社会保険労務士事務所で、顧問先との毎月の面談の記録から相談の要点と宿題を取り出し、担当替えでも引き継げる顧問先カルテに積み上げる

処理の起点を決める

面談の終了がきっかけです。 ただし自動では動かさず、担当者が面談を終えたその場で、会議のチャットから Copilot を開きます。 次の面談までの10〜15分のあいだに手順2から4までを終える、という運用にします。

その場でやる理由は、記憶が新しいうちに確かめられるからです。 Copilot が返した記録に「回答：〜と説明」とあっても、実際にはもっと慎重な言い方をしていたかもしれません。面談の直後なら、担当者はそれを覚えています。 翌日にまとめて回すと、確かめる材料が担当者の側から消えます。

手順5の突き合わせは、その日の終わりにまとめて行ってもかまいません。 こちらは顧問先カルテとの照合で、記憶に頼る部分が少ないからです。

入力データを集める

質を決めるのは、顧問先カルテの「前回までの宿題の表」です。 この表が無いと、突き合わせる相手がありません。最初の月は表が空なので、突き合わせは2か月目から効きます。

会議のチャットも入力になることを、担当者に伝えておきます。 面談中に「就業規則第15条」「36協定の届出控え」とチャットに書いておくと、文字起こしで聞き取りにくい条番号や書類名が、正しい表記で記録に入ります。

データの取得方法を決める

文字起こしと会議のチャットは、Teams の会議の Copilot が自分で読みます。 担当者がファイルを書き出したり貼り付けたりする必要はありません。担当者がするのは、会議のチャットから Copilot を開いて、共有プロンプトを選ぶことだけです。

顧問先カルテは、Copilot Chat で「/」を打ってファイル名を入力し、候補から選んで指定します。 Microsoft Copilot のライセンスがあれば、ファイルのほか人、会議、メールも同じ方法で指定でき、ライセンスが無い場合に指定できるのはファイルだけです。 SharePoint のサイトから指定できるのは、ファイルかページで10個までです。1回の突き合わせで指定するのは、その顧問先のカルテ1つだけにします。

共有プロンプトは、Copilot Prompt Gallery からチームに共有します。 実行したプロンプトにカーソルを合わせて「プロンプトを保存」を選び、保存したプロンプトの「プロンプトを共有」から「チームに共有」を選ぶと、そのチームのメンバーが「チームのプロンプト」のタブから同じプロンプトを使えます。 顧問先担当の6名で1つのチームを作り、そこに2つのプロンプトを置きます。

プロンプトを直す人を1人に決めます。 各自が手元で書き換えると、すぐに型がばらばらに戻ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 面談の主催者を事務所にする … 招待は事務所から出します。顧問先から招待された場合は、事務所の会議を立て直して案内します
2. 冒頭で文字起こしの了解を得る … 「記録のために文字起こしをします」と伝え、了解を得てから文字起こしを始めます
3. 会議の件名に顧問先コードを入れる … 「【C0123】10月定例」のようにします。Copilot Chat で会議やカルテを探すときの手がかりになります
4. 顧問先カルテの宿題の表を整える … 列を「宿題ID／どちら側／内容／期限／状態／最終更新の面談日」にそろえます
5. 聞き取りにくい語をチャットに書く … 条番号、書類名、従業員の役職名を、面談中に会議のチャットに書きます

2番目を省かないでください。 文字起こしは面談の発言をそのまま残すもので、顧問先には、記録が残ることを知る立場があります。 了解が得られない顧問先は、この構成の対象から外し、従来のメモで記録します。

4番目は最初の月にまとめて行います。 既存のカルテに宿題の表を足すだけで、過去の分を埋める必要はありません。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしから決まった項目を取り出すことと、前回の宿題と突き合わせることの2つです。

（1）面談記録の取り出し

3行目の扱いが、この構成でいちばん大事な決まりです。 持ち帰ったかどうかが曖昧な質問は、持ち帰り事項の側に倒します。 回答済みに倒すと、誰も返事をしないまま消えます。持ち帰りに倒しておけば、担当者が確認の段階で「これは答えた」と消せます。

（2）前回の宿題との突き合わせ

「未確認」を置いたことが、この突き合わせの要です。 触れられなかった宿題を「継続」にすると、実は済んでいたのか、忘れられているのかが区別できません。未確認の宿題は、次回の面談の冒頭で確かめる一覧になります。

指示内容を固定する

共有プロンプト「面談記録」（Teams の会議の Copilot で実行）

この会議は、社会保険労務士事務所と顧問先との毎月の面談です。
文字起こしと会議のチャットだけを根拠に、次の型で面談記録を作ってください。

【型】
1. 相談の要点（1件1行。番号を付ける）
2. 事務所の回答（相談の番号ごと。担当者が話した内容を、話したとおりに）
3. 持ち帰り事項（担当者が「確認して連絡する」とした質問）
4. 事務所側の宿題（内容／期限／担当）
5. 顧問先側の宿題（内容／期限／顧問先の担当）
6. 次回の面談で確かめること

【厳守事項】
- 事務所の回答を、言い換えたり、正しい内容に直したりしないでください。
  話された内容が法令と合わないように見えても、そのまま書いてください。
- 法令や通達に照らして回答が正しいかどうかを書かないでください。
- その場で答えたのか持ち帰ったのかが曖昧な質問は、
  「3. 持ち帰り事項」に入れてください。
- 期限が話されていない宿題は「期限：未定」としてください。
  「来月中」などの言い方は、そのまま書いてください。日付に直さないでください。
- 記載がなければ「不明」としてください。推測で補わないでください。
- 従業員の個人名は、役職名か「従業員A」のような書き方にしてください。
- 従業員の評価や処遇についての意見を書かないでください。
- 各項目の末尾に、根拠にした発言の時刻を付けてください。

