家事代行の会社が申込フォームの内容を Zapier で受け、作業の種類・時間・訪問の条件を抜き出して、条件に合うスタッフの候補を手配の担当に出す

処理の起点を決める

申込フォームの送信を起点にします。 フォームの送信先を Catch Hook のURLにし、1件ずつ Zap を動かします。家事代行の申込は、最初の返事が早い会社に決まりやすいので、まとめて処理しません。

Catch Hook を選ぶのは、本文を解析してくれるからです。 Catch Raw Hook は本文を解析せず、ヘッダーを含めて受け取る形で、大きさも2MBまでです。申込フォームの項目を後のステップでそのまま使うなら、Catch Hook で足ります。

Webhook の応答はカスタマイズできません。 フォームの完了画面は、フォームの側で出します。また、Zap を止めると Catch Hook は404を返しますが、反映まで数時間かかることがあるとされているので、Zap を直すときはフォームの側で受付を一時的に止めます。

入力データを集める

質を決めるのは、スタッフ表が最新であることです。 動ける曜日やペットの可否が古いままだと、式は条件の合わないスタッフを候補に並べます。スタッフが予定を変えたら、その日のうちに表を直す運用を先に決めます。

サービスの範囲の表は、AIに渡します。 お客様は「ついでに子どもの保育園のお迎えも」のように、受けていない作業を書くことがあります。範囲の外の作業を見分けさせるには、何が範囲の外かをAIに見せる必要があります。

データの取得方法を決める

申込台帳への書き込みは、Lookup Spreadsheet Row の「行が無ければ作る」を使います。 申込番号で引いて、無ければ新しい行を作る設定です。同じ申込がフォームの二度押しで2回届いても、行は1つしかできません。

候補は、スプレッドシートの式で並べます。 候補のシートに、申込台帳の行を参照してスタッフ表を絞る式（FILTER など）を置き、申込番号ごとに条件の合うスタッフを並べます。Zapier は、その結果を申込番号で引いて読むだけです。 Zapier のステップでスタッフ表を絞ろうとすると、条件が6つあるため組み立てが複雑になり、直すたびに Zap を止めることになります。式なら、手配の担当が条件を足すのも表の上でできます。

候補のシートの式が見る条件は、次の6つです。

並べる順は、担当の件数の少ない順にします。 同じ人に定期の契約が偏ると、その人が休んだときに代わりがいなくなるからです。式は上位5人までを1つのセルにまとめ、Zapier はそのセルを読みます。

Lookup Spreadsheet Row で突き合わせられる列は2つまでです。 主の列と補助の列の両方が一致した行を返します。複数の行を取りたいときは Lookup Spreadsheets Rows (Advanced) で最大500行まで取れますが、この構成では、候補を式で1行にまとめておき、1行だけ引きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 地域の区分を引く … 住所の郵便番号から営業所と地域の区分を引きます。AIには渡しません
2. 名前・住所・連絡先を外す … AIに渡すのは、作業の種類と曜日のチェック、自由記述だけです
3. 自由記述の中の電話番号・メールアドレスを伏せる … お客様が自由記述に書くことがあるので、フォームの側で送信の前に形の決まったものを置き換えます
4. サービスの範囲の表をプロンプトに入れる … 範囲の外の作業の一覧を、そのまま貼ります
5. 申込日を渡す … 「来月から」「再来週の月曜から」を日付にする基準にします

2番目で住所を外すのは、AIに要らないからです。 地域は郵便番号から表で引けます。住所は、スタッフに打診するときに手配の担当が伝えるもので、AIの抜き出しには関係しません。

AIに処理させる

させるのは、申込の文から次の項目を抜き出すことだけです。 項目は、スタッフ表の列と申込台帳の欄に合わせてあります。

食事の制約は「あり／なし」だけを抜き出し、中身を写しません。 お客様が「夫が糖尿病で塩分を控えています」と書くことがあり、これは病歴に当たりうる情報です。 手配の担当は原文を申込台帳で見ればよく、AIの出力にまで中身を複製しません。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 「仕事で日中はいません」から「不在」は読めますが、「午前の希望」は書かれていません。何も言わないと、AIは不在の時間帯から「平日の日中」を補います。 補った値は確認事項から消えるので、聞かずに手配が進みます。

指示内容を固定する

あなたは家事代行の会社で、申込の内容を整理する担当です。
申込のチェックの欄と自由記述だけを見て、決めた項目に抜き出してください。

【抜き出す項目】
- service_types：作業の種類。チェックの欄と自由記述の両方から拾ってください。
  自由記述に「できれば」「余裕があれば」とあるものも含め、
  service_notes にその書き方を写してください。
- out_of_scope：下の【受けていない作業】に当たる依頼。当たらなければ空。
- frequency：weekly / biweekly / monthly / once / unclear
- days_and_time：曜日と時間帯。書かれていなければ unclear。
- hours_per_visit：1回の時間。書かれていなければ unclear。
- presence：home / away / varies / unclear
- key_handover：鍵の受け渡しの方法。書かれていなければ空。
- pets：none / dog / cat / other / unclear。種類と数があれば pet_notes に。
- staff_preference：スタッフの希望。無ければ空。
- diet_restriction：作り置きを頼んでいる場合だけ、食事の制約が「ある」と
  書かれていれば yes、「ない」と書かれていれば no、書かれていなければ unclear。
  制約の中身は写さないでください。
- questions：お客様に確かめることを、聞く文の形で3つまで。

