管工事の会社が職人の手書きの作業日報を読み取り、現場ごとの工数と材料の使用の台帳を作る

処理の起点を決める

毎晩21時に、Python の処理が動きます。 動かす先は事務所のパソコンでも、社内の小さなサーバーでも構いません。Windows のタスクスケジューラのような、決まった時刻に処理を呼び出す仕組みで足ります。職長が撮った日報は、その日の夜のうちに読み取られ、翌朝には確認の一覧ができています。

日報を撮って置くのは、職長の仕事にします。作業の終わりに班の日報を集め、1枚ずつスマートフォンで撮り、共有フォルダの受付の場所に保存します。 ファイル名の先頭に日付と班の名前を付けます。ピンぼけと影の入った画像は読み取りに響くので、撮り方を最初に職長と取り決めます。

処理の終わった画像は月ごとのフォルダへ移し、移すのは台帳に行を足し終えたときだけにします。 受付の場所に残っている画像が、そのまま台帳に入っていない日報です。

週に1回の工事台帳への書き出しは、月曜の朝に別の処理で動かします。 前の週の行のうち、確認の済んだものだけが対象です。印の残っている行は、次の週に回ります。

入力データを集める

質を決めるのは、工事番号の一覧の「呼び方」の列です。 職人が日報に書く現場の名前は、正式な工事名ではなく現場で呼ばれている名前です。「〇〇ビル」「〇〇さん」「駅前の店」といった呼び方を一覧に入れておくと、多くの行が生成AIに頼らずに工事番号に決まります。 同じ建物で工事が2つ動いているときは、呼び方の列に「〇〇ビル 給水」「〇〇ビル 空調」と分けて書きます。

工期の列も、当てはめに使います。 日報の日付が工期の外なら、その工事番号には当てません。終わった工事の呼び方が、新しい工事の呼び方と同じになることがあるからです。 同じビルの去年の修繕と今年の改修を、日付で分けられます。

生成AIに渡すのは、材料の行と作業の内容の文だけです。 職人の氏名や現場の住所は渡しません。材料の当て方に要るのは、書き方と品番の一覧だけです。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。公式の説明では、https://LOCATION-documentai.googleapis.com/v1/projects/.../processors/PROCESSOR_ID:process に、画像を base64 にした内容と MIME タイプを付けて送ります。版を固定したいときは、processorVersions の下の :process に送ります。 版を変えると読み取りの結果が変わりうるので、版を変える前に第8章の30枚で読み比べます。

どちらの表かは、見出しの行で見分けます。 作業の表の見出しには「現場」「開始」「終了」、材料の表には「品名」「数量」が入っています。表の順番で決めると、職人が材料の表だけ書いて作業の表を空けた日に入れ違います。 見出しの行の文字で、どちらの表かを決めます。

区分の欄は、表の中のチェックボックスとして読みます。 公式の説明では、表の中のチェックボックスは ✓（印あり）や ☐（印なし）のような文字で表されます。持ち出しと現場受けの両方に印があれば、決めずに確認に回します。材料費をどこから積むかが変わるので、どちらかに寄せることはしません。

表はセルを結合しない様式にします。 公式の説明では、Form Parser の表の取り出しは行や列をまたぐセルの無い表が対象で、rowSpan と colSpan は常に1になります。いまの日報で、同じ現場の行を縦に1つのセルでまとめていれば、行ごとに現場の名前を書くか「〃」と書く形に変えます。

