設計審査と技術検討会の記録から、決まったことと持ち越しを議事録にする

処理の起点を決める

会議の終了を検知したときを起点にします。

すべての会議を対象にしないでください。 雑談や日程調整の会議まで議事録が作られると、下書きが大量に生まれて確認されなくなります。

対象を絞る方法を決めてください。

件名の規則を推奨します。 会議を設定するときに接頭辞を付けるだけで、運用の負担がほとんどありません。

文字起こしがあることを確かめてから処理してください。 文字起こしがオフのまま開かれた会議では、下書きが作れません。 その旨を担当者へ知らせる形にしてください。

もう1つの起点として、次回の会議の準備があります。 会議の3営業日前に、前回の持ち越し事項を資料へ載せる形で通知します。 ここが現状できていない部分です。

月次のトリガーも置きます。 期限を過ぎた持ち越し事項を一覧にします。対応漏れを防ぐ仕組みです。

入力データを集める

データの取得方法を決める

議事録の様式が、この構成の質を決めます。 会議の種類ごとに、記録すべき項目を定めてください。

「決まったこと」と「保留」を分ける基準も明文化してください。

「条件付き」の区分を必ず入れてください。 設計審査では「この試験の結果が出れば進めてよい」という決着がよくあります。これを「決まったこと」に入れると、条件が抜けます。

前回の持ち越し： 次の形で記録します。

「関連する審査の対象」の列が要ります。 同じ製品の次のDRで、前回の持ち越しを引き継げます。

AIへ渡す前に整形する

1. 会議の種類の判定 … 件名または分類から、DRか技術検討会かを決めます。様式が変わります
2. 文字起こしの有無の確認 … なければ処理を止めて、担当者へ知らせます
3. 話者の対応づけ … 文字起こしの話者名と、出席者の一覧を対応づけます。役割（審査員／説明者）も付けます
4. 資料の取得 … 会議に添付された資料を取ります。図面や試験結果は、参照した事実だけを記録します
5. 前回の持ち越しの取得 … 同じ審査の対象について、前回の持ち越しを取ります
6. 審査の段階の特定 … DRの何番目かを設計管理システムから取ります
7. 未公開の技術情報の確認 … 出願前の発明が議論されている場合、扱いを決めます

3の話者の対応づけが、DRの議事録では重要です。 誰が指摘したかを残す必要があります。「審査員のAさんから指摘」という形で書けるようにしてください。

4で資料の中身を議事録に転記しないでください。 「図面 XX-001 rev.3 を参照」と書けば足ります。図面の内容を議事録に書き写すと、版の管理が二重になります。

