研究開発の部門が共同研究先との月次の進捗の会議（Teams）を Copilot でまとめ、双方の宿題と、発表・発明・試料の受け渡しなど成果の扱いの論点を整理する

処理の起点を決める

会議の終了をきっかけに、研究者がその日のうちに始めます。 発表の予定の話は、日がたつほど相手方の準備が進みます。その日のうちに知財部へ一覧が届けば、発表の申し込みの前に確かめる時間が取れます。

文字起こしは、会議の冒頭で始めます。 研究者が「議事録と宿題の一覧のために文字起こしを使います。記録はこのテーマの担当者と知財部だけが見ます」と告げる決まりにします。大学の側に録音の取り決めがあれば、それに従います。 断られたときは、文字起こしを使わずに従来のメモで書きます。

毎月の会議を、Teams の定期的な会議の1つの系列にしないでください。 公式のページでは、定期的な会議で後の回が文字起こしされると、それまでの回の Copilot とのやり取りの履歴は使えなくなるとされています。会議は回ごとに別の会議として立て、Copilot の表はその日のうちにテーマのフォルダに保存します。 前回との比較は、保存した表を Copilot Chat で参照して行います。

入力データを集める

質を決めるのは、論点の種類の一覧です。 「成果の扱いの論点を拾って」とだけ指示すると、Copilot は実験の結果をすべて論点として並べます。種類と、それぞれの「当たりうる言い方の例」を決めておけば、拾い方がそろいます。

修士論文と卒業論文は、とくに見落としやすい発表です。 大学の側にとっては毎年の当たり前の予定で、会議でも雑談のように話されます。一覧の例に入れておくと、拾えます。

データの取得方法を決める

会議の Copilot には、会議のチャットの「まとめ」タブから指示を出します。 公式のページでは、会議のあとは「まとめ」タブか、会議のチャットの右上の「Copilot を開く」から使えるとされています。ここで宿題の表と論点の表を作らせ、その表を Copilot Chat に貼ってから、契約書と前回の記録に並べさせます。

参照するファイルは、そのテーマのものだけに絞ります。 公式のページでは、SharePoint のサイトの中で一度に参照できるファイルやページは10件までとされています。他のテーマの契約書をまとめて渡すと、条の番号が混ざります。

表の形の回答は、Excel で開けるとされています。 ただし、会議のオプションでチャット・字幕・文字起こしのコピーと転送をオフにすると、回答を Word や Excel に書き出せないとされています。主催者の研究者が回答を書き出せる設定にしておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 出席者の一覧を作る … 名前、所属、立場。相手方から当日の出席者を前日までに聞いておきます
2. 議題に「成果の扱い」の枠を入れる … 招待の本文の議題の最後に「発表・試料・その他の確認」の枠を置き、研究者がその場で「今月、発表や試料の送付の予定はありますか」と聞きます
3. データの名前を口で言う … 「ここ」ではなく「3枚目の、焼成温度600度のサンプルの容量」と言う決まりにします
4. 宿題は「誰が・いつまでに」を言い直す … 宿題が出たら、研究者がその場で「先生の研究室から、来週の金曜までに XRD のデータをいただく、でよろしいですか」と言い直します
5. 秘密の情報は先に断ってもらう … 相手方に、公開していない情報を話すときは「ここから秘密の情報です」と言ってもらうよう、テーマを始めるときに頼みます

2番目が、この構成の肝です。 論点を拾う指示をどれだけ整えても、話されなかったことは拾えません。 議題の最後に「成果の扱い」を聞く枠を置くと、相手方の発表の予定が会議の中で言葉になります。文字起こしに残れば、Copilot が拾えます。

5番目は、相手方を守るための決まりでもあります。 相手方の秘密の情報が文字起こしに残ると、その記録を見られる人の範囲を絞る必要が出ます。断ってもらえば、論点の表にその時刻が出るので、研究者が記録の扱いを決められます。

