音楽スタジオが予約フォームの編成と機材の書き込みを Zapier で取り出し、部屋・機材・人数を整えて、確認の連絡と機材の準備の指示を作る

処理の起点を決める

予約の Zap は、Google Forms の New Form Response で動かします。 フォームが送られると数十秒のうちに仮押さえまで進むので、受付が見る前に同じ時間に別の予約が入ることを減らせます。

確定の Zap は、Google Sheets の Updated Spreadsheet Row で、台帳の「確定の時刻」の列を見張ります。 受付がチェックを入れると時刻が入る形にします。Zapier の Google Sheets のページでは、このトリガーは既存の行が変わったときだけ動き、新しい行では動きません。 予約の Zap が行を書いたときには動かず、受付のチェックで初めて動きます。

準備の一覧の Zap は、Schedule by Zapier の Every Day で毎日の開店前に動かします。 スタジオは週末も開いているので、週末も動かす設定にします。

入力データを集める

質を決めるのは、機材の表の「よく書かれる言い方」の列です。 「Vo マイク」「ボーカルマイク」「マイク」、「アンプ」「ギターアンプ」「Gt アンプ」を同じ行に並べます。受付がこれまでに見た書き方を挙げて埋めます。

AIに渡すのは、利用の種類、人数、編成と機材の欄だけです。 代表者の名前、メール、電話は渡しません。下書きのステップで台帳から差し込みます。

データの取得方法を決める

台帳の行の式は、たとえば次のように置きます。

機材の残りは、時間の重なりで数えます。 18時から20時の予約と19時から21時の予約は、19時から20時が重なるので同じキーボードを使えません。 台帳の式が、開始と終わりの時刻で重なる行の貸出の数を足します。

空きは、候補の部屋のカレンダーで見ます。 開始の時刻から時間の長さの幅で Find Busy Periods in Calendar を呼び、忙しい時間が返ってこなければ空きです。 検索で何も見つからなかったときに Zap が止まらないよう、検索のステップの扱いを設定で確かめておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 予約の番号を振る … 日付と連番で番号を作り、台帳、カレンダーの予定、確認の連絡で同じ番号を使います
2. AIに渡す項目を絞る … 利用の種類、人数、編成と機材の欄だけを渡します
3. 終わりの時刻を出す … 開始の時刻に時間の長さを足し、台帳の式が終わりの時刻を出します
4. 営業時間と部屋の休みを外す … 終わりの時刻が営業時間を越えるもの、部屋の点検の日に当たるものは、空きを見ずに受付へ回します
5. 同じ代表者の重なりを見る … 同じメールで時間が重なる予約があれば、二重の送信か、別のメンバーの予約かを受付が確かめる印を付けます
6. 録音を分ける … 利用の種類が録音なら、エンジニアの都合を受付が見るので、仮押さえはしても確定の前に受付へ回します

4番目は、深夜の利用で効きます。 開始が遅く時間が長い予約は、終わりが営業時間を越えます。 カレンダーの空きだけを見ると、営業時間の外でも空きと判定されます。

5番目は、フォームを2回送ってしまう人のためです。 送信ボタンを2回押すと、同じ予約が2つの部屋に仮押さえされます。 印があれば、受付が1つを消します。

AIに処理させる

させるのは、「編成と機材」の欄を店の機材の表の番号と数にそろえて取り出すことだけです。

借りるのか持ち込むのかが分からない機材は、どちらにも入れさせません。 「キーボード×1」とだけ書かれていたら、分からない書き込みに入れます。 借りる側に入れると機材の残りが減り、持ち込む側に入れると当日に機材がありません。

常設の機材は、借りたい機材に入れさせません。 「ドラムを使います」は部屋のドラムセットを使うという意味で、借りたい機材ではありません。 機材の表の「常設か貸出か」の列を指示に貼り、常設のものは編成として数えさせます。

3行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「ボーカルマイク借りたい」を、ボーカルが1人だから1本、と補うと、コーラスの分が足りなくなります。 数は書かれたものだけにし、空なら受付が確かめます。

指示内容を固定する

あなたは音楽スタジオの受付として、予約フォームの「編成と機材」の欄を
店の機材の表にそろえて取り出します。取り出した結果は予約の台帳に書かれ、
受付が確かめます。

【入力】
- 利用の種類：{use_type}／人数：{people}
- 編成と機材（お客様が書いたもの）：{gear_text}
- 機材の表（番号｜名前｜よく書かれる言い方｜常設か貸出か）：
{gear_table}

【すること】
- band：パートごとの人数（drums, guitar, bass, keyboard, vocal, other）。
  書かれていないパートは 0。
- rent：借りたいと書かれた貸出の機材。code に機材の番号、qty に数。
  数が書かれていなければ qty は空。quote に根拠の文をそのまま写す。
- bring：持参、自前、持ち込みと書かれた機材。名前と quote。
- recording：録音したいと書かれていれば true。how に、どう録りたいかの文をそのまま。
- unclear：借りるのか持ち込むのか分からない機材、機材の表に無い機材の文をそのまま。

