知財部が特許事務所との月次の外国出願の打合せ（Teams）を Copilot でまとめ、案件ごとの出願国の指示と期限の一覧を作る

処理の起点を決める

打合せの終了をきっかけに、担当者がその日のうちに始めます。 期限の近い案件は、打合せの翌日には事務所に指示を届けたいからです。打合せの直後なら、どの国が保留だったかを担当者がまだ覚えています。

文字起こしは、打合せの冒頭で始めます。 進行役の知財部の担当者が「指示の一覧を作るために文字起こしを使います」と告げます。公式の文字起こしのページでは、文字起こしが始まると参加者全員に通知が表示されるとされています。事務所には、打合せの前に文字起こしを使うことを伝え、了承を得ておきます。

打合せを、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。打合せは回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに議事録のフォルダに保存します。

入力データを集める

質を決めるのは、出席者と役割の一覧と、国の呼び方の一覧です。 事務所の弁理士は「この技術なら中国は押さえたほうがいい」と助言しますが、決めるのは知財部です。 一覧があれば、「出願する」の根拠を、決める立場の人の発言に限れます。

国の呼び方の一覧には、広域の出願を別の行として入れます。 「欧州」は欧州特許庁への出願を指すことが多いものの、打合せで「ドイツだけでいい」と言われることもあります。「欧州」と「ドイツ」を別の行にしておけば、Copilot が両者をまとめて書くことを防げます。

事務所の期限の一覧は、打合せの前日までにフォルダへ置きます。 画面で共有するだけだと、Copilot Chat から参照できるファイルが残りません。事務所ごとに様式が違う場合は、案件番号・優先期間の満了日・国内移行の期限の3つの列名だけはそろえてもらいます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 ここで案件ごと・国ごとの表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、期限の一覧と案件台帳に並べさせます。 公式のページでは、会議の Copilot はチャットに書かれたことと、文字起こしに残った発言を使うとされ、画面で共有された資料の中身を使うとは書かれていないためです。

公式のページでは、Copilot Chat の「/」で SharePoint のリストを参照でき、一度に2万件までの項目を扱えるとされています。一方で、リストの添付の列と参照の列は参照できないとされています。案件台帳で事務所を「参照」の列にしている場合は、事務所の名前を文字の列として持たせます。 また、1つの SharePoint のサイトから参照できるファイルやページは10件までとされているので、期限の一覧は回ごとに1ファイルにまとめます。

会議のチャットに、案件番号を打合せ中に書いてもらいます。 公式のページでは、会議の Copilot は会議の前24時間までのチャットも文字起こしと一緒に使うとされています。進行役が案件に移るたびにチャットへ案件番号を書けば、どの発言がどの案件の話かを Copilot が取り違えにくくなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者と役割の一覧を作る … 名前、所属、決める立場か助言する立場か
2. 国の呼び方の一覧を作る … 正式な名前、2文字の記号、打合せでの呼び方。広域の出願は別の行に
3. 期限の一覧を置く … 事務所から届いた一覧を、列名をそろえて前日までにフォルダへ
4. 案件の順番を期限の近い順にする … 期限の近い案件から話し、時間が足りなくなっても後回しになるのは期限の遠い案件にします
5. 案件ごとに番号をチャットに書く … 進行役が案件に移るときに「次は 2025-0412 です」と言い、チャットにも書きます
6. 案件の終わりに国を言い直す … 進行役が「2025-0412 は、米国と中国に出願、欧州は事業部に確認、韓国は出しません」と国ごとの結論を言い直します

6番目を軽く見ないでください。 国ごとの結論を進行役が言い直すだけで、Copilot が区分の根拠にできる発言が、案件ごとに1つ生まれます。 言い直しが無いと、途中の「インドはやめておこう」のような取り消しを、Copilot が拾い損ねることがあります。

