会議の前に、議題ごとの経緯と過去の決定事項を集めて論点メモを作る

処理の起点を決める

議題と提案資料がSharePointの議題フォルダに提出されたことを起点にします。

最小構成では、事務局が提出を確認した時点で Copilot に聞きます。半自動化では、Power Automate の SharePoint コネクタの「ファイルが作成されたとき」トリガーで自動的に処理を始めます。

提出期限の運用が前提です。 「会議の5営業日前まで」といった決めがないと、論点メモを作る時間がありません。これは技術で解決できない部分です。

入力データを集める

「決定事項・宿題の台帳」が、この構成の効き目を決めます。

議事録の中から宿題を毎回探すのではなく、会議後に台帳へ登録する運用にします。1行に「案件／決定事項または宿題／担当／期限／状況／決定した回」を持ちます。この台帳があれば、宿題の追跡は検索ではなく参照になります。

台帳がない状態から始める場合は、直近1年分の議事録から宿題だけを抜き出して台帳を作ってください。 これも Copilot に手伝わせられます。

データの取得方法を決める

Copilot を使う場合： 事務局が自分のアクセス権の範囲で、SharePointのフォルダやファイルを指定して質問します。Word の下書き機能では、プロンプトの中で / を入力してファイル名を指定すると、そのファイルを参照して文章を作れます。参照できるファイルは最大20個、1ファイルあたり150万語（3,000ページ相当）まで拡張されています。 フォルダを指定した場合は、その中の直近10ファイルが参照されます。

この「直近10ファイル」の制限に注意してください。 5年分の議事録フォルダをそのまま指定すると、直近10回分しか見ません。関連する回を事務局が特定してから、そのファイルを個別に指定するのが確実です。

会議の文字起こし： Teams の会議記録は、Copilot が参照できます。ただし、会議後に内容について質問するには、その会議の文字起こしが存在する必要があります。 文字起こしを有効にしていない会議は、議事録しか手がかりがありません。

議事録の様式： この構成の前提として、議事録に「決定事項」「保留事項」「宿題（担当・期限）」の見出しがあることが必要です。ない場合は、様式の見直しが先です。

AIへ渡す前に整形する

1. 案件の識別 … 議題名と資料から、会社名・案件名・製品名・金額・部門を抜き出します
2. 別名の展開 … 案件の呼び名の対応表を引き、過去に使われた別の呼び方を加えます
3. 検索範囲の絞り込み … 全議事録ではなく、案件に関係しそうな期間と会議体に絞ります。Copilot の参照ファイル数の上限があるため、絞り込みは必須です
4. 台帳の参照 … 決定事項・宿題の台帳から、同じ案件の行を取り出します
5. 前回資料の特定 … 同じ案件の直近の提案資料を特定します

AIに処理させる

「決まったこと」と「決まらなかったこと」を分けることが、この構成の中心です。

議事録には、決定と、決定に至らなかった議論が混在しています。「Aという意見が出た」を「Aと決まった」と要約されると、会議の前提が崩れます。 原文の表現をそのまま引用させ、事務局が確かめられるようにします。

「結論の案」を作らせないでください。 「したがって本件は承認すべきです」といった記述は、事務局が出すものではありません。論点メモは、判断の材料を並べるものです。

指示内容を固定する

あなたは、経営会議の事務局を支援する担当者です。
今回の議題について、過去の議事録から経緯を整理した論点メモの下書きを作ってください。

【厳守事項】
- 「決まったこと」と「決まらなかったこと」を必ず分けてください。
  議事録に「決定事項」として記載されているものだけを decisions に入れ、
  議論の中で出た意見は decisions に入れないでください。
- decisions と open_items の各項目には、
  議事録の該当箇所を原文のまま quote に入れ、
  開催日と会議体を source に書いてください。
  引用できない項目を書かないでください。
- 過去の議事録に該当する記述が見つからない場合は、
  その項目を空にし、not_found に理由を書いてください。
  「特に議論はなかったと思われる」と書かないでください。
- 結論や賛否を書かないでください。
  「承認すべき」「慎重に検討すべき」といった評価を含めないでください。
  事実の整理だけを行ってください。
- 数値の変化は、前回資料と今回資料の両方から引用した値を並べ、
  変化の理由を推測しないでください。
  理由が資料に書かれている場合のみ、その記述を引用してください。
- 宿題については、その後の回で報告された記録があるかだけを確認し、
  「未対応」と断定しないでください。
  記録が見つからない場合は「報告の記録が見つかりません」と書いてください。
- 会議での個人の発言を、発言者名つきで引用しないでください。
  決定事項と保留事項の内容だけを扱ってください。

