外国人の介護職員が母語で書いた介護記録を、施設の用語と書き方にそろえた日本語に直し、逆訳を並べて確認に回す

処理の起点を決める

時間主導のトリガーで、5分ごとにスクリプトを動かします。 Apps Script の時間主導のトリガーは、毎分から月1回までの間隔を選べます。記録は勤務の中で少しずつ書かれるので、書いてから数分で確認のシートに並ぶ間隔にします。

勤務の終わりの30分は、件数が集中します。 1回の実行で処理する件数に上限を設け、残りは次の回に回します。処理が終わった記録には、フォームの回答のシートに「処理済み」の印を付けます。 印の付いていない行が、そのまま未処理の数になります。

フォームの項目は少なくします。 利用者（一覧から選ぶ）、場面（食事・排泄・入浴・睡眠・様子・その他から選ぶ）、時刻、書く言語、本文の5つです。利用者と場面を選ばせるのは、本文に書かせると名前が本文に入り、場面の判断もAIに任せることになるからです。 本文は母語でもやさしい日本語でも、混ざっていても構いません。

夜勤の記録は、翌朝のリーダーが確かめます。 夜のうちに日本語と逆訳まで作っておき、本人の逆訳の確認だけは夜勤の終わりに済ませてもらいます。 翌朝には本人がいないからです。

入力データを集める

質を決めるのは、用語集と書き方の型です。 用語集は「ごはん 半分」→「主食5割」、「ねむい かお」→「傾眠傾向」、「みず うんち」→「水様便」のような対応です。これが無いと、AIは一般的な日本語に訳し、施設の記録の言葉になりません。 リーダーごとに違っていた言葉も、ここで1つに決めます。

用語集は、次のような表にします。

母語の言い方は用語集に書きません。 母語からやさしい日本語の段階を経た言い方を左の列に置くと、言語が増えても表は1つで済みます。

書き方の型は、場面ごとに「何を、どの順で書くか」を決めます。 排泄なら時刻、量、性状、介助の程度、皮膚の状態。型に無い項目を、AIに埋めさせないための枠でもあります。

データの取得方法を決める

記録用のフォームの回答は、回答のシートに1行ずつたまります。スクリプトは、印の付いていない行を上から読み、利用者の欄を記号に置き換えてから本文と一緒に渡します。用語集と書き方の型はシートに置き、実行のたびに読み込みます。

逆訳は、別のリクエストで作ります。 1回目のリクエストで施設の日本語を作り、2回目のリクエストには日本語の側だけを渡して、書いた職員の母語に直させます。1回で両方を作らせると、AIは元の記録を見ながら逆訳を書けてしまい、日本語の側のずれが逆訳に出てきません。リクエストは2倍になりますが、1件が短いので費用への影響は小さく済みます。

本文の中に利用者の名前が書かれていることもあります。 「たなかさん ころんだ」のように、利用者を一覧から選んでも本文に名前を書く職員はいます。置き換え表にある呼び方を本文からも探して記号にし、見つからなかった人名らしい語は、送る前に人へ回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 言語の確認 … フォームで選んだ言語と、本文の言語が合っているかを確かめます。合わなければ本文の言語を使います
2. 氏名の置き換え … 利用者の欄と本文の呼び方を記号にします。職員の氏名も記号にします
3. 数字と単位の抜き出し … 本文の数字、時刻、単位を先に抜き出して控えます。後で日本語の側と照らします
4. 長さの確認 … 極端に長い記録は、場面ごとに分けられないかを本人に確かめます
5. 用語集の絞り込み … 場面に合う用語だけを渡し、渡す量を減らします

3番目が、この構成の要です。 翻訳で数字が変わると、記録として使えなくなります。「13時」「200ml」「3回」が日本語の側にそのまま残っているかを、AIの外で機械的に照らします。

AIに処理させる

させるのは、記録を施設の用語と書き方の型にそろえた日本語に直し、確かめが要る箇所を出し、逆訳を作ることです。

場面ごとの直し方の例です。 「13じ トイレ おしっこ たくさん ズボン ぬれてた」は、型に沿って「13時 トイレ誘導。排尿多量。ズボン汚染あり」になり、介助の程度と皮膚の状態は「記載なし」として残り、本人への質問が付きます。「たくさん」を「多量」とするのは用語集の対応で、量をmlに直すことはしません。

「報告が要りそうな語」は、判断ではなく目印です。 事故に当たるか、報告書を書くかはリーダーが決めます。AIは語があることを示すだけにし、重さを決めさせません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 書き方の型を渡すと、AIは型の項目をすべて埋めようとします。書かれていない項目は「記載なし」として残し、確かめが要る箇所に回します。

指示内容を固定する

system_instruction に次の内容を入れます。

あなたは特別養護老人ホームの介護記録の担当です。外国人の介護職員が
母語ややさしい日本語で書いた記録を、施設の用語と書き方の型にそろえた
日本語に直します。記録の中身を変えずに、言葉と並びだけをそろえてください。

