入社・退職の連絡から社会保険と雇用保険の手続きリストと期限を作る

処理の起点を決める

事務所の手続き用の共有メールボックスへの着信を起点にします。Office 365 Outlook コネクタの「When a new email arrives in a shared mailbox (V2)」トリガーを使います。共有メールボックスのアドレスの指定が必須で、利用するアカウントにそのメールボックスへのアクセス権が必要です。本文だけの連絡も多いため、添付の有無では絞り込みません。添付の中身は「Get Attachment (V2)」アクションで取り出します。

コネクタのドキュメントには、50MBまたは管理者が設定した上限を超えるメールや、保護されたメールはスキップされることがあると書かれています。日次で受信件数と処理件数を突き合わせてください。

入力データを集める

顧問先マスタに通常の労働者の所定労働時間がないと、4分の3基準で判定できません。

データの取得方法を決める

Excel添付： OCRには送らず、プログラムでセルの値を読んでCSVテキストにします。prebuilt-layout はExcelも受け付けますが、XLSXを入力にした場合は表の解析に対応していないとドキュメントに明記されています。

PDF・写真： Azure AI Document Intelligence の prebuilt-layout に渡します。PDFと画像（JPEG、PNG、BMP、TIFF、HEIF）から文字、表、選択マーク、構造を抽出し、outputContentFormat=markdown でMarkdown形式にできます。各行が手書きかどうかを確信度つきで返すため、手書きの連絡票は確認を厚くできます。

在籍者一覧： 退職の連絡との照合に使います。出力方法は労務ソフトによって違うため、利用環境に応じた個別確認が必要です。

AIへ渡す前に整形する

1. マイナンバーを伏せる（必須） … 本文とExcelの変換結果から、個人番号にあたる12桁の数字を [個人番号] に置き換えます。全角数字、ハイフンや空白で区切った書き方も対象です。迷う数字列は伏せる側に倒します
2. ほかの番号も値は渡さない … 基礎年金番号や雇用保険の被保険者番号も、AIが知る必要があるのは「書かれているか」だけです。10桁以上の数字はすべて [番号] にし、値は担当者が原文から労務ソフトへ入力します
3. 画像は自動でOCRに回さない … 画像は読むまで番号の有無が分かりません。写真と、ファイル名に「マイナンバー」「個人番号」を含む添付は人に回します。OCRの結果も1の処理を通します
4. 顧問先の特定 … 送信元アドレスがマスタにない場合は処理を止めます
5. 引用の除去 … 返信メールの引用部分にある過去の連絡を拾わないよう、区切り行から下を落とします

AIに処理させる

役割を分けます。ここがこの構成でもっとも大事な点です。

ルール表は、社会保険労務士などの責任者が公式情報を確認して作ります。次は2026年9月14日に公式ページで確認した内容による例です。

短時間労働者の適用拡大は改正が続いています。最新の要件を必ず公式情報で確認してください。 表にない適用除外（2カ月以内の期間を定めて使用される人など）もルール表に持たせます。

資格取得届は、マイナンバーまたは基礎年金番号が未記入だと返戻されると日本年金機構が案内しています。この項目の欠けは、真っ先に聞き返す対象です。

ルール表には、さらに次の列を持たせます。

• 期限の計算式 … 起算日の数え方と、期限が休日にあたる場合の扱いは、管轄の年金事務所・ハローワークに確認して事務所として決めます。プログラムはこの列のとおりに計算するだけです
• 根拠URL・確認日・適用開始日・適用終了日 … 改正前後のルールを両方登録し、入社日で使う版を選びます。改正日に表を上書きすると、前日に入社した人を新ルールで判定する誤りが起きます

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所の手続き担当を支援する担当者です。
顧問先からの入社・退職の連絡を読み、人ごとに項目を抜き出してください。

【厳守事項】
- 書かれていない項目は null にし、推測で埋めないでください。
- 加入すべき保険、必要な手続き、提出期限は書かないでください。
- [個人番号] [番号] は番号が書かれていた場所です。
  何の番号かを直前の語から判断し *_written を true にしてください。
- 「最終出勤日」と「退職日」を区別してください。
  どちらか分からない日付は unclear_points に原文を引用してください。
- 給与は月給・時給・日給と、交通費を含むかを分けてください。
- 年が書かれていない日付は null にし、date_raw に原文を残してください。
- 退職理由に病名や家族の事情があっても抜き出さないでください。

【顧問先】{client_name}
【在籍者の候補】{employee_candidates}
【連絡（番号は伏せてあります）】{masked_text}

「必要な手続き、提出期限は書かない」の1行が重要です。 生成AIは親切に「資格取得届が必要です」と書き足します。ルール表を通らない判断を台帳に入れないためです。

聞き返しの下書きには、プログラムが確定した不足項目とAIが挙げた曖昧な点だけを渡し、「渡した項目以外を聞かない」「マイナンバーをメールで送るよう求めない」と指示します。

出力形式を固定する

{
  "persons": [
    {
      "event_type": "hire | exit | unknown",
      "name": "",
      "hire_date": null,
      "exit_date": null,
      "last_work_date": null,
      "date_raw": [],
      "fixed_term": "yes | no | unknown",
      "weekly_hours": null,
      "wage_type": "monthly | hourly | daily | unknown",
      "wage_amount": null,
      "is_student": "yes | no | unknown",
      "my_number_written": false,
      "pension_no_written": false,
      "unclear_points": [{ "field": "", "quote": "" }]
    }
  ]
}

Claude API の structured outputs で、output_config.format に JSON スキーマを渡します。制約付きデコードにより、型と必須項目がスキーマどおりに返ると公式ドキュメントに説明されています。ただし数値の範囲（minimum・maximum）はスキーマで指定できません。 「週の労働時間が0〜60か」などの検査はプログラムで行います。

システムへ連携する

判定結果を、手続き台帳へ 「1人×1手続き」を1行 で登録します。列は、顧問先、従業員、手続き、提出期限、判定に使ったルールIDとルール表の版、足りない項目、状態（確認待ち／情報待ち／作成中／提出済み）です。

聞き返しは、Office 365 Outlook コネクタの「Draft an email message」アクションで下書きとして保存するだけにし、担当者が直して送ります。

届書の作成と提出は人が労務ソフトから行います。e-Gov への電子申請の自動提出は入れません。 台帳から労務ソフトへの取り込み方式は、利用環境に応じた個別確認が必要です。

人が確認する

全件、人が確定します。 手続きの誤りは従業員本人の不利益に直結するためです。

• 原文、抜き出した項目、判定結果を1画面に並べる
• 判定の横に使ったルールIDと条件を表示する（「週25時間・特定適用事業所 → H-01」）
• 加入要件の境目にある人（週20時間前後、4分の3の前後）に印を付け、社会保険労務士の確認を必須にする

例外に対処する

記録を残す

• 伏せ字処理後のテキストと伏せた件数（マイナンバーの値は残さない）
• AIの出力、判定に使ったルールIDとルール表の版
• 人が修正した項目と修正前後の値、聞き返しの送信日時

ルール表の版を必ず残してください。 後から判定の根拠を示すためです。