AIに処理させる

させるのは、双方の宿題を並べること、成果の扱いの論点を種類ごとに発言のまま書き出すこと、契約書の関係しそうな条を並べること、前回からの変化を並べることです。

「論点の発言をそのまま写す」が、この構成でいちばん大事なところです。 「学生が学会発表を予定」と要約すると、どの学会で、何の結果を、いつ出すのかが消えます。知財部が確かめたいのはその中身なので、発言を写させ、時刻から録画をたどれるようにします。

1行目と3行目は、とくに気を付けてください。 「新しい結果」の論点は、新しいかもしれない、という印です。Copilot が「新規性あり」と書けば、その一覧は知財の判断の材料ではなく、判断そのものに見えます。種類の名前を「新しい結果」にしているのはそのためです。

最後の行は、公式の考え方とも重なります。 公式のプライバシーのページは、職場のやり取りから人の業績・態度・内面の状態・人柄を推し量る用途を制限しているとしています。「学生の意欲が高い」のような書き方をさせません。

指示内容を固定する

会議の Copilot への指示（「まとめ」タブで出す）：

この会議は、共同研究{theme_id}（相手方：{partner}）の月次の進捗の会議です。
出席者の一覧と論点の種類の一覧を使い、次の2つの表を作ってください。

【出席者】{attendees}   ← 名前／所属（自社・相手方）／立場
【論点の種類】発表の予定／新しい結果／試料・データの受け渡し／
              相手方の秘密の情報／研究の範囲の外の話／費用・期間の変更

【表1 双方の宿題】誰が（所属と名前）／何を／期限の発言／根拠の発言（話者・時刻）
【表2 成果の扱いの論点】種類／発言（そのまま）／話者／時刻

【厳守事項】
- 表2の発言は、文字起こしの文をそのまま写してください。要約しないでください。
- 学会、論文、ポスター、修士論文、卒業論文、展示会の話は、
  すべて「発表の予定」として載せてください。
- 「新しい結果」は、新しいかもしれない結果の印です。
  発明かどうか、新規性があるかどうかを書かないでください。
- 期限と数量は話されたとおりに写し、日付や数に置き換えないでください。
- 当てはまる論点が無いときは、表2に「該当なし」とだけ書いてください。
  無理に論点を作らないでください。
- 出席者の態度や意欲は書かないでください。

Copilot Chat への指示（表を貼ってから出す）：

次の2つの表と、/{theme_id}の共同研究契約書 /前回の会議の記録 /共同研究の管理表 を参照してください。

1. 表2の論点ごとに、契約書の中で関係しそうな条の番号と、その条の文を引用で並べてください。
   見つからなければ「契約書に該当の記載なし」と書いてください。
   契約の解釈や、違反かどうかの判断は書かないでください。
2. 前回の記録の宿題のうち、今回の会議で完了・進行・言及なしのどれに当たるかを並べてください。
3. 管理表のこのテーマの行の「発表の予定」と、今回の発言を比べ、
   時期・学会・内容が変わったものに「前回から変化」と書いてください。
4. 知財部に確かめてもらう事項を、論点の種類ごとに一覧にしてください。
   論点が無ければ「今回は論点なし」と書いてください。

「無理に論点を作らない」を明記しないと、 毎回すべての種類に何かが載り、知財部が一覧を読まなくなります。「該当なし」を許すことが、一覧の信頼を保ちます。

出力形式を固定する

知財部に送る一覧は、次の列で受け取ります。

【共同研究 R-2026-07 次世代正極材（相手方：〇〇大学 △△研究室）第9回 2026-10-27】
種類 | 発言（そのまま） | 話者 | 時刻 | 契約の関係しそうな条 | 前回から
発表の予定 | 「この焼成条件の結果は、3月の学会で学生に出させたいと思っています」 | 教員 | 00:41 | 第12条（成果の公表）「…公表しようとする日の…前までに…」 | 初出
新しい結果 | 「600度で焼いたものだけ、サイクル後の容量が逆に上がっています」 | 学生 | 00:18 | 第10条（発明の取扱い） | 初出
試料・データの受け渡し | 「残りのサンプルは、隣の研究室の先生にも測ってもらおうかと」 | 教員 | 00:52 | 第8条（試料の提供） | 初出
相手方の秘密の情報 | 該当なし | － | － | － | －

