印刷会社が名刺の注文フォームの記載内容を Zapier で1人ずつ抜き出し、版下の作成の依頼と、文字の校正表を添えた校正の送付の下書きまでを進める

処理の起点を決める

Zap は2つです。 受付の Zap は注文フォームの送信で、校正の送付の Zap は Google ドライブの校正フォルダにファイルが置かれたことで動きます。

受付の Zap は、Zapier Forms の送信の後の「Run a Zap」で動かします。 送信された内容がそのまま Zap に渡り、フォームの回答は Forms につながった表にも残ります。回答の控えが Zapier の側にも残るので、Zap が失敗したときに注文が消えることはありません。

校正の送付の Zap は、Google ドライブの「New File in Folder」で動かします。 指定したフォルダの中にファイルが作られたとき、移されたとき、直接アップロードされたときに動き、サブフォルダの中は見ません。 校正のフォルダは1つに決め、お客様ごとのサブフォルダを作らない運用にします。サブフォルダに置かれた校正は、送付の下書きが作られません。

校正の送付を、制作台帳の状態の変更で動かす形にはしません。 DTP 担当が PDF を書き出して置くという、いまの作業の最後の動作をそのまま起点にするほうが、新しい手順を覚えてもらう必要がありません。

入力データを集める

AIに渡すのは、自由記入欄と、項目の一覧だけです。 紙や枚数のような選択の欄は、AIを通さずにそのまま制作台帳に書きます。選択の欄までAIを通すと、「両面」が「片面」に読み替えられる余地を自分で作ることになります。

項目の一覧は、名刺に載る項目を事業者の側で決めたものです。 会社名、部署、役職、氏名、ふりがな、英字の氏名、英字の役職、郵便番号、住所、電話、FAX、携帯、メール、Web サイト、資格、そのほか、です。一覧に無いもの（キャッチコピー、QR コードの中身など）は「そのほか」にまとめさせます。

データの取得方法を決める

前回の注文は、制作台帳を「Lookup Spreadsheet Row」で引きます。 列と値を指定して1行を探し、見つかれば行全体を返します。前回の注文番号の列で引き、版下のファイルの場所を新しい行に写します。 1件に数名分があった前回の注文は複数行になっているので、ここでは版下のファイルの場所だけを取ればよく、どの行でもかまいません。

校正の送付の Zap でも、同じ Lookup Spreadsheet Row で制作台帳の行を引きます。 引く値はファイルの名前です。制作台帳には、注文番号と人の番号から作った「校正のファイル名」（例：N-26114-2_proof.pdf）の列を式で用意しておきます。DTP 担当がこの名前で PDF を書き出せば、ファイル名がそのまま検索の値になり、名前を切り分ける処理が要りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 自由記入欄を手を加えずに渡す … 全角と半角、改行、空白をそのまま残します。整える処理を入れると、原文との照合ができなくなります
2. 原文を制作台帳に写す … 自由記入欄の全文を、各人の行の「原文」の列に写します。照合の式はこの列を見ます
3. 項目の一覧を文にする … 「company: 会社名」「dept: 部署」のように、出力の項目名と日本語の名前を並べて渡します
4. 長さを確かめる … 自由記入欄が極端に長い（20名分の名簿の貼り付けなど）ときは、抜き出しをせず窓口に回します

1番目が、この構成でいちばん大事な前処理です。 普通のデータ処理では、全角の数字を半角にそろえ、空白を詰めてから渡します。ここではそれをしません。 名刺に載る文字は、お客様が書いたとおりの文字だからです。電話番号を「03-1234-5678」にそろえたいなら、それはお客様に校正で確かめてもらう変更です。

AIに処理させる

させるのは、自由記入欄を1人ずつに分け、項目の一覧に沿って文字を写すことだけです。

4行目の「印を付ける」は、直すためではありません。 旧字体や外字は、DTP の書体によっては出ない字があります。印があれば、DTP 担当は版下を作る前に書体を確かめられます。 文字は原文のままにし、印だけを足します。

3行目が、気づきにくい失敗です。 両面の注文で英字の欄が空だと、生成AIは「Taro Takahashi」を作って埋めます。ヘボン式か、姓と名の順はどうするかは、本人の好みです。 書かれていない英字は空のまま、ask に「英字の表記の記載なし」と書かせます。

2回目以降の注文で多いのが、「前回と同じで、部署だけ営業二課に変更」という書き方です。 このときAIに前回の名刺の全項目を作らせると、前回の文字を推測で埋めることになります。AIには書かれている変更の項目だけを写させ、changes_only の印を付けさせます。 変わらない項目は、制作台帳の式が前回の注文の行から引いて埋めます。前回の行から引いた値は、原文ではなく前回の行と照合します。 どの値が今回の原文から来て、どの値が前回の行から来たかは、列を分けて残します。

指示内容を固定する

あなたは印刷会社の受注窓口で、名刺の注文の自由記入欄から
1人ずつの名刺に載せる文字を、項目に分けて写す係です。
文字を直したり、整えたり、補ったりはしません。

【やること】
1. 自由記入欄を、名刺1人分ずつに分けてください。氏名ごとに1人です。
2. 各人について、【項目の一覧】の項目に、該当する文字を写してください。
3. 「全員共通」「同上」「以下同じ」などと書かれた項目は、各人に写し、
   shared_fields にその項目名を入れてください。
4. 新字体と別の字（例：髙、﨑、邊、德）が使われている項目は、
   variant_fields にその項目名を入れてください。文字は直さないでください。

