学校の職員会議・学年会の記録とメモから、決まったこと・連絡事項・担当と期限を議事録にして、欠席した教職員にも分かる形で配る

処理の起点を決める

起点は、記録係が会議の後に Copilot を開いてプロンプトを実行することです。 会議の終了と同時に自動で議事録を作る形にはしません。記録係が自分のメモを添えるひと手間が、下書きの質を決めるからです（入力データで後述）。

下書きを作る時刻を決めます。 会議が終わってから職員室に戻るまでの10分を、議事録の下書きの時間にします。会議の直後なら、メモに書ききれなかったことも記録係の頭に残っています。 この時点では直さず、下書きを様式に貼るところまでで止めます。

配布の側は、ファイルの保存が起点です。 確定版を議事録のライブラリに保存したことをきっかけに、Power Automate のフローが動きます。SharePoint のトリガー「ファイルが作成されたとき（プロパティのみ）」を使います。このトリガーは、ライブラリの列に保存された値を返します。 要点を列に入れておけば、フローはその値をそのまま投稿に使えます。

入力データを集める

記録係のメモを添えるのは、文字起こしだけでは「決まった」かどうかが分からないからです。 学校の会議は「では、そういう方向で」「ご意見なければ」で終わる議題が多く、文字起こしの上では決まったようにも、持ち越したようにも読めます。 記録係が「決定」「持ち越し」と1語書いておくだけで、下書きの仕分けが安定します。

メモは、Copilot に送るプロンプトの中に貼ります。 会議で Copilot に送ったプロンプトは送った本人にしか見えないとされているので、メモを会議のチャットに書き込んで全員に見せる必要はありません。

欠席者の一覧は、冒頭の欄を誰に向けて書くかを決める材料です。 欠席者に授業担当の教員が多ければ授業に関わる連絡を、短時間勤務の職員が多ければ事務の手続きの連絡を、冒頭の欄で漏らさないようにします。

データの取得方法を決める

会議を Teams の会議として開き、冒頭で録画と文字起こしを始めます。 文字起こしは会議の記録とともに OneDrive と SharePoint に保存されます。学年会をそのチームのチャネルの会議として開くと、記録はチャネルの SharePoint のサイトに保存されます。 チャネルではない会議の記録は、主催者の OneDrive に保存されます。

職員室や会議室に集まって、1台のパソコンから会議に入る場合は、話し手の記録に頼らない前提で組みます。 本記事の構成で話し手が要るのは担当者の欄だけで、そこは司会が名前で言い直すことで埋めます（前処理の4番目）。誰が言ったかではなく、誰が担当するかを記録します。

学年会はチャネルの会議にすることを勧めます。 記録がチャネルのサイトに残るので、主催者の学年主任が異動しても、記録は学年のチームに残ります。 主催者の OneDrive に記録が残る形だと、異動や退職のときに引き継ぎの手間が増えます。

録画と文字起こしには保存の期限があります。 既定の期限は120日で、期限が来るとごみ箱へ移ります。ただし Microsoft 365 A1 の利用者は、既定の期限の上限が30日です。 学校で A1 を使っている場合は、録画と文字起こしは長く残らないものとして、確定した議事録のほうを保管の対象にします。

AIへ渡す前に整形する

AIに渡す前の処理は、ほとんどが会議の開き方の決まりです。

1. 会議を Teams の会議として予定する … 毎週の学年会は定期的な会議にし、会議のチャットが毎週同じ場所に残るようにします
2. 冒頭で録画と文字起こしを始め、話している言語を日本語にする … 始める前に、録画と文字起こしをすることを出席者に伝えます
3. 個別の生徒の話は録画を止める … 司会が「ここから個別の件です」と言って止め、終わったら再開します
4. 担当は名前で、期限は日付で言う … 「学年で」ではなく「各担任が」「〇〇先生が」、「来週中」ではなく「10月17日の金曜まで」と、司会が言い直します
5. 記録係は「決定」「持ち越し」「連絡」を1語で書く … 議題ごとに、どれだったかだけを書きます

