植物園が学校・団体の見学の予約を Zapier で受け、AI で人数・目的から案内の内容とガイドの割当の案を作る

処理の起点を決める

予約フォームの送信を起点にします。 フォームは送信のたびに、Webhooks by Zapier の Catch Hook の URL に項目を送ります。メールで届いた予約は、職員がフォームに入れ直します。 メールの予約は月に数件で、入口を1つにそろえるほうが、二重の受付を防げます。

公式のページでは、Zap を止めたり消したりすると Webhook の URL は404を返すようになるが、その切り替わりには数時間かかることがあり、それまでは200を返すとされています。Zap を作り直すときは、新しい Zap が動いていることを確かめてから、フォームの送り先を差し替え、古い Zap を止めます。 逆の順にすると、数時間のあいだに届いた予約が、止めた Zap に吸い込まれて消えます。

春と秋の繁忙期も、届いた順に1件ずつ動けば足ります。 予約の取り合いは予約台帳の側で見るので、Zap の側で順番を守る仕掛けは要りません。

入力データを集める

質を決めるのは、見どころの表です。 1行に1つの区画と見られるものを置き、「雨の日に回れるか」と「1回に入れる人数」の列を必ず持たせます。 温室は雨でも回れますが、1回に20名まで、のような決まりがあります。AIはこの列を見て、30名の団体を温室で2つに分ける案を作ります。

ガイドの名簿には、氏名ではなく記号を使います。 AIに渡すのは「G07：樹木・薬用植物、子ども向け可」のような記号と得意分野だけで、記号と氏名の対応は係の職員だけが見る別のシートに置きます。

データの取得方法を決める

Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) は、公式のページでは最大500行を取れるとされています。見どころの表の1か月分は20行前後、ガイドの名簿は25名なので、足ります。1行だけ取る Lookup Spreadsheet Row では、同じ日の予約が2件以上あるときに1件しか見えません。

AI by Zapier は、Web のページやURLから情報を取ってこられないと公式のページに書かれています。園のサイトに開花の情報を載せていても、AIにそのページを見に行かせることはできません。 見どころは表から渡します。これは制約であると同時に、AIが園の外の情報で案を作らないための守りにもなります。

AIへ渡す前に整形する

1. 人数の確かめ … 人数の欄が数字であること、引率者を含むかどうかの欄が埋まっていることを、Formatter か Filter で確かめます
2. 滞在の時間を出す … 到着と出発の時刻から、園の中にいられる分数を出します。昼食の時間は差し引きます
3. 温室の残りを出す … 同じ時間帯の予約台帳の人数を足し、温室の1回の人数から引きます。この計算は Zap の中で行い、AIにさせません
4. 配慮の要望の扱い … 要望の欄に何か書かれていれば、needs_staff の印を付けます
5. AIに渡す範囲を絞る … 引率者の氏名・電話・メールアドレスは渡しません。団体の種類・人数・学年・目的・滞在の時間・雨の日の希望と、配慮の要望の有無だけを渡します

3番目をAIにさせないのは、数を間違えると安全に関わるからです。 温室は通路が狭く、1回の人数の上限は園が決めた安全の決まりです。数の足し算と比べ合わせは Zap の条件で行い、AIにはその結果（「温室は2班に分ける」）を材料として渡します。

4番目で要望の中身をAIに渡さないのは、職員が直接読むべきものだからです。 車いすの児童がいる、休憩を多めにとりたい、といった要望は、園としてどう応えるかを職員が決め、引率者と話します。 公立の植物園では、障害者差別解消法が行政機関等に、意思の表明があった場合の必要かつ合理的な配慮を求めています。AIの案にまかせる話ではありません。

AIに処理させる

させるのは、園の材料を組み合わせて、コースの案・ガイドの候補・確認事項の3つを書くことです。

コースの案がこの構成の生成の中心です。 30名の小学2年生・90分・目的が生活科なら、「アジサイの小道（20分）→温室を2班で交代（各20分、待つ班は水生植物の池）→薬用植物の区画（15分）」のような案を、区画ごとの見るものと話の題つきで書かせます。

ガイドの候補は、職員が電話をかける順番の案です。 AIは得意分野の言葉と団体の種類を見て並べるだけで、そのガイドが本当にその日に来られるかは分かりません。 名簿の「来られる曜日」は目安で、確かめるのは職員の電話です。

指示内容を固定する

あなたは市立植物園の普及・教育の係で、団体見学の案内の案を作る担当です。
下に渡す予約の内容と、園の表だけを使って案を作ってください。
受け入れるかどうか、ガイドを誰に決めるかは決めないでください。

【作るもの】
1. purpose：目的の欄を次から1つ選ぶ。
   life_science / nature_walk / gardening / training / other
2. course：見どころの表の区画だけを使い、滞在の時間に収まる順に並べる。
   区画ごとに、分数・見るもの・話の題（1〜2個）を書く。
   温室の班分けが指定されていれば、その班分けに従って交代の順を組む。
3. rain_course：「雨の日に回れる」区画だけで組んだ案。
   足りなければ空にし、rain_note に理由を書く。
4. guide_candidates：来られるガイドの一覧から、得意分野と団体の種類が
   合う順に2名まで、記号で選ぶ。理由を一言添える。
5. questions：予約に書かれていないことで、当日の運営に要る確認を
   引率者への質問の形で書く。

