CASE #327

処理の実績と持ち出さない作業を公表し自治体からの指名見積を年間30件にした文書電子化会社の施策

概要

従業員300人規模の自治体の紙の文書をデータに直す電子化の受託会社では、価格の比較だけで選ばれ、取り扱いの安全さが評価に入らなかった。年に1度の処理実績の公表と、仕様書の作り方を示すページの改修を実施。庁舎内で作業する体制と持ち出しの扱いを先に開いた結果、指名見積が年間30件に増えた。

企業プロフィール: 公共・自治体関連｜ 100人～999人｜ 10億円～100億円未満｜マーケティング予算規模: 年間約1,500万円

1 広報・PR

年に1度、前年度に処理した文書の枚数と誤りの発生率、作業した場所の内訳をまとめて公表した。発表は自治体向けの専門紙と自社サイトの両方で行い、個人情報を庁舎の外に出さない体制と、暗号化して運ぶ場合の手順を資料で添えた。

目的・効果価格以外の判断材料を示し、仕様書づくりの段階での相談を年間20件得る。

金額月額45万円（広報の支援と資料の作成、発表の運営）

2 サイト改善・LPO

担当課が見るページを、仕様書に書く項目の一覧に作り替えた。1枚あたりの単価をモノクロとカラーで分け、ホチキス外しなどの前処理の費用も併記した。過去の受託の規模を枚数で並べ、見積の依頼を1画面で送れるようにした。

目的・効果積算の根拠を探す職員が自力で費用を出せる状態にし、指名見積を年間30件にする。

金額 240万円（単価表の整備とページの作り替え）