役員の会議・面談の前に、関係するメール・Teams・資料・前回の議事録から、論点・前回からの変化・決めることを1枚のブリーフィングにまとめる

処理の起点を決める

毎週木曜の午前に、担当が翌週の会議・面談を拾います。 会議の前日の17時に渡すには、遅くとも前々日にはノートブックの表が要ります。木曜に翌週分を拾えば、担当部署に確かめる時間が2〜3日取れます。

木曜の後に入った会議は、入った日に拾います。 秘書室が役員の予定表に会議を足したら、経営企画部の Teams のチャネルに知らせる決まりにします。前日に入った会議は、表1と表2だけを作り、表3以降は「準備の時間なし」と書いて渡します。 中途半端な論点を並べるより、決めることと変化だけを正確に渡すほうが役員の役に立ちます。

ノートブックは、会議体や案件ごとに1つ作ります。 投資の審議なら案件ごと、子会社の社長との面談なら子会社ごと、取引先との面談なら取引先ごとです。同じ相手との2回目からは、前回のノートブックに今回の資料を足すだけで済みます。

ノートブックは、同じ役員を受け持つ2名で共有します。 公式のページでは、ノートブックはチームと共有して一緒に使えるとされ、共有すると相手は中のファイルに招待されます。ただし、共有する人が各ファイルの共有の権限を持っていないと、受け取った人は個別にアクセスを頼む必要があるとされています。担当の2名が同じ会議体のサイトに権限を持つようにしておきます。

【ノートブックに追加する参照（決まり）】
1. 前回の議事録（確定版）
2. 前回の会議で見た資料（前回版。ファイル名に「前回」と会議の日付）
3. 最新の資料（担当部署から受け取った版）
4. 前回の会議で決まった宿題の一覧
5. ブリーフィングの決まり（論点の書き方、書かない内容）

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の「前回の会議で見た資料」です。 会議体のサイトには最新版しか残していない部署が多く、前回の版が無いと、前回からの変化を比べる相手がありません。 会議が終わった日に、その日に見た資料を「前回版」のフォルダに写す決まりにします。

【ブリーフィングの決まり（抜粋）】
様式：①この会議で決めること ②前回からの変化 ③論点 ④確かめが要る点 ⑤前回の宿題の状態
根拠：すべての行に、根拠の文書名とページ、またはメール・投稿の日付と送り手を付ける
書かない内容：相手や社員の人柄・態度・本音の推測、根拠の無い見通し、役員への推奨

データの取得方法を決める

Copilot Chat では、探す期間と相手を指示に書きます。 公式のページでは、Copilot が関係があってアクセスできる情報源を見つけられないときは、より一般的な答えになりうるとされ、ファイルやリンクや具体的な指示を足して根拠を絞るよう案内されています。前回の会議の日付、案件の名前、担当部署の名前、相手の会社の名前を指示に入れます。

Copilot Chat にも、ファイルを付けて根拠を絞れます。 公式のページでは、Copilot は利用者がプロンプトに付けたファイル・画像・リンク・文章も使い、「このファイルだけを使って」のような指示で根拠を絞れるとされています。メールの拾い出しでは絞りませんが、拾った動きを最新の資料と照らすときは、その資料を付けて「このファイルだけを使って」と指示します。

古い版を根拠にされないようにします。 公式のページでは、Copilot は古いサイトや以前の版のファイルを指すと古い答えを返しうるとされ、似たファイルが複数あるときは特定のファイルを指すよう案内されています。最新の資料はファイルとしてノートブックに直接追加し、版の名前をファイル名に入れます。

ノートブックの参照も、本人の権限の範囲でだけ使われます。 公式のページでは、参照にはファイルやフォルダを追加でき、本人がアクセスの権限を持つものに基づいて答えるとされています。