【厳守事項】
- 常設の機材（部屋にあるもの）を rent に入れないでください。
- 書かれていない数を補わないでください。
- 借りるか持ち込むか分からない機材は、rent にも bring にも入れず unclear に入れてください。
- 部屋、空き、料金、機材の残りについて書かないでください。
- 持ち込みを認めるか、録音ができるかを書かないでください。

「rent にも bring にも入れず unclear に」を書かないと、AIはどちらかに決めます。 多くは借りる側に決め、その時間の機材の残りを減らして、別のお客様の貸出を断ることになります。

quote を写させるのは、受付が確かめる速さのためです。 台帳の行に「キーボード 1」とだけ出ても、根拠が「キーボード借りたい」か「キーボード×1」かで、確かめる必要があるかが変わります。

確認の連絡の文面は、別のステップで短く指示します。

次の内容で、スタジオの予約の確認のメールを作ってください。台帳の値だけを使ってください。
- 予約の番号：{booking_no}
- 日時：{date} {start}〜{end}／部屋：{room}
- 借りる機材：{rent_list}／持ち込む機材：{bring_list}
- 料金の目安：{price}
料金は当日の精算で、延長や機材の追加で変わる場合があることを1文添えてください。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目で、次の形に決めます。

{
  "band": { "drums": 1, "guitar": 2, "bass": 1, "keyboard": 1, "vocal": 1, "other": 0 },
  "rent": [
    { "code": "KB", "qty": 1, "quote": "キーボード借りたい" },
    { "code": "MIC", "qty": "", "quote": "ボーカルマイク追加で" }
  ],
  "bring": [ { "name": "ツインペダル", "quote": "ツインペダル持参" } ],
  "recording": false,
  "how": "",
  "unclear": ""
}

1つ目の理由は、band の数がそのまま部屋の式の鍵になることです。 ギターとベースの人数から必要なアンプの数を出し、部屋の常設のアンプの数と比べて、足りない分を追加で借りる機材にします。

2つ目は、rent の qty が空のときに分けられることです。 空の行があれば、Paths で受付へ回し、受付がお客様に数を確かめてから残りを数えます。数が分からないまま貸出に数えると、機材の残りがずれます。

3つ目は、unclear と recording で受付の手を必要なところだけに使えることです。 unclear が空でない予約、録音の予約だけを受付が先に見ます。

Paths の分岐は、条件が重ならないように書きます。 公式のヘルプでは、条件に合う分岐はそれぞれ動きます。 「要確認（unclear、数の空、録音、営業時間の外、機材の不足）」を最初にまとめ、次に「候補1が空き」「候補2が空き」、最後を Fallback の「空きなし」にします。

システムへ連携する

仮押さえの予定の題名は「仮・予約の番号」にします。 お客様の名前は書かず、予定の ID を台帳に書き戻します。確定の Zap は、その ID で Update Event を呼び、 題名を「確定・予約の番号・人数」に変えます。

受付が断るときは、仮押さえを消します。 台帳の状態を「取消」にしたら、受付がカレンダーの仮の予定を消します。消し忘れると、その時間が空いているのに忙しいと見え続けます。 毎朝の準備の一覧に「取消なのに予定が残っている行」を並べ、消し忘れを拾います。

準備の一覧は、部屋ごとに時間順で並べます。 予約の番号、開始の時刻、人数、編成、借りる機材と運び込む部屋、持ち込みの機材（ツインペダルならドラムのペダルを外しておく、など）を1行にします。Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) で引いた行を、メールの本文に並べます。

人が確認する

受付が、確認の連絡の下書きと台帳の行を見てから送ります。

1. 取り出しを見る … rent と bring の quote を読み、借りるものと持ち込むものが逆になっていないかを見ます
2. 部屋を見る … 編成と部屋の常設の機材が合っているかを見ます
3. 料金を見る … 借りる機材の料金が入っているかを見ます
4. 送る … 合っていれば送り、「確定」にチェックを入れます

要確認で回ってきた予約は、受付がお客様に聞いてから決めます。 数の分からないマイク、借りるか持ち込むか分からないキーボード、録音の進め方です。聞き返しのメールは受付が書きます。 その間も仮押さえは残しておきます。

目標は、720件をならして1件1.5分です。 取り出しに迷いの無い予約は見比べて送るだけで、要確認と録音の予約に時間がかかります。

例外に対処する

1行目と2行目が大半を占めます。 どちらも、AIが分からないと言ったところを人が聞くための行です。聞き返しが必要な予約を最初から分けておけば、受付はほかの予約を見比べて送るだけで済みます。

記録を残す

• 予約の台帳（受付の日時、フォームの回答、AIの出力の全文、式の結果、仮押さえの予定の ID、状態、確定の時刻）
• 受付が取り出しを直した記録 … どの機材を、借りる・持ち込む・数のどれに直したか
• 聞き返しの内容と、お客様の返事
• 毎朝送った準備の一覧
• 機材が足りずに断った、または時間を変えてもらった記録

2つ目は、機材の表の言い方を足す材料です。 同じ書き方で直されているなら、その言い方を「よく書かれる言い方」の列に足します。

最後の行は、貸出の機材を増やすかを決める材料です。 キーボードが足りずに断った回数が月に何回あるかが分かれば、もう1台買うかを数で決められます。