空いたセルは、空として扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされています。休憩の欄が空のときは、休憩を取らなかったとは見なさず、会社の決まりの休憩の時間を仮に置いて、置いたことを行に残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルの確認 … 公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです。日報は1枚1ファイルにし、2ページ以上のファイルは分けます
2. 向きと傾きの確認 … 横向きや斜めに撮られた画像は、向きを直してから送ります
3. ピンぼけの確認 … 画像の鋭さを測り、一定より低いものは読み取りに送らず、職長に撮り直しを頼みます
4. 「〃」の引き継ぎ … 現場の名前と品名の「〃」は、上の行の値で埋め、埋めたことを行に残します
5. 時刻の書式の確かめ … 「8:00」「8時」「800」を時刻にそろえ、開始より終了が前の行に印を付けます
6. 1日の合計の確かめ … 作業の行の時間を足し、休憩を引いた合計が、会社の決めた範囲に入るかを見ます
7. 数量と単位の確かめ … 数量が数字として読め、単位が品番の一覧の単位（本・個・m）と合うかを見ます

6番目が、写し違いと読み違いを拾う確かめです。 1日の合計が極端に短いか長い日報は、時刻のどれかを読み違えているか、作業の行が1つ抜けています。合計が合わないときは、どの行が違うかを決めずに、日報ごと確認に回します。

時刻を規則で直すことはしません。 「15:30」を定時に合わせて「17:30」にすると、本当に早く上がった日の労務費が増えます。 疑いの印を付け、職長に確かめます。

AIに処理させる

時刻の計算、1日の合計、工事番号の当てはめ、集計は、Python の規則で行います。 生成AIには、品番の一覧の略し方で決まらなかった材料の書き方を候補に当てる仕事と、作業の内容の文を工種に分ける仕事だけを渡します。

口径の読み替えは、一覧の略し方の列に書いた分だけにします。 「3/4」を20Aと読むのは、一覧に「3/4」が20Aの略し方として載っているときだけです。一覧に無い読み替えを生成AIにさせると、インチと呼び径の対応を思い込みで埋めます。 載っていなければ候補にとどめ、事務の担当者が職長に確かめます。

1行目が起きやすい失敗です。 生成AIに現場の名前を渡して工事番号を選ばせると、「〇〇ビル」の工事が2つあっても、もっともらしいほうを1つ選びます。 工事番号は生成AIに渡さず、規則で決まらなければそのまま人に回します。

指示内容を固定する

あなたは管工事の会社の事務の補助です。
作業日報に書かれた材料の行を、材料の品番の一覧に当ててください。
あわせて、作業の内容の文を工種に分けてください。

【渡すもの】
- 材料の行：品名の欄、口径・規格の欄、数量、単位の文字
- 品番の一覧：品番、品名、口径、略し方、単位
- 作業の内容の文

【材料の当て方】
- 品名と口径の両方が、一覧の品名か略し方と同じ語で書かれていて、
  候補が1つなら status を matched に。
- 候補が2つ以上、または口径が書かれていなければ status を candidates にし、
  候補を最大3つ返す。
- 口径の読み替え（インチと呼び径など）は、一覧の略し方に載っているものだけ使う。
  載っていない読み替えをしない。
- 管の材質の違い（VP と HIVP、VP と VU など）を同じものとして扱わない。
- 候補ごとに、根拠にした語を evidence に写す。

【作業の内容の分け方】
- piping（配管）、fixture（器具の取り付け）、test（試験）、removal（撤去）、
  travel（移動）、other に分ける。1つの文に複数あれば複数返す。
- 時間を割り振らない。根拠にした語を evidence に写す。

【厳守事項】
- 一覧に無い品番を返さない。書かれていない口径を補わない。
- 数量と単位を書き換えない。読めない文字は「?」のまま残す。
- 現場や工事番号について何も書かない。

【材料の行】{material_rows}
【品番の一覧】{material_master}
【作業の内容】{work_text}

「材質の違いを同じものとして扱わない」を明記しないと、VP と HIVP を同じ管にします。 書き方の違いは1文字でも、単価も使う場所も違う管です。 一覧の品名に近いほうへ寄せてしまうと、材料費が現場ごとにずれていきます。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。status と工種は enum で決まった値に限ります。候補の数の上限は、スキーマではなく Python の側で確かめます。 公式の説明では、配列の minItems は0か1しか使えず、数の制約はそれ以上かけられません。

