_date}
- 面接で応募者に伝えたこと：{told_to_candidate}
- 採用担当の名前：{recruiter_name}

【厳守事項】
- 判定が next なら次の選考へ進むこと、hold なら結果を待って
  もらうことを、判定のとおりに書いてください。合否の見通しや、
  「前向きに」「期待しています」のような評価の言葉は書かないでください。
- 「次の選考の案内事項」にある事項は、すべて本文に入れてください。
  値が空の事項は書かずに missing_items に入れてください。
  案内事項に無い持ち物や手続きを足さないでください。
- 日付と曜日は、渡されたとおりに書いてください。計算しないでください。
- 「面接で応募者に伝えたこと」に書かれた約束は、本文に入れてください。
  空欄なら、約束について何も書かないでください。
- 「面接で応募者に伝えたこと」に、本籍・出生地、家族、住宅、
  生活環境、宗教、思想、支持政党、尊敬する人物、労働組合など、
  応募者の適性・能力と関係のない事項が含まれていたら、本文に入れず、
  sensitive_notes にその箇所を写してください。
- 面接の内容（応募者が話した経験や考え）に触れないでください。
- 本文は400字以内。宛名と署名は含めないでください。

「面接の内容に触れない」をわざわざ書いているのは、お礼の文面で起きやすいからです。 「〇〇のプロジェクトのお話が印象的でした」のような一文は、丁寧に見えますが、応募者には評価の手がかりとして読まれます。 次へ進む人と保留の人で書きぶりが変われば、なおさらです。

missing_items を出させるのは、案内事項の表の値が空のまま運用に乗ったときに気づくためです。二次面接の会場が決まっていないのに、会場に触れない案内が送られる、という失敗を防ぎます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目を次のように定義します。

1つ目の理由は、件名と本文を Gmail の下書きの別々の欄に入れられることです。 出力項目を定義しないと、1つにまとまった結果が返ります。

2つ目は、missing_items と sensitive_notes を Paths の条件に使えることです。 どちらかが空でなければ、Slack の通知に「要確認」と付けて採用担当に知らせます。空なら、通常の通知だけにします。

3つ目は、宛名と署名を Zapier の側で差し込めることです。 氏名の漢字と敬称、採用担当の署名は、選考管理表の値をそのまま使います。AIに書かせると、氏名の字を取り違えることがあります。

Gmail の下書きは次の形で作ります。

宛先：{email}
件名：{subject}
本文：
{name} 様

{body}

――――――――
{recruiter_signature}

システムへ連携する

送信は Zapier からは行いません。 Gmail には Send Email の操作もありますが、使いません。応募者への連絡は、採用担当が確かめてから送ります。

差出人は、採用担当の名前の別名にします。 共有のアカウントから別のアドレスで送るには、Gmail に別名（エイリアス）を設定しておく必要があります。応募者からの返信が担当者に届くようにしておきます。

人が確認する

1. Slack の通知で、応募者の氏名と判定を確かめる … 面接官が応募者IDを誤って入力していないかを、氏名で確かめます
2. 「要確認」の付いたものから開く … missing_items があれば案内事項を埋め、sensitive_notes があれば内容を確かめて面接官に伝えます
3. 本文を読み、評価がにじむ言葉が無いかを見る … 「前向きに」「期待」のような言葉が残っていれば消します
4. 日付と曜日を確かめて送る … 返事の期限と結果連絡の時期を、カレンダーで確かめます
5. 送った日時を選考管理表に記録する

1番目を省かないでください。 別の応募者に案内を送ると、選考の状況という個人の情報を第三者に渡すことになります。宛先の取り違えは、文面の誤りよりはるかに重い失敗です。

目標は、1件5分です。 下書きを読み、日付を確かめて送るまでで、missing_items や sensitive_notes の付いたものは長くかかります。

送る時間帯も決めておきます。 夜の面接の記録で下書きができても、夜遅くに送ると応募者の負担になります。20時を過ぎたものは翌朝に送るなど、採用グループで決めておき、翌朝の最初の作業にします。当日中に送ることより、翌朝の早い時間に確実に送ることを優先するほうが、続けやすい運用になります。

例外に対処する

6行目は、この構成の外にある問題です。 記録が届かなければ、下書きは作られません。記録の無い面接を毎朝並べる仕組みを、同じ Zapier の別の Zap で用意しておきます。

記録を残す

• 面接の記録（フォームの回答の全文。選考管理表に残る）
• AIに渡した項目と、返ってきた出力項目の全文
• missing_items と sensitive_notes
• 採用担当が送った本文（下書きとの差を見るため）
• 面接の日時、記録の送信日時、下書きの作成日時、送信日時

記録の保存先は、選考管理表と同じ権限の範囲にそろえます。 AIの入出力を別の場所に書き出すと、応募者の情報の置き場が増えます。Zap を組んだり直したりできる Zapier のアカウントも、採用グループの中に限ります。 Zap の設定を見られる人は、そこを流れる応募者の情報にも触れられるからです。

最後の行で、面接から連絡までの時間を測ります。 面接の終わりから送信までの時間を週ごとに並べると、記録の遅れと確認の遅れのどちらで詰まっているかが分かります。

sensitive_notes の記録は、面接官の振り返りに使います。 同じ面接官から繰り返し出るなら、面接の進め方を見直してもらう材料になります。