共同投稿の前に決めるべき項目｜相手と先に揃える条件

共催のイベントを、相手先と一緒に告知したい。同じ内容を両社が別々に投稿すると、片方だけが伸びて気まずくなる。1つの投稿を両方の名義で出す機能があります。ただし、公開したあとで相手を変えられないという仕様があります。この記事では、招待と承認の流れ、消せるのは誰か、そして事前に相手と揃えておくべき条件を整理します。

相手と一緒に出すという選択

共催のイベント、取引先との協業、顧客の事例。相手先と一緒に発信したい場面は、思っているより多くあります。従来は、それぞれが自社の名義で投稿していました。同じ写真、似た文章が2つ並びます。読む側にとっては同じ情報が2度来るだけです。しかも、片方の投稿だけが伸びると、社内で気まずい会話が発生します。

1つの投稿を両方の名義で出すと、この問題が解けます。投稿は1つなので、反応も保存も1か所に集まります。どちらの側から見ても「自分たちの投稿」として並びます。両社のつながりの両方に届くため、届く範囲も広がります。同じ労力で、届く範囲が足し算になるという構図です。

この機能が向いている場面を挙げます。共催のイベントの告知と当日の報告。取引先と共同で出した資料の案内。顧客に許可を得たうえでの導入の事例。業界の団体としての活動の報告。いずれも、片方だけの発信では説得力が落ちる内容です。

一方で、向かない場面もあります。自社の商品の宣伝を、取引先の名義でも出す形は避けます。相手の読者にとっては、突然関係のない宣伝が届く形になります。両社の読者にとって価値のある内容かどうかが、判断の基準です。この判断を最初に相手と共有しておくと、後の依頼が通りやすくなります。

仕組みはどう動くか

流れは単純です。投稿を作る側が、投稿の作成の画面で相手のアカウントを指定します。指定された側には、招待の通知が届きます。相手が承認した時点で、両方のプロフィールに同じ投稿が並びます。承認するまでは、作成した側の通常の投稿として表示されます。

ここが最初の落とし穴です。招待を出したつもりで、相手が承認していないと、投稿は片方の名義だけで出続けます。承認されるまで待つのではなく、公開が始まっている状態になります。共催の相手に事前の連絡をしていないと、この状態が数日続くことがあります。

承認は、相手の担当者が通知に気づく必要があります。会社の名義のアカウントは、担当者が毎日見ているとは限りません。投稿の予定を伝えていなければ、通知は見過ごされます。公開の日時を先に共有し、その時間帯に承認できる人を決めておくのが確実です。

承認された後は、投稿の本体は作成した側が持ちます。文章や写真を直せるのは作成した側だけです。相手の側は、自分のプロフィールから外すことはできますが内容は直せません。この非対称を、相手に先に伝えておく必要があります。伝えていないと、誤字を見つけた相手が直せずに困ることになります。

招待できる人数と承認

招待できる人数には上限があります。最大で5人まで指定でき、自分を含めて6つの名義で出せます。業界の団体の活動報告などで、参加社が多い場合には足りません。その場合は、代表の2社か3社に絞るか、文章の中で他社の名前を挙げる形にします。

人数を絞る判断は、事前に相手と話しておきます。「なぜうちが入っていないのか」という問い合わせは、後から説明するほど角が立ちます。選ばなかった理由を用意しておくか、そもそもこの機能を使わない判断もあります。

承認しない相手がいた場合の扱いも決めておきます。1社が承認しないまま公開が続く状態は、他の参加社にとって不公平に見えます。公開の期限を決め、それまでに承認がなければ作り直す、という取り決めが実務的です。期限は投稿の前に全社に伝えておきます。

承認の操作そのものは簡単です。通知から数回の操作で終わります。しかし、相手の会社に承認の権限を持つ人が1人しかいない場合、その人の休暇と重なると止まります。権限を持つ人を複数にしてもらうよう、事前に依頼しておくと確実です。

公開後に変えられないこと

この機能で最も注意すべき点がここです。一度公開すると、共同の相手を変えることができません。追加もできず、間違った相手を招待した場合の差し替えもできません。誤りに気づいたら、投稿を削除して作り直すしかありません。

削除して作り直すと、それまでに集まった反応と保存が消えます。共有した相手の手元のリンクも切れます。公開から時間が経つほど、作り直しの損失は大きくなります。だからこそ、公開の前の確認が重要になります。

