申込の欄で聞いてはいけない項目一覧｜集める前に線を引く

「営業が知りたいことを、申込の欄でまとめて聞いておきたい」「項目の候補が10個あるが、増やしてよいのか判断がつかない」——申込の様式を作り直すときによく出る相談です。欄を増やすかどうかは、聞きたいかどうかで決まるものではありません。集めた時点で会社側の手続きが増える項目が、法令であらかじめ区分されています。この記事では、線を引くべき項目の区分と、すでに集めてしまった場合の対応を整理します。

良い設問と危ない設問

申込の欄の設計は、営業と個人情報の担当のあいだで綱引きになります。営業は情報が多いほど動きやすい。担当は集めた情報を守る責任を負う。この綱引きに、法律という第三の軸が入ります。集めてよいかどうかではなく、集めたら何をしなければならないかの軸です。

多くの項目は、目的を示して集めれば足ります。会社名、部署、役職、連絡先、興味のある分野。これらは一般的な個人の情報として扱われます。一方で、集めるだけで別の扱いが必要になる区分があります。この区分を知らないまま欄を足すと、後から仕組みを作り直す事態になります。

作り直しの負担は小さくありません。同意の文面、同意の記録の残し方、保管の期間、外部の道具に流れる経路の見直し。すでに集まってしまった情報の扱いも決めなければなりません。欄を足す前の10分の確認で、この負担は避けられます。

この記事では、日本の個人情報保護法の枠組みで話を進めます。海外の見込み客を扱う場合は、相手の国の規則が別に適用されることがあります。欧州や米国の一部の州では、対象となる情報の範囲が異なります。海外向けのフォームは、別に検討が必要です。

特に配慮が必要な情報という区分

個人情報保護法には、通常の個人の情報とは別に、特に配慮を要する区分が定められています。本人に対する不当な差別や偏見、その他の不利益が生じないよう、取扱いに特に配慮を要するものとして法律と政令で定められた情報です。

法律の条文に挙げられているのは、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、そして犯罪により害を被った事実です。これに加えて、政令でいくつかの記述が定められています。政令の側にあるものが、実務では見落とされやすい部分です。

政令で定められているものには、身体の障害や知的の障害や精神の障害などがあること、健康診断などの結果、健康診断などの結果に基づく医師などの指導や診療や調剤を受けたこと、逮捕や捜索などの刑事の手続を受けたこと、少年の保護の事件の手続を受けたことが含まれます。

このうちマーケティングの現場に関わりやすいのは、健康に関するものと障害に関するものです。医療や福祉の分野の会社では、業務そのものがこの区分に触れます。一般の法人向けの事業でも、イベントの運営で触れることがあります。会場での配慮の希望を聞く場面が典型です。

取得に同意が必要になる

この区分の情報は、原則として本人の同意なしに取得できません。通常の個人の情報は、利用の目的を示して集めれば足ります。この区分では、集めること自体に同意が必要になります。この差が、フォームの設計を変えます。

例外もあります。法令に基づく場合、人の生命や身体や財産の保護のために必要で本人の同意を得るのが困難な場合、公衆衛生の向上や児童の健全な育成の推進のために特に必要で同意を得るのが困難な場合などです。

しかし、マーケティングの場面でこれらの例外に当たることはほとんどありません。申込のフォームで集める情報について、例外を当てにする設計は避けるべきです。同意を明示的に取る前提で組みます。

さらに、この区分の情報は本人の同意なしに第三者へ渡す仕組みを使えません。通常の個人の情報では、本人が拒否できる形にしておけば渡せる仕組みがあります。この区分では、その仕組みが使えないと定められています。共催の相手と名簿を分け合う運用に、直接影響します。

場面	扱い	実務での対応
役職や部署を聞く	通常の個人の情報	目的を示して集める
会場での配慮の希望を聞く	配慮が必要な情報に当たり得る	同意を明示的に取り、保管を分ける
食事の制限を聞く	理由まで聞くと該当し得る	理由を聞かず選択肢だけにする
共催の相手に名簿を渡す	拒否できる形での提供は使えない	本人の同意を個別に取る
自由記述に書かれた	書かれた内容次第	検知して分離する手順を持つ

イベントの運営で起きやすい場面

最も多いのが、会場での配慮の希望を聞く欄です。車いすで来場する、聞こえにくいので前の席がよい、階段の上り下りが難しい。これらは身体の状態に関する情報として扱われる可能性があります。配慮のために必要な情報でありながら、扱いには注意が要ります。

