広告主から提出してもらう素材の提出状況を案件ごとに追い、締切が近いのに届いていない素材の督促の文面を作る

処理の起点を決める

Zap は2本に分けます。 新着の印を付ける Zap と、毎朝の督促の下書きを作る Zap です。

新着は、受け取りフォルダの親フォルダで受けます。 New File in Folder は、指定したフォルダに作られた・移された・アップロードされたファイルで動き、サブフォルダを含めることもできます。 案件ごとのフォルダを1つの親フォルダの下に置き、サブフォルダを含める設定にすると、案件が増えるたびに Zap を作り直さずに済みます。 Google Drive のトリガーはポーリングで動きます。

フォルダ名には、案件IDを先頭に入れておきます。 Zap 1 はフォルダ名から案件IDを取り出し、管理表の案件の行に「新着あり」と置かれたファイル名を書きます。素材のどれに当たるかは、Zap では決めません。 ファイル名は広告主が付けるので、「IMG_0231.jpg」のように中身が分からないことが多いからです。

督促の Zap は、平日の始業前に動かします。 Schedule by Zapier は「毎日」を選ぶと時刻を指定でき、週末を除く設定があります。 時刻は Zapier のアカウントのタイムゾーンで決まり、指定した時刻から数分の幅で動くとされています。下書きが始業時に担当者の Gmail にそろっていれば足ります。

メールに添付されて届く素材は、担当者が受け取りフォルダに移します。 メールの添付を自動でフォルダへ移す手順も足せますが、広告主の社内の転送で添付が重複することが多く、 最初は人が移すほうが確実です。

入力データを集める

質を決めるのは、素材ごとの指定の列です。 「ロゴ」とだけ書くと、広告主は手元のJPEGを送ってきます。「ロゴ（ai または eps、アウトライン化済み）」と書いておくと、督促の文面にそのまま入り、 送り直しが減ります。

日程への影響は、制作進行が書いたものだけを使います。 「この写真が金曜までに届かないと、入稿日に間に合わない可能性があります」と書けるのは、制作の段取りを知っている人です。空欄なら、督促の文面にも影響を書きません。

データの取得方法を決める

遅れの判定と案件ごとのまとめは、スプレッドシートの数式で行います。 素材の管理表の「要督促」の列は、状態が「受領」でなく、締切まで3日以内か過ぎているときに「要督促」を返します。督促キューのシートは、案件IDごとに要督促の素材をまとめ、 素材名と指定を1つのセルに並べます。

AIに素材の行をそのまま渡して「遅れているものを選んで」とはしません。 何十行もの中から締切の日付を比べさせると、日付の読み違えや、受領済みの素材の取り違えが出ます。 表が選んだものだけを渡します。

要督促の列の考え方は、次のとおりです。 数式の書き方は表計算の製品に合わせますが、決めることは3つだけです。

「差し戻し」を督促の対象に入れておくのは、差し戻した素材の出し直しも締切に縛られるからです。 差し戻しの理由は担当者が別に伝えていますが、出し直しが来ないまま締切を迎える案件は、毎朝の一覧に出てきます。

督促の回数は、案件の中の素材の最大を使います。 ロゴは3回目、写真は1回目という案件なら、文面は3回目の調子で、写真は初めてのお願いとして書かせます。

AIへ渡す前に整形する

1. 督促キューの行の確認 … 広告主の担当者のメールアドレスが空の案件は、下書きを作らずに担当者へ知らせます
2. 同じ日の二重の督促を防ぐ … 最後に督促した日が今日なら、その案件を飛ばします
3. 督促を止めている案件を除く … 担当者が「督促停止」の印を付けた案件（広告主と電話で話がついたもの）を除きます
4. 新着ありの案件の扱い … 「新着あり」の印があり、まだ担当者が中身を見ていない案件は、督促の下書きに「新着のファイルを確認中」の注記を付けます
5. 件数の確認 … その朝の督促が多すぎる（たとえば50件を超える）ときは、管理表の締切の入力誤りを疑い、担当者に知らせます

4番目を省かないでください。 広告主が昨夜フォルダに置いた写真を、担当者がまだ見ていないうちに督促すると、「送りましたが」という返事が来ます。 新着のある案件は、担当者が中身を見てから送るか決めます。

2番目と3番目は、Filter の条件で行います。 ループの中で、最後に督促した日と督促停止の印を見て、該当すれば後ろの手順を動かしません。

AIに処理させる

させるのは、督促キューの1行から、督促の回数に合わせた督促のメールの件名と本文を作ることです。 3回目の案件では、営業の上長あての短い知らせも作ります。

いちばん大事なのは、書かれていない影響を書かせないことです。 2回目以降の文面では、AIは「このままでは掲載日に間に合いません」と強く書きたくなります。日程への影響の欄が空なら、影響には触れず、 電話での相談をお願いするだけにします。見込みで書いた影響は、広告主から見ると脅しにも、約束にもなります。

指示内容を固定する

AI by Zapier の指示の欄に、次のように書きます。 出力のフィールドは、項目ごとに名前と型と説明を定義します。

あなたは広告制作会社の営業部で、広告主に素材の提出をお願いするメールを作る担当です。
次の案件について、まだ届いていない素材の督促のメールの件名と本文を作ってください。
書かれていることだけを使ってください。

