司法書士事務所が依頼者へ送る登記の完了報告書と費用明細を、物件の表示・登記の目的・金額・登録免許税の食い違いと分かりにくい表現で、送る前に校正する

処理の起点を決める

補助者が報告書と費用明細を作り終えたところで、自分でプロジェクトのチャットに貼ります。 登記の業務ソフトとはつながっていないので、貼らなければ校正は行われません。 案件の一覧に「校正済み」の列を足し、司法書士は押印の前にその列を見ます。空欄なら押印しません。

1件に1つのチャットを開きます。 前の案件の会話が残ったチャットで次の案件を見させると、前の案件の地番や金額が混ざることがあります。決済の日が同じ買主・売主・金融機関の3通も、それぞれ別のチャットにします。 同じ物件を扱っていても、報告する登記と費用明細が違うからです。校正は、司法書士が目を通す前に済ませます。

入力データを集める

質を決めるのは、申請書の控えを貼るかどうかです。 報告書と費用明細だけを貼ると、AIは報告書の中で矛盾があるかしか見られません。地番が「123番」と書かれていても、それが「123番4」の写し間違いかどうかは、控えが無いと分かりません。 照らす元を必ず貼ります。

税率の一覧は、次のような形で作ります。

【税率の一覧】作成日 2026-10-01（国税庁 No.7191 令和8年4月1日現在法令等で確認）
| 登記の目的 | 物件 | 原因 | 税率 | 軽減の税率 | 軽減の期限 | 備考 |
| 所有権移転 | 土地 | 売買 | 1,000分の20 | 1,000分の15 | 令和11年3月31日 | |
| 所有権移転 | 土地 | 相続 | 1,000分の4 | － | － | 免税措置あり（司法書士が判断） |
| 所有権移転 | 建物 | 売買 | 1,000分の20 | 1,000分の3 | 令和9年3月31日 | 住宅用家屋の証明書がある場合 |
| 所有権保存 | 建物 | － | 1,000分の4 | 1,000分の1.5 | 令和9年3月31日 | 住宅用家屋の証明書がある場合 |
| 抵当権設定 | － | 住宅取得資金 | （事務所で記入） | 1,000分の1 | 令和9年3月31日 | 住宅用家屋の要件 |
| 抵当権抹消 | － | － | （事務所で記入） | － | － | 不動産の個数で決まる |

「事務所で記入」の行は、事務所が税額表と条文で確かめて埋めます。 国税庁の税額表は主なものだけを載せた表で、抵当権の設定の本則の税率や抹消は、この表の範囲では確かめられません。AIに聞いて埋めることはしません。

言い換えの一覧は、問い合わせの電話の記録から作ります。 過去の問い合わせで多かった語から順に並べます。

「添える一文」の列は、事務所として言ってよいことだけを書きます。 AIに説明文を考えさせると、事務所が言っていないことを書きます。

データの取得方法を決める

すべて補助者が手元の書類から貼ります。 外の仕組みからは取りません。

費用明細は表の形のまま貼ります。 金額だけを抜き出すと、どの行の金額かが分からなくなります。

一覧は、変わったときに担当の司法書士が差し替えます。 税制の改正、軽減の期限の到来、言い換えの追加があったら、その日のうちに知識のファイルを差し替えます。一覧の先頭に作成日を書き、校正の表の先頭にその日付を写させると、どの版で照らしたかが残ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 依頼者の名前を記号に置き換えるか決める … 事務所の決まりで、名前を「依頼者A」「金融機関B」に置き換えてから貼る運用にもできます。照らすのは物件と金額なので、名前を置き換えても校正はできます。宛名の誤りだけは見られなくなるので、その場合は宛名を人が見ます
2. 申請書の控えから、報告する登記の分だけを貼る … 1つの決済で4つの登記を申請していても、売主への報告書なら住所変更と抹消の分だけを貼ります。関係ない登記の控えを貼ると、報告書に書かれていない登記を「漏れ」と指摘します
3. 費用明細は書き出した表のまま貼る … 合計の行も入れます
4. 登記完了証は報告する登記の分を貼る … 複数の登記がある場合は、登記の目的ごとに受付番号を並べます
5. 全角と半角、地番の「番」「番地」をそろえない … 表記のずれも校正の対象なので、貼る前に直さずにそのまま貼ります