聞かないという選択は取れません。配慮を申し出る機会を用意しないほうが問題になります。聞き方を工夫します。理由を聞かず、必要な配慮の内容だけを選択肢で示す形にします。「車いすで来場されますか」ではなく、「必要な配慮」として席や経路の選択肢を並べます。

食事の制限も似た構造です。宗教上の理由、体質、疾患。理由を聞くと信条や病歴に触れます。聞くのは「用意する食事の種類」だけにします。肉を含まない、特定の食材を除く、といった選択肢を並べれば、理由を集めずに配慮ができます。

集めた情報の保管も分けます。配慮の希望は、当日の運営に必要な期間だけ持ちます。営業の名簿と同じ場所に置くと、営業の担当が閲覧できる状態になります。イベントの終了後に消す手順を、最初に決めておきます。消す担当と時期を、運営の手順書に書き込みます。

業種や職種を聞くときの線

法人向けの事業では、相手の業種や職種を聞くのが普通です。ここに危険が潜む場合があります。医療や福祉に関わる職種を聞くこと自体は問題ありません。問題になるのは、その人自身の状態に関する情報になる場合です。会社の属性と個人の状態を、混ぜないよう気をつけます。

組合や団体への加入を聞く欄も、慎重に扱います。業界の団体への加入は会社の属性ですが、個人の思想や立場を示す情報になる場合があります。必要がないなら聞かないのが最も安全です。営業が使わない項目を「念のため」で置くのは避けます。

なお、ある情報を推し量れるにすぎない情報は、この区分には含まれないとされています。たとえば特定の分野の書籍を買った記録から思想を推し量れるとしても、その記録そのものは該当しないという整理です。ただし、個別の判断は事案によります。

この線引きは微妙で、事案によって結論が変わります。迷う項目は、集める前に法務か顧問の弁護士に確かめてください。集めてしまってから相談すると、すでにある情報の扱いという難しい問題になります。相談は集める前に行うのが、費用も時間も少なく済みます。

自由記述の欄という危険

欄を作らなくても、この区分の情報が入ってくる経路があります。自由に書ける欄です。「ご相談内容」「その他ご要望」といった欄に、本人が自分の健康状態や事情を書いてくることがあります。こちらが求めていなくても、届いてしまいます。

届いた情報は、集めたことになります。求めていなかったという説明で扱いが軽くなるわけではありません。だから、自由記述の欄がある限りこの問題は発生し続けます。欄をなくすのは現実的でないため、届いた後の手順を用意します。

手順の中身は3つです。届いた内容を確認する担当を決める。該当する内容が書かれていた場合の分離の方法を決める。本人に連絡して、扱いを確認するかどうかを決める。この3つを決めておけば、届いたときに慌てません。

自由記述の欄に注意書きを添える手もあります。「健康状態など、特に配慮が必要な情報はご記入をお控えください」という一文です。防ぎきれはしませんが、量は減ります。配慮が必要な希望については別の欄で受ける形にすれば、自由記述に書かれる理由もなくなります。

アンケートで聞くときの線

催しの後に配るアンケートも、同じ注意が必要です。満足度や理解度を聞くぶんには問題がありません。危ないのは、参加できなかった理由や体調に関する設問です。「途中で退出された理由」を自由に書ける欄にすると、健康上の事情が書かれてくることがあります。

設問を設計するときは、回答として何が返ってくるかを想像します。選択肢を用意すれば、返ってくる内容を制御できます。自由記述にする設問は、返ってくる内容を制御できません。制御できない設問を必要以上に置かない、という考え方で組みます。

紙のアンケートも同じです。手書きで書かれた内容は、電子の形にする過程で複数の人の目に触れます。書き起こしを外部に委託する場合は、委託先での扱いも管理の対象になります。紙の原本の保管と廃棄の手順も決めておきます。

アンケートの結果を社内で共有するときも注意します。自由記述の欄をそのまま貼り付けた報告書が、全社に配られることがあります。該当する内容が含まれていれば、共有の範囲が問題になります。報告に使う前に、自由記述の欄を確認する担当を決めておきます。

