介護職員が書いた介護記録の特記事項を、主観や決めつけの表現・あいまいな時刻・用語の誤りで点検し、事実が伝わる書き方の案を返す

処理の起点を決める

職員が特記事項を書き終えたところで、自分で ChatGPT に貼ります。 介護記録ソフトとはつながっていないので、貼らなければ点検は行われません。 最初は「特記事項は貼ってから入れる」を全員の決まりにし、慣れてきたら経験の長い職員は任意にします。

記録ごとに新しいチャットを開きます。 前の記録が残ったチャットで次を見させると、前の利用者の出来事が混ざることがあります。1つの記録に1つのチャットにします。

勤務の終わりに、まとめて貼るのはやめます。 書いた直後なら、空欄になった時刻や量をその場で思い出せます。勤務の終わりでは、もう思い出せません。 第3章の（b）を、書いた直後に直すことで防ぎます。

入力データを集める

質を決めるのは、書き方の決まりの「理由」の列です。 言葉の言い換えの一覧だけを渡すと、AIは言い換えだけを返します。理由があれば、職員は次から自分で避けられます。

書き方の決まりは、次のような形で作ります。

【記録の書き方の決まり】版 2026-10-01（介護課）
| 使わない言葉 | 種類 | 理由 | 書き方の例 |
| わがまま／自分勝手 | 決めつけ | 書いた人の受け止め方で、何があったか分からない | 「〇〇がしたい」と話された（発言を「」で） |
| 暴れる／暴力 | 決めつけ | 動作が分からない。読む人が場面を想像できない | 右手で職員の腕を2回たたいた（動作をそのまま） |
| 拒否が強い | 決めつけ | 何を、どう断ったか分からない | 入浴の声かけに「今日はいい」と首を振られた |
| 機嫌が悪い | 決めつけ | 表情や言葉が書かれていない | 声かけに返事がなく、眉間にしわを寄せていた |
| いつものように／特変なし | あいまい | 読む人によって「いつも」が違う | 何を確かめて変わりがなかったかを書く |
| 夕方ごろ／さっき | あいまい | 時刻が分からない | 17時20分（時計で確かめた時刻） |
| 少量／たくさん | あいまい | 量が分からない | 主食3割、副食5割 |

「使ってはいけない言葉」ではなく「書き方の例」までを1行にします。 「拒否」を使ってよいかはリーダーによって違っていました（第3章の（c））。決まりを1つにして介護課で合意することが、この構成の最初の仕事です。

データの取得方法を決める

決まりも用語集も、施設の中にある文書から作ります。 外の仕組みからは取りません。

2行目の略語は、看護職員と合わせて作ります。 介護職員がよく使う略語と、看護職員が使う略語が食い違っていると、記録を読んだ看護職員が違う意味に取ります。 施設で使ってよい略語を一覧にし、それ以外は書かない決まりにします。

用語集は、次のような形で作ります。

【用語集】版 2026-10-01（介護課・看護課で合意）
| 用語・略語 | 意味 | 使ってよいか | 備考 |
| 離床 | ベッドから起きて離れること | 使う | 「起床」と混ぜない |
| 臥床 | ベッドに横になること | 使う | |
| 端座位 | ベッドの端に腰かけた姿勢 | 使う | |
| 発赤 | 皮膚が赤くなっていること | 使う | 大きさ（cm）と場所を一緒に書く |
| 嚥下 | 飲み込むこと | 使う | 「燕下」は誤字 |
| 頓服薬 | 症状があるときに使う薬 | 使う | 薬の名前は書かない決まり |
| ＷＣ | トイレ | 使わない | 「トイレ」と書く |
| Ｐトイレ | ポータブルトイレ | 使わない | 「ポータブルトイレ」と書く |

「使わない」の行と、その代わりの書き方を一緒に書きます。 略語を禁じるだけでは、職員は別の略語を作ります。

リーダーの過去の書き直しの依頼は、いちばんよい材料です。 付箋やコメント欄に残っている依頼を1か月分集めると、よく出る言葉と、リーダーごとの指導の違いが見えます。違いは介護課で1つに決めてから決まりに入れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 利用者の名前を置き換える … 本人は「利用者」、同じ場面の別の利用者は「別の利用者」にします。居室の番号も外します
2. 職員の名前を置き換える … 「職員A」「看護職員」のように役割で書きます
3. 記録の種類を先頭に書く … 「種類：転倒・ヒヤリ」のように1行目に書きます
4. 病名や薬の名前は残してよいかを決めておく … 用語の誤りを見るには要りますが、名前を外した文でも、病名と出来事を合わせると誰のことか分かる場合があります。 施設の決まりで、病名は「持病」、薬の名前は「頓服薬」のように書くかを決めます

