ガソリンスタンドが手書きの洗車・オイル交換・タイヤ点検の受付票を読み取り、お客様ごとの作業の履歴と次回の案内の一覧を作る

処理の起点を決める

毎晩22時に、Python の処理が動きます。 動かす先は本部のパソコンで、Windows のタスクスケジューラのような決まった時刻に処理を呼ぶ仕組みで足ります。4店の閉店の作業が終わった後に動き、翌朝には店長への確認の一覧ができています。

スキャンは、閉店の作業のときに店の担当が行います。その日の控えをまとめて複合機に入れ、1枚1ページのPDFにして、店ごとの受付の場所に保存します。 ファイル名の先頭に日付と店の名前を付けます。受付票は複写式の控えなので、文字が薄くなりやすく、複合機の濃さの設定を一段濃くしておきます。

処理の終わった票は月ごとのフォルダへ移し、移すのは履歴の台帳に行を足し終えたときだけにします。 受付の場所に残っている票が、そのまま履歴に入っていない作業です。

案内の一覧は、月の初めに別の処理で作ります。 前の月の終わりまでに履歴に入った行が対象です。

入力データを集める

質を決めるのは、顧客の台帳の電話番号の列です。 車両番号は読み違えやすいので、車両番号と電話番号の下4桁の両方が合ったときだけ、車を決めます。 片方しか合わないときは、候補として店長に回します。

車両番号は、4つの部分に分けて書く様式にします。 地名、分類番号（3桁の数字）、かな1文字、一連番号です。1つの欄に続けて書くと、どこまでが地名でどこからが番号かを読み取りで分けられません。 4つの欄に分ければ、部分ごとに書式を確かめられます。

生成AIに渡すのは、オイルの銘柄の欄と気づいたことの欄の文字だけです。 お客様の名前、電話番号、車両番号は渡しません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼び、PDFを base64 にした内容を送ります。1枚ずつ送り、結果を票ごとに保存します。

チェック欄は、印の有無を値で受け取ります。 公式の説明では、印の付いたチェックボックスは fieldValue の valueType が filled_checkbox、付いていないものは unfilled_checkbox で返ります。案内の希望で「はがき」と「不要」の両方に印があれば、案内を出さない側に倒し、 店長の確認に回します。

丸で囲む選び方は使いません。 公式の説明では、Form Parser のチェックボックスのモデルはラジオボタンの読み取りに対応していません。 いまの受付票で洗車のコースを丸で囲んでいれば、四角のチェック欄に変えます。 また、公式の説明では、キーの無いチェックボックスが検出されることもあるとされています。欄の横の文字をはっきり印刷し、どの欄の印かが分かるようにします。

溝の深さの表は、セルを結合しない様式にします。 公式の説明では、Form Parser の表の取り出しは行や列をまたぐセルの無い表が対象です。前・後ろ、左・右の4行に、空気圧と溝の深さの2列を置きます。空いたセルは、測っていないものとして扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされているので、空を「0ミリ」とは扱いません。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ページへの分割 … まとめてスキャンしたPDFを1枚ずつに分けます。公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです
2. 向きの確認 … 逆さに入った票は、向きを直してから送ります
3. 車両番号の書式の確かめ … 分類番号が数字3桁以内、かなが1文字、一連番号が4桁以内かを見ます
4. 電話番号の書式の確かめ … 数字の桁の数が電話番号として成り立つかを見ます
5. 走行距離の確かめ … 同じ車の前回の値より小さければ印を付けます
6. 溝の深さの確かめ … 同じ車の前回の値より大きく増えていれば印を付けます（タイヤを替えた場合を除く）
7. 作業の種類の確かめ … 作業の欄にどれも印が無い票は、決めずに確認に回します

5番目と6番目が、読み違いと車の取り違いを拾う確かめです。 走行距離が前回より減っている、溝が前回より深くなっている、どちらも、ふつうは同じ車では起きません。 読み違えたか、別の車の履歴に当てているかのどちらかです。直さずに印を付け、店長に回します。

車両番号を規則で直すことはしません。 「さ」を台帳にある「き」に直すと、本当に別の車だったときに、2台の履歴が1つに混ざります。 混ざった履歴を後から分けるのは、分かれた履歴をつなぐより手間がかかります。

AIに処理させる

お客様と車の当てはめ、測った値の確かめ、案内の時期の判定は、Python の規則で行います。 生成AIには、商品の一覧の略し方で決まらなかったオイルの銘柄を候補に当てる仕事と、気づいたことの欄を提案の項目に分ける仕事だけを渡します。

気づいたことは、提案の材料として分けるだけです。 「バッテリー弱め」と書かれていても、交換が要るかは書かせません。 受付の担当がその場で見た印象を、次の来店で確かめるきっかけとして残します。

4行目が起きやすい失敗です。 生成AIに履歴を渡して「次の案内はいつか」と聞くと、一般に言われる交換の目安をもとに、それらしい時期を答えます。 店の決まりと違う時期で案内が出ると、店長が説明できません。時期は規則で出します。

指示内容を固定する

あなたはガソリンスタンドの受付の補助です。
作業の受付票に書かれた「オイルの銘柄」の欄を、商品の一覧に当ててください。
あわせて、「気づいたこと」の欄の文を、提案の項目に分けてください。

