新商品・提携・人事の社内の決定メモからプレスリリースの下書きを作り、数字・固有名詞・公表日を元資料と照らして広報の確認に回す

処理の起点を決める

事業部から決定メモが届いたことを起点にします。 届いたら、広報の担当がその日のうちにプロジェクトで新しいチャットを始め、まず「書くことの抜き出しと、足りない項目」だけを出させます。 下書きはまだ作らせません。

足りない項目の問い合わせは、届いた当日に事業部へ返します。問い合わせが遅れると、事業部の担当者が別の仕事に移り、答えが返ってくるまでに数日かかります。 抜き出しは数分で出るので、メモを受け取ったその場で返せます。

提携のリリースは、相手の会社との公表日の合意が先です。公表日が決まっていない段階でも下書きは作れますが、照合表の公表日の行は「未定」のまま残します。

人事のリリースは、取締役会の決議の前に下書きまで進めておき、決議の後に確定版の発令を添付して照合表だけを作り直させます。 決議の前の案のまま配信の段に進まないよう、照合表の元資料の欄に版の名前が出ることを確かめます。

入力データを集める

質を決めるのは、正式表記の一覧です。 製品名の大文字と小文字、プランの呼び方、役職の正式な名前を一覧にしておけば、照合表で下書きの表記と一覧を突き合わせられます。一覧が無いと、AIは決定メモの書き方をそのまま使い、メモの表記ゆれがリリースに出ます。

過去のリリースは題材ごとに数本に絞ります。 何十本も置くと、似た題材の古いリリースの数字や社名を拾ってくる余地が増えます。型を学ばせるための見本であって、情報の出どころではないことを、プロジェクトの指示にも書きます。

会社概要の定型文は、変えずに貼らせます。 資本金や従業員数をAIに書かせると、過去のリリースの古い数字を使うことがあります。定型文はそのまま末尾に置く、と指示します。

データの取得方法を決める

決定メモと資料は、事業部から届いたファイルをそのままチャットに添付します。添付は、そのチャットだけで使う資料の置き方です。 表記ルールや定型文と違い、リリースごとに中身が変わるからです。

公表日は、AIに決めさせません。 広報が「公表日は2026年10月14日（水）」のようにチャットに書きます。曜日も人が書き、照合表で日付と曜日が合っているかを並べて見せます。

稟議の資料をそのまま添付するときは、公表しない情報（原価、社内の見込み、相手の会社との交渉の経緯）が含まれていないかを先に見ます。含まれているものは、その部分を消した写しを添付します。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイル名に題材と日付を付ける … 「20261014_提携_決定メモ.pdf」のように。照合表で元資料を名前で示すためです
2. 公表しない情報を消す … 原価、社内の見込み、交渉の経緯、個人の評価にあたる記載
3. 人事のリリースは発令の案の版を確かめる … 取締役会の前の案と後の確定版が混ざらないようにします
4. 提携のリリースは相手の会社の正式な名称を一覧に足す … 初めての相手なら、相手の会社の公式サイトの会社概要で確かめてから足します
5. 公表日と解禁の時刻をチャットの最初に書く … 決まっていなければ「未定」と書きます

2番目を軽く見ないでください。 下書きに出なくても、チャットに入れた情報は会話の中に残ります。リリースに不要な情報は、そもそも入れないのがいちばん確実です。

AIに処理させる

させるのは3つで、この順に1つずつ出させます。 書くことの抜き出し、下書き、照合表です。

②の【要確認：○○】が、この構成でいちばん大事な書き方です。 元資料に無い項目を空けずに文を整えようとすると、AIは「近日中に」「順次」のような言葉でぼかします。ぼかした文は読み手に誤りと気づかれにくく、照合表にも出ません。 空けて目立たせるほうが、確認が速く確実です。

③で「比較の言い回し」も書き出させます。 「業界初」「最大」「大幅に」「従来比」は数字でなくても、根拠が要る表現です。元資料に根拠が無ければ「元資料に無い」と出させ、広報が消すか、事業部に根拠を求めます。