AIに処理させる

設計の妥当性を判断させません。 「この設計は要求を満たしています」といった記述を出させないでください。判断は審査に出た人が行います。

審査の結果も決めさせません。 「合格」「再審査」の判定は、審査の場で決まったことを記録するだけです。会議で明示されなかった場合、空欄にして人が確かめてください。

技術的な評価もさせません。 「この方式のほうが優れています」といった記述を禁じてください。

発言の要約に丸めすぎないでください。 「懸念が示された」だけでは、後から経緯を辿れません。どういう懸念かを残してください。

指示内容を固定する

Microsoft 365 Copilot では、エージェントの指示として次の内容を設定します。

あなたは開発管理部で設計審査の議事録を作る担当者です。
会議の文字起こしから、決まった様式に沿って議事録を下書きすることが役割です。

【厳守事項】
- 設計の妥当性を判断しないでください。
  「この設計は要求を満たしています」「この方式が適切です」と書かないでください。
  **判断は審査に出た人が行います。**
- 審査の結果を決めないでください。
  「合格」「条件付き合格」「再審査」は、会議で明示されたときだけ書いてください。
  明示されなかった場合は空欄にし、「会議で明示されませんでした」と注記してください。
- 技術的な評価をしないでください。
  「この方式のほうが優れています」「リスクが高い」と書かないでください。
- 文字起こしにない内容を補わないでください。
  一般的な設計審査の進め方で埋めないでください。
- 指摘事項については、誰が指摘したかを必ず書いてください。
  話者が特定できない場合は「発言者不明」と書いてください。
- 発言を丸めすぎないでください。
  「懸念が示された」ではなく、どういう懸念かを残してください。
  **後から経緯を辿るための記録です。**
- 決まったこと・条件付きで決まったこと・保留・持ち越しを、
  下の「区分の基準」に照らして分けてください。
  迷った場合は「保留」にしてください。
  **決まっていないことを「決まった」と書くほうが危険です。**
- 担当と期限が会議で示されていない項目には、
  「担当未定」「期限未定」と明記してください。
  推測で担当や期限を書かないでください。
- 下の「前回の持ち越し」について、今回の会議で議論されたかを
  1件ずつ確かめてください。
  議論されていない場合は「今回は議論されませんでした」と書いてください。
- 資料の内容を議事録に転記しないでください。
  「図面 XX-001 rev.3 を参照」のように、参照した事実を書いてください。
- 出席者の発言の巧拙を評価しないでください。
  「説明が不十分でした」と書かないでください。

【会議の種類】
{meeting_type}

【会議の情報（件名 / 日時 / 出席者と役割）】
{meeting_info}

【議事録の様式（項目 / 必須か / 書き方）】
{minutes_template}

【区分の基準（決まったこと / 条件付き / 保留 / 持ち越し）】
{classification_rules}

【前回の持ち越し（内容 / 担当 / 期限 / 状況）】
{prior_carryovers}

【会議に紐づく資料の一覧（名称と版数のみ）】
{document_list}

「迷った場合は保留にする」の指示が、この構成でもっとも重要です。 決まっていないことを「決まった」と記録すると、後で「合意したはずだ」という認識の食い違いが起きます。 保留と書かれていれば、確認の過程で直せます。

「担当未定」「期限未定」と明記させる指示も外せません。 空欄にすると、書き忘れなのか、会議で決まらなかったのかが分かりません。 明記されていれば、確認の場で埋められます。

「発言を丸めすぎない」の指示は、設計審査の記録の性質から来ています。 「安全性について懸念が示された」だけでは、後から見て何が問題だったか分かりません。 「電池の発熱について、連続使用時の温度上昇の試験が不足しているとの指摘」まで残す必要があります。

「誰が指摘したか」を書かせる指示も、DRでは必須です。 審査員の指摘と、説明者の補足は別のものです。

出力形式を固定する

議事録は Word の文書として出しますが、内部では次の構造で持ちます。

{
  "meeting_id": "",
  "meeting_type": "DR | tech_review | spec_review | test_plan",
  "dr_stage": "",
  "held_at": "",
  "attendees": [
    { "name": "", "department": "", "role": "reviewer | presenter | observer" }
  ],
  "review_target": { "product": "", "documents": [] },
  "review_criteria": [],
  "decisions": [
    { "item": "", "content": "", "conditions": "", "type": "decided | conditional" }
  ],
  "findings": [
    {
      "raised_by": "",
      "content": "",
      "basis": "",
      "response_plan": "",
      "owner": "",
      "due_date": "",
      "owner_missing": false,
      "due_missing": false
    }
  ],
  "pending": [
    { "item": "", "reason_not_decided": "" }
  ],
  "carryovers": [
    { "item": "", "owner": "", "due_date": "", "owner_missing": false, "due_missing": false }
  ],
  "prior_carryover_status": [
    { "item": "", "discussed": false, "outcome": "" }
  ],
  "review_result": "passed | conditional | re_review | not_stated",
  "unattributed_statements": [],
  "transcript_quality_note": ""
}

type で「決まったこと」と「条件付き」を分けていることが、この構成の核です。 設計審査では条件付きの決着が多くあります。条件を落とすと、後から問題になります。