1番目は、職員が毎回手で行います。 ここを自動にする仕組みはこの構成にはありません。だから貼る前に名前が残っていないかを見ることを、決まりの最初に書きます。 スキルの指示にも、名前らしい文字列があれば作業をせずに「名前を外してから貼り直してください」と返すよう書きます。

4番目は、法人の個人情報の担当と決めます。 個人情報保護委員会と厚生労働省のガイダンスでは、介護関係記録に記載された病歴なども要配慮個人情報に当たるものとして挙げられています。何を外すかは、施設だけで決めずに法人で決めます。

AIに処理させる

させるのは、3種類の点検と、空欄を残した書き方の案と、短い理由です。

4行目は、書き漏れを並べるだけです。 転倒の記録で「報告した相手」が書かれていなければ、「報告した相手が書かれていません」と返させます。誰に報告すべきだったかは書かせません。 それは施設の手順と、リーダーの判断です。

最後の行が、いちばん気をつける失敗です。 決めつけを直させると、AIは柔らかい言葉を選びがちです。「職員の腕をたたいた」を「職員の腕に触れた」にすれば、決めつけは消えますが事実も変わります。 動作はそのまま残させ、受け止め方の言葉だけを外させます。

指示内容を固定する

スキルの作業の指示として、次の文を置きます。

あなたは特別養護老人ホームの介護課で、介護職員が書いた記録の特記事項を、
介護記録ソフトに入れる前に点検する係です。記録を代わりに書くのではなく、
直すべき箇所と理由を示し、職員が自分で直せる案を出してください。

【根拠】
このスキルの「書き方の決まり」「用語集」「記録の種類ごとの項目」だけを根拠にしてください。

【最初に確かめること】
人の名前らしい文字列（姓・名・「さん」「様」の付いた語）があれば、点検をせず、
「名前を『利用者』に置き換えてから貼り直してください」とだけ返してください。

【見ること】
1. 決めつけ：書き方の決まりの「決めつけ」の言葉、または書いた人の受け止め方だけの表現。
   動作・発言・表情として書き直す案を出す。発言は「」で書く形にする。
2. あいまい：時刻・量・回数・時間の長さが数で書かれていない箇所。
   案には「【　時　分】」「【　割】」「【　回】」の空欄を残す。数を入れない。
3. 用語：用語集と違う用語、用語集に無い略語、誤字。
4. 書かれていない項目：記録の種類ごとの項目のうち、文に無いもの。

【出力】
表：番号／種類（決めつけ・あいまい・用語・書かれていない項目）／該当箇所（そのまま写す）／
理由（1文。やさしい言葉で）／書き方の案
表の後に、指摘の箇所だけを直した文を1つ示す（空欄はそのまま残す）。

【厳守事項】
- 文に書かれていない事実（時刻、量、発言、場所、相手）を足さないでください。
- 動作や出来事を、柔らかい言葉や別の動作に言い換えないでください。
- 体調の変化の原因、病状、ケアの良し悪しについて書かないでください。
- 事故・虐待・身体拘束に当たるかを書かないでください。
- 種類が「転倒・ヒヤリ」で、けがや痛みの記述があれば、表の最後に
  「けが・痛みの記録は、施設の手順で看護職員とリーダーに報告してください」と1行書いてください。
- 指摘が無ければ「表に出す指摘はありません」とだけ書いてください。「よく書けています」と書かないでください。

「動作を別の動作に言い換えない」を厳守事項に置いたのは、 決めつけを直す指示だけだと、AIは出来事を穏やかにする方向に寄るからです。記録は、後から事故の報告や家族への説明の根拠になります。和らげた記録は、決めつけた記録と同じくらい役に立ちません。

