保険代理店が季節の備えや手続きの話題のメモから ChatGPT でお客様向けの月次のニュースレターを作り、商品に触れる文を拾い出す

処理の起点を決める

起点は、毎月の話題を決める日です。 前月の20日に担当と責任者が話題を2〜3つ決め、25日までに担当が話題のメモを書き、翌月の初めに配信します。 季節の話題は、その季節が来る1か月前に出します。台風の備えなら8月号、冬の車の備えなら11月号です。

大きな災害のあとは、臨時の号を作ります。 地域で大雨や地震があったときは、事故の連絡の受け付けの案内と、片付けの前に写真を撮っておくことの案内を臨時に送ります。臨時の号も同じプロジェクトで作り、【点検】も同じ形で出させます。急ぐときほど、商品に触れる文が混ざりやすいからです。

制度が変わったときは、話題に取り上げる前に責任者が出典を確かめます。 公的な制度の変更（医療費の自己負担の仕組み、自動車の税、災害の支援の制度）は、契約者の関心が高い話題です。出典の無い制度の話は、話題のメモに書きません。

入力データを集める

話題のメモは、次の形で書きます。

【話題のメモ】2026年12月号
話題1：冬の車の備え
- 個人：バッテリーの上がりやすい時期。長く乗らない車はときどきエンジンをかける
- 事業主：営業車の朝の点検（タイヤの溝、ウォッシャー液）。点検の表を車に置く
- 法人：社用車の冬用タイヤへの交換の時期を総務で決めておく
- 事故のとき：まず安全な場所へ。けががあれば救急。そのあと代理店へ連絡
話題2：年末年始の連絡先
- 代理店の休み：12月29日（火）〜1月3日（日）
- 休みの間の事故の連絡：各保険会社の事故の受付（電話番号は契約の証券に記載）
数字・制度：なし

「事故のとき」の欄は、どの話題でも必ず書きます。 ニュースレターの目的は、事故のときに代理店を思い出してもらうことです。ただし、事故のときにどの保険が使えるか、支払われるかは書きません。 書くのは、連絡の順番と連絡先だけです。

数字と制度の説明は、出典と一緒に書きます。 例えば医療費の話題なら、次の形です。

数字・制度：
- 医療費が高額になったときは、高額療養費制度で自己負担に上限がある
  （出典：加入している健康保険の案内。上限額は年齢と所得で違う）
- ニュースレターでは上限の金額を書かない。加入している健康保険に確かめるよう案内する

制度の数字を書かない、という決め方もメモに書きます。 上限の金額は年齢と所得で違い、1つの金額を書くと、それが自分の金額だと受け取る人が出ます。 金額を載せないと決めたら、メモにそう書き、ChatGPT にも書かせません。

データの取得方法を決める

ChatGPT に話題を探させることはしません。 「12月に役立つ話題を考えて」と頼むと、ChatGPT は話題と一緒に一般的な説明を書き、その説明の出典は分かりません。 話題は人が選び、説明は人がメモに書きます。

メモの段階では、宛先の区分をはっきり書きます。 事業主と法人の違いは、ChatGPT には分かりにくいところです。事業主は個人で店や事務所を営む契約者、法人は会社の総務の担当が読むと、ソースの決まり文句の文書に書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 話題のメモに商品の名前が書かれていないかを見る … 書かれていれば、メモの段階で消します
2. 数字と制度の説明に出典が付いているかを見る … 付いていないものは消すか、出典を確かめます
3. 日付に曜日を付ける … 「12月29日（火）」の形で書き、曜日の食い違いに気づけるようにします
4. 宛先ごとにチャットを分ける … 1回のチャットでは1つの宛先の紙とメールを作ります
5. 前の号との重なりを見る … 同じ話題を続けて載せないよう、前の3号の話題の一覧を見ます

1番目は、メモの段階で外すほうが確実です。 メモに「火災保険の水災の補償」と書けば、ChatGPT はそれを文にします。材料に無ければ、商品に触れる文は書かれにくくなります。 それでも書かれた文は【点検】で拾います。

4番目で宛先を分けるのは、書き分けの混ざりを防ぐためです。 3つの宛先を1度に作らせると、法人向けに家庭の窓の養生の話が入るといった混ざりが起きます。

5番目の重なりの確認は、話題の一覧の表で行います。 号ごとに、宛先・話題・担当・責任者が外した文の数を1行ずつ書いた表を持ち、話題を決める日にその表を見ます。 季節の話題は毎年同じ月に戻ってくるので、去年の同じ月の号で外した文の数も見ておくと、その話題で注意すべきところが先に分かります。