採用の応募と混ざる危険

同じ道具で採用の応募も受けている会社では、情報が混ざる危険があります。採用の場面では、健康状態や病歴に触れる情報が求職者の側から自発的に書かれてくることがあります。資料請求の名簿と同じ場所に入ると、営業の担当が閲覧できる状態になります。

道具を分けるのが最も確実です。分けられない場合は、権限の設定で閲覧できる範囲を分けます。権限の設定が正しく効いているかは、実際に別の利用者で確かめます。設定したつもりで効いていない例が多くあります。

採用の情報の扱いは、法律の上でも別の配慮が求められます。採用の選考のために聞いてよいことの範囲は、労働に関する法令や指針でも定められています。個人情報の観点だけで判断せず、人事の担当と一緒に確かめます。

マーケティングの担当が採用の発信も担っている会社では、この線引きが曖昧になりがちです。同じ人が両方の名簿を扱う状態は避けます。担当を分けられないなら、少なくとも道具と保管の場所を分けます。監査や外部からの指摘があったときの説明が、これで変わります。

聞かないという設計

最も確実な対策は、聞かないことです。聞かなければ、同意も保管も削除も要りません。欄を足す前に「営業は本当にこれを使うのか」を確かめます。使わない項目は、リスクだけを増やします。

• その項目を使う業務と担当者を、名前で言えるか
• 使わない項目を「念のため」で置いていないか
• 配慮の希望は、理由ではなく必要な対応の選択肢で聞いているか
• 自由記述の欄に、記入を控えてほしい旨を添えているか
• 集めた情報の保管の場所と期間を決めているか
• 共催の相手に渡す予定があるか、渡すなら同意をどう取るか
• 外部の道具に情報が流れる経路を把握しているか
• 削除の担当と時期を、手順書に書いているか

この一覧は、欄を足すたびに使うものです。1項目でも該当したら、法務に相談する合図と決めておきます。判断を担当者ひとりに背負わせない仕組みにします。

5つの工程で点検する

既存のフォームを点検する流れを整理します。新しく作るときも同じ順番で使えます。

同意の取り方

同意は、何に同意したのかが分かる形で取ります。利用規約への同意にまとめて含める形は、この区分の情報については望ましくありません。該当する項目のそばに、その項目についての同意の欄を置きます。

文面には、集める項目、使う目的、渡す先があるならその相手を書きます。「配慮のために必要な情報を、当日の運営のために使います」といった具体性が必要です。抽象的な文面では、同意を取ったことになりにくいものです。

同意の記録も残します。いつ、誰が、どの版の文面に同意したか。文面を後から変えた場合、以前の同意はその時の文面に対するものです。文面の版を管理し、どの版に同意したかを記録に紐づけておきます。

同意の撤回にも備えます。本人から撤回の申し出があった場合、どこまで消すのかを決めておきます。外部の道具に流れた分も含めて消せる設計にしておくと、後で困りません。この設計を、道具を選ぶ段階で確かめます。

同意を取る画面の作りにも注意します。初めから印が入っている形は、同意として弱いと解されます。本人が自分で操作して初めて同意になる形にします。また、同意しないと申込ができない作りにすると、本当に必要な情報なのかを問われます。配慮の希望のように任意で足りるものは、任意の欄として置きます。

文面の長さも実務的な論点です。長すぎる文面は読まれず、同意の実質が失われます。集める項目と使う目的を2行で書ける長さに収めます。詳細は別のページに置き、その入口を同意の欄のそばに示す形が現実的です。

同意の記録は、申込のデータと同じ場所に持ちます。別の場所に持つと、突き合わせができなくなります。誰がいつどの版に同意したかを、申込の1件ごとに紐づけておきます。この設計は後から変えるのが難しいため、最初に決めておく価値があります。

外部の道具に入る情報

フォームの情報は、たいてい複数の場所に流れます。フォームの提供元、名簿の管理の道具、配信の道具、営業の記録の道具、集計の表計算。該当する情報が、これらのすべてに複製されている可能性があります。どこに流れているかを図にして把握します。

外部の道具に預ける場合は、委託の管理が必要になります。契約の中で扱いを定め、実際の運用が契約どおりかを確かめます。海外に置かれた道具では、国をまたぐ移転の手続きも関わります。この区分の情報を扱う道具は、選定の基準を厳しくします。

集計のために表計算に書き出す運用は、特に注意します。書き出したファイルは、管理の外に出ます。個人の端末に残り、電子の便りで送られ、共有の場所に置かれます。該当する情報は書き出さない、という決まりが現実的です。