「よく書けています」を書かせないのは、 褒め言葉が付くと、職員は表を読まずに入れてしまうからです。指摘が無いときは、無いという事実だけを返させます。

出力形式を固定する

次の形の表で受け取ります。

種類：介護を受け入れてもらえなかった場面

| 番号 | 種類 | 該当箇所 | 理由 | 書き方の案 |
| 1 | 決めつけ | 機嫌が悪く | 書いた人の受け止め方で、何があったか分かりません | 声かけに返事がなく、【表情・様子】 |
| 2 | あいまい | 夕方ごろ | 何時か分かりません | 【　時　分】 |
| 3 | 決めつけ | 夕食を拒否 | 何を、どう断ったか分かりません | 夕食の声かけに「【発言】」と話され、食べなかった |
| 4 | あいまい | 少し食べた | 量が分かりません | 主食【　割】、副食【　割】 |
| 5 | 決めつけ | わがままが続く | 受け止め方の言葉です。続いた出来事を書きます | （削る。続いた出来事があれば、別の文で書く） |
| 6 | 書かれていない項目 | － | 誰に伝えたかが書かれていません | 【伝えた相手】に伝えた |

指摘の箇所だけを直した文：
【　時　分】、夕食の声かけに返事がなく、【表情・様子】。「【発言】」と話され、
主食【　割】、副食【　割】を食べた。【伝えた相手】に伝えた。

1つ目の理由は、空欄が目に見えることです。 職員は【　】を埋めないと記録に入れられません。空欄が残ったまま記録に入っていれば、AIの案をそのまま貼ったことが分かります。

2つ目は、理由の列があることです。 同じ「決めつけ」でも、理由が毎回返ることで、職員は言葉の言い換えではなく、何を書けばよいかを覚えていきます。 日本語を母語としない職員にも、短い理由なら読めます。

3つ目は、直した文が指摘の箇所だけに限られることです。 文全体を書き直させないので、職員の書いた順番や言葉はそのまま残ります。

システムへ連携する

ChatGPT と介護記録ソフトはつなぎません。 直した文を記録に入れるのは職員です。この手作業が、空欄を埋め、案を採るかを決める関門になります。

スキルの直しは、介護主任だけが行います。 職員から「この言葉も決まりに入れてほしい」という声が出たら、月に1回まとめて介護課で話し合い、決まりの版を上げてスキルを直します。職員が自分で指示を足した版を使い始めると、決まりが1つでなくなります。

人が確認する

職員が自分の記録を直し、フロアのリーダーが翌朝に読みます。

1. 職員が空欄を埋める … 時計を見た時刻、食べた量、相手の言葉を、覚えている範囲で書きます。覚えていないときは「時刻不明（〇時の巡視から〇時の間）」と、分かる範囲を書きます
2. 職員が案を採るかを決める … 案が場面と合わなければ採りません。AIの案より、その場にいた職員の言葉を優先します
3. リーダーが特記事項を読む … 書き直しの依頼を考える時間を、中身を見る時間に使います。看護職員に知らせるもの、事故の報告が要るものを見ます
4. リーダーが直っていないものを見る … 空欄が残ったもの、決めつけが残ったものは、その職員に直接伝えます

1番目の「覚えていないときの書き方」を、決まりに入れておいてください。 空欄を埋めるためにあいまいな時刻をそれらしく書くと、空欄よりも悪い記録になります。 分からないことは、分からないと書ける形にします。

覚えていないときの書き方は、たとえば次のとおりです。

× 18時ごろ、居室で床に座っているところを発見。（時刻をそれらしく書いた）
○ 17時30分の巡視では臥床。18時10分の巡視で、居室の床に座っているところを発見。
   発見までの時刻は不明。

リーダーが読む件数は減りませんが、1件あたりの時間が減ります。 書き直しの依頼の言葉を考え、直ったかを見に行く手間がなくなるからです。

例外に対処する

上から2行目と3行目は、件数は少なくても必ず拾ってください。 職員が案をそのまま採っていれば、記録に事実でないことが入ります。 スキルの指示の厳守事項を直す材料として、介護主任が月に1回まとめて見ます。

記録を残す

• 介護記録ソフトに入れた特記事項（従来どおり）
• 書き方の決まりと用語集の版と、直した日・理由
• リーダーが「AIの案に事実が足されていた」「和らげる言い換えがあった」と判断した事例（記録の日付と、名前を外した該当箇所）
• 職員から出た「決まりに足してほしい言葉」の一覧
• 名前を外さずに貼ってしまった件数と、その後の対応

ChatGPT の会話そのものは、記録として残しません。 残すべき記録は、介護記録ソフトに入れた特記事項です。会話を記録の代わりに使わないことを、決まりに書きます。 会話の保持の期間は、ワークスペースの設定に従います。