4行目は特に注意します。 リリースには「〇〇社 代表取締役 △△氏のコメント」の欄がよくあり、空けておくとAIはそれらしい談話を書きます。 本人が言っていないコメントを配信すれば、相手の会社との関係に関わります。談話の欄は、受け取った文をそのまま貼るか、【要確認：コメント】で空けます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に置く文の例です。 担当者はチャットで「抜き出し」「下書き」「照合表」と順に頼むだけにします。

あなたは当社の広報担当として、社内の決定メモからプレスリリースの下書きを作ります。
元資料に書かれていることだけを使ってください。推測や一般論で埋めないでください。

【手順】担当者の指示に従い、次の3つを1つずつ出してください。
1. 抜き出し：題材の種類、5W1H、数字、固有名詞、日付を元資料から抜き出し、
   題材ごとの必須項目のうち元資料に無いものを「元資料に無い項目」として列挙する
   - 新機能：名称、提供開始日、対象のプラン、料金の変更の有無、問い合わせ先
   - 提携：相手の正式な名称、提携の内容、開始日、双方の役割、公表の合意
   - 人事：氏名、新旧の役職、異動の日付、決議の機関と日付
2. 下書き：見出し（40字以内）、リード（150字以内）、本文、問い合わせ先、会社概要
3. 照合表：下書きの数字・固有名詞・日付・比較の言い回しを1行ずつ書き出し、
   元資料のファイル名と該当する文をそのまま写す

【厳守事項】
- 元資料に無い数字、実績、市場の規模、顧客の数を書かないでください。
- 「業界初」「最大」「No.1」「大幅に」などの比較や程度の言葉は、
  元資料に根拠の文がある場合だけ使ってください。
- 元資料に無い項目は、文をぼかさず【要確認：項目名】と書いて空けてください。
- 社外の人物や提携先のコメントを作らないでください。
  受け取った談話が無ければ【要確認：コメント】と書いてください。
- 製品名・役職名・社名は、Sources の「正式表記の一覧」の表記を使ってください。
  一覧に無いものは、元資料の表記のまま使い、照合表で「一覧に無い」と示してください。
- 会社概要は Sources の定型文をそのまま使い、数字を書き換えないでください。
- 過去のリリースは構成と言い回しの見本です。数字や社名を持ち込まないでください。
- 日付は担当者が書いた公表日を使い、曜日も担当者の書いたとおりにしてください。
- 題材が新製品・新技術の企業化、業務上の提携、新たな事業の開始、
  代表取締役の異動のいずれかに見える場合は、照合表の先頭に
  「開示の担当の確認：要」と書いてください。当たるかどうかの判断は書かないでください。

最後の項目で「判断は書かない」と念を押すのは、聞かれなくても結論を書くからです。 「適時開示の対象には当たらないと考えられます」の一文が下書きに残ると、広報が開示の担当に回さない理由になってしまいます。 出させるのは「確認が要る」という印だけです。

「過去のリリースから数字を持ち込まない」も、明記しないと起きます。 過去のリリースの会社概要の従業員数や、前回の提携の相手の名前が、似た文の中に紛れ込みます。

出力形式を固定する

①の抜き出しは、次の形で出させます。 事業部への問い合わせにそのまま転記できるよう、足りない項目を最後にまとめます。

【題材の種類】業務上の提携
【何を】在庫管理のクラウドサービスと、○○社の物流の受託サービスの連携
【いつ】提供開始：2026年11月4日（決定メモ 2行目）／公表日：2026年10月14日（水）（担当者の指示）
【誰が】当社、○○株式会社（決定メモの表記）
【数字】連携の対象：当社サービスの全プラン（資料 p.2）
【元資料に無い項目】
- 相手の会社の役割の説明（決定メモに記載なし）
- 公表について相手の会社と合意したか（記載なし）
- 相手の会社の談話（受け取っていない）
【開示の担当の確認】要（題材が業務上の提携に見えるため）