AIに処理させる

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 冬の車の備えの話を書かせると、ChatGPT は最後に「万が一のロードサービスの内容も、この機会にご確認ください」と添えたくなります。ロードサービスの内容は契約によって違い、この一文で話題が商品の案内に変わります。 指示で禁じ、それでも出たら【点検】に拾わせます。

最後の行は、意図して ChatGPT から外しています。 拾い出した文が勧誘に当たるか、どこまで書いてよいかを ChatGPT に判定させると、責任者がその判定を信じて読まなくなります。 一覧には判定を書かせず、責任者が読む順番だけを決めさせます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示（プロジェクトのすべてのチャットに適用される）

あなたは保険代理店「○○保険サービス」の担当として、契約者向けの
月次のニュースレターの下書きを作ります。
チャットに貼られた【話題のメモ】と、ソースの決まり文句・事故のときの
連絡先の案内・表記の決まりだけを使ってください。

【作るもの】指定された宛先について、次の3つを作る。
1. 紙の下書き：1話題 200字以内。短い文。見出しは話題の名前だけ
2. メールの下書き：件名と、話題ごとの見出しと本文。1話題 400字以内
3. 【点検】（下の形）

【宛先ごとの書き方】
- 個人：家庭と家族の暮らしの言葉で書く
- 事業主：店舗・事務所・営業車・従業員の安全の言葉で書く
- 法人：会社の総務の担当が社内で使える手順の言葉で書く

【守ること】
- 保険の商品の名前、保障・補償の内容、特約、保険料について書かないでください。
- 「見直し」「ご相談」「ご確認ください」などで、保険の内容に話をつなげないで
  ください。話題は暮らしの備えと手続きで終えてください。
- どの保険で支払われるか、支払われないかを書かないでください。
- 事故のときの欄は、ソースの案内のとおりに、連絡の順番と連絡先だけを
  書いてください。
- 【話題のメモ】に無い数字・制度の説明を書き足さないでください。メモに
  「金額を書かない」とあるものは、金額を書かないでください。
- 「いちばん」「最も」「安心」「業界初」「他社にない」などの言葉を使わないで
  ください。
- 日付と曜日はメモのとおりに写してください。曜日を自分で計算しないでください。

【点検】の形
A. 拾い出した文：次のどれかに当たる文を、下書きから一字も変えずに全部写す。
   ・保険、補償、保障、特約、保険料、見直し、安心、おすすめ、いちばん、他社、
     万が一、備えは十分 のどれかを含む文
   ・保険の商品・保障・保険料・会社の比較や序列に触れる文
   ・読んだ人が保険の加入や変更を考えるよう促すと読める文
   それぞれに、どの形（紙／メール）の何番目の話題かを書く。
   当たるかどうか迷った文も写す。勧誘に当たるかどうかの判定は書かない。
B. 数字・日付：下書きに書いた数字、日付と曜日、電話番号の案内を、
   メモのどの行から写したかと一緒に並べる。
C. メモに無いもの：書くために足りなかった情報を書き出す。

チャットに貼るのは、その月の話題のメモだけです。 指示と決まり文句はプロジェクトに置いてあるので、ベテランの担当でなくても、同じ書き方の下書きと同じ【点検】が出ます。 最初の書き込みは「法人向けの12月号を作ってください」と宛先を書いてから、メモを貼ります。

拾い出しは、言葉の一覧と、意味の両方で行わせます。 言葉の一覧だけだと、「冬に入る前に、契約の証券の置き場所を家族と話しておきましょう」のような、一覧の言葉を含まないが保険の話につながる文を拾えません。意味で拾わせると、今度は拾いすぎます。 拾いすぎは責任者が読む文が増えるだけで済みますが、拾い漏れは載ってしまいます。広く拾わせる側に寄せます。

「一字も変えずに写す」を指示に書くのは、拾い出した文と下書きの文を対応させるためです。 ChatGPT が一覧で文を言い換えると、責任者が下書きのどこを直せばよいか分からなくなります。

出力形式を固定する

次の形で受け取ります。

【紙】法人向け 12月号
■ 冬の社用車の備え
冬用タイヤへの交換の時期を、総務で決めて社内に知らせておきましょう。……
■ 年末年始の連絡先
12月29日（火）〜1月3日（日）は休業します。……

