病院の医療安全・感染対策・褥瘡対策などの院内の委員会の文字起こしから、議事録と院内への周知文の下書きを作り、前回の宿題の進み具合を委員会をまたいで一覧にする

処理の起点を決める

委員会の終了をきっかけに、事務局がその日のうちに始めます。 委員会の直後なら、表を読んで「この決定は条件付きだった」と事務局がすぐに気づけます。録音を聞き直す1時間を、表の根拠を確かめる時間に置き換えます。

文字起こしは、委員会の冒頭で始めます。 委員長が開会の前に「記録のため文字起こしを使います」と告げる決まりにします。会議の Copilot の設定は「会議中と会議後」にします。 公式の管理者向けのページでは、主催者の既定を「会議中と会議後」にでき、既定値は文字起こしの保存を必須とする設定とされています。

委員会を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。毎月の委員会は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちに Word に移します。

会議の設定は、テンプレートでそろえます。 公式の管理者向けのページでは、会議の Copilot の設定を会議のテンプレートに入れられるとされています。「院内委員会」のテンプレートを作り、事務局はこのテンプレートで16の委員会の会議を立てます。担当ごとに設定がばらつき、ある委員会だけ会議後に Copilot が使えない、という事故を防げます。

重大な事故で臨時の委員会を開くときも、同じテンプレートで立てます。 臨時の委員会ほど記録が後回しになりやすく、決めた調査の担当と期限が議事録から抜けやすいからです。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の記録の決まりです。 とくに宿題の書き方をそろえないと、委員会をまたいで並べられません。

【記録の決まり（抜粋）】
宿題の書き方：宿題番号｜内容｜担当の部署｜回した先の委員会｜期限｜状態
宿題番号：委員会の略号＋年月＋連番（例：MS-2610-03 は医療安全の10月の3番目）
状態：未着手／実施中／報告済み／見直し
患者の書き方：議事録は事例番号（インシデント報告の番号）だけ。氏名・年齢・病室は書かない
周知文に書かないもの：事例番号、病棟名と日付の組み合わせ、職員の氏名

宿題番号が、委員会をまたぐ鍵になります。 医療安全で決めた MS-2610-03 が看護部の委員会で報告されたとき、議事録に同じ番号が書かれていれば、ノートブックがその2つを結び付けられます。 番号が無ければ、似た言葉の宿題を Copilot が推して結び付けることになります。

データの取得方法を決める

会議の Copilot は、会議のチャットも情報源にします。 公式のページでは、文字起こしがあれば、会議の前24時間までのチャットも含めてチャットと文字起こしの両方を使うとされています。事務局は委員会の前日に、前回の宿題の表を会議のチャットに貼っておきます。今日の報告と前回の宿題を、同じ会議の中で照らせます。

会議のオプションで、文字起こしのコピーと転送を止めないでください。 公式のページでは、この設定をオンにすると、Copilot の回答を Word や Excel へ書き出せないとされています。事例を扱うので止めたくなりますが、守る手立ては第13章のフォルダの権限と Web検索の方針で取ります。

ノートブックの参照には、委員会ごとの「確定」のフォルダを追加します。 ノートブックの Copilot は、本人に閲覧の権限がある参照だけを使います。医療安全管理委員会のフォルダを委員と事務局に絞っていても、事務局のノートブックからは使えます。 逆に、事務局の担当が権限を持たない委員会のフォルダは、一覧に出てきません。一覧の先頭に「この一覧が見た委員会」を書かせ、16がそろっているかを毎月確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 前回の宿題をチャットに貼る … 委員会の前日に、前回の議事録の宿題の行を宿題番号付きで会議のチャットに貼ります
2. 資料から患者の情報を外す … 画面に映す事例の資料は、事例番号だけにしてから委員会のフォルダに置きます
3. 発言者を確かめる … 会議室の1台のパソコンから話すと、全員が同じ発言者になります。会議室のマイクの前で名乗ってから話す決まりにするか、委員にも端末で入ってもらいます
4. 話す言語を確かめる … 文字起こしを始めるとき、話す言語が日本語になっているかを見ます
5. 確定の議事録をフォルダに移す … 委員長の確認が済んだ議事録だけを「確定」のフォルダに移します
6. 議題の順をチャットに貼る … 議題の番号と題を会議のチャットに貼ります。表の行に議題の番号を付けさせれば、議事録の様式の欄に移すときに迷いません