共有プロンプト「宿題の突き合わせ」（Copilot Chat で実行）

/（顧問先カルテのファイル）の「前回までの宿題の表」と、
下に貼る今回の面談記録を突き合わせてください。

【規則】
- 前回までの宿題を1行ずつ見て、状態を次の4つから選んでください。
  完了：今回の面談記録に、済んだことが書かれている
  継続：今回の面談記録で触れられているが、済んでいない
  未確認：今回の面談記録で触れられていない
  新規：今回の面談記録で新しく出た宿題
- 「完了」にするのは、済んだことが記録に書かれているときだけです。
  触れられていないものを完了にしないでください。
- 宿題IDは前回の表のものを引き継ぎ、新規には「今回の面談日-連番」を付けてください。
- 表は「宿題ID／どちら側／内容／期限／状態／根拠」の列で作ってください。
- 根拠の列には、今回の面談記録のどの項目を見たかを書いてください。

【今回の面談記録】
（ここに確認・修正済みの面談記録を貼る）

「話したとおりに」「正しい内容に直さない」を重ねて書くのは、Copilot が親切に直そうとするからです。 担当者が言い間違えた条番号や、古い制度の名前を、気を利かせて現行のものに直します。直された記録は読みやすくなりますが、面談で実際に何を伝えたかが分からなくなります。 誤りがあったなら、それを記録から見つけて顧問先へ訂正の連絡をするのが事務所の仕事です。

「触れられていないものを完了にしない」も外せません。 何も言わないと、期限を過ぎた宿題を「おそらく完了」と扱うことがあります。

出力形式を固定する

面談記録は、Word に貼ってそのまま読める見出しと箇条書きで受け取ります。 返ってくる記録は、たとえば次のような形です。

【C0123】10月定例　2026-10-10

1. 相談の要点
  1) 育児休業の申出があった従業員Aの手続きの進め方（12:04）
  2) 就業規則の改定案の回覧の状況（18:30）
  3) 時間外労働が多い部署の状況（24:15）
2. 事務所の回答
  1) 申出書の様式と、出生日が決まってからの手続きの流れを説明（13:10）
  3) 回答の有無：不明（25:40）
3. 持ち帰り事項
  - 時間外労働が多い部署の月ごとの扱いの確認（25:40）
4. 事務所側の宿題
  - 育児休業の手続きの準備／期限：10月末／担当：担当者（14:02）
5. 顧問先側の宿題
  - 改定案の社内回覧／期限：来月の面談まで／人事課長（19:05）
6. 次回の面談で確かめること
  - 改定案への社内の意見

3）の「回答の有無：不明」が、そのまま持ち帰り事項にも入っていることに注目してください。答えたか曖昧な質問は、両方に出てくることで担当者の目に留まります。担当者は確認の段階で、実際に答えていればどちらかを消します。

宿題の表は、次の型の表にします。

JSON ではなく表にするのは、渡す先が人とWordだからです。 この構成には、出力を読み取る後段のシステムがありません。読むのは担当者と後任者で、貼る先は Word のカルテです。 そのぶん、列の並びと状態の4つの値は固定し、毎月同じ形で積み上がるようにします。

「根拠」の列が、担当者の確認を速くします。 「完了」の根拠が「記録に記載なし」になっていれば、それだけで誤りと分かります。

宿題IDを面談日から作るのは、担当替えのためです。 後任者は、IDの日付からその宿題がいつの面談で出たかを追えます。カルテの中で、その日の面談記録をすぐに開けます。

システムへ連携する

顧問先カルテへの書き込みは、担当者が手で貼ります。 自動で書き込ませると、確認前の記録がカルテに入り、後任者が確認済みの記録と区別できなくなります。 貼るのは確認を終えたものだけ、という線を引きます。

顧問先への送付も、担当者が行います。 面談記録を顧問先に送るかどうかは顧問先との取り決めで、送るなら、事務所の回答の欄を担当者がもう一度読んでから送ります。

人が確認する

手順4と手順7で、担当者が必ず確認します。

いちばん時間をかけるのは2行目です。 持ち帰り事項は、顧問先が事務所に返事を待っているものの一覧です。ここが正しければ、この構成の目的の半分は果たせています。

確認のときは、Teams の「まとめ」タブの自動のメモと見比べると速くなります。 型の違う2つの要約で、片方にだけ出ている話題があれば、そこが取りこぼしの候補です。

例外に対処する

上の3行は、どれも Copilot の仕様から来る例外です。 文字起こしをオンにすること、事務所で主催すること、当日に記録を作り終えることの3つを、面談の決まりとして先に固めます。

記録を残す

• 顧問先カルテの月ごとの欄（確認済みの面談記録と宿題の表）
• 宿題の表の状態の変化（どの宿題がいつ完了・継続・未確認になったか）
• 担当者が Copilot の記録を直した箇所の傾向（回答の言い換え、持ち帰りの漏れ）
• 共有プロンプトの版と、直した日・直した理由

3つ目は、プロンプトを直す人が月に一度集めます。 担当者が同じ種類の直しを繰り返していれば、プロンプトの禁止事項が足りていません。

文字起こしそのものの保存期間は、事務所の方針で決めます。 カルテに残すのは確認済みの面談記録で、文字起こしの全文はカルテに貼りません。 全文には、記録に残す必要のない従業員の事情まで含まれます。