介護施設・デイサービスで、利用者ごとの1か月の記録から家族へ送る近況報告の手紙の下書きを作り、相談員の確認に回す

処理の起点を決める

Make のスケジュールで、毎月3日の9時に動かします。 前月の記録は月末の夜勤の記録まで含めたいので、月が明けてから書き出し、2日のうちにフォルダへ置くという段取りにします。3日の朝に下書きがそろえば、相談員は1週目のうちに確認を終えられます。

フォルダにCSVが無いときは、ワークフローを止めて相談員に知らせます。 書き出しを忘れた月に、空の下書きが120通できてしまうのを防ぐためです。ファイルの更新日時が前月の末日より前なら、前々月のファイルと見なして止めます。

途中で入所した利用者や、月の途中で退所した利用者も、同じ実行で扱います。 台帳の入所日と退所日を見て、退所した利用者の下書きは作りません。 退所の連絡は手紙とは別の手続きで行うためです。

入力データを集める

質を決めるのは、ケース記録の書き方と、台帳の「伝えてほしくないこと」の欄です。 「穏やかに過ごす」とだけ書かれた記録が続くと、下書きもそれ以上のことを書けません。記録が薄いことは、下書きの段階で「書ける出来事が少ない」として相談員に返します。 記録の書き方を見直すきっかけにします。

「伝えてほしくないこと」の欄は、本人の意思を残すためのものです。 入所時や面談のときに本人が「家族には言わないで」と話したことを、相談員が台帳に書きます。この欄に書かれた事柄は、記録にあっても下書きに入れません。 ここは規則で外し、AIの判断に任せません。

前月の手紙を渡すのは、同じ書き出しや同じ話題が続かないようにするためです。 毎月「お元気に過ごされています」で始まる手紙は、家族に読まれなくなります。

データの取得方法を決める

CSVは、介護記録ソフトから人が書き出して、共有ドライブの決められたフォルダに置きます。 ソフトによっては記録の書き出しの機能や外部連携の仕組みを持つものもありますが、ここでは月1回の手作業の書き出しを前提にします。 手作業でも月に数分で、ソフトごとの連携を作るより確実です。

写真は、AIに選ばせません。 写っている人の判別を生成AIにさせると、別の利用者の写真を家族に送る誤りにつながります。 行事の担当職員が、写真ごとに写っている利用者を一覧表に書き、Make はその表から候補を引くだけにします。他の利用者が写り込んでいる写真は、一覧表の段階で除きます。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルの確認 … CSVの列がそろっているか、期間が前月の1日から末日までかを確かめます
2. 利用者ごとに分ける … 利用者の番号で行をまとめ、Iterator に渡す配列にします
3. 定型の記録を外す … 「食事全量摂取」「排泄介助実施」のような、本文が決まった言い回しだけの記録を外します。外す言い回しは一覧にして持ちます
4. 体調に関わる記録に印を付ける … 記録の種別が体調・受診・服薬のもの、職種が看護職員のものに印を付けます。手紙の候補にはせず、電話で伝える事柄の判定に回します
5. 数値の変化を計算する … 体重の前月との差、食事量の月平均の変化を計算します。計算はワークフローで行い、AIにはさせません
6. 伝えないことを外す … 台帳の「伝えてほしくないこと」に当たる記録を外します
7. 他の利用者の名前を伏せる … 記録の本文に出てくる他の利用者の氏名を「他のご利用者」に置き換えます。氏名の一覧は台帳から作ります

3番目で、記録の量は大きく減ります。 1か月100件の記録のうち、家族に伝える候補として残るのは数件から20件ほどです。生成AIに渡す量が減り、選ぶ手間も減ります。

7番目を省かないでください。 「〇〇様と一緒に歌を歌われました」という記録はよくあります。そのまま手紙に書くと、他の利用者の個人情報を第三者である家族に渡すことになります。 置き換えは生成AIに任せず、渡す前に済ませます。

AIに処理させる

させるのは、残った記録から家族に伝える出来事を選び、記録を根拠にした下書きを書き、電話で伝えるべき事柄を分けて出すことです。

1行目がいちばん大事です。 「今月は少し食欲が落ちていましたが」の一文を手紙で読んだ家族は、何がどれくらい落ちたのか、施設は何をしているのかを知りたくて電話をかけてきます。 それなら最初から相談員が電話で話すほうが、家族にとっても施設にとっても負担が軽く済みます。

2行目は、指示と後段の確認の両方で守ります。 指示で禁じたうえで、段落ごとの根拠の記録の番号が、渡した記録に実在するかをワークフローで確かめます。番号が無い段落、存在しない番号を指す段落は、確認の一覧で目立つ色にします。

指示内容を固定する

あなたは介護施設の生活相談員として、利用者のご家族へ毎月お送りする
近況報告のお手紙の下書きを書く立場です。
渡された記録だけを根拠にしてください。記録に無いことを書かないでください。

【書くこと】
- 記録の中から、ご家族に伝えたい出来事を3〜5個選んでください
  （行事への参加、職員との会話、楽しまれていたこと、食事の様子など）
- 季節のあいさつ、近況、来月の予定の3つの段落で、400〜600字にしてください
- 段落ごとに、根拠にした記録の番号を source_ids に入れてください
- ご家族の呼び方は {family_title} を使ってください
- 前月のお手紙と同じ書き出し、同じ出来事は避けてください