照らす元を宛先に合わせて切り出す2番目が、いちばん手のかかる前処理です。

AIに処理させる

させるのは、書類どうしで同じであるはずの値を照らすことと、言い換えの一覧に当たる語を拾うことだけです。

「差額は書かない」のは、計算をさせないためです。 差額を書かせると、その引き算が正しいかを人が確かめることになります。両方の値を写すだけで、補助者には十分に分かります。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 AIは親切に「免税措置の対象かもしれません」と書き、補助者がそれを報告書に写せば、司法書士が判断していないことが依頼者に届きます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示に、次の文を置きます。

あなたは司法書士事務所で、依頼者へ送る登記の完了報告書と費用明細を、
送る前に校正する担当です。貼られた書類と、プロジェクトの一覧だけを見てください。

【貼られる書類】
- 完了報告書（校正の対象）
- 費用明細（校正の対象）
- 申請書の控え（照らす元）
- 登記完了証（照らす元）

【照らす項目】
1. 物件の表示（所在・地番・地目・地積・家屋番号・種類・構造・床面積）
2. 登記の目的と原因
3. 受付年月日と受付番号
4. 本文の費用の合計と、明細の合計
5. 明細の登録免許税と、申請書の控えの登録免許税
6. 報告書と明細に書かれた税率と、税率の一覧のその登記の目的の行
7. 税率の一覧の軽減の期限と、登記完了証の受付年月日
8. 言い換えの一覧の「事務所の言葉」が、言い換えなしで使われている箇所
9. 本文で触れている書類が、同封書類の一覧にあるか

【厳守事項】
- 値は書類に書かれたとおりに写してください。全角・半角や「番」「番地」も直さずに写してください。
- 計算をしないでください。差額、検算の結果、税額の計算は書かないでください。
  一致しないときは、両方の値を並べるだけにしてください。
- 照らす元に無い値を補わないでください。控えに無い項目は「照らす元に無い」と書いてください。
- 税率は、税率の一覧の行だけを根拠にしてください。一覧に行が無ければ「一覧に無い」と書いてください。
  あなたが知っている税率を使わないでください。
- 軽減・免税に当たるかを判断しないでください。軽減・免税に触れている箇所は、
  すべて「司法書士が確認」として挙げてください。
- 報告書の全文を書き直さないでください。直しの案は、言い換えの一覧の言い換えと
  添える一文だけを使い、その語を含む一文だけを示してください。
- 一致している項目も、照らした項目として表に残してください。

【出力】
最初の行に、税率の一覧の作成日を写してください。
続けて【食い違いの表】【税率と軽減の照合】【分かりにくい表現と直しの案】【同封書類】の
4つの表を、この順で出してください。表の列は次のとおりです。
- 食い違いの表：項目／報告書の値／照らす元の値／照らす元の書類／判定（一致・不一致・照らす元に無い）
- 税率と軽減の照合：登記の目的／書かれた税率／一覧の税率／一覧の軽減の期限／受付年月日／判定
- 分かりにくい表現：該当の一文／一覧の語／直しの案（一文）
- 同封書類：本文で触れた書類／一覧にあるか

「計算をしないでください」を差額・検算・税額の3つの言葉で書くのは、1つだけ禁じると残りで計算するからです。

「一致している項目も表に残す」も外せません。 不一致だけだと、表が空のときに「全部一致した」のか「照らさなかった」のかが分かりません。

出力形式を固定する

チャットに、次の形の表で受け取ります。 仕組みにつながないので、JSONではなく、補助者がそのまま読める表にします。

税率の一覧：作成日 2026-10-01

【食い違いの表】
| 項目 | 報告書の値 | 照らす元の値 | 照らす元の書類 | 判定 |
| 土地 地番 | 123番 | 123番4 | 申請書の控え | 不一致 |
| 土地 地積 | 165.28㎡ | 165.28平方メートル | 申請書の控え | 一致（表記のみ違う） |
| 建物 家屋番号 | 123番4 | 123番4 | 申請書の控え | 一致 |
| 建物 床面積 1階 | 52.17㎡ | 49.68平方メートル | 申請書の控え | 不一致 |
| 建物 床面積 2階 | 49.68㎡ | 52.17平方メートル | 申請書の控え | 不一致 |
| 所有権移転 受付番号 | 第12345号 | 第12354号 | 登記完了証 | 不一致 |
| 費用の合計 | 126,450円 | 128,450円 | 費用明細の合計 | 不一致 |

