造園会社の営業が、樹種ごとの管理の手引きと過去の管理の記録を Vertex AI Search で検索し、お客様の庭の手入れの方法と時期を、庭の台帳の樹種と地域で絞った根拠付きで説明する

処理の起点を決める

営業が受け持ちの画面で庭と木を選び、質問の文を入れて送信したことを起点にします。 木は、庭の台帳の一覧から選びます。お客様の言葉だけで検索すると、「モミジ」がハウチワカエデにもイロハモミジにも当たるからです。 台帳に無い木の話なら、「台帳に無い木」を選んで樹種名を入れ、職長に確かめる印を付けます。

次の手入れの案内は、月初めに起点を作ります。 契約の管理の表から翌月に作業の予定がある庭と木を書き出し、木ごとに同じ問い合わせを自動で送って、営業の画面に下書きの材料を並べておきます。 案内の文を書くのは営業です。

入力データを集める

質を決めるのは、記録の「地域の区分」と「翌年の結果」の2つです。 地域の区分は、庭の住所から職長が決めた3つに分け、台帳と記録の両方に持たせます。翌年の結果は、「花が咲いた」「花芽が少なかった」のような一言で、いまの記録には書かれていないことが多い欄です。 次の手入れのときに庭師が書き足す欄として、作業の報告に足します。

管理の記録からは、お客様の名前と住所を外して入れます。 検索に要るのは庭の番号、地域の区分、木と作業と所見です。

データの取得方法を決める

手引きは、樹種と章ごとに1つの文書に分け、メタデータに樹種名と章の種類を持たせます。 公式ページでは、非構造のデータのメタデータは JSON Lines（NDJSON）のファイルで、各行に id、structData（または jsonData）、Cloud Storage の文書を指す content の mimeType と uri を持たせるとされています。1つの章は、たとえば次の1行にします。

{"id": "guide-iromomiji-prune",
 "structData": {"doc_kind": "guide", "species": "イロハモミジ",
                "topic": "prune", "base_zone": "flat",
                "guide_ver": "2026-03"},
 "content": {"mimeType": "application/pdf", "uri": "gs://<bucket>/guide/iromomiji/prune.pdf"}}

管理の記録は doc_kind を record にし、garden_id、tree_id、species、zone、work_month を持たせます。 topic の値は手引きと同じにし、薬剤を使った作業は pest にします。公式ページでは、取り込めるファイルの上限は200MBで、一度に100,000ファイルまで取り込めるとされています。

手引きの PDF は、データストアを作るときに文書の分割とレイアウトの解析を有効にします。 公式ページでは、レイアウトの解析は PDF の段落・表・画像・見出しを検出し、検出した画像に説明の文を付ける設定もあるとされています。剪定の位置は「この芽の上で切る」という図で載っていることが多いので、画像の説明を有効にして、図の説明が検索に当たるようにします。 分割はデータストアを作ったあとに切り替えられず、見出しを各チャンクに付ける includeAncestorHeadings は既定で無効です。樹種名の見出しが本文から離れないよう、作るときに有効にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 木の特定 … 庭の番号と木の番号から、台帳の樹種名・地域の区分・植えた年を引きます
2. 樹種名の置き換え … 質問の文のお客様の言い方を、対応表で手引きの樹種名に置き換えます
3. 質問の種類の確かめ … 病気・害虫・消毒・薬・枯れる・虫といった語があれば、職長に回す印の候補にします
4. 絞り込みの条件の組み立て … 答えの側は樹種と手入れの章、一覧の側は庭と木、地域と樹種に分けて組み立てます
5. 地域のずれの見出し … 地域の区分が平地以外なら、画面に「手引きは平地の時期」と出す準備をします
6. 植えた年の確かめ … 植えて3年以内の木なら、手引きの「植え付けの後の手入れ」の章も答えの対象に足します

6番目は、若い木と育った木で手入れが違うためです。 植えて間もない木は、根が張るまで強く切らない、水やりを続けるといった別の手入れになります。台帳の植えた年を使い、章の種類を足すかを中継プログラムが決めます。

4番目で答えの側から薬剤の章を外すのは、否定の条件で書きます。 公式ページでは、条件の前に NOT か - を付けると否定になるとされています。

絞り込みの条件は、たとえば次のようになります（公式ページの書き方による）。

filter（手引きの答え）:
  doc_kind: ANY("guide")
  AND species: ANY("イロハモミジ")
  AND NOT topic: ANY("pest")
filter（この庭の記録）:
  doc_kind: ANY("record") AND tree_id: ANY("G0412-T07")
filter（同じ地域の同じ樹種の記録）:
  doc_kind: ANY("record")
  AND species: ANY("イロハモミジ") AND zone: ANY("highland")

公式ページでは、ANY は指定した値のどれかに完全に一致するときに真になるとされています。完全一致なので、樹種名の表記は手引きと台帳と記録でそろえておく必要があります。絞り込みに使う項目は、スキーマの画面でインデックス可能にしておきます。

AIに処理させる

answer メソッドにさせるのは、その樹種の手引きの手入れの章から、質問に当たる方法と時期を、手引きの言葉のまま引用付きで短くまとめることです。 その庭に当てはめた日にちは決めさせません。

2行目がいちばん大事です。 生成のモデルは、一般に知られている薬剤の名前を知っています。答えに薬剤の名前が出ると、営業がそのままお客様に伝え、お客様は散布を前提に話を進めます。 薬剤の章を検索の対象から外したうえで、前置きでも禁じます。

