賃貸管理の担当が交代するときに、物件ごとのメール・Teams・対応記録から、オーナーとの約束と対応中の案件を引継ぎ書にまとめる

処理の起点を決める

担当替えの一覧に物件が登録されたことを起点にします。 一覧は SharePoint のリストで、物件コード、前任、後任、交代日、理由（異動・退職・組み替え・オーナー希望）を持たせます。上長が登録した時点で Power Automate が動き、素材フォルダを作って前任に Teams で知らせます。

交代日の10営業日前までに登録する決まりにします。 引継ぎ書の作成、上長の確認、後任との読み合わせを交代日の前に終わらせるためです。退職が急に決まった場合は、登録と同時に前任の残り出勤日を一覧に入れ、それより前に素材の確認だけは終わらせます。

1日1回のまとめ処理にはしません。 担当替えは月の中でばらばらに決まり、決まった日から交代日までの日数が物件ごとに違います。登録のたびに1物件ずつ動かします。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の2つです。 メールが選ばれていなければ、約束は拾えません。管理受託契約の要点が無ければ、「この金額の修繕はオーナーの承認が要る」という前提が引継ぎ書に入らず、後任が承認を取らずに発注することが起きます。

対応記録は直近1年分と、それより古くても未完了のものを入れます。 1年より古い完了済みの記録は、後から探す仕組み（UC-0400）の守備範囲で、引継ぎ書には載せません。

データの取得方法を決める

対応記録は、管理システムから物件コードで絞ったCSVを書き出し、Power Automate で素材フォルダに置きます。管理システムにAPIがあればそこから取り、無ければ前任か事務担当が書き出して所定のフォルダに入れます。1行ごとに R-001 からの番号を振り、番号と元の記録の受付番号を対応させます。

Teams の投稿は、Power Automate の Teams コネクタで集めます。コネクタには、チャネルのメッセージを取得するアクションと、チャネルのメッセージへの返信を一覧にするアクションがあります。返信の取得件数は既定で20件、1〜50件の間で指定できるとされているため、返信の多いスレッドは50件ずつに分けて取り、取りきれなかったことを素材ファイルに書きます。

Teams の投稿を Copilot に直接要約させないのには理由があります。 Teams のチャットとチャネルの Copilot は、既定で直近30日の履歴を参照し、画像、Loop コンポーネント、スレッドで共有されたファイルは要約できないとされています。担当替えで要るのは1年分で、現場の投稿には写真だけのものも多くあります。素材ファイルに取り出し、画像が付いていた投稿には「画像あり」と印を付けます。

メールは、前任が Outlook でオーナー名か物件コードで検索し、要るものを選んでPDFにします。長いスレッドは、Outlook の「Copilot による要約」で中身を先に確かめてから選ぶと早く進みます。 要約にはスレッド内の該当メールへ飛べる番号付きの引用が付くことがあるとされ、どのメールを入れるべきかの見当が付きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 物件コードでの絞り込み … Teams の投稿は、本文に物件コードか物件名を含むものだけを残します。物件名の表記ゆれ（「〇〇ハイツ」「〇〇H」）は、物件ごとの別名の一覧で吸収します
2. 返信の取り込み … 投稿ごとに返信を時刻順に並べ、最初の投稿と返信を1つの塊にします。 返信だけを切り離すと、何についての返事か分からなくなります
3. 出どころの番号付け … 対応記録は R-、Teams は T-、メールは M- で始まる番号を振り、素材ファイルの先頭に番号と日付と差出人の一覧を置きます
4. 画像と添付の印 … 画像やファイルだけの投稿は本文が空になるので、「画像あり」「添付あり」と書いた行を残します
5. 入居者の個人情報の扱い … 入居者の氏名は部屋番号に置き換えます。病気、家族の事情、近隣とのもめごとの相手の名前は、素材に入れません
6. 重複の除去 … 同じ内容が Teams とメールの両方にある場合は、両方の番号を残したまま1つに寄せます
7. 期間の区切り … 直近1年より古いものは、未完了の案件に関係するものだけを残します

5番目は、素材を作る段階で済ませます。 引継ぎ書は社内で回覧され、Notebook は共有されます。後から消すより、最初から入れないほうが確実です。

AIに処理させる

させるのは、素材に書かれていることを4つの欄に振り分け、1行ごとに出どころの番号を付けることだけです。

右端の列が、この構成でいちばん大事な制約です。 引継ぎ書の価値は、書かれていることが本当に約束されたことかどうかにかかっています。AIが「おそらく来期に見積を出す予定」とつなげて書くと、後任はそれを約束として扱います。

④の欄を必ず作らせます。 「外壁の塗装について、オーナーから問い合わせがあり、前任が『確認します』と返信したところで止まっている」。こうした宙に浮いた案件は、①にも②にも入りません。④に置いて、前任に結論を書き足してもらいます。

約束の期限は、素材の文言のまま写させます。 「来年の春」「次の更新のとき」を日付に直させません。直すのは前任と後任です。

指示内容を固定する

あなたは賃貸管理会社で、担当替えの引継ぎ書の下書きを作る立場です。
参照先の素材ファイルに書かれていることだけを使ってください。
推測で埋めないでください。

【物件】{物件コード}／{物件名}
【前任】{前任}　【後任】{後任}　【交代日】{交代日}

【作る欄】
① オーナーとの約束
   誰が、いつ（素材の日付）、何を、いつまでに。条件付きなら条件も。
② 対応中の案件
   種別、いまの状態、次にやること、次の予定日、相手先（業者・入居者の部屋番号）。
③ 物件の注意点
   オーナーの連絡の好み、修繕の承認の決まり、設備や鍵のくせ。
④ 記録で確認できないこと
   話が出ているが結論の無いもの、返信が途切れているもの。