【税率と軽減の照合】
| 登記の目的 | 書かれた税率 | 一覧の税率 | 一覧の軽減の期限 | 受付年月日 | 判定 |
| 所有権移転（土地・売買） | 1.5% | 1,000分の15（軽減） | 令和11年3月31日 | 令和8年10月9日 | 一致 |
| 所有権移転（建物・売買） | 0.3% | 1,000分の3（軽減） | 令和9年3月31日 | 令和8年10月9日 | 一致。軽減のため司法書士が確認 |

【分かりにくい表現と直しの案】
| 該当の一文 | 一覧の語 | 直しの案 |
| 登記識別情報通知を同封いたします。 | 登記識別情報通知 | 登記識別情報通知（いわゆる権利証にあたる書類）を同封いたします。再発行されません。売却や借入れのときに必要になるため、大切に保管してください。 |

【同封書類】
| 本文で触れた書類 | 一覧にあるか |
| 登記事項証明書 | ない |

食い違いの表の4行目と5行目が、第3章の（b）の型です。 1階と2階の床面積が入れ替わっていて、どちらも控えにある値なので値だけを見ると正しく見えます。 項目名と値の組で照らすので不一致として出ます。

2行目の「一致（表記のみ違う）」は、事務所の表記の決まりで扱いを決めます。 「㎡」と「平方メートル」の違いを直すかどうかは事務所の決まりで、AIが決めることではありません。判定を「一致」と「不一致」の2つだけにせず、表記の違いを分けて出させると、 補助者は表記の決まりを見て直すかを決められます。

税率は、報告書でも一覧と同じ分数で書く決まりにしておくと安全です。 例の「1.5%」と「1,000分の15」を同じとみなすのは、計算に近い作業だからです。

システムへ連携する

どこにも自動で書き込みません。 校正の表を見て直すのは補助者で、報告書を送るのは司法書士の押印の後です。AIの出力から依頼者へ届くまでのあいだに、人の手が2回入ります。 指摘の件数を残すのは、同じ項目の不一致が続いたときにひな形の欄の並びを直す材料にするためです。

人が確認する

1. 補助者が食い違いの表を上から見る … 不一致の行は、表の値ではなく元の書類を開いて確かめます。照らす元が誤っていることもあります
2. 補助者が税率の照合を見る … 「司法書士が確認」の行は、自分で直さずに司法書士に回します
3. 補助者が直しの案を選ぶ … 言い換えをすべて入れると報告書が長くなります。依頼者が初めての登記かどうかで選びます
4. 司法書士が直した報告書と表を見て押印する … 表の「司法書士が確認」の行を必ず見ます

1番目を軽く見ないでください。 登記完了証の受付番号を手で打って貼った場合、打ち間違いがあれば、正しい報告書が「不一致」と出ます。 表は「どちらかが違う」と言っているだけです。目標は1件4分です。

例外に対処する

3行目は、件数の多い決済で起きます。 土地が3筆、建物が1棟、私道の持分が2筆あると、物件は6つです。表の行が物件の数に足りないときは、AIが照らした気になって省いています。 物件の数を貼る前に一行で書いておくと、すぐ気づけます。

記録を残す

• 案件の一覧に、校正した日、税率の一覧の作成日、指摘の件数（不一致・税率・言い換え）
• 補助者が直した箇所の数と、直さなかった指摘とその理由
• 司法書士が「司法書士が確認」の行で何を判断したか（軽減の適用、免税の扱い）
• 税率の一覧と言い換えの一覧の版（差し替えた日と、差し替えた行）
• 送付後に来た問い合わせの内容と、報告書のどの語に関するものか

チャットそのものは残しても、記録の本体にはしません。 チャットには依頼者の物件と金額が入っています。記録に残すのは件数と判断の中身で、物件の表示はすでに事務所の事件簿にあります。プロジェクトのチャットを残す期間は、事務所の記録の決まりに合わせて決めます。最後の行は、言い換えの一覧に語を足す材料です。