宿題は、次の列で受け取ります。

誰が | 何を | 期限の発言 | 前回から | 根拠の時刻
相手方（学生） | 600度のサンプルの XRD のデータを送る | 来週の金曜 | 初出 | 00:22
自社（担当の研究者） | 同じ条件のサンプルを社内で再現する | 次回の会議まで | 初出 | 00:27
相手方（教員） | 前回の宿題：比表面積の測定 | － | 完了 | 00:09

1つ目の理由は、知財部が発言と時刻から録画をたどれることです。 「3月の学会」「学生に出させたい」が分かれば、出願の準備に間に合うかを、発表の申し込みの締め切りから逆算できます。 特許法には、自分の行為で公に知られた発明でも、その日から1年以内に出願し、決まった書面を出せば新規性を失わなかったものとみなす例外がありますが、例外に頼るかどうかも知財部が決めることです。

2つ目は、試料の論点のように、契約の範囲に関わる話が並ぶことです。 「隣の研究室の先生にも測ってもらう」は、試料を第三者に渡す話かもしれません。知財部と法務が契約の条と照らして確かめます。

3つ目は、宿題に「前回から」が付くことです。 前回の宿題が「言及なし」のまま2回続けば、担当の研究者が次の会議の議題に入れて確かめます。 第3章の（d）の引き継ぎも、この列で追えます。

システムへ連携する

テーマのフォルダの権限は、担当の研究者・上司・知財部に絞ります。 公式のプライバシーのページでは、Copilot は利用者が少なくとも閲覧の権限を持つ組織のデータだけを示すとされています。共同研究の契約書と相手方の未公開のデータを部全体に開くと、他のテーマの研究者の Copilot がその内容を材料に使いえます。

人が確認する

1. 論点の発言を確かめる … 写された発言が文字起こしのとおりかを見ます。「該当なし」の種類は、自分の記憶で漏れが無いかを見ます
2. 契約の条の引用を確かめる … 条の番号と文が、契約書の原文と同じかを見ます
3. 宿題の期限を日付にする … 「来週の金曜」を日付にして、管理表に入れます
4. 秘密の情報の時刻を確かめる … 相手方が秘密と断った部分があれば、議事録に載せる範囲を決めます
5. 一覧を知財部に送る … 論点が無い回も「今回は論点なし」で送ります

1番目と2番目を省かないでください。 発言の写しが崩れると、知財部が録画をたどれません。 条の引用が違えば、知財部は別の条を前提に動きます。

目標は、1件あたり30分です。 議事録を整える時間が12分ほど、論点と条の引用を確かめる時間が10分ほど、宿題と確認のメールが5分ほど、知財部への送付と管理表の更新が3分ほどという見立てです。

例外に対処する

1行目が、運用の初めにいちばん多く起きます。 大学の側が Teams の会議を立てる習慣の研究室も多いためです。テーマを始めるときの打合せで「記録の都合でこちらから招待させてください」と頼んでおきます。

記録を残す

• 会議の Copilot の表と、Copilot Chat の一覧（テーマのフォルダ）
• 研究者が整えた議事録と、知財部に送った論点の一覧
• 研究者が直した論点・宿題と、直す前の内容
• 共同研究の管理表の変更の履歴（SharePoint リストの版の履歴）
• 相手方が文字起こしを断った会議と、相手方が招待した会議の記録

3つ目が、論点の種類の一覧を直す材料になります。 研究者が毎回足している論点があれば、その言い方を一覧の例に加えます。