保管の場所と期間を分ける

該当する情報を残す必要がある場合は、保管を分けます。通常の名簿と同じ表に列を足す形は避けます。列を足すと、名簿を書き出すたびにその情報が一緒に出ていきます。別の場所に置き、必要な人だけが見られる状態にします。

期間も分けます。通常の名簿は数年持つことがありますが、配慮の希望は当日の運営が終われば不要です。目的が終わった時点で消すのが原則です。消す時期を決めておかないと、目的のない情報が残り続けます。

消す作業は、誰かが手を動かさなければ起きません。催しの振り返りの手順の中に、配慮の情報を消す項目を入れておきます。運営の会社に委託している場合は、委託先でも消えることを確認します。委託先の控えが残っていれば、消したことになりません。

記録として残すべきものと、消すべきものを分けます。何人が配慮を希望したかという集計は、個人が特定できない形にすれば残せます。次回の会場の選定に使える有用な記録になります。個人と結びつく形を消し、集計だけを残すのが実務的な形です。

すでに集めてしまった場合

点検の結果、すでに集めていたと分かることがあります。慌てて消すのが正解とは限りません。まず、いつから、何を、どこに集めたかを確定させます。この確定を飛ばして消すと、後の説明ができなくなります。

確定したら、法務や個人情報の担当と対応を決めます。対応の選択肢は、本人に連絡して改めて同意を得る、使わずに消す、使う範囲を限定して保管を分ける、などです。件数と内容によって、妥当な選択は変わります。

同時に、集まり続けている経路を止めます。フォームの欄を消す、自由記述に注意書きを添える、外部の道具への連携を止める。止めないまま対応を検討していると、件数が増え続けます。止める作業は、検討と並行して即座に行います。

よくある失敗

現場で繰り返し起きる失敗を挙げます。どれも欄を足す段階の確認で防げるものです。

• 営業の希望をそのまま欄にし、使われない項目を集め続けた
• 配慮の希望を理由まで聞く形にし、必要以上の情報を集めた
• 同意を利用規約への同意にまとめて含め、個別の同意を取っていなかった
• 自由記述に書かれた内容を、営業の名簿に混ぜたまま運用していた
• イベントの配慮の情報を、終了後も消さずに残していた
• 共催の相手に名簿をそのまま渡し、同意の範囲を超えていた

最後の型は、影響が大きいものです。この区分の情報は、本人が拒否できる形での提供の仕組みが使えません。共催のイベントで名簿を分け合う運用は、この区分の情報が混ざっていないかを必ず確かめます。

法務との分担を決める

この判断を、マーケティングの担当者だけで背負うのは無理があります。どこまでを担当者が判断し、どこから法務に上げるかを先に決めます。線が決まっていれば、担当者は迷わず動けます。決まっていないと、相談しないまま進む事故が起きます。

• この記事は日本の個人情報保護法の枠組みを前提にした一般的な整理です
• 個別の項目が該当するかの判断は事案によるため、法務や顧問の弁護士に確かめてください
• 海外の見込み客を扱う場合は、相手の国の規則が別に適用されることがあります
• 条文の番号や政令の内容は改正されることがあるため、最新の公表資料で確認してください

線の引き方の例を示します。健康、障害、配慮、思想、経歴に関わる語が欄に含まれる場合は法務へ。それ以外は担当者の判断で進める。語の一覧を作っておくと、機械的に判断できます。この一覧は、フォームを作る道具の中に注意書きとして置けます。

相談の記録も残します。どの項目について、いつ、誰に相談し、どう判断したか。同じ項目について半年後に再び議論するのは、誰にとっても無駄な時間です。判断の記録が積み上がれば、相談そのものが減っていきます。この記録は、外部からの問い合わせに答える材料にもなります。

まとめ

申込の欄を足すとき、集めるだけで手続きが必要になる区分があります。人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴などに加え、政令で健康診断の結果や障害に関する記述が定められています。取得には原則として本人の同意が必要で、本人が拒否できる形での第三者への提供の仕組みも使えません。イベントの配慮の希望や食事の制限で触れやすく、自由記述の欄からも入ってきます。理由ではなく必要な対応を選択肢で聞く、使わない項目は置かない、そして迷う項目は集める前に法務に相談してください。

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