製造業の情報システム部が各部門と毎月開くIT要望の会議（Teams）の記録を Copilot でまとめ、要望ごとの対応の可否と宿題の一覧を作る

処理の起点を決める

会議の終了を起点にします。 窓口の担当は、会議が終わったその日のうちに Copilot を開きます。翌月の同じ会議を開く前に、必ず結果を台帳と議事録のフォルダに残します。

翌月を待たない理由は、定例の会議の仕様にあります。 公式のページでは、定例の会議で後の回の文字起こしが行われると、それより前の回の Copilot との会話の履歴は使えなくなるとされています。部門ごとの月次の会議は定例の招待で開くことが多く、先月の回に Copilot に出させた表は、今月の回で文字起こしを始めた時点で見られなくなります。 Copilot の会話を記録の置き場として使わないでください。

会議の前日の夕方にも、手順が1つあります。 議題の一覧を会議のチャットに貼る作業です。会議の24時間前より早く貼ると、Copilot が使うチャットの範囲から外れます。 招待に貼っておき、前日の夕方にチャットにも貼り直します。

入力データを集める

質を決めるのは、議題の一覧と、司会が要望番号を口にすることです。 番号が文字起こしに出ていれば、Copilot は話の切れ目を番号で拾えます。番号を言わずに「さっきの帳票の件ですが」と話が戻ると、どの要望の話かを取り違えます。

要望の台帳の列の作り方にも注意します。 公式のページでは、SharePoint リストの添付ファイルの列と参照（ルックアップ）の列は、いまは参照できないとされています。部門を別のリストからの参照の列にしていると、Copilot から部門が見えません。部門は選択肢の列にし、画面の写しは添付ではなく説明の文を列に書きます。

データの取得方法を決める

取り方は、2段に分けます。 会議の Copilot で要望番号ごとの表を出させ、それを Copilot Chat に貼って台帳と突き合わせます。会議の Copilot に台帳の更新まで一度にさせると、文字起こしと台帳のどちらから取った値かが混ざります。

台帳はビューで絞ります。 全部門の要望を参照させると、ほかの部門の似た件名の要望と取り違えます。「生産管理（第1工場）・未完了」のようなビューを部門ごとに用意しておきます。

会議の Copilot の応答が1,300字を超えると、Word で開く選択肢が出ると公式のページにあります。要望が十件を超える回は、表を Word で開いてから Copilot Chat に貼ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 議題の一覧を作る … 台帳から、その部門の未完了の要望の番号と件名だけを一覧にします。内容の長文は貼りません
2. 前日の夕方に会議のチャットに貼る … 24時間前までのチャットが使われる範囲に入れます
3. 文字起こしの言語を確かめる … 公式のページでは、話す言語を正しく選ぶ必要があるとされています。日本語になっているかを冒頭で確かめます
4. 司会の決まりを周知する … 「要望23について」と番号を口にしてから話す、新しい要望は「新しい要望として」と言ってから話す
5. 会議室から参加する部門には、発言の前に名乗ってもらう … 会議室の端末からまとめて参加すると、誰の発言かを文字起こしで区別しにくくなることがあります
6. 「会議中のみ」にしない … 会議の Copilot を文字起こしなしの「会議中のみ」で始めると、会議のあとに使えません

1番目の一覧は、1行に1件で「要望23｜出荷指示書に客先の品番の列を足す」のように書きます。 内容の長文や画面の写しを貼ると、会議の Copilot がチャットの説明を会議で話されたことと混ぜやすくなります。一覧の先頭に「以下は議題の一覧で、会議の結論ではありません」と1行書いておくと、表の区分を一覧から取ることを防げます。

6番目は、とくに気を付けてください。 公式のページでは、「会議中のみ」で始めた場合、文字起こしされなかった音声のデータと Copilot とのやり取りは、会議のあとに使えなくなるとされています。会議の招待の既定の設定を、文字起こしありにしておきます。

AIに処理させる

させるのは、要望番号ごとに、会議で言われたことを決まった区分と項目に写すことです。

先月の宿題の消し込みも、同じ流れでさせます。 Copilot Chat で先月の議事録を参照させ、先月の宿題のうち、今月の会議で「終わった」「送りました」と言われたものに印を付けさせます。 言われていない宿題は「報告なし」として残します。終わったかどうかを Copilot に推し量らせず、会議で言われたかどうかだけを見るのは、区分と同じ考え方です。

区分を選ぶ基準を、言葉で決めておきます。 「対応する」は、情報システム部の担当が時期か改修の回を示して対応すると言った場合だけです。「できると思います」「見てみます」は「検討を続ける」です。迷ったときに「対応する」を選ばないよう、指示に書きます。

4行目は、Microsoft の方針とも重なります。 公式のページでは、職場のやり取りから社員の業績・態度・内面・人柄を推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。要望の多い部門や、強い言い方をした担当を記録の上で目立たせる使い方はしません。

指示内容を固定する

会議の Copilot に入れる指示です。 窓口の3名で同じ文面を使い、SharePoint のページに置いておきます。

この会議は、情報システム部と部門とのIT要望の月次の会議です。
会議のチャットに貼った議題の一覧の要望番号ごとに、次の表を作ってください。

【列】
要望番号｜件名｜結論の区分｜根拠の発言（話した人の名前と発言）｜条件｜宿題（誰が・何を・いつまで）

【結論の区分の選び方】
- 対応する ............ 情報システム部の担当が、時期か改修の回を示して対応すると言った
- 見送る .............. 対応しないと言った。理由が言われていれば条件の列に書く
- 検討を続ける ........ 「調べる」「見てみる」「見積を取る」など、結論を先に延ばした
- ほかの手段を案内する  既存の仕組みや別の手順で足りると案内した
- 話されていない ...... 会議で触れられなかった
- 区分不明 ............ 上のどれにも当てはまる言葉が無い
「できると思います」は 対応する ではありません。迷ったら 対応する を選ばないでください。

