飲食店で宴会を受けた幹事に、宴会のあとのお礼と次の予約の案内を下書きし、次の宴会の時期が近い幹事を拾って店長へ知らせる

処理の起点を決める

トリガーは2つです。 お礼のための台帳の会計済みの列の更新と、声かけのための毎週月曜の定時実行です。

お礼は、会計済みの列にチェックが入ったことを起点にします。 宴会日の翌日に定時で拾う形も考えられますが、メモを書き終えていない行に下書きができてしまいます。 店長がメモを書いてチェックを入れる、という順番を決めておけば、チェックが「メモは書き終えた」という合図になります。

チェックが入ったらすぐ下書きを作らず、翌朝10時まで待ちます。 閉店後の夜中に下書きができても、店長が見るのは翌朝です。逆に、夜中に書かれたお礼のメールを幹事に送ってしまう事故も避けられます。 翌朝10時なら、店長が出勤して仕込みを始める前に、下書きがそろっています。

声かけは、毎週月曜の朝9時半に拾います。 声をかける時期は日付で決まるので、何かが起きるのを待つのではなく、毎週、時期が来た幹事を台帳から探します。 週の初めに一覧が届けば、店長はその週のうちに連絡できます。

Zapier のヘルプでは、行を足したり消したりするあいだは Zap を止めるよう勧められています。 台帳の行を並べ替えたり、古い行をまとめて消したりするのは月末の決まった時間にだけ行い、そのあいだは Zap を止めます。止めると Delay Until で待っているお礼が動かなくなる点は、例外処理で扱います。

入力データを集める

質を決めるのは、当日のメモと案内の表です。 メモが空だと、お礼は定型の挨拶になります。案内の表が無いと、AIは「次回もお得なプランをご用意しています」のような、店が決めていない案内を書きます。案内は本部が表で決め、AIはそこから選ぶだけにします。

苦情の印のある宴会は、Zap①で止めます。 料理が遅れた、注文を間違えた、という宴会の幹事に、AIの書いたお礼と次の案内が届くのは逆効果です。この場合は、店長が自分で電話をします。

データの取得方法を決める

Zap①では、トリガーで届いた行の値をそのまま使います。 当日のメモも用途も同じ行にあるので、別の検索は要りません。案内の表は、用途と宴会日の月で Lookup Spreadsheet Row を使って1行引きます。

Zap②では、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) で声かけの対象の行をまとめて取ります。 検索の列を「声かけの対象」にし、値を「対象」にします。この列は、台帳の式で次のように出します。

同じ幹事が今年すでに予約していたら、対象から外します。 幹事のメールアドレスと用途で、今年の宴会日の行があるかを式で数え、あれば声かけの対象にしません。 これを忘れると、もう予約してくれた幹事に「今年もいかがですか」と送ることになります。

AIへ渡す前に整形する

1. 対象外を止める … Zap①では、メールアドレスが空、連絡不要の印あり、苦情の印ありの行を、最初の Filter で止めます
2. メモの長さを見る … メモが空なら「メモなし」として渡します。AIには、メモなしのときは当日の様子に触れないよう指示します
3. 案内を選ぶ … 用途と宴会日の月から、案内の表の行を1つ引きます。当てはまる案内が無ければ「案内なし」として渡します
4. 渡さない列を外す … 幹事の電話番号、会計の金額、店舗の内部のメモ（「支払いが遅れがち」など）は、AIに渡しません
5. 店舗の情報を付ける … 店舗の列から、署名、Gmail の接続、Slack のチャンネルを決めます
6. Zap②の重複を除く … 同じ幹事が去年2回宴会をしていたら、声かけは1回にまとめます

6番目のまとめは、幹事のメールアドレスで行います。

4番目で会計の金額を外すのは、お礼のメールに金額を書く理由がないからです。 「本日は○万円のご利用」と書かれたお礼は、幹事が社内に転送しにくくなります。渡さなければ、書きようがありません。

AIに処理させる

させるのは、2つの場面のメールの件名と本文を作り、何を使ったかを書くことだけです。

メモから取り上げるのは1つだけにします。 「土鍋ごはんが好評、途中で4名増えた、二次会の場所を気にしていた」と3つ書かれていても、全部を入れると店長のメモを読み上げたような文になります。 幹事が読んでうれしいものを1つ選ばせます。

1行目がいちばん大事な禁止です。 メモが空のとき、AIは「皆さまにお楽しみいただけたようで何よりです」と書きます。読みやすく、そのまま送られやすい一文ですが、実際は料理が遅れて幹事が謝っていた宴会かもしれません。

指示内容を固定する

あなたは飲食店の店長です。
宴会の幹事の方へのメールの件名と本文を作ってください。
与えられた情報だけを使ってください。

【場面】{case_type}
- thanks ... 昨日の宴会のお礼
- next_year ... 昨年の宴会のお礼と、今年の宴会のご案内

【書き方】
- thanks では、昨日のご来店へのお礼から書き始めてください。
  当日のメモに書かれたことから、幹事の方が読んでうれしいことを1つだけ選び、
  1文で触れてください。メモが「メモなし」なら、当日の様子に触れないでください。
- next_year では、昨年の宴会の月と用途、人数とコースを1行で振り返ってください。
- 案内が渡されていれば、案内の文をそのまま1つだけ添えてください。
  「案内なし」なら、案内を書かないでください。
- 店舗の表にある「今後のご案内が不要な場合」の一文を、そのまま入れてください。
- 本文は全体で250字程度、段落は3つまでにしてください。
- 署名は与えられた署名をそのまま使ってください。

