写真館が撮影のプランの案内文と、予約の後に送る持ち物・当日の流れの案内を ChatGPT で作る

処理の起点を決める

2つのきっかけで使います。 1つ目は、店長が翌月のプランを表に決めたときで、月に1回、プランの案内文をまとめて作ります。2つ目は、予約が入ったときで、予約の管理の仕組みから定型の確認の連絡が出た後、担当が個別の案内を作ります。

予約の後の案内は、撮影日の10日前までに送ることを店の決まりにします。着付けの肌着や足袋をそろえるには、お客様にも数日かかります。予約の台帳に「案内を送った日」の欄を足し、撮影日の10日前を過ぎても空欄の予約を、毎朝の朝礼で確かめます。

予約の変更（着付けの有無や時刻の変更）が入ったときも、案内を作り直すきっかけにします。変更の後に古い案内が残っていると、お客様は古いほうの持ち物を用意します。

プランの案内文は、配信する月の前の月の20日までに作ります。 七五三の早期予約の特典のように締め切りのある特典は、配信が遅れると、お客様が特典を使える期間が短くなります。 LINE の月の配信日、ホームページの更新日、チラシの印刷の入稿日を年間の予定表に書き、その1週間前を案内文を作る日にします。

入力データを集める

質を決めるのは、持ち物の一覧です。 一覧が組み合わせごとに分かれていないと、AI に渡す行を選べません。たとえば次のような形で持ちます。

当日の流れの表は、到着の時刻を「撮影の開始の何分前」で持ちます。

こう持てば、到着の時刻は「撮影の開始から何分を引くか」だけで決まり、AI が所要時間を足し合わせる必要がありません。 足し合わせると、受付の時間や着替えの時間の扱いが文ごとに変わります。

予約の内容には、お客様やお子さまの名前を入れません。 予約の画面から写すのは、撮影の種類・条件・時刻・人数だけです。名前は案内文を送る直前に担当が書き足します。 AI に名前を渡す理由はありません。

データの取得方法を決める

この構成では、どのデータも担当が画面から写して貼ります。 予約の管理の仕組みや LINE と自動でつなぐことはしません。

持ち物の行は、担当が予約の条件を見て選びます。 この選択を AI に任せないのは、選び間違えたときに案内文の全部がずれるからです。1行を選ぶのは数秒の作業で、ここを人がやることで後の確認が軽くなります。

表を丸ごと貼らないでください。 プランの表に先月の行が残っていると、AI はどちらの料金を使うか迷い、新しいほうを選ぶとは限りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 翌月の行だけを選ぶ … プランの表から、適用の期間が翌月にかかる行だけをコピーします
2. 料金は税込の列を使う … 税抜の列は貼りません。AI に税込を計算させないためです
3. 特典の期限を日付で書く … 「今月末まで」ではなく「11月30日まで」と表に書いておきます
4. 予約の条件をそろえる … 着付けは「あり／なし／自宅で着付け」、場所は「スタジオ／出張」の言葉にそろえて写します
5. 名前を除く … 予約の画面から写すとき、名前と電話番号の欄を写しません

2番目が大事です。 税抜の金額と消費税率を渡すと、AI は親切に計算して税込を書きます。計算が合っていても、表と違う端数の扱いになることがあり、お客様に示す料金が2つになります。 国税庁のページでは、消費者に前もって価格を表示する場合は消費税額を含めた価格を表示する必要があるとされ、チラシや店頭の表示などの媒体を問わないとされています。表の側に税込の料金を1つ決めて持ち、それを写させます。

AIに処理させる

させるのは、2種類の文の下書きです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 七五三の着付けの案内を作らせると、AI は「髪飾り」「巾着」「ハンカチ」のようにそれらしい持ち物を足します。 写真館が衣装に含めて貸すものなら、お客様は二重に用意します。一覧に無い持ち物は書かせません。

媒体ごとの書き分けは、次のように指示します。

LINE の文で含まれるものを省かせるのは、短い文に詰め込むと料金の条件が読み違えられるからです。 「データ付き」と「データは別料金」が1行の中で並ぶと、どちらがどのプランか分からなくなります。細かい条件はホームページに寄せ、LINE からはそこへ案内します。

時刻も同じです。 「撮影の開始が10時、着付けとヘアセットで60分」と渡せば、AI は「9時に到着」と書きますが、店は着付けの前に15分の受付を取っているかもしれません。 到着の時刻は、当日の流れの表に「撮影の開始の何分前」として持たせ、それを写させます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に置く文：

あなたは町の写真館で、お客様への案内文を書く担当です。
渡された表と予約の条件だけを材料に、案内文の下書きを作ります。

【書き方】
- やわらかく、ていねいな言葉で書きます。絵文字は使いません。
- プランの案内文は、指定された媒体ごとの長さに合わせます。
  ホームページ：400字程度。LINE：150字程度。チラシ：見出し1行と本文3行。
- 予約後の案内は、「持ち物」「当日の流れ」「ご連絡先」の順に、箇条書きで書きます。
- お客様やお子さまの名前を書く位置には ｛お名前｝ と書いてください。

