広告代理店がクライアントからメールで届く制作物の修正依頼を、Zapier で修正の種類と担当に分けて修正台帳に記録する

処理の起点を決める

Gmail のラベルが付いたことを起点にします。 使うのは Zapier の Gmail の「New Labeled Email」で、メールにラベルが付いたときに動きます。ラベルはクライアントのドメインごとに作った Gmail のフィルタで自動で付けます。

このトリガーは、同じ会話に返信が付いたときにも動きます。 クライアントとのやり取りが「Re:」で続くたびに、その返信も1件として流れてきます。修正依頼は返信の形で続くことが多いので、これはむしろ都合のよい動きです。ただし営業が自分で送った返信にも同じラベルが付くと、自分の「承りました」が修正依頼として分類されます。 差出人が自社のドメインのものは、最初の Filter で止めます。

「New Email Matching Search」でも組めますが、検知の対象は直近1時間のメールに限られます。 ラベルによるトリガーにはこの期限が書かれていないので、Zapier が一時止まっていた後でも取りこぼしにくい方を選びます。

入力データを集める

いちばん効くのは制作物の一覧です。 クライアントは「バナー」「あの縦長の」「先週のやつ」のように呼びます。一覧の中から番号で選ばせると、AIが勝手に新しい制作物の名前を作ることがなくなります。 一覧に無いものを指していそうなら「不明」を選ばせます。

振り分けの表は、第3章の（b）を文書にしたものです。 「文言・表記はコピー、画像の差し替えとレイアウトはデザイン、LP の上の色とボタンはコーディング、仕様の変更は営業」のように書きます。この表を作る作業そのものが、営業ごとに違っていた振り分けをそろえる場になります。

データの取得方法を決める

案件台帳はスプレッドシートの行を引く「Lookup Spreadsheet Row」で取ります。 列と値を指定して1行を探し、見つかればその行全体を返します。検索の向きは設定で選べ、False で最初の行から、True で最後の行から探します。

順番は、案件番号が先、ドメインが後です。 1社が同時に3つ4つの案件を進めていることは普通にあり、ドメインだけで引くと、別の案件の行が返ってきます。 補助の列で「進行中」に絞っても複数残るときは、どれか1つを選ばず案件を空のまま営業に回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 自社からのメールを止める … 差出人のドメインが自社のものなら、Filter で止めます
2. 引用部分を落とす … 返信で残る「〇〇様からのメッセージ：」以下の過去のやり取りを切り落とします。残すと、前回すでに対応した修正をもう一度台帳に積みます
3. 署名を落とす … 差出人の署名にある住所や電話番号は、分類に要りません
4. 添付ファイル名だけを渡す … 赤字入りの PDF が添付されていても、本文には「添付のとおり」としか書かれていないことがあります。ファイル名を渡し、本文に修正の中身が無いときは「添付を参照」の行を1つ作らせます
5. 案件の情報を文字にそろえる … 制作物の一覧を「1: 秋のバナー 300×250」のように番号付きの文字にして渡します
6. 長さを確かめる … 本文が極端に長いメール（数千字の議事録の転送など）は、分類せず営業に回します

2番目を軽く見ないでください。 修正依頼の多くは前のメールへの返信で、本文の半分以上が引用です。引用を残したまま渡すと、3週間前に直した「ロゴを小さく」が新しい修正として台帳に載り、デザイナーがもう一度直します。 返信の区切りの文字列（「-----Original Message-----」や「〇年〇月〇日 〇〇 <…> wrote:」）から後ろを落とす処理を、AI の前に1段置きます。

4番目の「添付を参照」の行は、この構成の弱いところを補う工夫です。 AI by Zapier は画像を公開された URL でしか読めず、添付の PDF の赤字を読ませる組み方は避けます。本文に書かれていない修正を、AIが推測で作らないようにするための行です。 赤字の PDF の読み取りは UC-0294 の領分です。

AIに処理させる

させるのは、本文を修正項目に切り分け、項目ごとに4つのことを選ぶことだけです。

切り分けの単位は「1人の担当が1回の作業で直せる単位」です。 「キャッチを変えて、背景を明るく」は、コピーとデザインに分かれるので2項目です。「キャッチと小見出しを両方『秋』に」は、同じコピーライターが1回で直すので1項目でかまいません。迷ったら分けるほうに倒させます。 分けすぎた行は人がまとめれば済みますが、まとめすぎた行の2つ目は誰にも渡りません。

1行目と2行目がいちばん起きやすい失敗です。 生成AIは「もう少し高級感を」を、親切にも「フォントを明朝体に変更」と言い換えます。台帳に言い換えが載ると、デザイナーはクライアントが言っていないことを直します。 原文の欄と分類の欄を分け、原文の欄には本文の文字列をそのまま入れさせます。

指示内容を固定する

あなたは広告代理店の営業部で、クライアントから届いた修正依頼のメールを
社内の担当に振り分けるために、修正項目に切り分けて分類する係です。
修正の中身を決めたり、言い換えたりはしません。

【やること】
1. 本文から修正の依頼を1つずつ取り出してください。
   1人の担当が1回の作業で直せる単位で分けます。迷ったら分けてください。
2. 項目ごとに、次の4つを選んでください。
   - type: copy / image / layout / color / spec_change / question / cancel / unclear
   - owner: copywriter / designer / coder / account
   - deliverable_no: 下の【制作物の一覧】の番号。決められなければ "unknown"
   - certainty: high / low

【種類の決め方】
- spec_change は、サイズ・媒体・点数・ページの追加や、掲載先の変更など、
  いまある制作物を直すのではなく新しい作業を求めているものです。
  「ついでに」「追加で」「もう1つ」などの言葉があれば spec_change を疑ってください。
- cancel は、前に依頼した修正を取り消すものです。何を取り消すかを quote に写してください。
- question は、修正ではなく質問や確認です。
- owner は【振り分けの表】に従って選んでください。表で決まらなければ account にします。