出力形式を固定する

{
  "materials": [
    {
      "row": 1,
      "status": "candidates",
      "candidates": [
        { "code": "P-VP25", "name": "硬質塩ビ管 VP 25", "evidence": "VP25" },
        { "code": "P-VU25", "name": "硬質塩ビ管 VU 25", "evidence": "塩ビ25" }
      ]
    },
    {
      "row": 2,
      "status": "matched",
      "candidates": [
        { "code": "F-EL20", "name": "エルボ 20A", "evidence": "エルボ20" }
      ]
    }
  ],
  "work": [
    { "kind": "piping", "evidence": "2F 給水管 更新" },
    { "kind": "test", "evidence": "水圧試験" }
  ]
}

Python は、この JSON と規則の結果を合わせて、2つの台帳の行を作ります。

工事台帳の取込み用のファイルは、2つの台帳を工事番号ごとに足し上げて作ります。

【工事台帳 取込み】 期間：10月20日〜10月26日
工事番号 K-2026-118（〇〇ビル 給水管更新）
  労務：延べ 41.5時間（配管 33.0／試験 4.0／撤去 4.5）
  材料：P-VP25 12本、F-EL20 18個、V-GV20 2個（持ち出し）
工事番号 K-2026-131（駅前店舗 改装 配管付替）
  労務：延べ 16.0時間（配管 12.5／器具 3.5）
  材料：P-HI20 6本（現場受け）
確認待ち：3行（工事番号未定 1、品番未定 2）→ 次週に繰越し

システムへ連携する

工事台帳には、仕組みから直接書き込みません。 取込み用のファイルを作り、事務の担当者が中身を見てから取り込みます。台帳は見積と原価の元の記録で、社長と現場の管理が見ています。 書き込みの誤りがそのまま原価の判断に入るのを避けます。

倉庫の在庫の控えは、読むだけにします。 持ち出しの材料の合計が在庫の控えの減りと大きく違えば、週の取込みの末尾に件数だけ書きます。どちらが正しいかを決めるのは、倉庫の担当と事務の担当者です。

人が確認する

事務の担当者は、毎朝の確認の一覧だけを見ます。

1. 工事番号の決まらない行を先に見る … 候補が2つあれば職長に聞きます。呼び方が一覧に無ければ、工事番号の一覧に足します
2. 時間の合わない日報を見る … 切り出したセルの画像を見て、読み違いか書き違いかを確かめます。書き違いなら職長に聞きます
3. 品番の決まらない材料の行を見る … 候補から選ぶか、職長に聞きます。新しい書き方なら、品番の一覧の略し方に足します
4. 区分の両方に印がある行を見る … 倉庫の持ち出しの記録と見比べます

直したときは、直した人と理由を台帳の行に残します。 日報の画像はそのまま残し、どの値を何から何に直したかが後から追えるようにします。

目標は、540枚をならして1枚1分です。 印の付く行が1日に数行という想定で、それより多い週は、日報の書き方か一覧の呼び方・略し方を職長と見直します。

例外に対処する

5行目は、撮り直しのときに起きます。 職長が撮り直した画像を、元の画像を消さずに置くと、同じ日報が2回台帳に入ります。 職人と日付が同じ日報は、自動では足さずに必ず止めます。

4行目と6行目は、表を育てる機会です。 一覧に無い現場や材料が出るたびに足していくと、数か月で、印の付く行が減っていきます。

記録を残す

• 日報の画像と、撮った日時・撮った職長
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 規則の結果、生成AIの当て方と分け方、そのとき参照した3つの一覧の版
• 事務の担当者が直した記録 … どの値を、何から何に、なぜ直したか
• 週ごとの取込み用のファイルと、工事台帳に取り込んだ日
• 紙の日報が事務所に届いた日と、画像との照らし合わせの結果

3つ目で一覧の版を残すのは、呼び方と略し方が増えていくためです。 後から「この行はなぜこの工事番号になったのか」と聞かれたとき、当時の一覧が残っていないと説明できません。