ドローンスクール（成人の受講者）が受講の申込を Zapier で受け、講習の区分・日程・国家資格の有無を抜き出して受講の台帳に入れる

処理の起点を決める

フォームに新しい回答が届いたことを起点にします。 Google Forms の New Form Response は、新しい回答を受けると即時に動くトリガーです。回答の保存先のスプレッドシートを先に作っておきます。 フォームの設定で回答の保存先を作り、Zapier の接続ではそのフォームを選びます。

申込者が回答を直したときは、この Zap を動かしません。 Google Forms には、回答の追加と修正の両方で動く New or Updated Form Response のトリガーもありますが、修正のたびに台帳の行が増えるのを避けるため、新しい回答だけを起点にします。 回答の修正は、受付の担当が台帳の行を直して扱います。

Google の API の利用の上限を超えると429が返るとされています。月120件の申込なら上限に近づくことはまずありませんが、講習の募集を一斉に始めた日のように申込が集中したときは、Zap の履歴で止まっている回がないかを見ます。

入力データを集める

AIに渡すのは、フォームの回答と講習の区分の表の名前・言い換えの例の列だけです。 開講の日程表と経験者向けの条件の表は渡しません。日程の候補は表を引いて出し、条件に当たるかは人が見るからです。

18歳以上であることの確認の欄を、必須の項目にします。 この構成は成人の申込だけを前提にしています。確認の欄にチェックの無い回答は、AIに渡さずに受付の担当へ回します。

データの取得方法を決める

日程表は、区分で絞って複数の行を引きます。 Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は一度に最大500行まで取り出せるとされています。区分ごとの開講日を引き、残りの席がある行だけを日程の候補に残します。

同じ人の申込は、メールアドレスで台帳を探します。 Lookup Spreadsheet Row は列と値で行を探し、見つかった行を返します。1回目の申込に返事が届く前に2回目を送ってくる申込者がいるので、行が見つかったら新しい行を作らず、担当者の確認の一覧に回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 18歳以上の確認 … 確認の欄にチェックの無い回答は、ここで止めて担当者へ回します
2. 空の回答の確認 … 自由記述の4つの欄がすべて空なら、AIに渡さず「受けたい講習を教えてください」という下書きだけを作ります
3. 全角と半角の統一 … 「２等」「二等」「2等」をそろえます。AIに渡す前に置き換えておくと、区分の読み違いが減ります
4. 申請者番号の形の確認 … 番号の欄に何か書かれていれば、桁と文字の種類だけを確かめます。番号が正しいかは確かめません
5. 受付番号の付与 … 回答ごとに受付番号を振り、台帳と返信の件名に付けます
6. 届いた日時の記録 … 「来週の土日」のような書き方を担当者が読み解けるよう、届いた日時を一緒に渡します

4番目で番号の正しさを確かめないのは、確かめる手段がこの構成に無いからです。 番号の取得は申込者が国のシステムで行うもので、スクールの側で番号の真偽を判断することはしません。 形が崩れているものだけを、担当者が聞き返す対象にします。

AIに処理させる

させるのは、自由記述を台帳の項目に分けて写すことです。 講習の区分は、渡した区分の表の名前から、申込者が希望として書いたものを選ばせます。

「国家資格」の扱いが、この構成でいちばん大事なところです。 「無し」と書かれていることと、何も書かれていないことは、区分の決め方がまったく違います。 前者は初学者か経験者かの話になり、後者はまず聞き返すことになります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「民間の資格を持っている」と書かれていると、AIは経験者向けの講習を希望の講習として選ぼうとします。申込者が希望として書いた区分と、スクールが受けてもらう区分は、別の列に置きます。

指示内容を固定する

あなたはドローンスクールの受付の担当として、受講の申込の回答を読み、
受講の台帳の項目に分ける立場です。
回答に書かれていることだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. desired_course には、申込者が受けたいと書いた講習を、
   下の【講習の区分】の name から1つ選んで入れる。
   言い換えの例（aliases）も見てよい。当てはまらなければ「不明」とする。
2. flight_experience には、飛行の時間・期間・機体を書かれているとおりに写す。
3. private_license には、民間の講習の団体や資格の名前を写す。
4. national_license には「一等」「二等」「無し」のどれかを入れる。
   国家資格について何も書かれていなければ空文字にする。
5. license_expiry には、有効期限を書かれているとおりに写す。
   「来年3月」のように日が無いときは、日を補わない。
6. applicant_no_status には「取得済み」「未取得」「書かれていない」の
   どれかを入れる。番号が書かれていれば applicant_no に写す。
7. wish_1 と wish_2 には、第1希望と第2希望の日程を書かれているとおりに写す。
   希望が1つだけなら wish_2 は空文字にする。
8. evidence には、それぞれの判断に使った回答の箇所を写す。