よくある誤りは、似た名前のアカウントを指定してしまうことです。会社の名義のアカウントは、地域別や事業別に複数あることがあります。相手から正確なアカウントの表記をもらっておきます。口頭やメールの本文で伝えられた名前を手で入力すると、間違いが起きます。

もうひとつは、公開の予定の時刻を間違えることです。相手が承認する前に予定の時刻が来ると、片方の名義だけで公開が始まります。予約の機能を使う場合は、承認の期限を予定の時刻より前に置きます。この段取りを、投稿のたびに確認する習慣にします。

できること	作成した側	招待された側
文章と写真を直す	できる	できない
投稿を削除する	できる	自分の側から外せる
共同の相手を追加する	公開後はできない	できない
反応と保存の数を見る	見られる	見られる
自分の一覧に表示する	する	承認すればされる

共催のイベントで使う

最も使いやすい場面が共催のイベントです。告知、当日の様子、終了後の報告の3回に分けて出せます。3回それぞれで共同投稿にすれば、両社の読者に3回届きます。1社だけの発信では、この頻度は多すぎると受け取られます。

告知の投稿では、申込の入口を明記します。どちらの会社の申込のページに送るかは、事前に決めておきます。両方に入口を用意すると、申込者の情報が分散します。申込の受け皿を1つに決めるのが、後の名簿の扱いを楽にします。分けるなら、名簿の共有の取り決めを先に文書にします。

当日の投稿は、写真の権利の確認が必要です。会場の参加者が写っている写真を使う場合、撮影と掲載の了解を得ておきます。共同投稿にすると、相手の会社の名義でも出るため、相手の会社の基準も満たす必要があります。基準が厳しい側に合わせるのが安全です。

終了後の報告では、数字の扱いを揃えます。参加者の人数を公表するかどうか、公表するなら申込の数か当日の出席の数か。片方が違う数字を別の場所で出すと、後で食い違いを指摘されます。公表する数字と定義を、投稿の前に1行で確認します。

次回の共催につなげる書き方も意識します。報告の投稿の末尾に、次の機会があれば知らせるという一文を添える。その一文が、次回の申込の名簿を作る入口になります。共催の相手の読者にも、同じ入口が示されます。1回の催しで終わらせない設計を、投稿の段階から組み込めます。

報告の投稿は、当日から日を置きすぎないほうがよいものです。1週間を過ぎると、参加者の記憶が薄れます。当日か翌営業日に出すのが、反応が最も集まる形です。そのためには、写真の選定と文章の下書きを事前に済ませておきます。共同投稿では相手の承認も要るため、文面の骨組みを前日までに共有しておくと間に合います。

顧客と一緒に出す場合

導入の事例を、顧客の名義でも出せると効果は大きくなります。顧客自身が発信しているという形になるためです。ただし、顧客側の広報の承認が必要になり、期間がかかります。承認の期間を見込まずに公開の日を決めると、間に合いません。

顧客に依頼するときは、負担の少なさを先に伝えます。文章と写真はこちらが用意し、顧客は承認の操作をするだけで済むこと。内容は事前に確認してもらえること。後から直せない仕様であることも、正直に伝えます。伝えずに進めると、誤りが見つかったときに信用を失います。

顧客の側にも利点があることを説明できると、話が進みます。自社の取り組みを外に示せる。採用の候補者に見てもらえる。業界の中での位置づけを示せる。これらは顧客にとっての価値です。こちらの宣伝のためだけの依頼にしない工夫が要ります。

断られた場合の代替も用意しておきます。共同投稿にはせず、顧客名を出さない形で事例を出す。あるいは顧客が自分の名義で出した投稿を、こちらから紹介する形にする。共同投稿が唯一の方法ではありません。選択肢を持っていると、依頼の場でも余裕が生まれます。

事前に揃えるべき条件

投稿の前に相手と確認する項目を一覧にしておきます。1回作れば、以降の共同投稿でそのまま使えます。確認の漏れが、この機能での事故のほとんどを生みます。

• 相手の正確なアカウントの表記を文字で受け取る
• 公開の日時と、承認の期限を決める
• 承認の操作ができる人を相手側で複数にしてもらう
• 文章と写真の最終の版を、公開の前に相手に確認してもらう
• 誰が削除できるか、内容を直せるのは誰かを共有する
• 申込の受け皿と、名簿の扱いの取り決めを決める
• 問い合わせが来たときの一次の窓口を決める
• 公表する数字とその定義を1行で確認する