【案件】{project_id} {project_name}
【広告主】{client} {client_contact} 様
【未提出の素材と指定】{missing_items}  （素材名、形式とサイズの指定、締切、督促の回数）
【督促の回数の最大】{max_count}
【日程への影響】{impact}  （空の場合あり）
【新着の注記】{new_file_note}  （空の場合あり）
【受け取りフォルダ】{folder_url}
【自社の担当者】{owner}
【文面の型】{templates}

【厳守事項】
- 未提出の素材は、渡された一覧のとおりに並べてください。足したり減らしたりしないでください。
- 素材ごとに、形式とサイズの指定を必ず書いてください。
- 督促の回数の最大が0なら確認のお願い、1なら締切が迫っている・過ぎていることのお知らせ、
  2以上なら電話での相談のお願いを入れてください。
- 日程への影響は、【日程への影響】に書かれているときだけ、その内容のとおりに書いてください。
  空のときは、掲載日・入稿日・制作の遅れについて一切書かないでください。
- 締切を延ばせる、掲載日を動かせる、とは書かないでください。
- 素材ごとに督促の回数が違うときは、初めてお願いする素材を責める調子にしないでください。
- 新着の注記があるときは、「お送りいただいたファイルを確認しております」と一言入れてください。
- 督促の回数の最大が2以上のときは、manager_note に、自社の営業の上長あての
  3行の知らせ（案件、未提出の素材の数、最も近い締切）を作ってください。

「空のときは一切書かない」と強く書いているのは、AIが気を利かせるからです。 2回目以降の督促と分かると、日程への影響を補って書こうとします。材料が無いときの振る舞いを、名指しで禁じます。

素材ごとの回数の違いを書いているのは、案件の中で回数が混ざるからです。 3回目のロゴと初めての写真を同じ調子で書くと、写真を担当する広告主の別の部署の人が、初めて受け取るお願いを強い督促として読みます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力のフィールドを、次の項目で定義します。

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "tone": "first | reminder | escalation",
  "items_in_body": 0,
  "used_impact": false,
  "manager_note": ""
}

1つ目の理由は、items_in_body で素材の数を確かめられることです。 督促キューの未提出の素材の数と比べ、食い違えば下書きを作らずに担当者へ知らせます。 素材を落とした・足したという誤りを、文面を読む前に機械で止めます。

2つ目は、used_impact で影響を書いたかが分かることです。 日程への影響の欄が空なのに used_impact が true なら、指示に反して影響を書いています。 Filter で止め、下書きにしません。

3つ目は、manager_note を別の下書きにできることです。 空でなければ、営業の上長あてに Gmail の下書きをもう1通作ります。

管理表に書き戻すのは、Zap が作ったものの記録だけです。

督促の回数を Zap で増やさないのは、下書きを送らないことがあるからです。 担当者が電話で済ませた日に回数が増えると、次の督促の調子が一段強くなります。

システムへ連携する

ループの後ろの手順は、ループの1回ごとに動きます。 ループの1回ごとに別の Zap の実行として履歴に残るので、どの案件の下書きで失敗したかが履歴で分かります。 Update Spreadsheet Row は1回の実行で1行を更新するので、案件ごとに1行ずつ書き戻す形と合います。

広告主へのメールは、Create Draft だけで作ります。 Send Email は置きません。督促は、広告主との関係に直接ひびくメールです。

人が確認する

担当者が見るのは、朝の Gmail の下書きと、管理表の「新着あり」の印です。

1. 新着のファイルを開く … 使える素材なら状態を「受領」に、使えなければ「差し戻し」にし、理由を書きます
2. 下書きの素材の一覧を見る … 受領したばかりの素材が残っていないかを確かめ、残っていれば消します
3. 調子を見る … 広告主との関係で強すぎれば和らげます。電話のほうが早い相手には、送らずに電話をかけます
4. 送って記録する … 督促の回数を1つ増やし、最後に督促した日を書きます
5. 上長への知らせを送る … 3回目の案件は、営業の上長に知らせ、日程の相談を始めます

1番目を毎朝最初に行ってください。 新着を見ないまま督促を送ると、届いている素材をもう一度お願いすることになります。 新着の確認と督促は、同じ朝の続きの作業です。

目標は、1件あたり5分です。 下書きの確認と送信に3分、新着のファイルの確認に1分、記録をならして1分という想定です。

例外に対処する

上から5行目が、運用でいちばん多い例外です。 解像度の足りない写真や、古い版のロゴは、届いたことにはなりません。 差し戻しの理由は素材の中身を見た人にしか書けないので、この構成では文面を作りません。

フォルダ名に案件IDが無い例外も、始めた直後に多く出ます。 広告主が自分でフォルダを作ってしまうことがあるためです。受け取りフォルダは自社で作ってから共有し、 広告主にはその中に置いてもらう運用にします。

記録を残す

• 素材の行ごとの状態の変化（未提出、受領、差し戻しの日時と、変えた人）
• 受け取りフォルダの新着のファイル名と、置かれた日時
• AI by Zapier に渡した督促キューの行と、返ってきた件名・本文・items_in_body・used_impact
• 担当者が実際に送った文面 と、送った日時
• 上長への知らせと、その後の日程の相談の結果
• 締切から受領までの日数（素材ごと、広告主ごと）

最後の行は、次の案件の締切を決める材料になります。 いつも原稿が1週間遅れる広告主なら、次の案件では原稿の締切を1週間早く伝えます。 督促を増やすより、締切の置き方を変えるほうが効きます。