AIへ渡す前に整形する

1. 前回版を写す … 前回の会議の日に見た資料を、前回版のフォルダに写しておきます
2. 最新の資料の版を確かめる … 担当部署から受け取った版が最終かを、ファイル名と更新日で確かめます
3. 前回の議事録が確定版かを確かめる … 役員の確認が済んだ版だけを参照にします
4. 会議の予定から議題を書き出す … 予定の本文の議題を、ノートブックの指示に貼ります
5. 初めての相手か、前回があるかを分ける … 前回の無い会議は、この構成の対象から外します
6. 相手の会社と案件の呼び方をそろえる … 「A工場の設備更新」「プレス2号機の更新」のように、同じ案件が部署によって違う名前で呼ばれます。指示に呼び方を全部並べないと、Copilot Chat が一部のやり取りしか拾いません

1番目を省かないでください。 前回版が無いと、ノートブックは最新の資料だけを読んで「前回からの変化」を書こうとし、前回の議事録の言葉と最新の資料の言葉の違いを、変化として書いてしまいます。 中身は同じで言い方が違うだけの行が、変化として並びます。

AIに処理させる

させるのは、前回の議事録と資料の前回版・最新版を比べて変化を書き出すことと、やり取りから新しい動きを拾うこと、決めることを先頭に集めることです。

「根拠の文書が無い論点は、確かめが要る点へ」が、この表でいちばん大事な点です。 何も言わなければ、Copilot は資料の流れから「価格の交渉が論点になる見込み」のようなもっともらしい論点を足します。 役員はブリーフィングの論点を、相手に聞く順に使います。根拠の無い論点を確かめが要る点に分けておけば、担当がその行だけを担当部署に確かめられます。

見るものの表の最後の行は、面談のブリーフィングでとくに効きます。 子会社の社長や取引先との面談では、前回こちらが「来月までに回答します」と約束したことを、相手は覚えています。 約束が果たされていないまま面談に入ると、最初の5分が謝罪になります。前回の議事録の宿題の欄から、こちら側の約束だけを抜き出させます。

2行目は、Microsoft の側でも制限されている使い方です。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面の状態・個人の特性を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。子会社の社長や工場長との面談のブリーフィングでも、話す相手の評価は書かず、案件の事実だけを書きます。

指示内容を固定する

ノートブックでは、次の指示を使います。

このノートブックの参照だけを使って、役員の会議のブリーフィングの元になる表を作ります。
会議：{会議名}（{日付}）。前回の会議：{前回の日付}。議題：{議題}

【表1：この会議で決めること】
決めること｜根拠の文書名とページ
最新の資料と議題にある、承認・判断の依頼だけを書いてください。

【表2：前回からの変化】
項目｜前回版の内容｜最新版の内容｜根拠（両方の文書名とページ）
「前回」と付いた資料と、最新の資料を比べてください。
数字・条件・日程が変わった箇所だけを書き、言い方が違うだけのものは入れないでください。

【表3：論点】
論点｜根拠の文書名とページ
前回の議事録の宿題と、今回の資料で解決していない点だけを書いてください。
根拠の文書が無い論点は表3に入れず、表4「確かめが要る点」に書いてください。

【表5：前回の宿題の状態】
宿題｜担当｜報告の有無｜根拠
前回こちらが相手に約束した事項も宿題として入れ、担当に「当社」と書いてください。

【決まり】
- 賛否、推奨、見通しを書かないでください。
- 人の性格、態度、本音を推し量る記載をしないでください。
- 資料にない数字を計算して作らないでください。

「言い方が違うだけのものは入れない」を書かないと、表2が長くなります。 前回の議事録は事務局の言葉で、最新の資料は担当部署の言葉で書かれているので、同じ内容でも違う文に見えます。

Copilot Chat では、Work IQ をオンにして次の指示を使います。

{前回の日付} から今日までの、{案件名}（相手：{相手の会社名}、担当部署：{部署名}）に
関わるメールと Teams のやり取りから、前回の会議の後の新しい動きを拾ってください。
動き｜送り手｜日付｜メールの件名またはチャネル名
送り手と日付が分からないものは書かないでください。
推測で動きを足さないでください。見つからなければ「見つからない」と書いてください。

出力形式を固定する

ノートブックと Copilot Chat の結果を、列を決めた表で受け取ります。 どちらも構造化した結果を返す仕組みではないので、列を指示で固定し、作業用の文書に貼ってから担当が確かめます。