【メール】
件名：12月のお知らせ（冬の社用車の備え・年末年始の連絡先）
■ 冬の社用車の備え
……
■ 事故のとき
まず安全な場所へ移り、けががあれば救急へ。そのあと当店へご連絡ください。……

【点検】
A. 拾い出した文（3件）
 1.（メール・話題1）「社用車の点検の表を、万が一のときの連絡先と一緒に車に置いておきましょう。」
 2.（メール・話題2）「休業中の事故の連絡は、各保険会社の事故の受付へお願いします。」
 3.（紙・話題1）「冬の備えを十分にして、安心して年末を迎えましょう。」
B. 数字・日付
 ・12月29日（火）〜1月3日（日）休業 … メモ 話題2 の1行目
C. メモに無いもの
 ・法人向けに、冬用タイヤの交換の時期の目安（メモに無いため書かなかった）

【点検】のAは、拾った文の数を書かせます。 責任者は数を見て、ふだんより多い号は、話題そのものが商品に近いことに気づけます。

Aの1と2は、拾いすぎの例です。 「万が一」を含む、「保険会社」に触れる、という理由で拾われていますが、連絡先の案内として残してよいと責任者が判断すれば、それで終わります。 3は「安心」を含み、暮らしの話題としては残せても、責任者が言い換えを決めるかもしれません。どれも判断は責任者が行います。

Cの「メモに無いもの」は、ChatGPT が書き足さなかった穴です。 足りないと思えば、担当が出典を確かめてメモに足し、作り直します。

システムへ連携する

顧客の管理の表は ChatGPT に渡しません。 宛先を選ぶのは、配信の段階で人が表から行います。下書きを作る段階では、契約者の名前も契約の内容も要りません。 どこにも自動では書き込まないので、責任者が読んでいない下書きが配られる経路がありません。

メールの配信の停止の案内は、決まり文句としてソースに置き、毎号の末尾に必ず入れさせます。 配信を止めたいという連絡が来たら、顧客の管理の表の配信の可否の欄を人が変えます。ChatGPT の下書きには、停止の手続きの文を書き換えさせません。 手続きの文が号ごとに違うと、契約者が迷います。

人が確認する

1. 【点検】のBを、話題のメモと照らす … 数字、日付と曜日、電話番号の案内を1行ずつ見ます（担当）
2. 【点検】のAを1件ずつ読む … 残す、直す、外すを決め、直したものはその場で下書きに反映します（責任者）
3. 全体を通して読む … Aに拾われていないが、商品に触れる文や勧誘に読める文が無いかを見ます（責任者）
4. Cを見て、足りないものをメモに足すかを決める … 足すなら作り直します（担当）

2番目と3番目は、同じ責任者が続けて行います。 Aで要所を読んでから全体を読むので、通して読むときに、どこに注意すればよいかが分かっています。

拾い漏れを見つけたら、拾い出す言葉の一覧に足します。 3番目で見つけた文に含まれる言葉を、指示の一覧に1つ足すと、次の号から同じ文は拾われます。

目標は、1件60分です。 話題のメモを書く時間、【点検】を照らして読む時間、型に入れて配信する時間が中心です。

例外に対処する

5行目は、ニュースレターがうまく働いた結果です。 暮らしの話題から保険の相談につながるのは自然なことですが、その相談はニュースレターの文ではなく、募集人と保険会社の資料で行います。 ニュースレターの文を使って説明しないよう、募集人に伝えておきます。

記録を残す

• 配信した紙の PDF とメールの本文（宛先・号をファイル名に入れる）
• その号の話題のメモと、数字・制度の出典
• 【点検】のAと、責任者が残した・直した・外したの記録
• 拾い出す言葉の一覧に足した言葉と、その日付
• 契約者からの問い合わせのうち、ニュースレターの話題に触れたもの

最後の行は、話題の選び方を見直す材料です。 問い合わせが多い話題は契約者の関心が高い話題で、同時に、ニュースレターの文が商品の話として読まれた話題でもあります。 問い合わせの中身を責任者が見て、次の年の同じ月の話題のメモに注意を書き足します。

3つ目の記録は、募集の管理の記録として残します。 どの文を、なぜ外したかが残っていると、次の号の書き手が同じ文を書かずに済み、代理店の点検の記録にもなります。 記録はチャットではなく代理店のファイルで残します。公式のページでは、削除したチャットは一般に30日以内に完全削除の予定に入るとされ、職場のワークスペースの会話はワークスペースの会話の保持の設定に従うとされています。