満期が近い契約者との面談の前に、前回の面談記録と契約内容から確認事項のメモを作る

処理の起点を決める

毎週月曜の朝に、満期日が60日後から66日後に入る契約を抜き出します。 週ごとに7日分ずつ区切るので、同じ契約が2回抜き出されることも、抜け落ちることもありません。 担当者は週の初めに、その週に面談の予約を入れる顧客のメモを受け取ります。

月初にまとめて作らないのは、記録が古くなるためです。 月初に作ったメモは、面談までの間に入った異動や事故の受付を含みません。面談の予約が決まった後に記録が増えたら、その契約だけを作り直せるようにします。

同じ顧客の契約が同じ週に複数あるときは、顧客で1つのメモにまとめます。 法人の顧客では、自動車保険の複数台と火災保険が同じ月に満期を迎えることがよくあります。契約ごとにメモを分けると、同じ面談記録が何度も引用され、担当者は同じ話を3回読むことになります。 抜き出しの段階で顧客の番号で名寄せし、メモの中で契約ごとの見出しを立てます。

入力データを集める

質を決めるのは、面談記録の区切り方です。 1件の記録を1つの区切りにすると、引用が「2025年10月の田中の記録」のように記録の単位で返ります。全部を1つの長い文章にして渡すと、どの記録のことか分からなくなります。

事故受付の記録は、概要だけを渡します。 過失の割合や支払額はメモに要りません。「期間中に事故の受付が1件あった」ことが分かれば足ります。

データの取得方法を決める

代理店システムから、契約ごとに次のものを抜き出します。抜き出しの方法は、代理店システムが出せる形（画面からの書き出し、連携の機能など）に合わせます。

文書は3つに分けて渡します。 面談記録、異動の履歴、事故受付の記録を、それぞれ別のカスタムコンテンツの文書にします。引用には何番目の文書かを示す番号も付くので、どの種類の記録が根拠かも分かります。

契約の内容は、引用の対象にしません。 文書には本文とは別に title と context という項目があり、どちらもモデルに渡されますが、引用される本文には含まれません。 契約の内容は面談記録の文書の context に入れ、「今の補償はこうなっている」という前提として読ませます。

区切りの順番と記録の番号の対応表を、スクリプトが持っておきます。 引用は区切りの番号で返るので、この表で記録の日付・担当者名に置き換えます。

渡す文書は、次のような形になります。

{
  "type": "document",
  "source": {
    "type": "content",
    "content": [
      { "type": "text", "text": "2024-10-08 佐藤 更改手続き。長男が来年免許取得予定と話あり。" },
      { "type": "text", "text": "2025-03-21 佐藤 車両入替の相談。見積もり依頼あり。" },
      { "type": "text", "text": "2025-10-14 田中 担当交代のあいさつ。次回更改時に車両保険ありなし2案を持参と約束。" }
    ]
  },
  "title": "面談記録",
  "context": "現在の契約：自動車保険、運転者の範囲は本人・配偶者限定、車両保険なし、満期日2026-12-01",
  "citations": { "enabled": true }
}

content の並びの1つ目が0番です。 3つ目の記録が引用されれば、区切りの番号は2から3まで（3は含まない）で返ります。対応表で「2025-10-14 田中」に置き換えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 要らない項目を落とす … マイナンバー、口座番号、健康に関する記載はメモに要りません。抜き出しの段階で列ごと落とします
2. 定型の文を落とす … 「特記事項なし」「連絡済み」だけの記録は区切りにしません
3. 記録の頭に日付と担当者名を付ける … 区切りの本文の先頭に「2025-10-14 田中」のように入れます。引用の本文だけを見ても、いつの記録か分かります
4. 長すぎる記録を分ける … 1件が長い記録は段落で分け、同じ記録の番号を持たせます
5. 3年より前の記録を落とす … 古い事情はかえって誤解を招きます。必要なら担当者が代理店システムで読みます
6. 略語を展開する一覧を当てる … 担当者ごとの略語（「車入替」「記被」など）を、代理店で決めた一覧で書き足します。元の文字は残し、括弧で補います

6番目を軽く見ないでください。 略語のままだと、AIは「記被」を読めずにその記録を使いません。引き継いだ顧客で特に効きます。

AIに処理させる

させるのは、記録を読んで、次の3つの区分でメモの行を書くことだけです。 すべての行に引用が付くように書かせます。

3つ目の「確かめること」が、いちばん気を付ける区分です。 ここに一般論が混ざりやすくなります。「地震保険の付帯を確認」は、どの顧客にも言えることで、記録から出たものではありません。記録に書かれたことから出てくる確認だけを書かせ、引用の無い行は後段で落とします。

食い違いの例も書いておきます。 2024年の記録に「長男が来年免許取得予定」、2025年の記録に「長男は就職で県外へ」とあれば、運転者の範囲について確かめることは変わります。AIにはどちらかを選ばせず、両方を引用して「記録が食い違う」と書かせます。 面談で顧客に確かめるのは担当者です。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「前回、保険料が高いと言っていた」という記録から、AIは「補償を減らしたい意向」と書きたくなります。記録にあるのは「高いと言った」ことだけです。 そのまま書かせ、意向の判断は担当者に返します。

指示内容を固定する

あなたは損害保険代理店で、更改の面談の前に担当者が読むメモを作る立場です。
渡した記録に書かれていることだけを使ってください。

【渡すもの】
- 文書0：面談記録（1件ずつ区切ってあります。先頭に日付と担当者名）
- 文書1：契約期間中の異動の履歴
- 文書2：契約期間中の事故受付の記録
- 文書0の context：現在の契約の内容（参考。引用しないでください）