5行目も起きやすい失敗です。 「去年は5月に強く切った」という記録が手引きの方法のように答えに混ざると、その年だけの事情（台風で折れた枝を落とした、など）が、毎年の手入れとして案内されます。 記録は一覧の枠にだけ出します。

指示内容を固定する

answer メソッドでは、回答の口調や詳しさをプロンプトの前置き（preamble）で指定できます。前置きを次のようにします。

あなたは造園会社の営業のための、樹種ごとの管理の手引きの資料係です。
検索で見つかった管理の手引きだけを根拠に、次の順で短く答えてください。

1. 手入れの時期（手引きの書き方のまま）
2. 手入れの方法（切る位置、量、やり方）
3. 避ける時期と、その理由
4. 職長の判断を求める記載があれば、その箇所

守ること：
- 手引きの言葉のまま書いてください。言い換えないでください。
- 「〇月〇日ごろ」のような日にちを決めないでください。
- 薬剤の名前、薬剤を使うこと、消毒することを書かないでください。
- 不調の原因を断定しないでください。
- 木を伐る、植え替えるとは書かないでください。
- 樹種名は検索結果の表記のまま写してください。
- 見つからない項目は「記載なし」と書いてください。
- 検索結果に無いことを書かないでください。

「日にちを決めない」を入れるのは、手引きが平地の庭を前提にしているからです。 答えが「4月中旬」と書けば、営業は高地の庭にも4月中旬を案内します。時期は手引きの書き方のまま出し、日にちは過去の記録を見て営業が決めます。

あわせて、answer メソッドの設定を次のようにします。

公式ページでは、支持が基準に届かない答えは返されず、理由として LOW_GROUNDED_CONTENT が返るとされています。引用の位置は UTF-8 のバイト単位なので、日本語の答えに印を差し込むときは文字の位置に直します。

出力形式を固定する

中継プログラムが、応答を次の形にそろえて受け持ちの画面に渡します。

{
  "request_id": "",
  "garden_id": "",
  "tree_id": "",
  "species": "",
  "zone": "flat | hill | highland",
  "question": "",
  "guide_answer": "",
  "skipped_reason": "",
  "citations": [
    { "sentence": "", "doc_id": "", "topic": "", "quote": "" }
  ],
  "this_tree_records": [
    { "record_id": "", "work_month": "", "work": "", "note": "", "next_year": "" }
  ],
  "same_zone_records": [
    { "record_id": "", "work_month": "", "work": "", "next_year": "" }
  ],
  "zone_notice": "",
  "foreman_flag": false
}

1つ目の理由は、guide_answer と2つの記録の一覧を分けて持てることです。 手引きの一般の時期と、この木の記録と、同じ地域の記録が、画面の別の枠に出ます。 営業は3つを見比べて、日にちを決めます。

2つ目は、zone_notice を答えと別に持てることです。 地域の区分が平地以外なら「手引きは平地の時期。同じ地域の記録を見てください」と出し、手引きの時期をそのまま案内する取り違えを、画面の作りで防ぎます。

3つ目は、foreman_flag で職長に回す質問を分けられることです。 真なら手引きの答えは出さず、この木の記録だけを添えて職長に回します。

システムへ連携する

職長への連絡は、いまどおり社内のチャットで行います。 画面から、foreman_flag の付いた質問とこの木の記録を貼り付けられるようにしますが、回すかどうかは営業が決めます。 職長は、庭に向かう前にその木の過去の作業と所見を読めるので、見るべき場所の見当を付けて出られます。

人が確認する

1. 木を確かめる … 画面に出た樹種名と場所が、お客様の言う木と合っているかを確かめます
2. 地域の区分を見る … 平地以外なら、同じ地域の記録の作業の月と翌年の結果を見ます
3. この木の記録を見る … 前の手入れの時期と、翌年に花が咲いたかを見ます
4. 職長の印を見る … 印があれば、営業は原因や対処を説明せず、職長に回します
5. 説明を書く … 手引きの言葉と、記録で確かめた時期で、説明や案内の文を書きます

1番目を省かないでください。 お客様の「入口の木」が台帳のどの木かを取り違えると、別の樹種の手入れの時期を案内することになります。

目標は、300件をならして1件9分です。 木を確かめ、手引きと記録を見比べ、説明を書く時間です。④の説明を書く時間は、いまと同じだけ残します。

庭師の経験のある営業1名は、毎月、職長に回した質問と答えを見比べます。 時期の質問なのに職長に回った件が続くなら、その樹種の手引きの章の分け方か、樹種名の対応表に抜けがあります。

例外に対処する

6行目と7行目は、手入れの時期より安全と近所の関係が先に来る件です。 手引きの「剪定は冬」をそのまま返すと、隣の家にかかった枝を冬まで放っておくことになります。

記録を残す

• 質問（庭・木・質問の文・質問の種類、受けた営業、日時）
• 絞り込みの条件、answer メソッドと search メソッドの応答の全文
• お客様に説明した内容と、予定した作業の月
• 職長に回した質問と、職長の判断
• 作業の後の管理の記録と、翌年の結果

最後の行の「翌年の結果」が、この構成を育てる記録です。 高地の庭で手入れを半月遅らせて花が咲いたかが残れば、次の年の同じ地域の案内の根拠になります。