AIに処理させる

させるのは、打合せの発言を案件ごと・国ごとに3つの区分に分けること、根拠の発言を写すこと、期限の一覧と案件台帳の値を並べることです。

「国ごとの区分」が、この構成でいちばん大事なところです。 「出しましょう」「お願いします」「それで行きます」は出願する、「やめておきましょう」「今回は見送り」は出願しない、「聞いてから」「様子を見て」「次回」は確かめてから決める、です。区分を決め手の言葉と一緒に写させれば、担当者は根拠の発言を読んで数秒で確かめられます。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 打合せでは「移行は来年の3月だから」のように期限が口にされますが、それが優先日から数えた正しい日かどうかは発言からは分かりません。 WIPO の PCT の FAQ でも、国内移行は多くの締約国の官庁で優先日から30か月の終わりまでとされていて、すべての国で同じとは書かれていません。期限の列には、事務所の一覧の値だけを写させます。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、当社の知財部と特許事務所の外国出願の打合せです。
出席者と役割の一覧、国の呼び方の一覧を使い、次の3つの表を作ってください。

【出席者と役割】{attendees}   ← 名前／所属／決める立場・助言する立場
【国の呼び方】{country_aliases}

【表1 国ごとの区分】
案件番号／国（正式な名前と記号）／区分／付帯の指示／言い直しの有無／
根拠の発言（話者・時刻）／事務所の助言（あれば）
【表2 宿題】担当（知財部・事務所・事業部）／案件番号／内容／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）
【表3 結論の出なかった案件】案件番号／理由の発言（話者・時刻）

【区分の決め方】
- 出願する … 決める立場の人が「出しましょう」「お願いします」「それで行きます」と言った国だけ
- 出願しない … 決める立場の人が「やめておく」「見送る」「出さない」と言った国だけ
- 確かめてから決める … 上のどちらでもない国。「聞いてから」「次回」「様子を見て」を含む
【厳守事項】
- 案件番号は、会議のチャットの番号と進行役の発言で決めてください。決められない発言は「案件不明」としてください。
- 根拠の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 一度挙がった国が後で取り消された場合は、最後の発言で区分を決め、言い直しの有無を「あり」にしてください。
- 事務所の出席者の発言は、区分の根拠にしないでください。「事務所の助言」の列に写してください。
- 「欧州」を個別の国に置き換えないでください。呼び方の一覧のとおりに書いてください。
- 期限の日付を計算しないでください。期限が話された場合は宿題の「期限の発言」に、話されたとおりに写してください。
- 迷ったときは「確かめてから決める」を選んでください。
- 出席者の説明の仕方や態度を書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の表と、/期限の一覧（今回分） /案件台帳 /国の呼び方の一覧 を参照してください。

1. 表1の各行に、期限の一覧からその案件の「優先期間の満了日」と「国内移行の期限」を、
   案件台帳から「これまでに出した国」を写してください。
   一覧や台帳に無いものは「記載なし」とし、日付を計算しないでください。
2. 期限の一覧にある案件のうち、表1に「出願する」も「出願しない」も1か国も無い案件を、
   期限の近い順に並べてください。
3. 表1の「出願する」と「出願しない」だけを、事務所に送る指示の一覧として、
   案件番号・国・区分・付帯の指示の列で並べてください。「確かめてから決める」は含めないでください。
4. 「確かめてから決める」の国を事業部ごとにまとめ、確認の依頼の下書きを作ってください。

「事務所の発言を区分の根拠にしない」を書くのは、 打合せで最も多く話すのが事務所の弁理士だからです。何も言わなければ、助言の「中国は出したほうがいい」が「中国：出願する」になります。

3番で「確かめてから決める」を事務所への一覧から外すのも同じ理由です。 一覧に載った国は、事務所の側では手配を始めてよい国として読まれます。保留の国は、知財部の中の一覧にだけ置きます。

