行政書士事務所が外国人の依頼者から受け取る母国の証明書の訳文を下書きし、入管・市区町村に出す翻訳文の体裁にそろえる

処理の起点を決める

30分ごとの定時の実行を起点にします。 職員が案件フォルダの「訳文依頼」に証明書のスキャンと案件票を置けば、遅くとも30分後には下書きが同じフォルダにできます。証明書は依頼者との面談のたびに数通ずつ届くので、1通ずつ即座に動かすより、まとめて動かすほうが運用が単純です。

案件票と表記カードがそろっていない依頼は処理しません。 提出先が分からなければひな形を選べず、表記カードが無ければ氏名の照合ができないからです。そろっていない依頼は「依頼不備」のファイルを置いて職員に戻します。

申請の期限が近い案件は、案件票に「至急」と書きます。 定時の実行は「至急」の依頼から先に処理し、下書きができたことを担当の職員にメールで知らせます。 期限の近い案件の訳文が、ほかの依頼の後ろで待たされないようにするためです。

処理が終わった依頼は「下書き済み」へ移します。 移すのは下書きの Word ができたときだけにします。「訳文依頼」に残っている数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、訳語集です。 最初は、過去の訳文から国と証明書の種類ごとに見出しと項目名を拾い、事務所として使う訳語を1つに決めて並べます。 「Registrar」を「登録官」とするか「戸籍登記官」とするかのように、職員の間で割れていた語を決めるのがいちばんの作業です。

手本の訳文は、訳語集では伝わらない「訳し方の型」を伝えるために渡します。 項目と値を表にするか文にするか、欄外の記載をどこに置くかは、訳語の一覧では表せません。氏名や番号を伏せた手本を1通添えると、区切り方と並べ方が事務所の型に寄ります。 手本は国と証明書の種類ごとに1通だけ決めておきます。

表記カードは、依頼者に確かめた表記だけを書きます。 氏名のカタカナは、依頼者の希望、申請書の記載、過去に出した書類と合わせる必要があります。AI に音から作らせると、申請書と違うカタカナが訳文に入ります。

データの取得方法を決める

Python が「訳文依頼」のフォルダを読み、依頼ごとにファイルを集めます。

訳語集は、国と証明書の種類で絞って渡します。 訳語集の全体を渡すと、別の国の同じ綴りの語の訳を当てはめることがあります。その国のその証明書の行だけを渡し、ほかの国の訳語が混ざらないようにします。

両面の証明書は、表と裏を1つのPDFにまとめて渡します。 裏面の認証のスタンプや欄外の記載も訳の対象なので、表だけを渡すと、職員が裏面を訳し忘れる原因をこちらで作ることになります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDFにそろえます。スマートフォンで撮った画像はPDFにまとめます
2. 大きさの確認 … 50MBまたは1,000ページを超えることはまず無いので、超えたら依頼の不備として戻します
3. 向きの確認 … 横倒しや逆さまのページを回転させます
4. 未成年の子の記載の確認 … 案件票に「未成年の子の記載あり」の欄を設け、印のある依頼はこの流れに乗せずに職員へ戻します
5. 表記カードの読み込み … ローマ字表記とカタカナの組を、照合に使える形にします
6. 訳語集の取り出し … 国と証明書の種類で行を絞ります。該当が無ければ「訳語集なし」と記録します
7. 送らない書類の除外 … 旅券の写しや在留カードの写しが依頼のフォルダに混ざっていたら外します。氏名の表記は表記カードで足りるので、身分証の画像は送りません

4番目は事務所の方針として置きます。 Gemini API の追加利用規約は、18歳未満を対象とする、または18歳未満が利用しうるサービスでの利用を禁じています。この構成を使うのは事務所の職員だけですが、未成年の子の出生証明書や、子が記載された家族の証明書は、この流れから外して手で訳すと決めておきます。 判断に迷う運用を残さないためです。

AIに処理させる

させるのは、証明書を区切りごとに読んで原文を写し、区切りごとに訳文の下書きを付けることだけです。 区切りは、見出し、項目と値、本文の段落、印章、署名、欄外の記載の単位にします。

原文の写しの列が、この構成でいちばん大事な項目です。 訳文の横に原文の写しがあれば、職員は区切りごとに訳を確かめられます。写しと訳文の組が、そのまま確認の単位になります。

日付は、AI に換算させません。 日・月・年の順か月・日・年の順かが分からない日付、仏暦や民国暦の日付を AI が「正しそうな」西暦に直すと、職員は直された日付を見て、原文を見なくなります。 原文の並びのまま返させ、換算は職員が行います。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 かすれた印字やつぶれた数字を渡すと、AI は前後から「それらしい」文字を補います。補われた登録番号は、原文を見ても読めない以上、職員にも誤りだと分かりません。 読めない文字は [?] のまま残させます。

指示内容を固定する

あなたは行政書士事務所で、外国の証明書の日本語の訳文の下書きを作ります。
下書きは職員が原文と照らして確かめ、翻訳者として署名します。
原文に書かれていることを、足さず、省かず、日本語にしてください。

【証明書】{pdf}（表と裏を含む）
【案件票】国：{country}／証明書の種類：{doc_kind}／原文の言語：{lang}
【訳語集】{glossary}（この国のこの証明書の行だけ）
【表記カード】{names}（ローマ字表記とカタカナの組）
【手本の訳文】{sample}（区切り方と並べ方の参考。手本の内容を訳文に写さないでください）

【返すこと】
- segments：証明書の上から順に、区切りごとに
  - id（S-01から）、kind（heading／field／body／stamp／signature／margin）
  - source（原文をそのまま写す）、translation（日本語の訳）
  - flags（illegible／unlisted_term／name_unconfirmed／date_ambiguous のうち当てはまるもの）
- unlisted_terms：訳語集に無かった専門の語と、あなたが使った訳