【必ず守ること】
- 料金は、表の「税込の料金」の列の値をそのまま写してください。
  計算、換算、割引の後の額の算出をしないでください。
- 特典は、表に書かれた内容・条件・期限だけを書いてください。
  「先着」「限定」「今だけ」など、表に無い条件を足さないでください。
- 持ち物は、渡した持ち物の行にあるものだけを書いてください。
  役に立ちそうなものを足さないでください。
- 到着の時刻は、当日の流れの行の「撮影の開始の何分前」と予約の時刻から
  決まります。行に無い所要時間を足さないでください。
- 料金・特典の条件・期限・カット数・持ち物の各項目・時刻には、
  文の後ろに【確認】と付けてください。
- 着付けや撮影の進め方について、表に無い助言を書かないでください。
- 表と予約の条件が食い違うとき（洋装の予約に着付けの行が渡されたなど）は、
  案内文を作らずに、食い違いの内容だけを書いてください。

毎回のチャットに貼る文（予約後の案内の例）：

予約後の案内を作ってください。
【予約の条件】七五三（7歳）／着付けあり／スタジオ／撮影の開始 10:00／大人2名・子ども1名
【持ち物の行】（持ち物の一覧から1行を貼る）
【当日の流れの行】（当日の流れの表から1行を貼る）

「食い違うときは作らない」を書いておくのは、担当が行を選び間違えたときに止めるためです。 何も言わないと、AI は食い違いを自分でならして、洋装の予約にも着付けの持ち物を書いた、それらしい案内を作ります。止まれば、担当は行を選び直すだけで済みます。

出力形式を固定する

ChatGPT の画面で、そのまま貼れる文として受け取ります。 後ろの仕組みに自動で流さないので、JSON にはしません。代わりに、【確認】の印で照らす箇所を決まった形で示させます。

【持ち物】
・肌着（前開き）【確認】
・足袋【確認】
・補正用のフェイスタオル 2枚【確認】
※髪は前日に洗い、整髪料を付けずにお越しください。

【当日の流れ】
・9:30 ご来店・受付【確認】
・9:45 お着付け・ヘアセット
・10:00 撮影開始【確認】
・撮影の後、お写真をお選びいただきます（約40分）【確認】

【ご連絡先】
（店舗の電話番号・住所はソースから）

【確認】を文の後ろに置くのは、担当が照らす箇所を目で拾えるようにするためです。 担当は【確認】の付いた行だけを、予約と表に照らします。照らし終えたら【確認】を消して送ります。 消し忘れたまま送ると、お客様の画面に【確認】が出るので、送る前に「【確認】」で文の中を検索する手順を決めておきます。

プランの案内文も同じ形で、媒体ごとに見出しを分けて出させます。

【ホームページ】（400字程度）
…七五三スタジオプラン 税込33,000円【確認】…
早期のご予約特典：9月30日までのご予約で、四つ切の台紙を1冊プレゼント【確認】

【LINE】（150字程度）
…

【チラシ】
見出し：…
本文：…（3行）

3つの媒体の料金が同じ値かは、担当が並べて見ます。 媒体ごとに別のチャットで作ると、言い回しと一緒に料金の書き方まで揺れるので、1回の依頼で3つを同時に出させます。

システムへ連携する

自動でつながないのは、この業務の量と性質に合わせた選択です。 月60件で、1件ごとに人が【確認】を照らすので、自動化しても人の作業は大きく減りません。 つなぐと、予約の画面から名前まで AI に渡る経路ができます。

人が確認する

担当が見るのは【確認】の付いた箇所です。 文全体の言い回しは、気になるところだけ直します。

1. 料金と特典 … プランの表の税込の列と、特典の条件・期限に照らします
2. 持ち物 … 持ち物の一覧の行に照らし、足されたもの・抜けたものが無いかを見ます
3. 時刻 … 予約の時刻と当日の流れの表に照らします
4. 名前を書き足す … ｛お名前｝の位置に、予約の画面から書き足します
5. 【確認】を消す … 文の中を検索して、残っていないことを確かめてから送ります

2番目で「足されたもの」を見るのを省かないでください。 書き漏れは当日に気づけますが、余計な持ち物はお客様が黙って用意してしまい、写真館には分かりません。

プランの案内文は、店長が最後に見ます。 料金と特典は店の約束なので、担当の確認の後に店長がもう一度照らしてから載せます。

七五三の繁忙期は、予約後の案内も2人で見る日を作ります。 1日に十数件の案内を送る日は、照らす作業が流れ作業になり、持ち物の行の選び間違いが見落とされやすくなります。 送る前の夕方に、もう1人が予約の条件と選んだ行の組み合わせだけを一覧で見直します。文を読み直す必要はなく、条件と行が合っているかだけなら数分で済みます。

例外に対処する

2行目を AI に作らせないのが大事です。 新しい組み合わせの持ち物は、店がまだ決めていないものです。AI に作らせると、それがそのまま店の決まりになってしまいます。

記録を残す

• 送った案内文と、送った日・予約の番号（予約の台帳の「案内を送った日」の欄）
• そのとき貼ったプランの行・持ち物の行・当日の流れの行
• 担当が【確認】で直した箇所と、直した理由
• 当日の持ち物の不足（何が足りなかったか）

ChatGPT の会話は、ワークスペースの会話の保持の設定に従います。 公式のページでは、削除したチャットは一般に30日以内に完全削除の予定に入るとされています。送った文の控えは、予約の台帳か LINE の履歴の側に残し、ChatGPT の会話を記録の置き場にしません。

「直した理由」は短い言葉で残します。 「持ち物の追加」「料金の計算」「時刻のずれ」のように種類を決めておけば、月末に数えるだけで、指示のどこを直せばよいかが分かります。

最後の行は、持ち物の一覧を直す材料です。 同じ持ち物が当日に何度も足りなければ、一覧の書き方か、案内の中の位置が分かりにくいということです。