【表2：前回からの変化（A工場 設備更新の審議）】
| 項目 | 前回版 | 最新版 | 根拠 |
| 投資額の見積 | 8.2億円 | 9.1億円 | 前回資料 p.4／最新資料 p.4 |
| 稼働の開始 | 2027年4月 | 2027年7月 | 前回資料 p.6／最新資料 p.7 |

【表4：確かめが要る点】
| 点 | 理由 |
| 見積の増額の理由 | 最新資料に理由の記載が無い |

【表1：この会議で決めること】
| 決めること | 根拠 |
| 設備更新の投資額9.1億円の承認 | 最新資料 p.2「ご承認いただきたい事項」 |

【表5：前回の宿題の状態】
| 宿題 | 担当 | 報告 | 根拠 |
| 増額時の代替案の比較 | 生産技術部 | 報告なし | （見つからない） |

表5で「報告なし」の宿題は、表4にも写します。 前回の会議で役員が求めた比較が出ていないまま投資の承認を求められている、という事実は、役員が会議の最初に聞くべき点です。

1つ目の理由は、根拠の列で確かめられることです。 担当は、根拠のページを開いて数字を見れば、表が正しいかを確かめられます。根拠の欄が空の行は、それだけで表から外します。

2つ目は、確かめが要る点だけを担当部署に聞けることです。 表4をそのまま Teams で担当部署に送り、会議の前日の正午までに返事をもらいます。

3つ目は、Word の様式に機械的に移せることです。 表1から表5は、ブリーフィングの①から⑤の欄に対応します。Word で様式を開き、Copilot の入力欄で「/」から確かめた作業用の文書を選んで、「この文書の表だけを使って、様式の欄に沿ってA4で1枚に整えてください。表に無い内容を足さないでください」と指示します。公式のページでは、Word の Copilot は「/」で特定のファイルを参照させて下書きを作れるとされ、下書きの事実・数字・名前を確かめるよう案内されています。

システムへ連携する

役員へのブリーフィングを Copilot から直接送ることはしません。 担当が全体を読み、根拠を確かめたものだけを渡します。

人が確認する

この構成では、役員に渡すすべての行を担当が確かめます。

1. 表2の数字を根拠のページで確かめる … 前回版と最新版の数字を開いて見ます。ここは流し見しません
2. 表4を担当部署に確かめる … 返事が来たら、論点に移すか、ブリーフィングから外します
3. 新しい動きの送り手と日付を確かめる … メールや投稿を開き、案件に本当に関わるかを見ます
4. 書かない内容が残っていないかを見る … 人の態度や本音の推測、見通し、推奨が無いかを読みます
5. 様式に整えた後に全体を読む … 1枚に収めるときに落ちた行が無いかを、表と比べます

1番目を省かないでください。 役員は表2の数字を相手に示して話します。8.2億円と9.1億円が逆になっていれば、増額ではなく減額として話すことになります。

役員からの直しを集めます。 役員がブリーフィングに「この論点は不要」「この数字は前回の資料が違う」と書き込んで返したら、担当はその直しを決まりの文書に足します。直しが3か月たまれば、役員ごとに読みたい論点の傾向が決まりに残ります。

目標は、1件あたり15分です。 探して読む時間が、根拠を開いて確かめる時間に置き換わります。

例外に対処する

2行目は、構成の限界です。 Copilot は担当の権限を超えて情報を集めません。見えないものを補う仕組みを作るのではなく、役員本人の Copilot に任せるのがこの構成の考え方です。

記録を残す

• 会議ごとのノートブックと、追加した参照の一覧（ファイル名と版）
• ノートブックと Copilot Chat の表と、担当が確かめた後の表
• 担当部署への確かめの内容と返事
• 役員に渡したブリーフィングと、渡した日時

Copilot とのやり取りの記録は、組織の Microsoft 365 の中に残ります。 公式のページでは、やり取りの記録は組織のほかのコンテンツと同じ約束に沿って保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを決められるとされています。役員の会議の資料の保存の期間と合わせて決めます。