【書き方】
次の3つの見出しの下に、1行に1つずつ書いてください。
■ 前回の約束
■ 期間中の変化
■ 確かめること
各行は、記録のどこかを根拠にして書き、必ず引用を付けてください。
根拠にできる記録が無い行は、書かないでください。

【厳守事項】
- 記録に書かれていないことを補わないでください。
  顧客の年齢や家族構成から、事情を想像しないでください。
- 顧客の意向を推測しないでください。
  「高いと言っていた」は、そのとおりに書き、「減らしたい」と言い換えないでください。
- 商品、補償の変更、保険料について提案しないでください。
- どの顧客にも当てはまる一般的な確認（地震保険の付帯など）を書かないでください。
- 同じことが複数の記録にあるときは、いちばん新しい記録を根拠にしてください。
- 記録どうしが食い違うときは、両方を引用し、「記録が食い違う」と書いてください。
  どちらが正しいかを決めないでください。
- 1行は60字以内にしてください。
- 見出しの下に書くことが無ければ、「該当なし」とだけ書いてください。

「根拠にできる記録が無い行は、書かない」だけでは足りません。 AIは引用を付けられない一般論も、よかれと思って書きます。だから後段のスクリプトで、引用の無い行を機械的に落とします。 指示は落とす行を減らすため、スクリプトは残った行を保証するため、と役割を分けます。

「食い違いは両方を引用する」を入れているのは、記録の誤りを消さないためです。 3年分の記録には、異動の書き漏れや担当者の聞き違いが混ざります。片方に寄せて書くと、どちらかの記録が間違っているという事実がメモから消えます。

出力形式を固定する

引用の機能は構造化出力と一緒に使えないため、返ってくるのは引用の付いた文章です。 文章は複数の区切りで返り、根拠のある区切りには citations が付きます。

{
  "content": [
    { "type": "text", "text": "■ 前回の約束\n" },
    {
      "type": "text",
      "text": "更改時に車両保険の見積もりを2案出す",
      "citations": [
        {
          "type": "content_block_location",
          "cited_text": "2025-10-14 田中 次回更改時に車両保険ありなし2案の見積もりを持参すると約束",
          "document_index": 0,
          "document_title": "面談記録",
          "start_block_index": 3,
          "end_block_index": 4
        }
      ]
    }
  ]
}

スクリプトはこれを、次の形の行データに直します。

1つ目の理由は、根拠の有無を機械で決められることです。 citations が空の区切りは dropped_no_citation にし、メモには載せず、ログにだけ残します。 落とした行の数が多い月は、指示の書き方を見直す合図です。

行の切り分けは、見出しの記号と改行で行います。 応答の区切りは文の途中で切れることがあり、1行が複数の区切りにまたがります。スクリプトは区切りを順につなぎ、改行ごとに1行とし、その行にかかった区切りの引用をすべてその行の sources に集めます。 見出しの「■」で section を決め、見出しの無い行は捨てます。

2つ目は、not_asked をAIに書かせずに済むことです。 必ず聞く項目の一覧（運転者の範囲、車両の使用目的、所在地の変化など）について、その項目の言葉が引用された記録に出てくるかをスクリプトが調べ、出てこなければ not_asked の行を足します。 これは記録を数えるだけの仕事なので、AIには任せません。

3つ目は、担当者が根拠をすぐたどれることです。 メモの行の後ろに「（2025-10-14 田中）」と付き、気になれば代理店システムでその記録を開けます。

システムへ連携する

代理店システムの契約の内容へは書き込みません。 メモを顧客メモ欄に置く場合も、「AIが作った面談前のメモ」と分かる見出しを付け、面談記録とは別の欄にします。 面談記録と混ざると、翌年のメモの材料にAIの文章が入り込みます。

人が確認する

メモを読むのは担当者本人で、面談の前に必ず目を通します。 メモを顧客に見せたり、そのまま読み上げたりはしません。

1. 「確かめること」を先に読む … 面談で聞く順番を決めます
2. 気になる行は引用をたどる … 記録の本文を読み、メモの言い換えが正しいかを確かめます
3. 「記録が食い違う」行は、面談の前に社内で確かめる … 異動の書き漏れなら、先に手続きの状況を調べます
4. 面談の後に印を付ける … 役に立たなかった行、面談で分かったのにメモに無かった事柄に印を付けます

担当者が受け取るメモは、次のような形です。

2番目を省かないでください。 引用は記録の場所を正しく指しますが、メモの1行がその記録を正しく言い換えているかは、保証されていません。 「約束した」と「検討すると言った」は、顧客にとって別のことです。

目標は、300件をならして1件4分です。 記録が少ない顧客は1〜2分で読み終わり、長い付き合いの法人では引用をたどって10分近くかかります。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 記録の量は顧客によって大きく違い、少なすぎても多すぎてもメモの質が下がります。

記録を残す

• 抜き出した記録と、区切りの番号と記録の対応表
• AIに渡した文書と指示、返ってきた応答の全文（引用を含む）
• 引用が無くて落とした行 … どの契約で、何を書いていたか
• 担当者に渡したメモの最終版と、渡した日時
• 面談の後の印 … 役に立たなかった行、足りなかった事柄
• 必ず聞く項目のうち、何年も not_asked が続いている顧客の一覧

3つ目の「落とした行」は、指示を直す材料になります。 同じ一般論が何度も落ちているなら、指示にその例を書き足します。

最後の行は、担当者の育成の材料になります。 何年も聞けていない項目がある顧客は、担当者の聞き方の癖か、その顧客との関係のどちらかに理由があります。