【厳守事項】
- quote には、その項目の根拠になった本文の文字列を、そのまま写してください。
  言い換え、要約、具体化をしないでください。
- 「明るく」「高級感を」のようなあいまいな依頼を、具体的な数値や手法に直さないでください。
- 本文に書かれていない修正を作らないでください。
  本文が「添付のとおり」だけで中身が無い場合は、type を unclear、
  quote を「添付を参照」とした項目を1つだけ作ってください。
- 何回目の修正か、追加費用がかかるかは書かないでください。
- 制作物の一覧に無い名前を作らないでください。
- 迷ったときに high を選ばないでください。

【案件】{project_name}
【制作物の一覧】{deliverables}
【振り分けの表】{routing_table}
【添付ファイル名】{attachment_names}
【本文（引用と署名は除いてあります）】{body}

「迷ったら分けて」を書かないと、1通が1項目にまとまります。 生成AIはメールを要約しようとする癖があり、「バナーとLPの色味の調整」のような1行にまとめます。まとめた1行は、コーダーとデザイナーのどちらにも自分の仕事に見えません。

「ついでに」「追加で」を手がかりに挙げているのは、仕様の変更が修正の調子で書かれるからです。 言葉の手がかりを与えないと、「ついでに縦長も」を layout に入れます。取りこぼすより、spec_change に寄せて営業が外すほうが安全です。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力項目を次のように定め、line items（一覧）として受け取ります。

{
  "items": [
    {
      "seq": 1,
      "type": "copy",
      "owner": "copywriter",
      "deliverable_no": "2",
      "quote": "キャッチを「秋の新作、入荷しました」に変えてください",
      "certainty": "high"
    },
    {
      "seq": 2,
      "type": "spec_change",
      "owner": "account",
      "deliverable_no": "unknown",
      "quote": "あと、ついでにインスタ用の縦長も作れますか",
      "certainty": "low"
    }
  ],
  "mail_kind": "revision | question_only | not_revision"
}

1つ目の理由は、項目の数が決まっていないからです。 一覧で受け、後の段で1項目ずつ書き込みます。

2つ目は、seq を AI に振らせることです。 後の段の繰り返し（Looping by Zapier）は、すべての回が同時に並んで動き、順番どおりには進みません。 台帳に書き込まれる順もばらばらになるので、メールの中での順番を seq で残し、台帳の側で並べ直せるようにします。

3つ目は、mail_kind で修正依頼でないメールを早めに分けることです。 「お世話になっております。来週の打合せの件ですが」のようなメールにもラベルが付きます。not_revision なら台帳に書かず、営業への一覧にだけ残します。

修正台帳に書く行の形は次のとおりです。

システムへ連携する

繰り返しは Looping by Zapier で行います。 一覧（line items）を入力にして、項目ごとに後のステップを回せます。1回の Zap で回せるのは500回までで、ループの入れ子はできません。 修正項目が500を超えるメールはまずありませんが、ループは1つの Zap に1つだけと決めて組みます。

Looping by Zapier は公開ベータです。 ループそのものはタスクを使いませんが、ループの後ろのステップは1回ごとに1タスクを使います。1通8項目なら、書き込みだけで8タスクです。

範囲外の判定は Paths で行います。 1つの Paths のまとまりに分岐は10本まで置け、条件は数値の「Greater than」などで書けます。数値の条件は数字の値にしか効かないので、修正の回は「2回目」ではなく 2 という数字で台帳に持たせます。 分岐は2本です。

spec_change を含むかは、AI の出力の種類の列を文字の条件「Contains」で見ます。 文字の条件は大文字と小文字を区別しません。

案件台帳には書き込みません。 「いまの修正の回」を進めるのは営業です。AI がメールの言葉から「再校です」と読んで回を進めると、クライアントの言い間違い1つで、追加の見積の根拠がずれます。

人が確認する

人が確認するのは、修正台帳で needs_review の付いた行と、営業に届いた範囲外の知らせだけです。 全行を営業が見直す設計にすると、第10章の20.0時間には収まりません。

1. unknown の案件・制作物を埋める … 多くは件名に案件番号が無いメールです。埋めたら、そのクライアントに件名の案件番号のお願いをもう一度します
2. certainty: low の行を確かめる … 種類と担当を見直し、必要なら行を分けるかまとめます
3. spec_change の行を判断する … 追加の見積を出すか、サービスとして受けるかを決めます。決めた結果を台帳の「範囲の判断」の列に書きます
4. 修正の回を進める … 1つの回の依頼が出そろったら、案件台帳の「いまの修正の回」を1つ上げます

担当者の側にも確認の役目があります。 自分の行として届いた修正が自分の仕事でなければ、状態を returned にして営業に戻します。戻ってきた行は、振り分けの表を直す材料になります。

例外に対処する

5行目の「元の行を消さない」が大事です。 「やはり赤はやめて」という取り消しを受けて元の行を消すと、デザイナーがすでに赤に直していた場合に、何を戻せばよいかが台帳から分からなくなります。 取り消しも1行の依頼として残します。

記録を残す

• 修正台帳の全行（受付ID、原文、種類、担当、制作物、修正の回、状態、要確認）
• 人が直した記録 … 種類・担当・制作物を、何から何に変えたか
• 範囲外の判断の記録 … 追加の見積を出したか、サービスとしたか
• returned になった行と、戻した担当者
• AI の出力の全文（line items）。Zap の実行履歴とは別に、台帳の別シートへ写しておく
• 月ごとの、修正の種類別・担当別・クライアント別の件数