出力形式を固定する

事務所に送る前の、国ごとの指示の一覧は次の列で受け取ります。

案件番号 | 国 | 区分 | 付帯の指示 | 言い直し | 優先期間の満了日 | 国内移行の期限 | 既に出した国 | 根拠の時刻
2025-0412 | 米国(US) | 出願する | PCTルート | なし | 記載なし | 2027/02/18 | － | 00:12「0412は米国と中国でお願いします」
2025-0412 | 中国(CN) | 出願する | 翻訳は事務所の提携先 | なし | 記載なし | 2027/02/18 | － | 00:12「0412は米国と中国でお願いします」
2025-0412 | 欧州特許庁(EP) | 確かめてから決める | － | なし | 記載なし | 2027/02/18 | － | 00:13「欧州は事業部に聞いてから」
2025-0412 | インド(IN) | 出願しない | － | あり | 記載なし | 2027/02/18 | － | 00:15「インドはやめておきましょう」
2026-0088 | 米国(US) | 出願する | 直接出願 | なし | 2026/11/30 | 記載なし | － | 00:31「0088は米国だけ直接で」

期限が近いのに指示が出ていない案件は、別の表で受け取ります。

【期限が近いのに指示なし】
2025-0377 | 国内移行の期限 2026/12/04 | 表3「時間が足りず次回に」 00:58
2026-0102 | 優先期間の満了日 2026/12/11 | 打合せで言及なし
【事業部への確認の依頼】
第2事業部：2025-0412 の欧州（EP）への出願の要否

1つ目の理由は、国ごとの区分を根拠の発言で確かめられることです。 0412 の欧州は「確かめてから決める」なので、事務所への一覧には載りません。第3章の（b）の「保留が出願として伝わる」が、ここで止まります。

2つ目は、指示の出ていない案件が期限の順に並ぶことです。 0377 は打合せで次回に回され、0102 は話題にも上っていません。どちらも次回の打合せでは間に合わない可能性があり、知財部長がその日のうちに扱いを決めます。 第3章の（d）を、この表で防ぎます。

システムへ連携する

事務所への指示は、担当者が送ります。 Copilot の表をそのまま事務所に送ることはしません。知財部長が確かめた「出願する」「出願しない」の行だけを、事務所の様式に写して送ります。

案件台帳への書き込みは、事務所から出願の報告が届いてから行います。 指示を出した時点では、まだ出願されていません。台帳の「出した国」の列を指示の一覧で更新すると、実際には出ていない国が出したことになります。

人が確認する

1. 「出願する」の行を確かめる … 根拠の発言が、決める立場の人の明示の言葉かを見ます。事務所の助言が根拠になっていれば「確かめてから決める」に直します
2. 言い直しのある行を確かめる … 録画のその時刻を開き、最後に言われた結論を聞きます
3. 「欧州」の行を確かめる … 広域の出願か、個別の国かを発言と国の呼び方の一覧で確かめます
4. 期限の列を事務所の一覧で確かめる … 写し間違いが無いかを、期限の近い案件から見ます
5. 知財部長が「期限が近いのに指示なし」を確かめる … 案件ごとに、臨時の打合せかメールで決めるかを決めます

1番目と5番目を省かないでください。 1番目を省くと、助言がそのまま事務所への指示になります。5番目を省くと、この構成で最も防ぎたい、期限を過ぎた漏れが残ります。

目標は、1件あたり75分です。 内訳は第10章に示します。

例外に対処する

7行目は、設定の問題です。 公式のページでは、会議のチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにする設定や、書き出しを禁じる秘密度ラベルがあると、Copilot の回答を Word や Excel に書き出せないとされています。出願前の発明を扱う打合せなので強い設定にしがちですが、議事録を作る知財部が回答を書き出せる設定にしておきます。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（議事録のフォルダ）
• 事務所に送った国ごとの指示の一覧と、送った日時
• 知財部長が「期限が近いのに指示なし」の案件に下した扱いと、その日時
• 事業部への確認の依頼と、返事の内容と日時
• 担当者が直した行と、直す前の区分

2つ目と3つ目が、事務所との間と社内の記録になります。 後から「この国はいつ指示したか」「この案件はなぜ出さなかったか」を確かめるとき、指示の一覧と知財部長の扱いが残っていれば、打合せの発言まで遡れます。 5つ目は、直しが多ければ指示か進行の型を見直す材料にします。