【渡すもの】
- オイルの銘柄の欄の文字と、量の欄の文字
- 商品の一覧：品番、銘柄、粘度、略し方
- 気づいたことの欄の文

【銘柄の当て方】
- 銘柄と粘度（0W-20 など）の両方が、一覧の銘柄か略し方と同じ語で書かれていて、
  候補が1つなら status を matched に。
- 粘度が書かれていない、または候補が2つ以上なら status を candidates にし、
  候補を最大3つ返す。
- 粘度の違う品番を同じものとして扱わない。
- 候補ごとに、根拠にした語を evidence に写す。

【気づいたことの分け方】
- wiper、battery、brake_warning、light、coolant、other に分ける。
  1つの文に複数あれば複数返す。
- 書かれた語を evidence にそのまま写す。
- 交換や修理が必要かどうか、危険かどうかを書かない。

【厳守事項】
- 一覧に無い品番を返さない。書かれていない粘度を補わない。
- 量の数字を書き換えない。読めない文字は「?」のまま残す。
- 次回の交換の時期について何も書かない。

【オイルの銘柄】{oil_text}
【量】{oil_volume}
【商品の一覧】{oil_master}
【気づいたこと】{notes}

「粘度の違う品番を同じものとして扱わない」を明記しないと、銘柄が合えば粘度の違う品番を選びます。 同じ銘柄でも粘度が違えば別の商品で、次の来店のときに前回と同じオイルを入れようとして、違うものを用意することになります。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。status と提案の項目は enum で決まった値に限ります。

出力形式を固定する

{
  "oil": {
    "status": "candidates",
    "candidates": [
      { "code": "OIL-A020", "name": "銘柄A 0W-20", "evidence": "A 0W20" },
      { "code": "OIL-A520", "name": "銘柄A 5W-20", "evidence": "A" }
    ]
  },
  "notes": [
    { "kind": "wiper", "evidence": "ワイパーゴム 運転席側 ビビり" },
    { "kind": "battery", "evidence": "バッテリー弱め" }
  ]
}

Python は、この JSON と規則の結果を合わせて、作業の履歴の台帳に1行を足します。

次回の案内の一覧は、履歴と案内の決まりの表から作ります。

【次回のご案内 一覧】 対象月：11月　店：駅前店
お客様 C-01842  車 V-02213（軽 乗用）
  理由：オイル交換から6か月（前回 5月12日、銘柄A 0W-20）
  希望：はがき　→ 案内文面：オイル交換のご案内
お客様 C-00377  車 V-00519（普通 乗用）
  理由：前輪の溝 前回 3.4mm（決まりの値を下回る）
  希望：メール（同意の記録 2026-04-02 受付票）→ 案内文面：タイヤ点検のご案内
除外：希望「不要」 41件／希望の欄が読めない 3件（店長確認待ち）

除外の件数を一覧の末尾に必ず書きます。 案内を出さなかった理由が分かれば、店長が希望の欄の書き方を受付の担当と見直せます。

システムへ連携する

案内は仕組みから送りません。 一覧を本部の担当が見て、はがきの宛名の印刷やメールの送信をいまの方法で行います。メールでの案内は、特定電子メールの送信の適正化等に関する法律で、あらかじめ送信に同意した人などに限られます。 法律は、同意を受けた送信者に、同意があったことを証する記録の保存も求めています。受付票の希望の欄の画像と受けた日を、その記録として台帳に残します。

顧客の台帳の新しいお客様の行は、店長が作ります。 仕組みは候補を示すだけで、台帳にお客様を足すかどうかは店長が票を見て決めます。 同じお客様が2行になるのを防ぐためです。

給油のPOSには書き込みません。 給油の会員カードの番号を受付票に書く欄を設ければ、後からPOSの会員とつなぐことはできますが、最初はつなぎません。 つなぐ前に、お客様にどこまでの情報を結び付けると示しているかを確かめます。

人が確認する

店長は、毎朝の確認の一覧だけを見ます。

1. 車の決まらない票を先に見る … 候補の車の前回の票の画像と並べ、同じ車かを確かめます。分からなければ、次の来店のときにお客様に確かめます
2. 新しいお客様らしい票を見る … 台帳に足すかを決めます
3. 測った値の疑わしい票を見る … 切り出した欄の画像を見て、読み違いか書き違いかを確かめます
4. 案内の希望の欄が読めない票を見る … 画像で確かめ、分からなければ「出さない」のままにします

4番目は、決まらなければ出さない側に置いたままにします。 希望していたかもしれないお客様に1回案内が届かないことより、断ったお客様に届くことのほうが重いからです。

直したときは、直した人と理由を履歴の行に残します。 票の画像はそのまま残します。

目標は、1,200件をならして1件0.5分です。 印の付く票が1日に数件という想定で、それより多い週は、受付票の書き方を受付の担当と見直します。

例外に対処する

5行目は、新しい票が古い希望より強い、という決まりです。 「不要」から「はがき」に変わったときも、変わった日と票の画像を残しておけば、後から聞かれても説明できます。

記録を残す

• 票の画像と、スキャンした日時・店
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 当てはめの結果、生成AIの当て方と分け方、そのとき参照した案内の決まりの表の版
• 店長が直した記録 … どの値を、何から何に、なぜ直したか
• 案内の希望と、その希望が書かれた票の画像と日付
• 月ごとの案内の一覧と、実際に出した案内の日付と方法

5つ目は、メールの案内の同意の記録として残します。 一覧を作るたびに参照し、「いつ、どの票で希望を受けたか」が1行で引けるようにしておきます。