【厳守事項】
- 訳語集にある語は、必ず訳語集の訳を使ってください。
- 人名・地名は、表記カードにあるものは表記カードのカタカナを使ってください。
  表記カードに無いものは原文の綴りのまま残し、name_unconfirmed を付けてください。
- 日付は原文の並びと暦のまま訳してください。西暦への換算や並べ替えをしないでください。
- 読めない文字は [?] とし、推測で補わないでください。
- 印章は〔印〕、署名は〔署名〕と書いてください。印章の文字が読めるときは〔印：文字〕。
- 原文の記載を要約したり省いたりしないでください。欄外や裏面の記載も訳してください。
- 翻訳者の氏名・住所・日付・署名は書かないでください。
- 原文に無い説明や注釈を訳文に足さないでください。

「訳語集にある語は必ず訳語集の訳を使う」を明記しないと、より自然な訳語に言い換えます。 一般には自然な訳でも、事務所で決めた訳語と違えば、訳し方をそろえるという目的が崩れます。

手本の訳文に「内容を写さない」と添えるのは、手本の値が混ざるのを防ぐためです。 同じ様式の証明書では、手本の発行機関名や日付がそのまま訳文に入り込むことがあります。手本は型の参考で、値の出どころは原文だけだと明記します。

「欄外や裏面の記載も訳す」を書くのは、省くことが訳文の誤りになるからです。 認証のスタンプや発行の手数料の記載は、AI には本筋でない情報に見え、要約しがちです。訳文は原文の全部の記載を訳すものなので、省かないことを指示で求めます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "request_id": "",
  "segments": [
    { "id": "S-01", "kind": "heading | field | body | stamp | signature | margin",
      "source": "", "translation": "",
      "flags": ["illegible | unlisted_term | name_unconfirmed | date_ambiguous"] }
  ],
  "unlisted_terms": [ { "term": "", "used_translation": "" } ]
}

スキーマでは kind と flags の要素を enum にし、segments と各区切りの id・source・translation を required にします。

1つ目の理由は、区切りの番号で確認と照合ができることです。 Python は source から氏名・日付・番号の文字列を拾い、translation に同じ数字と同じ表記カードのカタカナがあるかを確かめます。原文の写しにある数字が訳文に無ければ、その区切りに「数字の不一致」の印を付けます。

1行目が要です。 登録番号や生年月日の数字は、訳の途中でいちばん写し違えやすい部分です。数字は訳す必要が無いので、原文の写しと訳文で一致するかを機械で確かめられます。

2つ目は、提出先のひな形に区切りの種類で流し込めることです。 見出しは見出しの位置に、項目と値は表の形に、印章と署名は〔印〕〔署名〕のまま本文の位置に置きます。ひな形が決まっているので、誰が仕上げても同じ体裁になります。

3つ目は、unlisted_terms で訳語集を育てられることです。 職員が訳語を決めた語を訳語集に足すと、次の同じ証明書から当てはまります。

システムへ連携する

訳語集には、この構成から書き込みません。 unlisted_terms は下書きの末尾に一覧として付け、職員が決めた訳語を人が訳語集に足します。 AI が使った訳をそのまま足すと、誤った訳が事務所の決まりになります。

申請書や届書の作成の仕組みとはつなぎません。 訳文から申請書へ写す項目の一覧を作るのは別の作業で、この構成が出すのは訳文の下書きまでです。

人が確認する

職員は、すべての区切りを原文と照らします。 訳文は提出書類そのものなので、印の無い区切りも読み飛ばしません。ただし、時間をかけるのは印の付いた区切りです。

1. 「数字の不一致」「表記の不一致」を先に見る … 原本で数字と綴りを確かめ、訳文を直します
2. 「判読不能」を原本で見る … 原本でも読めなければ、訳文に〔判読不能〕と書きます
3. 「訳語集に無い語」の訳を決める … 事務所で統一すべき語なら、訳語集に足す候補として記録します
4. 「日付の並びの確認」と暦の換算をする … 原文の並びを確かめ、必要なら申請書側で換算します
5. 翻訳者の欄を書いて署名する … 自分の氏名と住所、訳した日付を書きます

1番目を省かないでください。 数字と氏名の写し違いは、提出先で申請書・届書と突き合わされたときに見つかります。訳文の誤り1つで、依頼者に追加の書類や出直しをお願いすることになります。

婚姻や離婚の証明書のように、届出や申請の要になる証明書は、仕上げた職員とは別の職員がもう一度数字と氏名だけを見ます。 全文を読み直す必要はなく、照合の規則が付けた印が全部消えているかと、翻訳者の欄が埋まっているかを見るだけです。

目標は、120通をならして1通12分です。 英語の短い証明書なら数分で確かめられ、印の多い証明書は20分を超えます。印の付く区切りが多い国の証明書は、訳語集の行が足りていません。

例外に対処する

上から3行目までは、AI の問題ではありません。 依頼の受け付け方とスキャンの問題です。受け付けの決まりを守るほど、下書きの印は減ります。

記録を残す

• 証明書のスキャン、案件票、表記カード
• Gemini API に渡した訳語集の行と、返ってきたJSONの全文
• 照合の規則で付けた印
• 職員が直した区切りと、直す前と後の訳
• 翻訳者として署名した職員と日付
• 訳語集に足した語と、足した日付・決めた職員

4つ目の記録は、訳語集と指示の見直しに使います。 同じ国の同じ証明書で同じ区切りが毎回直されているなら、訳語集の行が足りていないか、ひな形の区切りが合っていません。