【厳守事項】
- 原文の文字列を、1文字も変えずに写してください。
  全角と半角、旧字体、記号、空白、ハイフンの種類を変えないでください。
- 誤字に見えても直さないでください。気になる点は ask に書いてください。
- 書かれていない項目は空にしてください。
  英字の氏名や役職が書かれていなければ、作らないでください。
- どの人の項目か決められない文字（例：だれの携帯か分からない）は、
  どの人にも入れず、ask に原文を写してください。
- 項目の一覧に無いもの（キャッチコピーなど）は other に写してください。
- 「前回と同じで〇〇だけ変更」のように変更だけが書かれている場合は、
  変更の項目だけを写し、changes_only を true にしてください。
  前回の名刺の内容を推測して埋めないでください。
- 紙・枚数・片面か両面かは扱いません。

【項目の一覧】{field_list}
【自由記入欄】{free_text}

「1文字も変えずに」を書いても、AIはときどき直します。 だから指示だけに頼らず、第7章の「システム連携」で述べる表の式で確かめます。指示は直す回数を減らすため、式は直したものを止めるためと、役目を分けています。

「だれの携帯か分からない文字はどの人にも入れない」は、第3章の（b）への手当てです。 決められないときに近い行の人へ入れると、取り違えがそのまま版下になります。空にしておけば、窓口が原文を見て決めます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目を次のように定め、line items（一覧）として受け取ります。

{
  "people": [
    {
      "seq": 1,
      "name": "髙橋 健一",
      "name_kana": "たかはし けんいち",
      "name_en": "",
      "dept": "営業部",
      "title": "課長",
      "tel": "０３-１２３４-５６７８",
      "mobile": "090-1111-2222",
      "email": "[email protected]",
      "address": "東京都〇〇区〇〇1-2-3",
      "other": "",
      "shared_fields": ["address", "tel"],
      "variant_fields": ["name"],
      "changes_only": false,
      "ask": ["英字の表記の記載なし（両面の注文）"]
    }
  ]
}

1つ目の理由は、人の数が決まっていないからです。 一覧で受け、後の段で1人ずつ繰り返して書き込みます。

2つ目は、tel が全角のまま残っていることを見てください。 お客様が全角で書いたからです。名刺の上で全角にするか半角にするかは、DTP 担当と校正で決まることで、抜き出しの段では原文を守ります。

3つ目は、shared_fields と variant_fields を残すことです。 共通の項目を配ったことと旧字体の印が、制作台帳の列に残り、窓口と DTP 担当が「どこを見ればよいか」を1行で分かります。

システムへ連携する

1人ずつの書き込みは Looping by Zapier で行います。 一覧を入力にして、1人ずつ後のステップを回します。1回の Zap で回せるのは500回まで、すべての回が同時に並んで動き、ループの入れ子はできません。 並んで動くので、書き込みの順は保証されません。seq を行に残し、注文番号と seq で並べ直します。 Looping は公開ベータで、ループの後ろのステップは1回ごとに1タスクを使います。

照合は、制作台帳の式で行います。 各項目の隣に「原文に含まれるか」の列を置き、抜き出した値が原文の列の中にそのままの文字列で見つかるかを式で調べます。大文字と小文字、全角と半角を区別する検索の関数を使います。 区別しない関数を使うと、全角を半角に直したものも「含まれる」と出てしまいます。

共通の項目は、配った先の行でも原文に含まれるかを調べます。 原文に1度だけ書かれた住所は、配った3行のどれでも「含まれる」になります。

ここで Human in the Loop（承認を待つステップ）を使いたくなりますが、Looping の中や後ろには置けません。 人の確認は制作台帳の上で行い、状態の列で進めます。

制作台帳の既存の行は書き換えません。 受付の Zap は行を足すだけで、状態を「制作へ」に変えるのは窓口です。

人が確認する

受注窓口は、新しい行をすべて開きます。 ただし見方を分けます。

1. 「要確認」の行 … 原文と見比べ、AIが直した文字を原文に戻します。多いのは旧字体と全角の数字です
2. ask のある行 … だれの項目か決められなかった文字を、原文を見て割り当てます。決められなければお客様に聞きます
3. それ以外の行 … 氏名と電話とメールだけを原文と見比べ、状態を「制作へ」にします

DTP 担当も確認の役目を持ちます。 「書体を確認」の印の行は、使う書体でその字が出るかを確かめ、出なければ版下を作る前に窓口へ戻します。 外字を作るか、別の書体にするかは、お客様に聞いて決めます。

最初の1か月は、窓口が要確認でない行も全項目を原文と見比べます。 式をすり抜けた誤り（原文の別の場所にたまたま同じ文字列があった、など）が無いかを数え、無ければ3項目の見比べに絞ります。

送付の下書きは窓口が開き、PDF を添えて送ります。 下書きの本文の文字の校正表と、PDF の版下が同じかを最後に見ます。

例外に対処する

5行目の見比べは、地味ですが欠かせません。 AIのステップが失敗した注文は、制作台帳に1行も現れません。フォームの回答の表と制作台帳を並べて、注文番号が欠けていないかを毎朝見るのが、取りこぼしを防ぐいちばん確かな方法です。

記録を残す

• 制作台帳の全行（注文番号、seq、原文、抜き出した値、式の結果、状態）
• 窓口が直した記録 … どの項目を、何から何に戻したか
• 前回の注文との対応（前回の注文番号と版下のファイルの場所）
• 校正を送った日時と回数、お客様の了承の日時
• 刷り直しが出た場合の原因（抜き出し・書き写し・版下・お客様の記載）

3つ目の前回の注文との対応は、次の注文の手間を減らします。 前回の行が正しく残っていれば、「前回と同じで部署だけ変更」の注文は、窓口が変更の1項目を見るだけで済みます。

2つ目の記録が、指示を直す材料になります。 全角の数字を半角にした記録が多ければ、指示の例を足します。最後の行は、この構成の効き目を測る数字です。 刷り直しの原因が「書き写し」から減っているかを見ます。