【厳守事項】
- 見どころの表に無い区画・植物を書かない。見ごろの目安が希望日と
  合わないものは「見ごろ前」「見ごろ過ぎ」と添える。
- 一般的な植物の知識で、園にあるかどうか分からない植物を足さない。
- 温室の人数や班分けを自分で決めない。渡した班分けに従う。
- 配慮の要望について案を書かない。
- 学習指導要領の単元名や、学校の授業の内容を推し量って書かない。
  話の題は、見るものに即した言葉で書く。
- ガイドの記号以外の情報を書かない。氏名を推し量らない。
- 予約に書かれていることを質問に入れない。

【予約の内容】{reservation}
【滞在できる分数】{minutes}
【温室の班分け】{greenhouse_groups}
【今月の見どころの表】{highlights}
【来られるガイド（記号・得意分野・子ども向けの可否）】{guides}

「表に無い植物を書かない」を2か所に分けて書くのは、AIが見どころを足したがるからです。 6月の植物園と言われれば、ハナショウブやクチナシを思い浮かべます。それが園に無ければ、引率者は当日それを探して歩きます。 表に無いものを書かないことと、知識で足さないことを、別々に禁じます。

「学習指導要領の単元名を作らない」も同じ理由です。 生活科の目的の予約に、それらしい単元名を添えると、先生の授業の計画と違う単元名が案に入ります。 話の題は「葉っぱのかたちくらべ」のように、見るものに即した言葉で書かせます。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目を、次のように決めます。

出力の項目を決めておくと、後のステップでそのまま使えます。 公式のページでは、出力の項目を決めないと1つにまとまった出力が返るとされています。項目に分けておけば、course は下書きの本文へ、guide_candidates は予約台帳の「ガイドの案」の列へ、と行き先を分けられます。

not_in_table を用意するのは、引率者の要望を落とさないためです。 「ハナショウブを見たい」と書かれた予約で、園にハナショウブが無ければ、AIはコースに入れずに、ここに書きます。 職員はそれを見て、返信に「当園にはハナショウブはありませんが、アジサイが見ごろです」と書き添えます。

下書きの本文は、Zap の中で組み立てます。 冒頭のあいさつ、受付の番号、コースの案、雨の日の案、確認事項、結びの文を、決まった型に course と questions を差し込む形にします。 AIに手紙全体を書かせないのは、園として送る文面の型をそろえるためです。

システムへ連携する

Paths は、職員が見る→日時の調整→そのまま案にする、の順に左から並べます。 公式のページでは、Paths の枝は左から右へ1つずつ動き、条件に当たる枝はすべて動くとされています。条件が重なると、同じ予約で2つの下書きができます。 「職員が見る」に当たったものは後の枝の条件で除き、互いに重ならないように書きます。どの枝にも当たらないときのために、職員へ知らせるフォールバックの枝を1つ置きます。 Paths は Professional 以上のプランで使え、1つの組に10本まで枝を置けます。

Paths の分け方は次のとおりです。

どの枝でも、下書きは作ります。 職員が見る枝では、下書きの冒頭に「職員確認：配慮の要望あり」のように理由を書きます。下書きを作らない枝を作ると、その予約だけ職員の手で一から書くことになります。

人が確認する

係の職員が、毎朝、前の日に届いた予約の下書きを開きます。

1. 職員が見る枝の予約を先に読む … 配慮の要望を読み、引率者に電話で事情を聞きます。 車いすの経路、休憩の場所、班分けの仕方を一緒に決めます
2. コースの案を確かめる … 区画の順と分数が無理なく回れるかを見ます。見ごろの目安と希望日が合っているかを、その週の園の様子で確かめます
3. ガイドに電話をかける … 候補の1人目から都合を聞きます。都合がつかなければ2人目、それでもだめなら職員が案内します
4. 下書きを直して送る … ガイドが決まったら、予約台帳の「ガイド」の列に記号を書き、下書きを直して引率者に送ります

2番目で「その週の園の様子」を見るのは、見どころの表が月の初めに作られるからです。 開花は年によって前後します。表の見ごろの目安と、職員が毎日見ている園の様子が違えば、案のほうを直します。

下書きを送る前に、not_in_table を必ず見ます。 引率者の要望で、案に入れられなかったものがここにあります。

例外に対処する

公式のページでは、AI by Zapier のステップは、Zapier が使うAIの提供元の利用方針に反する内容で失敗することがあるとされています。植物の毒や薬効の話は、言い回しによってはこれに当たることがあります。薬用植物の区画の話の題が空で返ってきたら、職員が書き足します。

記録を残す

• 予約フォームの元の項目と、受けた日時
• AIに渡した見どころの表とガイドの一覧（そのときの値）
• AI by Zapier が返した項目の全文
• Paths でどの枝に入ったか、その理由
• 職員が直したコースとガイド、その理由
• 引率者に送った本文と日時、確定したガイドの記号

2つ目で見どころの表の値を残すのは、表が月ごとに書き換わるからです。 「先月の案ではハスが入っていたのに」と言われたとき、そのときの表に何が書かれていたかが分かります。

5つ目は、ガイドの名簿を直す材料になります。 候補に挙がって断られることが続くガイドがいれば、名簿の「来られる曜日」が古くなっています。