観光協会に加盟の施設・商店から届くイベントや営業時間の変更のメールを整理し、観光サイトの記事とSNSの掲載原稿の下書きを作る

処理の起点を決める

代表のアドレスに知らせが届き、Gmail のフィルタでラベルが付いたことを起点にします。 フィルタの条件は、加盟施設の台帳に登録された送信元のアドレスです。台帳からアドレスの一覧を書き出し、Gmail のフィルタに入れておきます。

Watch emails は15分おきに動かし、条件は「未読のみ」ではなく「すべて」にします。担当がメールを先に開いて既読にしても、処理から漏れないようにするためです。 処理済みのメールには別のラベルを付け、Gmail の検索式で除きます。

台帳に無い送信元からの知らせも届きます。 施設の担当者が替わり、個人のアドレスから送ってくる場合です。これはフィルタに当たらないため、担当が受信箱で見つけたら、手でラベルを付けます。 ラベルが付けば、同じ流れに乗ります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の表記ルールです。 「10月18日（土）10:00〜15:00」と書くのか、「10/18(土) 10時〜15時」と書くのか。決めておかないと、AIは知らせの書き方をそのまま写し、記事ごとに書き方が変わります。 現状の（c）がそのまま残ります。

現在の掲載内容は、営業時間の変更の案を作るために渡します。 「水曜定休になります」という知らせだけでは、いまの定休日に足すのか置き換えるのかが分かりません。いまの掲載内容と並べて初めて、聞き返すべきかが分かります。

データの取得方法を決める

送信元のアドレスで施設が引けないときは、AIに施設を推し量らせません。 本文の署名から施設名を拾うことはできますが、似た名前の施設が多い温泉地では取り違えます。 引けないものは、フォールバックで担当へ回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 添付の形式の確認 … PDFだけを AI に渡します。画像のチラシ（JPEG・PNG）は、この構成では担当が見ます
2. PDFの条件の確認 … Claude の公式ページでは、要求の大きさは最大32MB、ページ数は1回の要求で最大600（文脈の長さが100万トークン未満の要求では100）、パスワードや暗号化の無い標準のPDFが条件です。外れるものは担当へ回します
3. 本文の整理 … 引用された過去のやり取りと署名を除き、新しく書かれた部分だけを渡します
4. 施設の情報の付加 … 台帳で引いた施設名・種別・住所・施設のページのIDを入力に足します
5. 二重の知らせの検知 … 同じ施設から同じ日付のイベントが掲載台帳にあれば、「更新の知らせ」として扱います

1. 日付の候補の計算 … 本文に「今度の土曜」「来月から」のような書き方があれば、受信日から日付の候補を計算して入力に添えます。候補はあくまで担当が見る材料で、AIには確定させません

3番目を省くと、過去のイベントを新しい知らせとして読みます。 施設は前回のやり取りに返信する形で次の知らせを送ってくることが多く、引用の中に去年の同じイベントの日付が残っています。

AIに処理させる

AIにさせることは2回に分けます。1回目は種類と項目の書き出し、2回目は記事と投稿文の下書きです。 1回目の結果から規則で行き先と、聞き返す項目を決めてから、2回目を呼びます。

1回目に書き出す項目：

「書かれていないとき」の列が、この構成でいちばん大事な列です。 空になった項目は、規則で聞き返す項目に変わります。場所が空のときに施設の住所で埋めないのは、施設の外で開くイベントが少なくないためです。

聞き返す項目は規則で決めます。

2回目にさせること： 1回目の項目と表記ルールから、観光サイトの記事の下書き（見出し・リード・本文・開催情報の表）と、SNSの投稿文の案を作ります。聞き返す項目がある知らせは、その項目を「確認中」と書いた下書きにします。

指示内容を固定する

1回目（種類と項目の書き出し）の指示です。

あなたは観光協会の事務局で、加盟の施設・商店から届いた知らせを
観光サイトに載せるために整理する担当です。
メールの本文と添付のチラシに書かれていることだけを書き出してください。
推測で埋めないでください。

【種類】
event（イベント・催し）／ hours_change（営業時間・定休日の変更）／
closure（臨時休業）／ other（そのほか）から1つ選ぶ

【書き出す項目】
名称、開始日時、終了日時、場所、料金、申込・予約、雨天・中止の扱い、
問い合わせ先、営業時間の変更（変更前・変更後・開始日・終了日）

【厳守事項】
- 書かれていない項目は空にしてください。
  施設の住所で場所を埋める、ほかの項目から料金を推し量る、
  といったことをしないでください。
- 「今度の土曜」「来月から」のような書き方は、そのまま写してください。
  日付に直さないでください。
- 引用された過去のメールの日付や内容を使わないでください。
- 各項目の evidence に、根拠にした本文またはチラシの文を
  そのまま写してください。
- チラシの文字が読み取りにくい項目は、unclear に項目名を書いてください。
- 掲載してよいかどうかについて書かないでください。

【施設の情報】{facility}
【受信日】{received_date}
【メール本文】{body}
【添付のチラシ】（PDF）

「今度の土曜」を日付に直させないのは、受信日と施設の意図がずれることがあるためです。 金曜の夜に送られた「今度の土曜」は、翌日のことも翌週のこともあります。写したまま担当が見れば、聞き返すべきだと気づけます。 ワークフローの側で受信日から日付の候補を計算し、案として並べることはできますが、確定は担当がします。

