洋菓子店が手書きのホールケーキ・贈答品の予約票を読み取り、受け取り日ごとの製造の数と受け渡しの一覧を作る

処理の起点を決める

30分ごとに、共有のフォルダに入った新しいファイルを処理します。 店頭の担当は、1時間に1回、たまった予約票の2枚目をまとめてスキャンします。30分ごとに読めば、閉店の時点で当日の予約がすべて表に入っています。

起点は Apps Script の時間主導型のトリガーです。 公式のページによると、時間主導型のトリガーは毎分から月1回までの間隔で動かせ、動く時刻は少しずれることがあります。30分ごとなら、ずれても閉店後の確認には間に合います。

1回の実行は6分までで、トリガーの合計の実行時間には1日あたりの上限があります（個人のアカウントで90分、Google Workspace のアカウントで6時間）。外部の API を呼ぶ回数（URL Fetch）にも1日あたりの上限があり、個人のアカウントで20,000回、Workspace のアカウントで100,000回です。月720枚なら回数の上限には遠く及びませんが、実行時間を考えて業務用のアカウントで動かします。 1回で処理する枚数を決め、残りは次の回に回します。

閉店後の17時と20時には、別のトリガーで翌日分の表を確定させます。 17時の表で工房が翌日の仕込みの量を見積もり、20時の表で最終の段取りを組みます。

入力データを集める

質を決めるのは、商品の一覧です。 予約票には「イチゴショート」「苺ショート」「ショート（いちご）」と書き方が混ざり、号数も「5号」「15cm」「5」と書かれます。一覧に正式な名前と号数の選択肢があれば、当てはめの答えが決まります。

作る日の列が、製造の数の表を受け取り日から製造日に変えます。 前日に作る商品と当日の朝に作る商品があり、受け取り日で数えた数を、作る日で数え直すのは規則で行えます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Form Parser の処理装置を呼びます。 認証の組み方（サービスアカウントかスクリプトの認可か）は、利用の環境に応じた個別の設定が要ります。

必須の欄は、「キーが返ってこない」ことも漏れとして扱います。 受け取りの日時、商品、数量、お名前、電話番号の5つは必須で、キーと値の組の中に見出しが見つからないときは、空欄の可能性があるとして印を付けます。 Form Parser は値の入っていない組を確実には読めないので、返ってこないこと自体を手がかりにします。

予約票の商品の欄は、表の形にしておきます。 1枚の予約票で複数の商品を受けることがあるので、商品・号数・数量の3列の表にします。Form Parser の表の読み取りはセルの結合の無い表に限られるので、様式の表は結合を使いません。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF または画像（JPEG、PNG、TIFF など）であることを確かめます
2. 大きさとページ数の確認 … オンラインの処理は1回15ページまで、ファイルは40MBまでです。複合機で束ごとスキャンしたPDFは、1枚ずつに分けてから送ります
3. 複写の濃さの確認 … 2枚目は複写なので、筆圧の弱い字が薄くなります。スキャンの濃さを1段上げる設定を複合機に保存しておきます
4. 重複の検知 … 同じ電話番号・同じ受け取りの日時・同じ商品の予約票が既にあれば、二重のスキャンか、変更の書き直しかを印にします
5. 取り消し線の確認 … 線で消して書き直した欄は、信頼度が下がりやすいので、低い欄にまとめて印を付けます

3番目がこの題材の特有の点です。 1枚目をお客様に渡す運用なので、店に残るのは複写の2枚目です。電話を聞きながら急いで書いた字は、2枚目では読めないほど薄いことがあります。 書くときにボールペンを強く押す、を店頭の決まりにしておきます。

AIに処理させる

受け取りの日時の確定には、生成AIを使いません。 Apps Script が規則で決めます。生成AIにさせるのは、商品の書き方を商品の一覧に当てることと、プレートの文字を原文のまま取り出すことだけです。

日時の確定の規則は次のとおりです。

曜日との照合が、いちばん効く規則です。 電話で「24日の土曜」と聞いて「23(土)」と書く、といった誤りは、月日と曜日の食い違いとして機械的に見つかります。 どちらが正しいかは決めず、受付がお客様に確かめます。

生成AIにさせることは2つです。

いちばん起きやすいのは2行目です。 「ゆい」を「結衣」に、「おめでと」を「おめでとう」に直すのは、生成AIにとって自然な手直しです。直したプレートは、お客様にとっては間違ったプレートです。

指示内容を固定する

あなたは洋菓子店で、予約票の商品の欄とプレートの欄を整理する係です。
渡すのは、OCR が読み取った予約票1枚分の商品の欄・プレートの欄の文字と、商品の一覧です。
書かれていることだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 商品の欄の各行について、書かれた商品の名前と号数を、商品の一覧の名前と号数の選択肢に当ててください。
   - 1つに当たれば match_status を matched にし、一覧の名前と号数を入れてください。
   - 当たるものが無ければ no_match、2つ以上に当たりうれば multiple にしてください。
   - 「15cm」のように号数以外の書き方なら、一覧の換算表にあるときだけ号数に当ててください。
2. プレートの欄の文字を、plate_text_as_written に写してください。