owner_missing と due_missing のフラグが要ります。 担当や期限が会議で示されなかった項目を、確認の場で埋めるための印です。

prior_carryover_status に discussed を持たせている理由があります。 前回の持ち越しが今回議論されなかったことを、記録として残すためです。議論されなかったこと自体が、追跡すべき事実です。

review_result に not_stated を入れてください。 会議で審査の結果が明示されないことがあります。空欄にせず、明示されなかったことを記録します。

unattributed_statements は、話者が特定できなかった発言です。 文字起こしで話者の識別が外れることがあります。担当者が確認する対象になります。

transcript_quality_note は、文字起こしの品質の問題です。 対面の出席者の声が拾えていない、専門用語の変換が誤っている。この注記があると、担当者が念入りに確かめる判断ができます。

システムへ連携する

下書きを作るだけで、確定と保管は人が行います。

設計管理システムへ自動で登録しないでください。 設計審査の記録は、認証や監査で参照されます。確認を経ていない下書きが正式な記録として残ると、後から問題になります。

出席者への確認は、これまでどおり人が行ってください。 下書きを自動で回すと、誤りがあるまま「確認済み」になる恐れがあります。

持ち越し事項の記録は自動で構いません。 議事録が確定した時点で、持ち越しをリストへ追加します。次回の会議の3営業日前に、そのリストから資料を作ります。

期限を過ぎた持ち越しの通知も自動で構いません。 月次で、期限を過ぎて未完了の項目を担当へ知らせます。ただし、催促の文面は定型にとどめ、責める書き方にしないでください。

人が確認する

担当者の確認は必ず残します。

確認を速くするための設計が効きます。

• owner_missing / due_missing の項目を先頭に集める
• 文字起こしの該当箇所へのリンクを付ける
• 前回の持ち越しを併記する
• conditional の項目を目立たせる
• 確認の完了をその場で記録できるようにする

2つ目が効きます。 「この記述は本当にそう言われたか」を確かめるとき、文字起こしの該当箇所へすぐ飛べると、確認が速くなります。

出席者への確認は省かないでください。 議事録は、後から「そう決まった」ことの根拠になります。下書きの精度がどれだけ上がっても、出席者の確認は残してください。

月次で、持ち越しの状況を見てください。

最後の項目が、実は会議そのものの改善につながります。 担当が決まらないまま終わる項目が多いなら、会議の進行で「誰がやりますか」を確認する運用に変えるほうが効きます。

例外に対処する

「Copilot がオフにされている会議」は、見落としやすい点です。 主催者が Teams 会議で Microsoft Copilot をオフにすると、録画と文字起こしもオフになります。 機微な議論のためにオフにした会議では、この構成は使えません。事前に確認する運用にしてください。

記録を残す

この記録は、設計管理の証跡になります。

• 会議の文字起こし（保存の場所と期限は組織の設定による）
• 議事録の下書きと、担当者が直した後の内容
• 出席者の確認と、修正の内容
• 確定した議事録
• 持ち越し事項と、その後の状況
• owner_missing / due_missing の割合の推移
• 文字起こしの品質の問題の記録

「下書きと直した後の内容」を両方残してください。 どこが直されているかが、この構成の改善点そのものです。「条件付き」の条件が毎回書き足されているなら、指示を強める必要があります。

設計審査の記録は、認証や監査で参照されます。 医療機器や自動車の分野では、設計管理の記録の保存が求められます。この構成が作るのは下書きであり、正式な記録は確定した議事録です。 その区別を、保管の場所でも分けてください。

文字起こしの保存期間に注意が要ります。 文字起こしは会議の記録とともに OneDrive と SharePoint に保存されます。保存の場所と期限は組織の設定によるため、設計審査の記録として必要な期間、残るかを確かめてください。

会議の内容には、未公開の技術情報が含まれます。 出願前の発明、試験の結果、仕様の詳細。閲覧範囲を、その開発テーマに関わる人へ限定してください。

Copilot の応答は利用者の権限の範囲に限られます が、議事録として保存された文書は、その保存場所の権限に従います。 権限の設計を確かめてください。