和紙の工房が紙すき体験（成人向け）の申込を Zapier で受け、人数・日時・持ち帰りの希望を抜き出して予約の表と案内を作る

処理の起点を決める

体験の専用アドレスに、新しい申込のメールが届いたことを起点にします。 Gmail の New Email Matching Search に、to:taiken@ -subject:Re: のような検索の文字列を入れ、新しい申込だけを拾います。 申込者からの返事（日時の了承や郵送先の連絡）は、この Zap では扱わず、受付の担当がメールで読みます。

返信を拾わないのは、返事のたびに仮予約の行が増えるのを避けるためです。 Gmail のトリガーには、ラベルが付いたメールで動く New Labeled Email もありますが、こちらは会話に返信が足されたときにも動くとされています。返信のたびに AI を呼んで行を足すと、予約の表が重複だらけになります。

宿の担当者からのメールも、同じアドレスに送ってもらいます。 宿の担当者のアドレスは、取引のある宿の一覧として予約の表の別のシートに持っておき、送り主が宿の担当者なら「宿からの申込」の印を付けます。

入力データを集める

AIに渡すのは、申込メールの本文と、体験の種類の表の名前と言い換えの例だけです。 予約の表と案内の文面は渡しません。空きは表を引いて確かめ、案内の文は表の定型の文を差し込むからです。 AIに案内の文を書かせると、取消の決まりや料金を言い換えて書くおそれがあります。

質を決めるのは、体験の種類の表の「言い換えの例」の列です。 申込者は「はがき作り」「ハガキ」「ポストカード」「葉書」と書いてきます。AIが当てはめられなかった言い方を、最初の1か月で足していきます。

データの取得方法を決める

予約の表は、希望の日付で絞って枠の行を取ります。 Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は一度に最大500行まで取り出せるとされているので、1日3枠の行を取るには十分です。取れた行から、残りの席が人数以上で、持ち帰りの希望に合う枠を探します。

仮予約の行は、Create Spreadsheet Row で予約の表の下に足します。 予約の表に空の行をはさまないようにしておきます。Google Sheets の作成のアクションには、そのスプレッドシートの編集者の権限が要るとされているので、Zapier の接続には受付の共有のアカウントを使います。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用部分と署名の除去 … フォームの通知メールの定型の文と、署名の住所・電話番号を落とします
2. 全角と半角の統一 … 「３名」「3人」「三名」をそろえます
3. 届いた日時の付与 … 「今度の土曜」「来週」と書かれる申込があるので、届いた日時をAIに一緒に渡します。ただし日付に直すのは担当者です
4. 受付番号の付与 … 申込ごとに受付番号を振り、予約の表の行と下書きの件名に付けます
5. 言語の確認 … 本文が日本語でない申込は、AIに渡さず受付の担当へ回します。案内の文面の表が日本語だけのためです
6. 年齢の確認 … 本文に「子ども」「小学生」「中学生」などの言葉があれば、AIに渡さず受付の担当へ回します。成人向けの体験の申込だけを前提にしているためです

6番目は、最初から決めておきます。 家族連れの申込で、子どもが一緒に参加したいと書かれていることがあります。受け入れるかどうかは工房の決まりで、この構成では受けずに人に回します。

AIに処理させる

させるのは、申込の本文を予約の表の項目に分けて写すことです。 体験の種類だけは、渡した表の名前から選ばせます。

持ち帰りの希望が、この構成でいちばん大事な項目です。 「書かれていない」を独立した値にしておくから、下書きに「当日のお持ち帰りと、後日の郵送のどちらになさいますか」という質問を差し込めます。

最後の行がいちばん起きやすい失敗です。 「色紙を作りたい」と書かれていると、AIは色紙は大きいので郵送だろう、と考えて埋めようとします。その瞬間、当日に持ち帰りたかった申込者に郵送の案内が届きます。

宿からの申込は、代表者の扱いに気をつけます。 宿の担当者の名前と、宿泊の客の代表者の名前が両方書かれていることが多く、AIが宿の担当者を代表者として拾うと、当日の受付で名前が合いません。 指示では「客に代わって申し込んでいるときは客の代表者」と明記し、客の名前が書かれていなければ空けさせます。宿の担当者の名前は、送り主から宿の一覧で引けるので、AIに拾わせる必要はありません。

指示内容を固定する

あなたは和紙の工房の体験の受付の担当として、紙すき体験の申込メールを読み、
予約の表の項目に分ける立場です。
本文に書かれていることだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. representative には、申込者の名前を入れる。
   宿の担当者が客に代わって申し込んでいるときは、客の代表者の名前を入れる。
2. party_size には、参加する人数を数字の文字列で入れる。
   「何名か」「数名」「ご一行」のように数が分からなければ空文字にし、
   note に本文の言葉を写す。
3. date_1 と date_2 には、第1希望と第2希望の日を書かれているとおりに写す。
   「今度の土曜」「来週」は日付に直さず、そのまま写す。
4. time_slot には、時間帯を書かれているとおりに写す。
5. course には、下の【体験の種類】の name から1つを選ぶ。
   言い換えの例（aliases）も見てよい。当てはまらなければ「不明」とする。
6. take_home には「当日」「郵送」「書かれていない」のどれかを入れる。
7. evidence には、それぞれの判断に使った本文の箇所を写す。