【書かないこと】
- 体調、受診、服薬、けが、体重、食事量の数値に関することは、
  お手紙に書かないでください。phone_items に挙げてください
- 「認知症が進んだ」「回復してきた」のような、状態の見立てを書かないでください
- 記録に無い表情や気持ちを書き足さないでください。
  「笑顔で」と書くのは、記録に笑顔とある場合だけです
- 他のご利用者のことを書かないでください
- 施設のサービスの宣伝や、ご家族へのお願いを書かないでください
  （お願いがあるときは、相談員が書き足します）

【phone_items の挙げ方】
- 印の付いた記録と、渡した数値の変化を見て、ご家族に電話でお伝えすべき
  ものを挙げてください。reason には、根拠の記録の番号と内容を書いてください
- 判断に迷うものも挙げてください。挙げないよりも挙げるほうを選んでください

【書ける出来事が少ないとき】
- 選べる出来事が2個に満たないときは、few_events を true にし、
  下書きは書ける範囲で短くしてください。言葉を足して長くしないでください

【記録】{records}
【数値の変化】{metrics}
【前月のお手紙】{last_letter}
【来月の予定】{next_month_events}

「挙げないよりも挙げるほうを選ぶ」を明記しないと、AIは迷ったものを落とします。 電話で伝える事柄は、漏れたときの痛手が、余計に挙げたときの手間よりはるかに大きいからです。相談員が見て「これは電話するほどではない」と外すほうが安全です。

「言葉を足して長くしない」も同じ理由です。 字数の指定だけをすると、記録の少ない利用者でも600字に届くまで一般的な言葉で埋めます。埋めた言葉は、たいてい記録にない様子の描写になります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Messages API の structured outputs で output_config.format に json_schema を指定すると、制約付きのデコードでスキーマに沿った応答が返るとされています。

{
  "resident_id": "",
  "letter": {
    "greeting": { "text": "", "source_ids": [] },
    "updates": [
      { "text": "", "source_ids": [] }
    ],
    "next_month": { "text": "", "source_ids": [] }
  },
  "phone_items": [
    { "topic": "", "reason": "", "source_ids": [], "suggested_caller": "相談員 | 看護職員" }
  ],
  "few_events": false,
  "char_count": 0
}

1つ目の理由は、source_ids で根拠を機械的に確かめられることです。 ワークフローの側で、すべての段落に番号があるか、番号が渡した記録に実在するかを見ます。自由文で受け取ると、根拠の確認を人が全部しなければなりません。

2つ目は、phone_items を手紙と別の欄にできることです。 手紙の本文と電話で伝える事柄が同じ文章に混ざっていると、相談員が本文から削り忘れたまま送ることが起きます。欄が分かれていれば、本文には最初から入っていません。

3つ目は、スキーマに沿わない応答を見分けられることです。 公式の説明では、安全上の理由で応答が拒否された場合（stop_reason が refusal）や、max_tokens に達して途中で切れた場合は、スキーマに合わない出力になることがあるとされています。Make の側で stop_reason を見て、どちらかならその利用者を「下書きなし」として一覧に出します。

システムへ連携する

介護記録ソフトには書き込みません。 手紙は記録ではなく、家族への連絡です。下書きの文章が記録に混ざると、職員が書いた事実と、家族向けに言い換えた文章の区別がつかなくなります。

メールでの送付も自動にしません。 送付の方法が「メール」の家族にも、承認されたPDFを相談員が送ります。宛先を取り違えたときに、他の利用者の家族へ健康に関わる情報が届くことになるためです。

人が確認する

相談員が見るのは、自分の担当の利用者の行だけです。

1. 「電話が先」の行を最初に見る … phone_items を読み、電話するか、誰が電話するかを決めます。看護職員に頼むものは、その日のうちに伝えます
2. 下書きと根拠の記録を見比べる … 段落ごとに source_ids の記録を開き、書かれた様子が記録と合っているかを確かめます
3. 自分の言葉で一文を足す … 担当として見ていたこと、家族へのお願いなどを足します。手紙の最後の一文は相談員が書く、と決めておきます
4. 写真を確かめる … 候補の写真に、本人以外の利用者が写り込んでいないかを見ます
5. 電話を済ませたら一覧に記録する … 電話した日、話した相手、家族の反応を残します
6. 主任相談員が承認する … 一覧で状態を見て、「電話が先」が残っていないこと、根拠不足が直っていることを確かめます

3番目は、手紙が機械の文章だけにならないようにするためです。 家族は相談員の名前で届く手紙を読みます。一文でも担当者の言葉があると、読まれ方が変わります。

6番目の主任相談員は、全文を読む必要はありません。 状態の欄が整っているかを見て、気になる数通だけを開きます。全文を読むのは、運用を始めて最初の2か月だけにします。

例外に対処する

6行目の事故は、手紙とは別の流れで扱います。 転倒や誤薬が起きたときの家族への説明は、起きたその日のうちに電話で行うもので、月初の手紙を待つものではありません。 手紙の下書きの段階で事故の記録が出てくるのは、その説明が済んでいるかを確かめる最後の機会と考えます。

記録を残す

• 生成AIに渡した記録の束（前処理の後のもの）と、外した記録の件数
• 生成AIの応答のJSONの全文と、stop_reason
• 相談員が直した後の手紙の本文と、直す前の下書きとの差分
• phone_items の内容と、電話した日・相手・話した内容
• 承認した人と日時、送付の方法と日時
• 送付した写真のファイル名

3つ目の差分は、指示を直す材料にします。 相談員が毎月同じ種類の言い回しを削っているなら、指示に「書かないこと」として足します。差分が小さくなるほど、確認の時間が短くなります。

4つ目は、家族から「聞いていない」と言われたときのためにも残します。 電話で伝えた日と内容があれば、何をいつ伝えたかを確かめられます。