【今回の議題】
議題名: {agenda_title} / 提案部門: {department} / 種別: {agenda_type}
提案資料の要点: {proposal_summary}

【案件の別の呼び方】
{aliases}

【参照する過去の議事録】
{minutes_files}

【決定事項・宿題の台帳（同じ案件の行）】
{ledger_rows}

【前回の提案資料の主要な数値】
{previous_figures}

「議事録に『決定事項』として記載されているものだけを decisions に入れる」の1行が、この構成の安全装置です。 これを書かないと、議論の中の一意見が決定事項として並びます。それを読んだ議長が「前回決まっている」という前提で議事を進めると、議論が壊れます。

「会議での個人の発言を、発言者名つきで引用しない」も入れてください。 誰が何を言ったかを事務局のメモに残すと、発言しにくい空気を作ります。決定事項は会議体の決定であって、個人の意見の集積ではありません。

出力形式を固定する

{
  "agenda_id": "",
  "agenda_title": "",
  "related_meetings": [
    { "date": "", "body": "", "agenda_title": "", "relation": "" }
  ],
  "timeline": [
    { "date": "", "body": "", "summary": "" }
  ],
  "decisions": [
    { "date": "", "body": "", "content": "", "quote": "", "source": "" }
  ],
  "open_items": [
    { "date": "", "body": "", "content": "", "quote": "", "source": "" }
  ],
  "action_items": [
    {
      "content": "",
      "owner": "",
      "due_date": "",
      "reported_at": "",
      "status": "reported | no_record_found"
    }
  ],
  "figure_changes": [
    {
      "label": "",
      "previous_value": "",
      "previous_source": "",
      "current_value": "",
      "current_source": "",
      "stated_reason": ""
    }
  ],
  "points_to_confirm": [],
  "not_found": []
}

quote（議事録の原文）を必ず残します。 「前回、投資判断は保留となった」と要約されても、事務局は確かめられません。原文があれば、目で確認できます。

action_items.status に no_record_found を用意しているのは、「未対応」と断定させないためです。報告されたが議事録に書かれていない、という場合があります。断定すると、担当部門との間で無用の摩擦を生みます。

figure_changes.stated_reason は、資料に理由が書かれている場合だけ埋まります。書かれていなければ空です。その空欄こそが、会議で聞くべき論点になります。

システムへ連携する

最小構成では連携はありません。事務局が Copilot に聞き、結果をWordに整えます。

半自動化では、次をつなぎます。

会議後の台帳登録を自動化する価値があります。 議事録から決定事項と宿題を抜き出して台帳に登録する処理を入れると、次回以降の参照が格段に楽になります。 ただし登録内容は事務局が確認します。

人が確認する

全議題について、事務局が下書きを確認します。

確認するのは次の点です。

そのうえで、事務局が「今回の論点」を書き足します。 ここが人の仕事です。AIが並べた事実から、何を議論すべきかを立てるのは、会議体の目的を理解している人にしかできません。

議長への事前共有も人が行います。 論点メモは会議の進行を左右するため、自動配信にしないでください。

例外に対処する

記録を残す

• 論点メモの下書きと、事務局が加筆した最終版
• 参照した議事録の一覧
• not_found として残った項目
• 決定事項・宿題の台帳（会議後に更新）
• 議長への共有記録

not_found の蓄積が、議事録の書き方の改善材料になります。 「決定事項の記載がない議事録が多い」「宿題の期限が書かれていない」といった傾向が見えれば、議事録の様式を直す根拠になります。

論点メモには未公表の経営情報が含まれます。 保管場所と閲覧権限を、経営企画部門と役員に限定してください。