【厳守事項】
- 経験者向けの講習を受けられるかどうかを書かないでください。
  desired_course は、申込者が希望として書いた講習です。
- 民間の資格や飛行の経験から、経験者向けの区分を選ばないでください。
  申込者が「経験者コース」と書いた場合だけ、経験者向けを選んでください。
- 更新の時期かどうか、期限に間に合うかを書かないでください。
- 国家資格について書かれていないときに「無し」を入れないでください。
- 「来週」「来月」を日付に直さないでください。届いた日時は参考です。
- 回答に講習と関係の無い質問（駐車場、支払いの方法など）があれば、
  other_questions に写してください。

【講習の区分】{course_table}
【届いた日時】{submitted_at}
【申込の回答】{form_answers}

「国家資格について書かれていないときに無しを入れない」を、独立した1行にしています。 何も言わなければ、AIは国家資格の話が出てこない回答を「無し」と読みます。その瞬間、二等を持っている人が初学者向けの申込として台帳に入ります。

「経験者コースと書いた場合だけ」を明記しているのも同じ理由です。 経験の長さから気を利かせて区分を選ぶと、受講料の安い区分で案内してしまい、条件に当たらないと分かったときに案内をやり直すことになります。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように決めます。

1つ目の理由は、項目ごとに値が返るので、台帳の列にそのまま入れられることです。 1つの文章で返させると、Zapier の側で文章を切り分ける手間が増え、切り分けの誤りが台帳の列のずれになります。

2つ目は、すべての項目を文字で受けていることです。 有効期限は「2027年3月」「R9.3」「来年の春」と書き方がばらばらなので、文字のまま台帳に入れ、表の式で年月に直します。 直せないものは空と同じ扱いにして、担当者の確認に回します。

3つ目は、AIの列と人の列を分けられることです。 台帳には、AIが埋める列の右に、表の式と人が埋める列を並べます。

要は、申込者の希望とスクールの決定を別の列に置くことです。 「受けてもらう区分」が空のうちは、返信の下書きに受講料を書きません。

システムへ連携する

Paths は、そろっている・足りない・区分の確かめの3つの道にします。 Paths の道は左から右へ1本ずつ動き、1つの道の組に最大10本まで置けます。Paths を置いたら、それが Zap の最後のステップになるので、台帳への書き込みは Paths の前に済ませます。

台帳の書き込みには、編集の権限が要ります。 Google Sheets の作成と更新のアクションには、そのスプレッドシートの編集者の権限が必要とされています。Zapier の接続に使う Google のアカウントを、受付の共有のアカウントにしておきます。

メールは下書きまでで、送るのは人です。 Gmail の Send Email は使わず、Create Draft だけを置きます。

人が確認する

受付の担当が開くのは、すべての申込の下書きです。 ただし、確かめる中身は道によって違います。

1. 「区分の確かめ」の道を先に見る … 経験者向けの区分を希望している申込です。経験者向けの条件の表と、private_license・flight_experience を見比べて、受けてもらう区分を決めます
2. 「足りない」の道を見る … 下書きの質問が、足りない項目と合っているかを確かめます。申請者番号が未取得なら、取得の案内が入っているかを見ます
3. 「そろっている」の道を見る … 日程の候補が希望と合っているか、受講料が受けてもらう区分のものかを確かめて送ります
4. 更新講習の申込は、期限を見る … 表の式が出した更新の申請の時期と、日程の候補を並べて、期限に間に合う日程を案内しているかを確かめます

1番目を省かないでください。 経験者向けの区分で案内してから条件に当たらないと分かると、受講料も講習の日数も変わり、申込者との信頼に響きます。

目標は、120件をならして1件5分です。 「そろっている」の申込は下書きを読んで送るだけで1〜2分、「区分の確かめ」と「足りない」は条件の表と見比べるので数分かかります。

例外に対処する

上から3行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、フォームの作りと区分の表の整備の問題です。 言い換えの例を足し、フォームの説明文に「お持ちの国家資格と有効期限」を書く例を載せるほうが、指示を工夫するより効きます。

記録を残す

• フォームの回答の全文と受付番号、届いた日時
• AI by Zapier に渡した内容と、返ってきた項目の値
• 受講の台帳の行と、表の式で埋めた列。そのとき使った講習の区分の表の版
• 人が決めた区分と、AIの desired_course が違った記録
• 返信の下書きと、実際に送った文面、送った日時
• 申請者番号の案内を送った日と、番号が届いた日

4つ目は、指示と区分の表を直す材料になります。 申込者の希望と受けてもらう区分が違う申込が多いなら、フォームの説明文か、区分の表の言い換えの例が足りていません。