【確認事項に必ず入れるもの】
- presence が away なのに key_handover が空のとき：鍵の受け渡しの方法
- service_types に作り置きがあり diet_restriction が unclear のとき：食事の制約の有無
- frequency か days_and_time が unclear のとき：頻度または希望の曜日と時間帯

【厳守事項】
- 書かれていないことを補わないでください。不在だから日中が良い、
  といった推測で days_and_time を埋めないでください。
- 病気・障害・介護の状況が書かれていても、出力に写さないでください。
- スタッフの選び方、料金、受けるかどうかは書かないでください。
- evidence には、各項目の根拠にした自由記述の文をそのまま写してください。
  ただし病気・障害に関する部分は写さないでください。

【受けていない作業】{out_of_scope_list}
【申込日】{applied_date}
【作業の種類のチェック】{checked_services}
【希望の曜日のチェック】{checked_days}
【自由記述】{free_text}

「推測で埋めない」を例つきで書いているのは、例がないと効かないからです。 「推測しない」とだけ書くと、AIは推測と思わずに「平日の日中」を書きます。どういう推測をしがちかを具体的に書くと、unclear が返るようになります。

病気・障害を写さない指示は、evidence にも掛けています。 出力の項目で中身を外しても、根拠の欄に原文をそのまま写されると同じことになるからです。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目として、次の項目を決めておきます。 項目ごとに名前・型・説明・必須かどうかを設定でき、後のステップで項目ごとに使えます。

第1章の申込の例なら、次のように返ります。

service_types: 掃除（水回り）,作り置き
service_notes: 作り置きは「できれば」
frequency: unclear
days_and_time: 平日の午前
presence: away
key_handover: 預かり
pets: cat（pet_notes: 1匹）
diet_restriction: unclear
questions: ご利用の頻度（毎週・隔週など）を教えてください。
           作り置きについて、食材や味付けで控えたいものはありますか。

1つ目の理由は、項目をそのまま申込台帳の列に書けることです。 自由文で返されると、台帳の列に分ける手間が残ります。項目ごとに返れば、Lookup Spreadsheet Row の行の作成で列に割り当てるだけです。

2つ目は、Paths の条件を項目で書けることです。

Paths は1つのグループに10本まで道を置け、どの道にも当たらないときの道を1本持てます。 道の後に共通のステップは置けないので、申込台帳への書き込みは Paths の前に済ませます。

値をカンマ区切りの文字にしているのは、スタッフ表の式で扱いやすいからです。 作業の種類が複数あるとき、式の側で「スタッフのできる作業にすべて含まれるか」を見ます。

システムへ連携する

お客様へのメールは、自動では送りません。 確認の下書きは手配の担当に届き、担当が読み直してから送ります。家事代行は家に入る仕事なので、最初のやり取りの言葉づかいがそのまま信頼につながります。

スタッフへの打診も、自動では送りません。 候補の一覧は手配の担当にだけ届きます。

人が確認する

手配の担当は、すべての申込を見ます。ただし、読むのは抜き出した項目と候補です。

1. 範囲の外を含むものを先に見る … 断るか、範囲の中だけ受けるかを決めます
2. 確認が要るものの下書きを直して送る … 聞くことは3つまでになっているので、まとめて1通で送ります
3. 候補の中からスタッフを選ぶ … 担当の件数、過去のお客様との相性、移動の距離を見て決めます
4. 抜き出しを直したら記録する … どの項目を、どの値に変えたかを残します

3番目は、式に任せられない部分です。 式は「行ける人」を並べますが、「行ってほしい人」は並べません。初めて定期を頼むお客様には、経験の長いスタッフを当てる、といった判断は担当がします。

目標は1件4分です。 そろっている申込は候補を見てスタッフを選ぶだけで2〜3分、確認が要るものは下書きの手直しで数分かかります。

例外に対処する

1行目が、運用で最も多く起きる例外です。 平日の午前で猫の家に入れて作り置きができるスタッフは、地域によっては0人です。どの条件を外すとスタッフが見つかるかを担当が見て、お客様に「午後なら」「隔週なら」と相談します。

記録を残す

• 申込の全項目と申込番号、受け付けた時刻
• AIが抜き出した項目と、根拠の文
• 式が並べた候補と、そのときのスタッフ表の状態
• 手配の担当が直した項目と、選んだスタッフ
• お客様に送った確認と、その返事
• 初回の訪問の後の、条件の食い違い（「聞いていなかった」の記録）

最後の行が、この構成の成績表です。 初回の訪問で「ペットがいると聞いていなかった」「鍵の受け渡しが決まっていなかった」が減っていれば、抜き出しと確認事項が働いています。