【厳守事項】
- プレートの文字は一字も変えないでください。平仮名を漢字にしない、漢字を平仮名にしない、
  誤字に見えても直さない、句読点や記号を足したり消したりしないでください。
- 読めない文字があれば、その文字の位置に〓を入れ、plate_status を unreadable にしてください。
- 数量が書かれていなければ quantity を空にしてください。1と仮定しないでください。
- 受け取りの日時について何も判断しないでください（別の処理で確定します）。
- アレルギーの申し出について、対応できるか、どの商品なら大丈夫かを書かないでください。
- original には、商品の欄の各行の文字をそのまま写してください。

【商品の一覧（名前・号数の選択肢・号数の換算表）】{product_master}
【商品の欄】{product_rows}
【プレートの欄】{plate_text}

「一字も変えない」を細かく分けて書かないと、どこかで変えます。 漢字への変換を禁じても、句読点の追加や「!」の削除は残ります。変えてよい部分が無いことを、型ごとに並べて伝えます。

「数量を1と仮定しない」も同じです。 予約票では数量の欄を空けたまま「1台」のつもりで書く担当がいますが、空欄を1と読むと、2台の予約の書き忘れも1台になります。 空欄は空欄として受付に戻します。

出力形式を固定する

次の形の JSON で受け取ります。 Claude API の構造化出力で、output_config.format に type: "json_schema" と schema を渡し、object には additionalProperties: false を付けます。

{
  "items": [
    { "original": "イチゴショート 5号 2", "match_status": "matched | no_match | multiple",
      "product": "苺のショートケーキ", "size": "5号", "quantity": "2" }
  ],
  "plate_text_as_written": "ゆいちゃん 5さい おめでとう",
  "plate_status": "ok | unreadable | blank"
}

1つ目の理由は、数量を文字のまま受け取れることです。 公式のページによると、Claude の構造化出力では数値の minimum・maximum はスキーマとして送れず（SDK の変換で説明文に移されます）、配列の minItems は 0 と 1 だけです。数量は文字で受け取り、範囲の確かめは Apps Script で行います。 「2」以外に「二」「2台」と書かれていても、Apps Script の側で数にそろえます。

2つ目は、original を残すことで、当てはめの誤りを後から直せることです。 商品の一覧に新しい商品を足したとき、過去の予約票の original を当て直すだけで、製造の数を数え直せます。

Apps Script が書き出す表は3つです。

製造の数の表には、印の付いた予約を別の列で数えます。 確定した予約の合計と、印が付いて確認待ちの予約の合計を分けておくと、工房は確認待ちの分を見込みで仕込むか、待つかを選べます。

システムへ連携する

予約の台帳には、確認待ちの状態で行を足します。 店長が印の付いた予約を確かめたら、確定の列に印を入れます。工房の段取りの表へは書き込まず、 工房の責任者が製造の数の表を見て移します。

お客様への連絡は自動で行いません。 日時の食い違いや数量の空欄をお客様に確かめるのは店長で、電話をかけるかどうかも、予約の状況を見て店長が決めます。

人が確認する

店長が見るのは、印の付いた予約票だけです。

1. 日時の印を先に見る … 曜日の食い違い、日だけの書き方、定休日に当たるもの。多くは受付の担当に聞けば分かり、分からなければお客様に電話します
2. 必須の欄の印を見る … 数量・商品・電話番号の空欄か、読めなかったものか。画像で確かめます
3. 商品の no_match と multiple を見る … 一覧に無い商品なら、法人の特注か新しい商品かを確かめます
4. プレートの unreadable を見る … 〓の入った文字を画像で読み、読めなければお客様に確かめます

工房の責任者が見るのは、注意の一覧のアレルギーの申し出です。 チェック欄と記入欄の内容を見て、その商品で対応できるかを、原材料と作り方を知っている責任者が決めます。 対応できないときにお客様に伝えるのは店長です。

プレートの文字は、作る人が予約票の画像と見比べます。 注意の一覧の文字は写しなので、チョコレートに書く前に、画像の文字を1回見てから書くことを工房の決まりにします。

目標は、720枚をならして1枚2分です。 印の付く予約票が2〜3割という想定です。それより多い月は、複写が薄いか、商品の一覧が古くなっています。

例外に対処する

3行目と4行目が、製造の数を狂わせる例外です。 変更の予約票と元の予約票が両方生きていると、同じ予約を2回数えます。 変更は「元の予約を取り消してから新しい予約を確定する」順で台帳に入れることを、店頭の決まりにします。

最後の行は、紙に戻れる道を残しておくためのものです。 読み取りが止まっても、予約票の束は箱に残っています。 20時の時点で表がそろっていなければ、いままでどおり束で数えます。

記録を残す

• 予約票の画像と、スキャンの日時・店舗
• Document AI が返した文書のデータの全文
• 日時の確定の結果と、適用した規則（月日・曜日・受付日のどれで決めたか）
• 生成AIの当てはめの結果、original、そのとき使った商品の一覧の版
• 店長が確かめて直した記録 … どの欄を、何から何へ、お客様に確かめたかどうか
• 製造の数の表の版（17時・20時）と、工房が段取りの表に移した記録

日時の確定で適用した規則を残すのは、受け取りの日の行き違いが起きたときのためです。 お客様が「24日と言った」とおっしゃったとき、予約票に何と書かれていて、どの規則で23日と決めたのかをたどれます。

製造の数の表を17時と20時の2つの版で残すのは、 工房がどちらの数で仕込んだかを後で確かめられるようにするためです。