【守ること】
- 書かれていない量、時刻、回数、場所を足さないでください。
- 書き方の型の項目で、元の記録に書かれていないものは「記載なし」と
  書いてください。「異常なし」「変化なし」で埋めないでください。
- 数字、時刻、単位は元の記録のとおりに写してください。換算しないでください。
- 本人が書いた程度の表現（少し、とても、ときどき）は残してください。
  「疼痛の訴えあり」のように程度を消す言い換えをしないでください。
- 用語集にある言い方は、用語集の言葉に置き換えてください。
  用語集に無い言い方は、一般的な日本語にし、glossary_miss に写してください。
- どちらにも訳せる箇所、意味が決まらない箇所は、推測で決めずに
  needs_check に入れ、本人への質問を母語とやさしい日本語の両方で書いてください。
- 転倒、ずり落ち、むせ、皮膚の傷やあざ、発熱、急な様子の変化に当たる語が
  あれば report_terms に写してください。事故に当たるかは書かないでください。
- 利用者の状態の評価や見立てを書かないでください。
- 日本語に直した記録を、書いた職員の母語に戻した逆訳を作ってください。
  逆訳は、日本語の側を直訳してください。元の記録を写さないでください。
- 利用者と職員は記号で書かれています。記号のまま使ってください。

【場面】{scene}
【書き方の型】{template}
【用語集】{glossary}
【書いた職員の母語】{language}
【元の記録】{record}

「逆訳は日本語の側を直訳し、元の記録を写さない」を書かないと、逆訳の意味が無くなります。 AIは元の記録を知っているので、逆訳を頼まれると元の記録に近い文を作ります。それでは、日本語の側で意味が変わっていても、逆訳には出てきません。 逆訳の作り方を別のリクエストに分け、日本語の側だけを渡して母語に戻させる形にすると、さらに確実です。

「異常なしで埋めない」も明記が要ります。 書き方の型に「皮膚の状態」があると、何も書かれていない記録に「異常なし」と入れます。見ていないものを見たことにする記録は、事故が起きたときにいちばん困る記録です。

出力形式を固定する

JSON Schema を渡し、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "record_id": "",
  "scene": "meal | excretion | bathing | sleep | condition | other",
  "source_language": "",
  "japanese_record": [ { "item": "", "text": "" } ],
  "numbers_kept": [ "" ],
  "needs_check": [
    { "source_text": "", "issue": "", "question_native": "", "question_easy_japanese": "" }
  ],
  "report_terms": [ { "term": "", "source_text": "" } ],
  "glossary_miss": [ "" ],
  "back_translation": ""
}

1つ目の理由は、japanese_record を書き方の型の項目ごとに受け取れることです。 介護記録ソフトに入れるときに、項目ごとに写せます。「記載なし」の項目が一目で分かります。

2つ目は、numbers_kept で数字を照らせることです。 前処理で控えた数字と、AIが残したと言う数字と、日本語の側に実際に出てくる数字の3つを、スクリプトで照らします。

2行目は、AIが型を埋めようとしたときに出ます。 元の記録に無い「1回」「全量」が日本語の側に入っていれば、それはAIが足した事実です。

確認のシートは、1件を1行にして次の並びにします。

3つ目は、glossary_miss で用語集を育てられることです。 用語集に無かった言い方が毎週たまり、リーダーが施設の言葉を決めて足していきます。

システムへ連携する

置き換え表は、スクリプトを動かすアカウントとリーダーだけが読めるようにします。 確認のシートには氏名を戻して書き出しますが、Gemini API に渡すのは記号だけです。

確認のシートも、見られる人を絞ります。 外国人の職員は自分が書いた行だけを見られれば足ります。シートを職員ごとに分けるか、本人用の画面を別に作り、他の職員が書いた利用者の記録が見える形にしないようにします。

人が確認する

1. 書いた職員が逆訳を読む … 母語で読み、意味が合っていれば「合っている」、違えば「違う」と違う箇所に印を付けます
2. リーダーが report_terms のあるものを先に見る … 報告書を書くか、看護職へ伝えるかを決めます
3. リーダーが needs_check を見る … 本人に聞いて直します。質問の文はそのまま使えます
4. 数字の抜け・追加を見る … 元の記録と日本語の側を見比べて直します
5. 承認して介護記録ソフトに入れる

本人の確認とリーダーの確認の順番は、本人が先です。 本人が「違う」を付けた記録をリーダーが先に承認してしまうと、直す機会が無くなります。確認のシートでは、本人の確認が付くまで承認の欄を押せないようにします。

1番目で「違う」が付いたものは、リーダーが本人と一緒に直します。 その記録の翻訳のどこがずれたかを確かめ、用語集か書き方の型の側に原因があれば直します。

目標は、1件をならして2分です。 逆訳が「合っている」で確かめが要る箇所の無い記録は、日本語を読んで承認するだけで1分足らず、報告の語や聞き返しがあるものは5分を超えます。

例外に対処する

1行目を省かないでください。 人名は、置き換えの漏れがいちばん起きやすい情報です。

記録を残す

• 元の記録（本人が書いたとおり）と、書いた日時、職員の記号
• Gemini API に渡した内容（記号に置き換えた後のもの）と、返ってきたJSONの全文
• 数字の照らし合わせの結果
• 本人の逆訳の確認の結果（合っている／違う、違う箇所）
• リーダーが直した内容と、承認した日時、承認したリーダー
• 用語集に足した言い方と、足した日

元の記録を残すのは、日本語の記録の根拠を後から確かめるためです。 事故の後に記録を見直すとき、本人が何と書いていたかが残っていないと、翻訳で変わったのかどうかが分かりません。 どちらを記録の正本とし、元の記録をどれだけの期間残すかは、施設で決めておきます。