3番目は、この構成の前提です。 録画を止めれば、その部分は文字起こしに残りません。AIで置き換える仕組みは、止め忘れたときの保険にすぎません。 最初から残さないほうが確実です。

4番目は、議事録の「担当と期限」の欄を埋めるためです。 会議の中で「学年で」と言われた仕事は、議事録の上でも「学年で」としか書けません。司会が言い直すひと言が、欠席者が自分の仕事だと分かるかどうかを決めます。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしとメモから、決めた欄を埋めることだけです。

1行目の「欠席者がまずやること」が、第1章で書いた中心です。 連絡事項と担当と期限の欄から、読み手が自分で動く必要があるものだけを抜き出し、期限の早い順に3〜5行で並べます。 議題の順に並べないのは、欠席した人が知りたいのは議題ではなく自分の行動だからです。

最後の行の「置き換えた箇所」は、記録係の確認のために出させます。 置き換えが行われた時刻が分かれば、記録係は文字起こしのその箇所だけを開いて、置き換えが足りているかを確かめられます。

指示内容を固定する

この会議は、学校の学年会（または職員会議・分掌会議）です。
会議の文字起こしと会議のチャット、下に貼った記録係のメモだけを根拠に、
議事録の下書きを作ってください。書かれていないことを補わないでください。

【出力する欄】次の順で出してください。
1. 欠席者がまずやること（期限／対象／やること）を期限の早い順に3〜5行
2. 決定事項（議題／内容）
3. 連絡事項（対象／内容／開始日）
4. 担当と期限（担当者／内容／期限）
5. 持ち越し（議題／次回までに必要なこと）
6. 置き換えた箇所（時刻）

【厳守事項】
- 生徒の氏名、学級と出席番号、家庭の事情、健康の情報が出てきた場合は、
  その話題全体を「個別の生徒の件（詳細は担当から）」と置き換えてください。
  置き換えた時刻を6.に書いてください。
- 決定事項は、記録係のメモで「決定」とされた議題だけにしてください。
  メモに無い議題で決まったように見えるものは、内容の頭に【要確認】と付けてください。
- 担当者は、会議の中で名前が言われた場合だけ書いてください。
  「学年で」「各自」のように言われた場合は、言われたとおりに書き、
  頭に【担当未定】と付けてください。
- 期限は、会議の中で言われた日付だけを書いてください。
  日付が言われていない場合は「期限の言及なし」と書いてください。
- 連絡事項の対象が言われていない場合は「対象不明」と書いてください。
- 発言者の評価や、意見の良し悪しについては書かないでください。
- 1.の欄は、この会議に出ていない教職員が読んで行動できる文にしてください。
  「先ほどの件」「例の書類」のような、会議に出た人にしか分からない言い方をしないでください。

【記録係のメモ】{memo}
【欠席者】{absentees}

「話題全体を置き換える」と書くのは、名前だけを消すと残りから特定できるからです。 「2組の、部活動を休んでいる、兄が卒業生の生徒」は、名前が無くても学年の教職員には誰か分かります。名前ではなく、話題ごと置き換えさせます。

最後の項目の「会議に出ていない人が読んで行動できる文」は、冒頭の欄の質を決めます。 会議の文字起こしは、出席者どうしの文脈で話されています。指示しないと、「例の書類を金曜までに」のような文がそのまま冒頭に並びます。

出力形式を固定する

Copilot には、欄ごとの表で返させます。 下書きを使うのは記録係で、Word の様式にそのまま貼るためです。冒頭の欄は、たとえば次の形です。

担当と期限の欄は、次の形です。

2行目のように、個別の生徒が関わる仕事でも、担当と期限の欄には生徒を特定しない書き方で残します。 「誰に連絡するか」は担任が知っていればよく、議事録に書く必要があるのは、仕事があることと、その担当と期限だけです。