2番目がいちばん大事な準備です。 文字起こしには、話した言葉がそのまま残ります。委員が患者の名前を口にしないように、資料の側を事例番号だけにして、話すときも事例番号で呼ぶ決まりにします。それでも名前が出たときは、第7章の「人間の確認」で議事録から外します。

AIに処理させる

させるのは、委員会の発言を区分ごとに分けて書き出すことと、議事録・周知文の下書き、宿題の進み具合の一覧を作ることです。

「他の委員会への回付」の行が、委員会をまたぐ一覧の元になります。 委員会では「これは看護部の委員会で手順を作ってもらいましょう」と口頭で決まり、議事録には「看護部で検討」としか残らないことがよくあります。回付先の委員会と宿題番号を、表の列として必ず出させます。 回付先が言葉に無ければ「回付先未定」とし、事務局が委員長に確かめます。

「委員長のまとめの言葉が無ければ継続審議」が、この表でいちばん大事な点です。 委員会では、議論がまとまらないまま次の議題に移ることがあります。文字起こしの流れから、Copilot は多数の意見を「決定」と書きがちです。 議事録の決定は病院の体制の記録なので、委員長がまとめた事項だけにします。

指示内容を固定する

委員会のあと、会議のチャットの Copilot に次の指示を出します。

この委員会の文字起こしとチャットだけを使って、議事録の下書きの元になる表を作ります。

【表1：今日の決定と方策】
区分｜内容（60字以内）｜担当の部署｜期限｜周知の要否｜回付先の委員会｜発言者｜時刻
区分は「決定事項」「改善の方策」「継続審議」「報告」のどれかです。

【表2：前回の宿題の報告】
チャットに貼った宿題番号ごとに：宿題番号｜報告の有無｜報告の内容｜状態の案｜時刻

【決まり】
- 「決定事項」は、委員長が「これで決定とします」「承認します」のようにまとめた事項だけにして
  ください。まとめの言葉が無ければ「継続審議」にしてください。
- 担当の部署と期限は、発言にあるときだけ書き、無ければ「未定」と書いてください。
- 患者は事例番号だけで書いてください。氏名・年齢・病室が発言にあっても書かないでください。
- 職員の氏名は、委員の発言者としてだけ書き、事例の当事者としては書かないでください。
- 原因の判断や、方策がよいかどうかの評価を書かないでください。
- 宿題番号が発言に無い報告は、表2に入れず「番号なしの報告」として別に書いてください。

「委員長のまとめの言葉」を指示に書かないと、多数の意見が決定になります。 委員会では、委員長が最後に「では、この方向で」とまとめることが多いので、まとめの言葉の例を記録の決まりに集めておきます。

議事録の下書きは、Word で委員会の様式を開き、Copilot に次の指示を出します。

/（会議の Copilot の表を貼った文書） と /（前回の議事録） を参照して、
この様式の欄に沿って議事録の下書きを作ってください。
表に無い内容を足さないでください。「未定」「継続審議」はそのまま書いてください。

周知文は、確定した議事録から作ります。

/（確定した議事録） のうち、周知の要否が「要」の決定事項だけを使って、
全職員向けの周知文の下書きを作ってください。
事例番号、病棟名、日付、患者の年代、職員の氏名を書かないでください。
何が決まり、職員が何をすればよいか、いつからかだけを書いてください。

宿題の一覧は、事務局のノートブックで次の指示を出します。

このノートブックの参照（全委員会の確定した議事録）だけを使ってください。
宿題番号ごとに、最新の状態を次の表にしてください。
宿題番号｜内容｜担当の部署｜回付先の委員会｜期限｜最新の状態｜最後に報告された委員会と日付
期限を過ぎて「報告済み」でないもの、2回続けて「報告なし」のものに「要確認」と書いてください。
宿題番号が同じものだけを同じ宿題として扱い、番号の無いものは別の表にしてください。

出力形式を固定する

会議の Copilot とノートブックの結果を、列を決めた表で受け取ります。 どちらも構造化した結果を返す仕組みではないので、列を指示で固定し、Word の様式と Excel の一覧に貼ります。