抜き出しの各行に、元資料の箇所を括弧で付けさせます。 この時点で出どころが書けない行は、下書きに進む前に消すか問い合わせます。下書きの後で照合するより、ここで止めるほうが手戻りが小さく済みます。

照合表は、次の表の形で出させます。 広報の担当が上から順に元資料に戻って確かめられる並びにします。

状態は「一致」「表記が違う」「元資料に無い」「一覧に無い」の4つに限ります。 状態を絞ると、担当者は太字の行だけを先に見れば済みます。

表にする理由は、確認を1行ずつ終わらせられるからです。 下書きの文を読みながら数字を探す確認は、文の流れに引っ張られて見落とします。表なら、1行ごとに元資料と見比べて印を付け、全部の行に印が付いたら照合が終わりという形になります。

2行目の「表記が違う」は、AIの照合がいちばん役に立つ場面です。 「株式会社○○」と「○○株式会社」の違いは、人が文を読んでいるとき最も見落としやすい誤りです。ただし、どちらが正しいかはAIに決めさせません。 相手の会社の公式な表記を、広報が確かめます。

システムへ連携する

この構成では、ほかのシステムとは自動でつなぎません。 ChatGPT のプロジェクトの中で下書きと照合表を作り、広報の担当が社内の文書共有に貼り付けて確認に回します。

配信サービスへの入稿は、人の手で行います。 下書きを自動で入稿できる形にすると、確認の途中の版が配信される経路ができます。確認を経た最終の版だけが、人の手で配信サービスに入るようにします。

人が確認する

広報の担当は、全件の照合表を1行ずつ確かめます。 見る順番を決めておきます。

1. 「元資料に無い」の行を先に見る … 消すか、事業部に根拠を求めます。比較の言い回しは、根拠が無ければ消します
2. 「表記が違う」「一覧に無い」の行を見る … 正しい表記を確かめ、正式表記の一覧に足します
3. 「一致」の行を元資料に戻って確かめる … 照合表もAIの出力なので、元資料の該当の文が本当にあるかを見ます
4. 【要確認】の箇所を埋める … 事業部の答えを入れ、照合表を作り直させます
5. 「開示の担当の確認：要」があれば回す … 印が無くても、迷えば回します

3番目を省かないでください。 照合表の「一致」は、AIが元資料の文を写したという主張です。写したはずの文が元資料に無いこともあります。 一致の行こそ、元資料を開いて見ます。

5番目は、印の有無にかかわらず担当者が決めます。 印はAIが題材の種類から付けたもので、付いていないことは確認が要らないことを意味しません。

目安は、照合表の確認に1本35分です。 照合表が30行を超えるリリースは、元資料の量が多いか、下書きが長すぎます。見出しとリードを短くし、本文の段落を絞ってから照合表を作り直させるほうが、確認の時間も読み手の負担も減ります。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 どちらもAIの問題ではなく、決定メモの段階で情報がそろっていないことの表れです。①の一覧が、事業部の決定メモの雛形を直す材料になります。

記録を残す

• 決定メモと資料の版（チャットに添付したファイル）
• ChatGPT の出した①抜き出し、②下書き、③照合表
• 広報が照合表に付けた確認の印と、直した箇所
• 事業部・関係先・開示の担当の確認の記録
• 配信した最終の版と配信の日時
• 「元資料に無い」が出た表現の種類と件数（月ごと）

3つ目の確認の印は、社内の文書共有の確認用の文書に残します。 チャットの中だけに残すと、後から誰がどの行を確かめたかをたどれません。照合表を文書に貼り、行ごとに確認者の印を付けます。

最後の行は、表記ルールと決定メモの雛形を直す材料になります。 同じ書き足しが続くなら、プロジェクトの指示の禁じる言い回しに足します。部署ごとに「元資料に無い項目」の件数を数えると、決定メモの書き方を相談すべき部署も見えてきます。訂正のリリースを出したときは、その誤りが照合表のどの行で見逃されたかも、あわせて記録します。