行政書士事務所で、顧客の外国人の在留期間の期限から更新の時期が来る人を拾い、必要書類と面談の日程の案内メールを下書きする

処理の起点を決める

毎週月曜の朝7時に、Make のスケジュールで動かします。 月初に1回では、月の途中で台帳に足された人や満了日を直した人が、翌月まで抜けます。毎週なら、遅れても1週間です。

案内の時期は、満了日と在留期間の長さで決めます。

申請できる時期の列は、出入国在留管理庁のページに書かれている申請期間です。 6か月以上の在留期間を持つ人は、満了する3か月前から申請できます。案内を1か月早く出すのは、書類をそろえる時間を取るためです。 3か月前に案内したのでは、書類がそろったときには申請期間が半分過ぎています。

右の列の決まりは事務所ごとに違ってよい値です。 会社の書類（決算書類、在職証明など）をそろえるのに時間がかかる顧客企業が多いなら、さらに早めます。値は表に置き、シナリオの中に書き込みません。

入力データを集める

質を決めるのは、必要書類の表の「誰が用意するか」の列です。 企業の社員の更新では、本人が用意する書類と会社が用意する書類があります。列が無いと、案内は本人に会社の書類まで頼むことになります。 人事の担当にも案内を送る顧客では、この列で書き分けます。

料金表には、手数料の改定日を必ず入れます。 出入国在留管理庁のページでは、2026年9月30日までに受け付けた申請は改定前の6,000円、それ以降の窓口の申請は許可期間に応じて10,000円から75,000円とされています。許可される期間は申請の時点では分からないので、案内では「許可期間に応じて」と書き、表をそのまま添えます。

データの取得方法を決める

対象者は、Google Sheets の Search Rows で拾います。 顧客台帳に「案内日」の列を計算で持たせておき、案内日がその週の月曜から日曜までに入る行を探します。案内日の計算は台帳の側の式で行い、満了日を直せば案内日も変わるようにします。

除く条件は、状態の列で見ます。

2行目の帰国予定の扱いは、出入国在留管理庁のページの留意事項によります。 取次者が申請を出すときは、本人は出頭を要しないものの、日本に滞在していることが必要とされています。帰国の予定がある人に通常の案内を出すと、申請の時期と帰国が重なることがあります。

1人ずつの材料は、Iterator で1人ずつに分けてから引きます。 必要書類の表は在留資格と区分で、料金表は全体を、面談の空き枠は担当の行政書士で Search Rows を使って引きます。空き枠は、その週から3週間先までのうち、早い順に3つを取ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 在留期間の長さで案内の時期の決まりを選ぶ … 6か月以上か未満かで、台帳の案内日の式を分けます
2. 連絡先を決める … 連絡先の区分が「本人と人事の担当」なら、宛先を2つにして、それぞれの下書きを作ります
3. 必要書類を書き分ける … 必要書類の表から、本人が用意するものと会社が用意するものに分けて渡します
4. 言語を決める … 希望の言語が空欄なら、日本語で作り、行政書士の確認の一覧に「言語未設定」と出します
5. 前回の追加書類を添える … 前回の手続で追加で求められた書類があれば、「前回は次の書類も求められました」として渡します
6. 氏名以外の個人情報を落とす … 在留カードの番号、生年月日、国籍、住所はAIに渡しません

6番目は、外へ出す情報を減らすための処理です。 案内のメールに要るのは、宛名、在留資格、満了日、必要書類、料金、面談の候補日だけです。在留カードの番号や国籍は、案内の文を書くのに要りません。

5番目は、案内の質を上げるための処理です。 前回の更新で追加の資料を求められた人は、今回も同じことが起きやすく、最初から用意してもらえば、申請までの往復が1回減ります。

AIに処理させる

させるのは、渡された材料だけを使って、顧客の言語で案内のメールの下書きを書くことだけです。

やさしい日本語の下書きは、たとえば次のような書き出しになります。

【在留期間の更新のお知らせ】
〇〇さん
あなたの在留期間は 2027年2月10日 までです。
2026年11月10日から、更新の申請ができます。
申請の前に、書類を集める必要があります。
書類のリストを下に書きました。

日付は、台帳の満了日と案内の時期の表から計算した値を、ワークフローが材料として渡します。 AIに「3か月前」を計算させないのは、月末の日付の数え方で1日ずれることがあるからです。

5行目は、書かせると顧客が誤って受け取る行です。 出入国在留管理庁のページでは、在留期間の満了日までに更新の申請をして処分がされないときは、処分がされる時か満了日から2か月が経過する日が終了する時のいずれか早い時まで、従前の在留資格で在留できるとされています。これは申請をした場合の扱いで、申請を遅らせてよいという意味ではありません。 案内では触れず、聞かれたら行政書士が説明します。

指示内容を固定する

あなたは行政書士事務所の職員として、在留期間の更新の時期が来た
顧客へ、案内のメールの下書きを書きます。
渡された材料だけを使い、材料に無いことは書かないでください。

【書くこと】
1. 宛名と、在留期間の満了日。申請できる時期（{apply_window}）。
2. 必要書類。「ご本人に用意していただくもの」と「会社に用意して
   いただくもの」に分け、材料の表の順に、材料の書類名をそのまま
   使ってください。
3. 前回に追加で求められた書類があれば、「前回は次の書類も
   求められました」として書いてください。
4. 事務所の報酬と手数料。料金表の行をそのまま表にしてください。
   手数料は「許可される在留期間に応じて」と書き、表を添えて
   ください。
5. 面談の候補日3つと、都合のよい日を返信で知らせてほしいこと。
6. 次の文をそのまま入れてください：{fixed_departure_note}