【宿題の進み具合（10月）】
| 宿題番号 | 内容 | 担当 | 回付先 | 期限 | 最新の状態 | 最後の報告 | 確認 |
| MS-2609-02 | ベッド柵の点検の手順 | 看護部 | 看護部の委員会 | 10/31 | 実施中 | 看護部の委員会 10/8 | |
| IC-2608-01 | 手指衛生の監査の結果の共有 | 感染対策室 | 医療安全 | 9/30 | 報告なし | 感染対策 8/20 | 要確認 |

【表1：今日の決定と方策（医療安全管理委員会 10月）】
| 区分 | 内容 | 担当 | 期限 | 周知 | 回付先 | 時刻 |
| 決定事項 | 事例 IR-2609-114 の再発防止に、点滴の更新時の2人確認を全病棟で行う | 看護部 | 11/1 | 要 | 看護部の委員会 | 00:18 |
| 改善の方策 | 2人確認の手順書を作る | 看護部 | 10/25 | 否 | 看護部の委員会 | 00:21 |
| 継続審議 | 夜間の確認の人数の確保 | 未定 | 未定 | 要否未定 | 回付先未定 | 00:33 |

1つ目の理由は、議事録の欄と表の列が対応することです。 様式の「改善の方策」「周知」「実施の状況」の欄に、表の区分がそのまま入ります。医療法施行規則が委員会に求める業務の区分と、記録の欄がそろいます。

2つ目は、宿題番号を鍵に委員会をまたげることです。 事務局はこの一覧を毎月、各委員会の開催の前に委員長に渡します。

3つ目は、時刻の列で根拠を確かめられることです。 決定事項の行の時刻から文字起こしを開き、委員長のまとめの言葉があるかを確かめます。

システムへ連携する

周知文をポータルへ載せるのは人です。 患者の情報が残っていないかを事務局が読んでから載せます。

人が確認する

この構成では、議事録と周知文のすべてを人が確かめます。

1. 決定事項の根拠を確かめる … 時刻から文字起こしを開き、委員長のまとめの言葉があるかを見ます
2. 患者と職員の情報を外す … 議事録と周知文に、氏名・年齢・病室・病棟と日付の組み合わせが残っていないかを1行ずつ見ます。ここは流し見しません
3. 担当と期限の「未定」を委員長に確かめる … 未定のまま確定させず、委員長に決めてもらいます
4. 委員長が議事録を確かめる … 委員長の直しを入れた版だけを確定にします
5. 宿題の一覧の「要確認」を確かめる … 本当に止まっているかを担当の部署に聞きます

委員長には、下書きと一緒に「未定」の一覧を渡します。 委員長は議事録を読みながら、担当と期限の未定の行だけに答えを書き込めば済みます。未定のまま確定させないことが、改善の方策の実施の状況を次の委員会で追えるかどうかを決めます。

2番目を省かないでください。 指示で患者の情報を書かないように頼んでも、発言のまま残る行が出ることがあります。 周知文は全職員が読むので、1行の残りがそのまま院内に広がります。

目標は、1件あたり75分です。 録音を聞き直す時間が、表の根拠と患者の情報を確かめる時間に置き換わります。

例外に対処する

記録を残す

• 委員会の会議の文字起こし（院内の決まりの保存の期間に従う）
• 会議の Copilot の表と、事務局が直した議事録の下書き
• 委員長が確かめた確定の議事録と、確認した日
• 周知文と、ポータルに載せた日
• 宿題の進み具合の一覧（月ごと）と、委員長に渡した日

Copilot とのやり取りの記録は、組織の Microsoft 365 の中に残ります。 公式のページでは、やり取りの記録は組織のほかのコンテンツと同じ約束に沿って保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを決められるとされています。医療安全の記録の保存の期間と合わせて決めます。

医療法施行規則は、医療に係る安全管理に関する記録の整備も求めています。 確定の議事録、宿題の一覧、改善の方策の実施の状況の報告がそろって「確定」のフォルダに残っていれば、方策をいつ決め、いつ実施を確かめ、いつ見直したかを1つの場所で追えます。