【厳守事項】
- すべての行の末尾に、根拠にした素材の番号（R-／T-／M-）を付けてください。
  番号を付けられない内容は書かないでください。
- 約束として書くのは、素材の中で「〜します」「〜で合意」と
  はっきり書かれているものだけです。
  「検討します」「確認します」で止まっているものは④に入れてください。
- 期限は素材の文言のまま写してください。
  「来年の春」「次回の更新時」を日付に直さないでください。
- 金額は素材に書かれた数字をそのまま写し、計算や合算をしないでください。
- 入居者の氏名、健康、家族の事情は書かないでください。部屋番号で書いてください。
- オーナーや入居者の人柄を評価する言葉を書かないでください。
- 「画像あり」「添付あり」の印が付いた素材は、中身を推測せず、
  ④に「画像・添付の確認が要る」として番号を挙げてください。
- 同じ内容が複数の素材にあるときは、1行にまとめて番号を全部付けてください。
- 最後に、使わなかった素材の番号を一覧にしてください。

「番号を付けられない内容は書かない」を最初に置かないと、まとめの一文が増えます。 「全体として、オーナーとの関係は良好です」のような、どの素材にも書かれていない総評です。総評は引継ぎ書に要りません。

「検討します」を④へ送る指示が、この指示文でいちばん効きます。 担当者のメールには「確認して改めてご連絡します」が多く、何も言わないと約束として①に入ります。後任にとっては、約束と保留の違いがいちばん重い情報です。

最後の「使わなかった素材」の一覧は、前任の確認のためにあります。 入れたはずのメールが引継ぎ書に反映されていなければ、そこで分かります。

出力形式を固定する

Word に貼れる表の形で受け取ります。 Notebook の中でページにして、そのまま前任が手を入れます。

1つ目の理由は、前任が直しやすいことです。 1行が1つの事実なので、違う行を消し、足りない行を足すだけで済みます。文章でまとめられると、どこを直せばよいかを探すところから始まります。

2つ目は、出どころの列で確認が速くなることです。 後任は、気になる行の番号から素材ファイルを開き、元のメールや投稿を読めます。番号から元の記録へ1回で戻れることが、引継ぎ書を信用できるかどうかを決めます。

3つ目は、②の行を後任の管理システムの作業に移しやすいことです。 次の予定日のある行は、後任が自分の予定と管理システムの次回予定に入れ直します。AIの出力を管理システムへ自動で書き込むことはしません。

システムへ連携する

管理システムへは書き込みません。 引継ぎ書の②にある次の予定日は、後任が自分で管理システムに入れ直します。入れ直す作業そのものが、後任が案件を自分のものにする確認になります。

Notebook は後任と共有します。 共有すると、受け取った人は Notebook に紐づくファイルに招待されますが、それは受け取った人にそのファイルへのアクセス権がある場合に限られるとされています。素材フォルダの権限を、前任・後任・上長の3人に絞っておけば、共有の範囲もそこで止まります。

人が確認する

この構成では、すべての引継ぎ書を人が確かめます。 担当替えは物件の窓口が替わる場面で、1行の誤りがオーナーとの関係にそのまま響きます。

1. 前任が①を1行ずつ確かめる … 出どころの番号から元のメールを開き、本当に約束したことかを見ます。誤って①に入った保留は④へ移します
2. 前任が④を埋める … 結論が出ていないものに、前任が知っている結論か、「未定」を書きます
3. 前任が記録に無い約束を書き足す … 電話で話しただけのものです。出どころの欄に「前任の記憶」と書きます
4. 上長が①に目を通す … 家賃の据え置きや費用の負担のように、会社として引き継ぐかを判断すべき約束に印を付けます
5. 後任と読み合わせる … ②の次の予定日を、後任がその場で自分の予定に入れます

3番目を省かないでください。 管理担当とオーナーの約束の多くは電話で交わされます。AIが下書きを作れるようになると、前任は「下書きに無いものは無い」と思いがちです。 下書きの末尾に「電話で話したことで、ここに無いもの」の欄を空けておきます。

目標は、1物件あたり45分です。 前任の確認と加筆に30分、上長の確認と後任との読み合わせの準備に15分という想定です。それを大きく超える物件が続くなら、素材の取りまとめで Teams の返信か対応記録が落ちていないかを先に疑います。 前任が自分で探し直している時間が、確認の時間に紛れ込んでいるからです。

例外に対処する

上から2行目が、始めた直後にいちばん多く起きます。 物件コードを付ける決まりは、決めてから全員に浸透するまでに時間がかかります。最初の数か月は、前任が素材フォルダに足す作業が増えることを見込んでください。

記録を残す

• 担当替えの一覧の記録（物件、前任、後任、交代日、理由、登録した人）
• 素材フォルダ（対応記録、Teams の投稿と返信、選んだメール）と、素材を作った日時
• Copilot が作った下書きと、前任が直した後の確定版の両方
• 前任が書き足した行と、出どころが「前任の記憶」の行
• 上長が印を付けた約束と、その扱い（引き継ぐ／見直す）
• 読み合わせの日と、後任が受け取った日

下書きと確定版の両方を残すのは、AIの癖を知るためです。 前任が毎回①から④へ移している行があれば、指示文の書き方を直します。オーナーから後で「言った・言わない」になったときに、引継ぎの時点で何が記録にあったかを示す材料にもなります。

「前任の記憶」の行が多い物件は、メールや記録に残らないやり取りが多い物件です。 次の担当替えまでに、後任が記録に残す習慣を付けるきっかけになります。