【厳守事項】
- 根拠の発言は、文字起こしの言葉をそのまま写してください。言い換えないでください。
- 期限は言われたとおりに写してください。「来月」を日付に直さないでください。
  期限が言われていなければ「期限なし」と書いてください。
- 会議で言われていない条件・宿題・期限を補わないでください。
- 議題に無い要望が話されたら、表の最後に「新規」として別に並べてください。
- 要望番号が分からない話は「番号不明」として別に並べてください。
- 部門や担当者についての評価や印象は書かないでください。

「できると思います は 対応する ではない」を明記しないと、前向きな発言を「対応する」に寄せます。 会議の言葉は、断定を避けた言い方が多いためです。区分の基準を、例の言葉ごと書いておきます。

Copilot Chat に入れる指示は、次のとおりです。

/（会議） と /（要望の台帳のビュー） を参照してください。
下に貼る表の要望番号ごとに、台帳のいまの「状態」「対応の可否」「次の宿題」「期限」と、
表から読み取れる更新案を並べてください。
台帳と表で食い違う行には「要確認」と付けてください。
台帳に無い要望番号と「新規」の行は、別の表にしてください。

出力形式を固定する

会議の Copilot から受け取る表は、次の形です。

【IT要望の月次の会議（生産管理・第1工場）11月】

Copilot Chat から受け取る更新案は、台帳のいまの値と並べた表です。 列は、要望番号、台帳の状態、更新案の状態、台帳の宿題、更新案の宿題、期限、要確認の印です。表のまま Excel で開けると公式のページにあり、台帳への反映の作業表に使えます。

この形にする理由は3つあります。

1つ目は、根拠の発言で確認が速くなることです。 「対応する」の行は、発言をそのまま読めば、約束の重さが分かります。文字起こしを最初から見直さずに、確かめる行だけ原文の該当箇所を開けます。

2つ目は、「期限なし」が見えることです。 宿題に期限が無いことが表で分かれば、部門に送る前に期限を決め直せます。 第3章の（b）の期限の抜けを、送る前に止めます。

3つ目は、「新規」と「番号不明」が別に並ぶことです。 議題に無い要望が台帳から漏れる第3章の（c）を、表の最後で拾えます。

システムへ連携する

台帳への書き込みは、人が行います。 Copilot の更新案は作業表で、「対応する」に変えるのは、窓口の担当が根拠の発言を確かめてからです。 台帳が部門との約束の記録になっているためです。

会議の記録の書き出しが止められていることがあります。 公式のページでは、会議の内容の書き出しを禁じる秘密度ラベルが付いていると、Copilot の応答を Word や Excel に書き出せないとされ、会議の「コピーと転送を無効にする」の設定でも同じとされています。要望の会議には、そうした設定を付けないのがふつうですが、新製品の設計の部門との会議ではラベルが付いていることがあります。 その場合は、表を画面で見ながら台帳を直します。

人が確認する

1. 「対応する」の行は、必ず原文を見る … 根拠の発言の前後を文字起こしで読み、時期か改修の回が言われているかを確かめます
2. 「期限なし」の宿題に期限を付ける … 部門に送る前に、担当と相談して期限を決めます。決めた期限は、会議で言われた期限と区別して台帳に書きます
3. 「要確認」の行を台帳と突き合わせる … 台帳の状態と更新案が食い違う行の理由を確かめます
4. 「新規」と「番号不明」を振り分ける … 新規は台帳に新しい行として足し、番号不明は番号を特定します

1番目を省かないでください。 「対応する」と台帳に書いた行は、部門にとっては約束です。 Copilot の区分が1件ずれると、その要望の部門と半年後に食い違います。

部門の側の確認も1回入れます。 宿題の一覧を送るときに、「対応する」と「見送る」の行だけを一覧の先頭に並べ、食い違いがあれば3営業日以内に返信してもらうようにします。返信が無ければその内容で確定とし、台帳にその日付を残します。会議の記録と部門の受け取り方を、送った時点でそろえておくための手順です。

目標は、1回の会議で45分です。 確かめるのは「対応する」の行と、期限なし・要確認・新規の行で、それ以外の行は表の区分を写すだけで済みます。

例外に対処する

最後の行は、運用を始めてから必ず一度は起きます。 先月の表を Copilot の画面で探して見つからない、という形で起きます。会議のその日のうちに議事録のフォルダに保存する決まりで防ぎます。

記録を残す

• 部門ごと・月ごとの議事録（Copilot の表を確かめて直したもの）を SharePoint の議事録のフォルダに保存
• 台帳の更新の記録 … どの要望番号の、どの列を、どの値からどの値に変えたか。SharePoint リストのバージョンの履歴で残す
• 人が区分を直した記録 … Copilot の区分と、直した区分と、その理由
• 「期限なし」から期限を決めた宿題と、決めた日
• 新規として足した要望と、出た会議の日
• 部門からの食い違いの返信と、決めた結果

3つ目は、指示文を直すための材料です。 「検討を続ける」を「対応する」に直すことが多いなら、区分の基準の言葉が足りません。逆に「対応する」を「検討を続ける」に直すことが多いなら、指示文の「迷ったら選ばない」が効いていません。