【厳守事項】
- メモに書かれていない当日の様子を書かないでください。
  「お楽しみいただけたようで」「ご満足いただけたかと」も使わないでください。
- 料金、割引、特典を書かないでください。案内の文にあるものだけを使ってください。
- 案内の文を書き換えたり、新しい案内を作ったりしないでください。
- 幹事の方以外の参加者の名前や様子を書かないでください。
- 会計の金額や支払いに触れないでください。
- 情報が足りず書けない場合は、本文を書かずに missing に足りない項目を挙げてください。

【宴会の情報】{banquet}
【当日のメモ】{memo}
【案内】{offer}
【店舗の情報】{store}

「お楽しみいただけたようで」まで名指しで禁じるのは、推測を禁じるだけでは足りないからです。 飲食店のお礼のメールには決まった言い回しがあり、AIはそれを「推測」と思わずに書きます。言い回しそのものを禁じます。

本文を250字程度にするのは、幹事がスマートフォンで読むからです。 宴会の翌朝、幹事は会社でほかの参加者へのお礼や精算に追われています。長いお礼は、読まれずに残ります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように定義します。

項目を分けて受けるのは、検査のためです。 Zap の中で次の3つを確かめ、どれかに当たったら下書きを作らず、台帳に「要確認」と書いて店長に任せます。

1. missing が空でない
2. body に「円」「％」「割引」「お得」の文字があり、offer_used が空
3. メモが「メモなし」なのに memo_used が空でない

3番目が、作られた当日の様子を止める検査です。 メモを渡していないのに「取り上げたメモ」が返ってきたら、AIが様子を作っています。

Zap②では、下書きのほかに Slack へ次の形で知らせます。

【今週の声かけ】○○店
・△△株式会社 □□様（昨年12月 忘年会 24名 季節の会席）
  声かけ日：10月14日 ／ 下書き：店舗の Gmail にあり
・（以下、対象の幹事ごとに1件）
メールで送るか、電話するか、見送るかを台帳の「声かけの方法」に書いてください。

Slack には、幹事のメールアドレスと当日のメモを載せません。 チャンネルにはアルバイトの社員も入っていることがあります。会社名と幹事の名前、昨年の宴会の概要だけにします。

システムへ連携する

Gmail の接続は店舗ごとに分けます。 幹事は、予約のときにやり取りした店舗のアドレスから返事が来ることを期待しています。本部のアドレスから届くと、誰からのメールか分からなくなります。 5店舗分の接続を作り、店舗の列で切り替えます。

下書きを自動で送る作りにはしません。 Gmail には Send Email のアクションもありますが、お礼のメールは店長の名前で出すもので、店長が読んでから送ります。

人が確認する

店長は、毎朝の仕込みの前に下書きを読みます。

1. お礼の下書きを読む … メモの取り上げ方が幹事にとって気持ちのよいものかを確かめます。「途中で4名増えた」を「急な増員にもご対応できて」と書かれていたら、幹事が責められているように読めないかを見ます
2. 案内を確かめる … 添えられた案内が、その幹事に合っているかを見ます。接待の会食の幹事に、忘年会の団体の案内はそぐいません
3. 直して送る … 1行足すか、そのまま送るかを決めます
4. 声かけの一覧を見て、方法を決める … メールか電話か見送りかを、台帳の「声かけの方法」に書きます

4番目の見送りは、理由を残します。 「会社が移転した」「幹事が替わった」など、選択肢から選びます。この記録が、店長が替わっても関係を引き継ぐ材料になります。

本部の宴会の担当は、週に1回、店舗ごとの数を見ます。 下書きのうち送られた数、要確認で止まった数、メモが空だった数です。メモが空の割合が高い店舗には、閉店のときのメモの書き方をもう一度伝えます。 送られない下書きが続く店舗は、文面か案内の表がその店の客層に合っていない合図です。

目標は、180件をならして1件3分です。 そのまま送れるお礼は1分ほど、声かけで電話をかけるものは5分以上かかります。

例外に対処する

4行目は、運用を始めるとすぐに起きます。 台帳の整理で Zap を止めた夜に宴会が3件あれば、その3件のお礼は作られません。整理の後に下書き日が空の行を数える手順を、月末の作業に入れておきます。

記録を残す

• お礼と声かけの下書きを作った日、場面、使ったメモと案内（台帳）
• AI の出力の全項目を、別のシートに1行ずつ
• 検査で止めた理由（missing、料金の言葉、メモの不一致）
• 店長が送ったか、電話にしたか、見送ったかと、その理由
• 声かけの後に予約が入ったか

ログのシートは、店長が書き換えられない権限にします。 送った文面との違いを後から見るための記録なので、本部だけが編集できるようにしておきます。

声かけの後に予約が入ったかは、用途ごとに数えます。 忘年会の声かけを9月に出すのが早いのか遅いのか。声かけの時期の表を、この数字で本部が見直します。