欄と列の名前をプロンプトで固定するのは、どの会議の議事録も同じ形にするためです。 欠席した教職員は、職員会議でも学年会でも、議事録の一番上の表だけを読めば自分のやることが分かる状態になります。

【要確認】【担当未定】の印は、記録係と主任が直す場所の目印です。 この2つの語を探せば、どこを埋めればよいかが一目で分かります。空欄で返させると、埋める必要がある空欄か、もともと空でよい欄かの区別がつきません。

Copilot の応答には、使った情報源が引用として付きます。 画面の上で文字起こしの箇所を確かめるのに使えますが、Word に貼ると残らないので、確認は貼る前に画面の上で済ませます。

システムへ連携する

ライブラリには、会議の種類と要点の2つの列を足します。 会議の種類は「職員会議」「1年学年会」「教務部会」のように選ぶ列で、フローは、この値で投稿先のチャネルを決めます。 要点は、冒頭の欄の1行目を記録係が貼る列です。

投稿は Teams のコネクタの「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」で行います。 投稿者はフローのボットか利用者を選べます。メッセージの大きさには約28KBの上限があり、表や画像を含めて超えると失敗します。 議事録の本文を投稿に貼らず、リンクと要点だけにするのはこのためでもあります。

校務支援システムには書き込みません。 議事録の中の連絡が、校務支援システムの予定や名簿の変更に関わる場合も、その登録は担当の教職員が行います。 議事録はあくまで連絡の記録です。

人が確認する

1. 記録係が、生徒の個人の情報が残っていないかを確かめる … 置き換えた箇所の時刻を開き、話題ごと消えているかを見ます。置き換えが無かった議事録でも、学級と番号の言い方が残っていないかを見ます
2. 記録係が、日付と担当者名を文字起こしと照らす … 「17日」と「7日」の聞き違いは、欠席者の行動を誤らせます
3. 主任が、【要確認】と【担当未定】を埋める … 決定かどうか、誰が担当するかを主任が決めます
4. 主任が、冒頭の欄を欠席者の目で読む … 会議に出ていない人が読んで動けるかを確かめます
5. 記録係が確定版を保存する … 保存した時点で、チャネルに投稿されます

1番目を省かないでください。 議事録は学年や学校の全教職員が読み、ファイルとして残ります。一度共有された個人の情報は、取り消しが効きません。 記録係が見落としたときのために、主任も同じ点を見ることにしておくと安心です。

チームのメンバーでない教職員への伝え方も、主任が決めておきます。 非常勤の講師や外部の指導員は、学年や分掌のチームに入っていないことがあります。投稿が届かない人の一覧を教務部で持ち、その人には冒頭の欄だけを渡します。

目標は、1回18分です。 下書きは会議の直後に5分で作り、直す作業は個人の情報、日付と担当者名、印の付いた欄に絞ります。録画を見返すことはしません。

例外に対処する

上から2行目が、この構成で最も重い例外です。 録画を止め忘れると、文字起こしに個別の生徒の話が残ります。議事録から消すだけでなく、録画と文字起こしそのものをどう扱うかを、学校の決まりに沿って管理職と決めます。

記録を残す

• 確定版の議事録（Word）と、保存した日時・投稿したチャネル
• Copilot が出した下書き（直す前のもの）。ただし、個人の情報の置き換えが足りていなかった下書きは残さない
• 記録係と主任が直した箇所 … 個人の情報、日付、担当者名、【要確認】【担当未定】のどれを直したか
• 出席者と欠席者の一覧
• 訂正版の記録 … どの箇所を、どの版で直したか

2つ目の「残さない」は、この構成で例外的な決まりです。 普通は直す前の下書きを残して誤りの型を調べますが、個人の情報が残っていた下書きを残すと、消したはずの情報が別の場所に残ります。 誤りの型は「置き換えが足りなかった」と記録するだけにします。

出席者と欠席者の一覧は、伝達の漏れを確かめる材料です。 毎回欠席している教職員がいれば、その人に議事録が届いているか、冒頭の欄だけで足りているかを主任が確かめます。