【厳守事項】
- 持ち帰りの希望が書かれていないときに、体験の種類から
  当日か郵送かを決めないでください。「書かれていない」にしてください。
- 「その日のうちに持って帰れますか」のような質問は、
  当日の持ち帰りの希望として「当日」にしてください。
- 空きがあるか、予約を受けられるかを書かないでください。
- 料金、送料、取消の決まりを書かないでください。
- 子どもの参加や、体験以外の相談（工房の見学、和紙の購入）があれば、
  other_requests に写してください。

【体験の種類】{course_table}
【届いた日時】{received_at}
【申込メールの本文】{mail_body}

「体験の種類から当日か郵送かを決めない」を、最初の厳守事項に置いています。 何も言わなければ、AIは種類と持ち帰りを結び付けて埋めます。埋めた値が当たっているかではなく、尋ねるべきだったという事実が消えることが問題です。

2つ目の厳守事項は、逆向きの取りこぼしを防ぐためです。 「持って帰れますか」は質問の形をしているので、何も言わなければ「書かれていない」に入ります。質問の形で書かれた希望を、希望として拾うことを明記します。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように決めます。

1つ目の理由は、項目ごとに値が返るので、予約の表の列にそのまま入れられることです。 文章で返させると、Zapier の側で切り分ける手間が増えます。

2つ目は、party_size を文字にしていることです。 「3名」「大人3人」と書き方がばらばらなので、文字で受けて表の式で数に直します。 直せないものは空と同じ扱いにして、「確かめが要る」の道に入れます。

3つ目は、AIの列と表の列を分けられることです。 予約の表には、AIが埋める列の右に、表の式と人が埋める列を並べます。

要は、申込者の希望と工房の決定を別の列に置くことです。 「日付」の列が空のうちは、仮予約の行は枠を押さえません。

システムへ連携する

Paths は、空きがある・空きが無い・確かめが要るの3つの道にします。 Paths の道は左から右へ1本ずつ動き、Paths を置くとそれが Zap の最後のステップになるので、予約の表への書き込みは Paths の前に済ませます。

「空きが無い」の道では、近い日の空きを3つまで下書きに書きます。 希望の日の前後の日付で予約の表をもう一度引き、残りの席が人数以上の枠を並べます。候補を添えて返すと、申込者が別の工房を探す前に日を選び直せます。

仮予約には、押さえておく期限を持たせます。 予約の表に「仮予約の期限」の列を足し、案内を送った日から3日などの工房の決まりで式が埋めます。申込者から返事が無いまま期限を過ぎた仮予約は、受付の担当が一覧で見て枠を戻します。 押さえたままにすると、空きがあるのに「空きが無い」の道に入る申込が出ます。

メールは下書きまでで、送るのは人です。 Gmail の Send Email は置きません。

人が確認する

受付の担当が開くのは、すべての下書きです。 ただし、道によって見るところが違います。

1. 「確かめが要る」の道を先に見る … 人数が空、種類が 不明、子どもの参加や見学の相談がある申込です。本文を読み、聞き返すか、工房の決まりで受けるかを決めます
2. 「空きがある」の道を見る … 日時・人数・持ち帰りの方法と、差し込まれた定型の文が合っているかを確かめて送ります
3. 「空きが無い」の道を見る … 近い日の候補が、希望の時間帯に合っているかを見て送ります
4. 宿からの申込は、代表者と人数を見る … 宿の担当者に、確定した人数を返してもらうお願いを入れます

2番目で、持ち帰りの方法と定型の文の組み合わせを必ず見てください。 当日の持ち帰りなのに郵送の文が入っていると、送料の案内が届き、申込者を迷わせます。

目標は、150件をならして1件4分です。 「空きがある」の申込は下書きを読んで送るだけで1〜2分、「確かめが要る」の申込は本文を読み直すので数分かかります。「確かめが要る」が3割を超える月は、体験の種類の言い換えの例が足りていないか、宿からの申込の書き方が崩れています。 宿には、代表者と人数を書いてもらう見本を渡します。

例外に対処する

上から4行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、工房の決まりで決めることです。 子どもの参加や団体の受け方を先に決めておけば、受付の担当が迷う時間が減ります。

記録を残す

• 申込メールの全文と受付番号、届いた日時、宿からの申込かどうか
• AI by Zapier に渡した内容と、返ってきた項目の値
• 予約の表の仮予約の行と、表の式で埋めた列
• 人が直した記録 … 人数・日付・持ち帰りの方法を直した行
• 下書きと、実際に送った文面、送った日時
• 申込が届いてから返事を送るまでの時間

最後の行が、この構成の効き目を測る材料です。 返事が翌日に持ち越されていた申込が、その日のうちに返るようになったかを見ます。持ち越しが多い曜日が分かれば、受付の担当の割り振りを変えられます。