【言語】{language}（ja / easy_ja / en）
- easy_ja のときは、短い文で、漢字にふりがなを付けず、
  1文に1つのことだけを書いてください。
- en のときは、書類名は材料の英語の列をそのまま使ってください。

【厳守事項】
- 材料に無い書類、金額、日付を書かないでください。
- 手数料の額を自分の知識で書かないでください。
- 許可される見込みや、許可までの日数を書かないでください。
- 在留資格の変更が要るかどうかを書かないでください。
- 満了日を過ぎても在留できる、と読める文を書かないでください。
- 材料が足りず書けない項目があれば、本文に書かず、
  missing に項目名を入れてください。

【材料】
顧客：{customer}　必要書類：{documents}　料金：{fees}
面談の空き枠：{slots}　前回の追加書類：{prev_extra}

「手数料の額を自分の知識で書かない」を、「材料に無い金額を書かない」と別に書いているのは、二重に縛るためです。 手数料は広く知られた額があり、材料の表を添えても、本文の説明で知っている額を書き足すことがあります。改定の直後は、知っている額のほうが古いのです。

missing を本文と分けるのは、書けない項目を空欄のまま行政書士に見せるためです。 書けないときに、それらしい文で埋めさせないようにします。

出力形式を固定する

Make an API Call で Claude の Messages API を呼び、構造化出力で次の形のJSONを受け取ります。 Claude API の構造化出力は、output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡す形で一般提供されています。language や recipient_type を enum で絞れば、決まった値以外が返ってきません。 本文の文章は body の1項目に入れ、ほかの項目は照合のために使います。

{
  "customer_id": "",
  "recipient_type": "applicant | employer_hr",
  "language": "ja | easy_ja | en",
  "subject": "",
  "body": "",
  "documents_listed": ["必要書類の表の書類名"],
  "fee_rows_listed": ["料金表の行のキー"],
  "slots_offered": ["面談の空き枠のID"],
  "missing": []
}

1つ目の理由は、documents_listed で書類の書き漏れと書き足しを照らせることです。 ワークフローは、documents_listed が必要書類の表から引いた行と同じかを確かめます。表に無い書類が入っていれば、AIが書き足したということです。 下書きは作らず、行政書士に回します。

2つ目は、fee_rows_listed と slots_offered で、料金と日程が材料どおりかを確かめられることです。 本文の中の金額と日時も、料金表と空き枠の値と文字で照らします。一致しない数字が本文にあれば、下書きに「要確認」の印を付けます。

3つ目は、missing で材料の不足が分かることです。 必要書類の表にその在留資格の行が無い、面談の空き枠が足りないといった不足は、AIの誤りではなく、表の整備の問題です。 案内の記録に残し、月に1回まとめて表を直します。

システムへ連携する

顧客台帳への書き込みは、状態の列だけです。 満了日や在留資格は、許可の結果を見た職員が直します。ワークフローが台帳の中身を書き換えると、誤りが次の更新まで残ります。

面談の予定表には書き込みません。 候補日を示すだけで、顧客から返事が来てから職員が予定に入れます。示した枠が他の顧客に埋まることもあるので、案内には「ご返信の順に確定します」と書きます。

人が確認する

人が見るのは、すべての下書きです。 行政書士は、1件ずつ次を確かめて送ります。

1. この人は更新でよいか … 転職、離婚、所属先の変更など、台帳に無い事情を知っていれば、更新ではなく変更の相談に切り替えます
2. 必要書類が合っているか … 照合の結果に「要確認」の印があれば、本文と必要書類の表を見比べます
3. 料金と日程が合っているか … 本文の数字と表を見比べます
4. 言語と宛先が合っているか … 人事の担当と本人の両方に送る顧客は、2通の書き分けを見ます

1番目は、この構成で唯一、台帳から分からない判断です。 案内のメールが「更新の時期です」と書けば、顧客は更新で済むと受け取ります。事情が変わっている人には、更新の案内ではなく、面談で事情を聞く案内を出します。

行政書士が直した箇所は、案内の記録に残します。 同じ在留資格で同じ書類の説明を何度も直しているなら、直すべきは指示ではなく必要書類の表の書類名か説明の列です。 月に1回、直した記録を見て表を直します。

目標は、60件をならして1件5分です。 印の無い下書きは読み通して送るだけで数分、印のある下書きや事情の確認が要る人は10分を超えます。

例外に対処する

4行目は、運用を始めた最初の週に必ず出ます。 これまでの案内の漏れで、すでに申請期間に入っている人が台帳に残っているからです。最初の実行の前に、満了日まで3か月を切った人を一覧にして、先に電話で連絡しておきます。

記録を残す

• 実行の日時と、拾った人の数、除いた人の数と理由
• 1人ごとの材料（引いた必要書類の行、料金表の行と改定日、面談の空き枠）
• AIの応答のJSONの全文と、照合の結果（書類・金額・日時）
• 行政書士が下書きを直した記録 … どこを、どう直したか
• 送った日時と、返事の有無、面談の確定日
• 再案内と電話の記録

2つ目で料金表の改定日まで残すのは、後で額を問われたときのためです。 「案内では別の額だった」と言われたとき、どの版の表で案内したかが分からなければ、説明ができません。