2回目（下書き）の指示です。

あなたは観光協会の観光サイトの記事と、公式SNSの投稿文の下書きを作る担当です。
入力の項目に書かれていることだけを使い、表記ルールに合わせて書いてください。

【作るもの】
1. 記事の見出し（記事の型に合わせる）
2. リード文（2文まで）
3. 本文（催しの内容。知らせに書かれた説明の範囲で）
4. 開催情報の表（日時／場所／料金／申込／雨天の扱い／問い合わせ先）
5. SNSの投稿文の案（表記ルールの長さの目安に合わせる）

【厳守事項】
- 入力の項目に無いことを書かないでください。
- value が空の項目は、開催情報の表に「確認中」と書いてください。
  本文やSNSの投稿文では、その項目に触れないでください。
- 「毎年恒例」「大人気」「おすすめ」など、知らせに無い評価の言葉を
  使わないでください。
- 日付・時刻・料金は、表記ルールの書き方に直してください。
  ただし、値そのものを変えないでください。
- 問い合わせ先は、施設の情報の代表の連絡先を使ってください。

【入力の項目】{items}
【施設の情報】{facility}
【表記ルールと記事の型】{style_guide}

「値そのものを変えない」と「書き方に直す」を分けて書くのは、表記ルールに合わせる指示が値の書き換えを誘うためです。 「10時〜15時」を「10:00〜15:00」にするのは書き方の直しですが、「午前中」を「10:00〜12:00」にするのは値の創作です。後者を禁じないと、表記ルールに合わせようとして時刻を作ります。

出力形式を固定する

1回目は次の形の JSON で受けます。

{
  "message_id": "",
  "facility_id": "",
  "type": "event | hours_change | closure | other",
  "items": {
    "title":      { "value": "", "evidence": "" },
    "start":      { "value": "", "evidence": "" },
    "end":        { "value": "", "evidence": "" },
    "venue":      { "value": "", "evidence": "" },
    "fee":        { "value": "", "evidence": "" },
    "reservation":{ "value": "", "evidence": "" },
    "rain_policy":{ "value": "", "evidence": "" },
    "contact":    { "value": "", "evidence": "" }
  },
  "hours_change": {
    "before": "", "after": "", "from": "", "until": "", "evidence": ""
  },
  "unclear": [""]
}

1つ目の理由は、type で Router の行き先を決められることです。 イベントは記事の下書きへ、営業時間の変更と休業は施設のページの直しの案へ進みます。

2つ目は、空の value から聞き返す項目を機械的に決められることです。 規則の表と照らし、空の項目の名前を並べて返信の下書きに入れます。AIに「足りない項目は何か」を考えさせないので、聞き返す項目が担当ごとにぶれません。

3つ目は、evidence で担当の確認が速くなることです。 チラシを開く前に、どの文から日時と料金を拾ったかを読めます。

2回目は、記事の見出し・本文（HTML）・SNSの投稿文の案を受け、WordPress の Create a Post に見出しと本文を、status に draft を入れます。掲載台帳には、記事のID、施設、種類、聞き返した項目、状態を書きます。

システムへ連携する

返信は、元のメールのスレッドに下書きとして置きます。 公式のページでは、Create a draft email はスレッドのIDを指定でき、フォルダを選ばなければ下書きのフォルダに入るとされています。送信のモジュールは使いません。 聞き返しの文面は担当が確かめて送ります。

SNSへは、この構成から投稿しません。 投稿文の案は掲載台帳の列に書き、担当が投稿の予定に入れます。観光サイトの記事が公開されてから投稿する順を守るためです。記事より先にSNSに出ると、リンク先が下書きのままになります。

人が確認する

1. 掲載してよいかを決める … 事務局の掲載の基準（加盟の施設の催しか、観光客向けか、営業の広告そのものではないか）で決めます
2. 根拠と下書きを照らす … evidence とチラシで、日時・場所・料金が下書きと一致しているかを見ます。特に日付と曜日の組み合わせを見ます
3. 「確認中」の項目を片付ける … 聞き返しの返信を送り、答えが来たら下書きを直します
4. 公開する … WordPress で状態を公開にします。施設のページの直しは、案を見て手で直します
5. SNSに投稿する … 記事の公開後に、投稿文の案を直して予定に入れます

2番目の「日付と曜日」は、知らせの側で誤っていることがあります。 「10月18日（日）」と書かれていて、18日が土曜の年です。どちらが正しいかは施設にしか分からないので、聞き返します。 ワークフローの側で日付から曜日を計算し、食い違えば掲載台帳に印を付けます。

公開の判断を人に残すのは、掲載の基準が事務局の判断だからです。 加盟の施設の間の扱いの公平さも、そこに含まれます。

例外に対処する

8行目の中止の知らせは、急ぎの例外です。 観光客が中止を知らずに来ないように、ラベルとは別に担当のチャットへすぐ知らせる経路を置きます。

記録を残す

• 元のメールとチラシのPDF（Gmail に残る）、処理済みのラベル
• 1回目の出力の JSON の全文と、そのときの表記ルールの版
• WordPress の下書きの記事のIDと、公開した日・公開した担当
• 聞き返した項目と、施設からの答え
• 担当が下書きから直した箇所（日時・場所・料金のどれを直したか）
• 掲載しなかった知らせと、その理由

直した箇所の記録は、表記ルールと指示の見直しに使います。 料金の書き方ばかり直しているなら、表記ルールの料金の例が足りません。

掲載しなかった理由は、加盟の施設から問い合わせがあったときに答えるために残します。 掲載の基準をどう当てたかを、後から説明できるようにします。