この一覧は、相手に送る形にしておくと便利です。こちらが管理する項目と、相手にお願いする項目を分けて書きます。相手の担当者も、社内に確認しやすくなります。

5つの工程で進める

初めて使うときの流れを整理します。公開の前に止めるべき箇所を明確にしておきます。

数字の見方が変わる

共同投稿では、反応も保存も1つの投稿に集まります。これは利点ですが、報告の際に注意が要ります。自社だけの成果として数字を報告すると、実態と合いません。相手側の読者からの反応も含まれているためです。

報告では、共同投稿であることを明記します。そのうえで、自社のつながりからの反応と相手側からの反応を分けて見られる場合は、内訳を添えます。見られない場合は、内訳が分からないことを正直に書きます。分からないものを推測で埋めると、後の判断を誤らせます。

比較の対象も揃えます。共同投稿と単独の投稿を並べて比べると、共同投稿のほうが必ず良く見えます。届く範囲が広いのだから当然です。単独の投稿の評価には、単独の投稿だけを並べます。

共同投稿の効果を測るなら、相手側から来た申込や問い合わせの数を見ます。投稿の反応の数より、こちらのほうが実質的です。申込のページに、経路が分かる印を付けておくと測れます。この準備は投稿の前に済ませます。

反応の管理と責任の分担

投稿に付いた反応は、どちらが対応するのかを決めておきます。質問が書き込まれたとき、返信するのは作成した側か、内容に詳しい側か。共同投稿では、両社の読者から質問が来ます。自社の読者ではない相手からの質問に、自社の担当が答えられないことがあります。

実務では、一次の窓口を作成した側に置くのが分かりやすい形です。作成した側が受け取り、内容に応じて相手先に転送する。転送の経路と、返答までの目安の時間を先に決めておきます。決めていないと、質問が放置されたまま日数が経ちます。

否定的な書き込みが付いた場合の扱いも決めます。消すか、返信するか、放置するか。共同投稿では、片方が消したい内容をもう片方が残したいという状況が起こります。判断の主導権をどちらが持つかを、投稿の前に決めておきます。

投稿そのものを取り下げる基準も必要です。誤った情報が含まれていた場合、相手先の事情が変わった場合、外部からの指摘があった場合。取り下げると相手側の一覧からも消えるため、事前の連絡を必須にします。連絡の相手と手段を、条件の一覧に書き加えておきます。

他の場での同じ仕組み

複数の場を使い分けている会社では、同じことがどこまでできるかを把握しておくと計画が立てやすくなります。場によって、共同で出す仕組みの有無と作法が違います。ある場では標準の機能として使え、別の場では相手を名前で示す形しか取れません。

機能がない場では、代わりの手が2つあります。ひとつは、同じ内容を両社が同時刻に出し、互いの投稿を紹介し合う形です。もうひとつは、片方が出した投稿をもう片方が引用の形で共有する形です。どちらも1つにまとめる効果はありませんが、意図は伝わります。

場ごとの違いを1枚の表にしておくと、共催の相談の場でその場で答えられます。相手先の担当者も、使っている場が違うことがあります。どの場で出すかを決める会話の材料になります。この表は、仕様の変更があるたびに更新します。

権利と表示の扱い

共同投稿にすると、同じ内容が相手の名義でも公開されます。写真や図の権利が、相手の名義での利用まで及んでいるかを確かめます。外部から借りた写真では、利用の範囲が自社だけに限られている場合があります。素材の利用の条件を、共同投稿の前に読み直します。

会社のロゴを使う場合も同様です。相手のロゴを画像に入れるなら、ロゴの使用の許諾と、指定された表示の規則を守ります。色や余白の規則が定められている場合、勝手な加工は許諾違反になります。ロゴのデータは相手から正式に受け取ります。

宣伝であることの表示も確認します。対価を伴う関係がある場合、その旨を示す必要がある場面があります。共催のイベントのように費用を分担している関係と、対価を払って発信を依頼する関係は別です。後者に当たる場合は、表示の要否を法務と確かめます。

投稿の保存の期間も決めておきます。イベントが終わったあとも残すのか、一定の期間で消すのか。共同投稿は片方だけが消すと、相手の側の見え方も変わります。消す前に相手に連絡する取り決めを入れておきます。

承認が来ないとき

期限までに承認が来ないときの対応を決めておきます。そのまま片方の名義で出し続けるか、削除して単独の投稿として出し直すか。待ち続ける選択が最も損失が大きくなります。共催の相手の名前が入った投稿が、片方の名義だけで出続ける状態です。

連絡の経路も複数用意しておきます。その場の中の通知だけでなく、電子の便りか電話で担当者に直接伝えます。通知に気づいていないだけ、というのが最も多い理由です。招待を出したら、別の経路でも一報を入れる運用にします。

相手の会社の中で承認の判断が止まっている場合もあります。広報の確認が必要な会社では、数日かかることがあります。この場合は期限を延ばす相談をします。延ばせないなら、単独での投稿に切り替えます。切り替えの判断は、こちらの担当者が持てるようにしておきます。

よくある失敗

実際に起きた失敗の型を挙げます。どれも公開の前の確認で防げるものです。

• 似た名前の別のアカウントを招待し、公開後に気づいて作り直した
• 相手に事前の連絡をせず招待を出し、承認されないまま数日公開された
• 予約の投稿の時刻が承認より先に来て、片方の名義だけで公開された
• 誤字を相手が見つけたが直せず、相手側で外されて片方だけになった
• 外部から借りた写真を使い、相手の名義での利用が条件の範囲外だった
• 共同投稿の反応を自社だけの成果として報告した

最初の3つは、条件の一覧を埋める作業だけで防げます。時間のかかる確認ではなく、10分の作業です。この10分を惜しむと、作り直しで数時間を失います。しかも、作り直しでは集まった反応が戻りません。共催の相手に説明する手間も発生します。確認の一覧を、投稿の作成の手順の中に組み込んでおきます。

失敗の記録を残すことも大切です。同じ失敗が別の担当者によって繰り返されるのが、この種の運用でよくある光景です。失敗の一覧を手順書の末尾に置き、着手のたびに読む形にします。1件ずつ追記していけば、数か月で実用的な一覧になります。

社内の手順に落とす

この機能を使うたびに一から考えるのは非効率です。手順書を1枚作り、確認の一覧を添えておきます。担当者が替わっても、同じ品質で運用できる状態を作ります。手順書には、過去に起きた失敗も書き添えます。

• 機能の仕様や人数の上限は変わることがあるため、使う前に公式の案内で確かめてください
• 写真や図の利用の条件が相手の名義での公開まで及んでいるかを、素材の規約で確認します
• 対価を伴う関係がある場合の表示の要否は、法務や顧問の弁護士に確かめてください

手順書は、相手先に渡せる版も作っておきます。初めて共同投稿をする相手には、仕様の説明から始める必要があります。説明の資料が用意されていれば、依頼が通りやすくなります。この資料は、営業の担当が持ち歩ける形にしておくと役に立ちます。

相手への依頼の文面

依頼のときに伝えるべき内容は決まっています。毎回書き起こさず、雛形を用意しておきます。伝え漏れが最も多いのは、公開後に変えられないという点です。この一文を雛形に必ず入れておきます。

雛形に入れる項目は5つです。何の投稿か。公開の予定の日時。承認の期限と操作の方法。確認してほしい内容の版の場所。公開後に変えられない点。この5つが書かれていれば、相手は社内に確認できます。

承認の操作の方法は、画面の写しを添えると親切です。相手の担当者がその場の操作に慣れていない場合、文章だけでは伝わりません。画面の写しがあれば、その場で終わります。この一手間が、承認の遅れを減らします。

依頼の時期も設計に含めます。公開の3日前に依頼を出しても、相手の社内の確認が終わりません。広報の確認が必要な相手なら、2週間前を目安にします。イベントの企画が決まった時点で、投稿の依頼まで含めた日程を引いておくと間に合います。

依頼の相手も確かめます。共催の窓口の担当者と、その場のアカウントを管理している担当者は別人のことが多いものです。窓口の担当者に依頼しても、承認の操作をする人に届かない場合があります。誰が操作するのかを名前で確認し、その人に直接届く経路を作っておきます。

まとめ

1つの投稿を複数の名義で出す機能は、共催のイベントや事例の発信で大きな効果を持ちます。招待できるのは最大5人で、相手が承認するまでは片方の名義で公開されます。最も重要な仕様は、公開後に相手を変えられないことです。誤りに気づいたら消して作り直すしかなく、集まった反応も失われます。アカウントの表記、公開の日時、承認の期限、確認の担当を文字で確定してから招待を出してください。この10分の確認が、作り直しの数時間を防ぎます。

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