貸会議室の運営会社が予約サイトとメールで届く予約を n8n で受け、人数・レイアウト・備品の希望を抜き出して部屋の定員と備品の数に照らし、利用案内の下書きと準備の指示を作る

処理の起点を決める

起点は2つです。

メールは、Gmail Trigger で受けます。 公式ページでは、ラベルや Gmail の検索の条件・差出人で絞れ、既定は未読のメールだけを拾い、1回に拾う件数は既定10件・最大50件で、超えた分は次の回に回るとされています。予約サイトの差出人と、予約の窓口のアドレスあてのメールに Gmail のフィルタで「予約」のラベルを付け、そのラベルで絞ります。 請求や営業のメールを拾わないためです。

取り消しの通知も、同じラベルで受けます。 件名で取り消しと分かるものは抜き出しの前に分け、予約の記録を閉じて、準備の指示の表から消します。取り消しを見落とすと、誰も来ない部屋が設営されます。

翌日の準備の指示は Schedule Trigger で動かします。 公式ページでは、ワークフローの時間帯が無ければインスタンスの時間帯を使い、自前の n8n の既定は America/New York とされています。ワークフローの設定で Asia/Tokyo にします。

入力データを集める

質を決めるのは、部屋の台帳のレイアウトごとの定員です。 予約サイトに載せている定員1つではなく、シアター・スクール・島型・ロの字の4つの定員を部屋ごとに持ちます。設営の担当に実際に並べてもらい、数えた数を入れます。

利用案内の文は、部屋ごとに1つずつ、担当が書いておきます。 日付・時刻・利用者の名前・希望の備品を差し込む場所に印を付けておき、それ以外の文は差し込みのときに変えません。

データの取得方法を決める

後から届いた希望は、予約番号で引けないことが多くあります。 利用者はたいてい予約番号を書かず、「来週火曜の会議室の件」と書いてきます。利用者のアドレスと利用日で引き、1件だけ当たったときにだけ更新します。 2件以上当たったとき、0件のときは、担当の一覧に回します。公式ページでは、Data Table のノードで行の取得・更新・Upsert や、条件に合う行があるか・無いかで分ける操作ができるとされています。

希望は、上書きではなく履歴で持ちます。 「40名」の後に「45名に増えた」が来たら、両方を残し、最新を準備の表に出します。 変更の流れが残っていれば、当日に「前は40名と言った」と言われても確かめられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 取り消しを分ける … 件名と本文の決まった言葉で分け、予約の記録を閉じます
2. 引用と署名を除く … 利用者のメールから、引用された過去のメールと署名を除きます
3. 予約サイトの決まった欄を先に読む … 利用日・時間・部屋・人数の欄は、決まった形なので Code ノードで読み、備考だけを AI に渡します
4. 添付を分ける … レイアウトの図や資料が付いていれば、添付があることを印にし、担当が開きます

3番目の読み方は、予約サイトごとに Code ノードの中で分けます。

予約サイトの通知の書き方が変わると、決まった欄が読めなくなります。 読めなかった通知は抜き出しに回さず担当の一覧に出し、読み方を直してから流し直します。

3番目で、決まった欄をAIに読ませないのが大事です。 欄の形が決まっていれば、規則で読むほうが確かです。AIには、決まった形の無い備考とメールの文章だけを渡します。 渡す量も減ります。

2番目を省くと、希望を取り違えます。 返信のメールには、自社が送った利用案内が引用されて付いてきます。引用を残すと、案内に書いた「プロジェクターあり」を利用者の希望として読みます。

AIに処理させる

させるのは、文章から希望を抜き出すことだけです。

最後の行がいちばん起きやすい失敗です。 「40名のセミナーです」を読むと、AIはプロジェクターとマイクを親切に足します。足された備品は、ほかの部屋の予約と取り合いになり、当日に余った機材を片付ける手間になります。

指示内容を固定する

Information Extractor のシステムプロンプトに、次のように書きます。

あなたは貸会議室の予約の担当として、予約の備考と利用者のメールから、
設営と利用の希望を抜き出します。

【入力】
- 予約の備考、または利用者のメールの最新の本文（引用と署名は除いてあります）
- この予約の部屋の名前と、いまの希望（あれば）

【抜き出すこと】
- headcount: 書かれた人数。「40〜45名」なら大きいほうを入れ、
  quote に原文を残してください。
- layout: theater / school / island / u_shape / other。
  「教室型」「机あり」は school、「椅子のみ」は theater、
  「グループ」「島」は island、「ロの字」「コの字」は u_shape。
  それ以外は other とし、layout_text に書かれた言葉を入れてください。
- equipment: 備品ごとに name と count。数が無ければ count は空。
- food: drinks_only / meal / 空。
- early_entry_time / late_exit_time: 書かれた時刻だけ HH:MM。
- is_change: 新しい希望か、前の希望の変更か。分からなければ unknown。
- quote: 項目ごとに、根拠にした文をそのまま写す。

【厳守事項】
- 書かれていない備品を足さないでください。
  会議の種類からマイクやプロジェクターを推し量らないでください。
- 時刻を計算しないでください。「開始の30分前」は時刻にせず、
  quote に残してください。
- 定員に収まるか、備品が足りるか、料金がかかるかは書かないでください。
- 利用者への返事や案内の文は書かないでください。

「会議の種類から備品を推し量らない」が要の一文です。 推し量った備品は、利用者が頼んでいないものなので、利用者に確かめる手間がかえって増えます。

「開始の30分前」を時刻にしないのは、予約の時刻が変わることがあるからです。 予約の時刻が変わった後に、抜き出した時刻だけが古いまま残ります。時刻にするのは、Code ノードが予約の時刻から計算するときだけにし、「計算した時刻」と印を付けます。

出力形式を固定する

Information Extractor の出力の形は、JSON Schema で決めます。 公式ページでは、JSON の例から生成するとすべての項目が必須として扱われるとされています。空を許したい項目が多いので、Schema で書きます。 Code ノードが照合の結果を足し、予約の記録には次の形で残します。

{
  "booking_id": "SP-2610-1182",
  "room": "B棟 5F セミナールーム",
  "date": "2026-11-04",
  "time": "10:00-17:00",
  "headcount": 40,
  "layout": "school",
  "equipment": [{ "name": "ワイヤレスマイク", "count": 2 }],
  "food": "meal",
  "early_entry_time": "09:30",
  "is_change": false,
  "checks": {
    "capacity": "ok | over",
    "capacity_limit": 36,
    "equipment": "ok | short",
    "early_entry": "ok | conflict | not_allowed",
    "food": "ok | not_allowed"
  },
  "quote": { "layout": "", "equipment": "", "early_entry_time": "" }
}

1つ目の理由は、照合の結果で担当の見る予約が分かれることです。

2つ目は、capacity_limit を一緒に出せることです。 「定員を超えています」だけでなく、「スクール形式なら36名まで」と担当が利用者に伝えられます。

3つ目は、quote で、利用者の言葉を確かめられることです。 「コの字」を u_shape に寄せたのが正しいかを、担当が原文で見られます。

システムへ連携する

照合は Code ノードで書きます。 公式ページでは、Code ノードは JavaScript と Python で書け、ノードの中からファイルの読み書きや HTTP の要求はできないとされています。部屋の台帳と備品の予定は前の Data Table のノードで取り、Code ノードは比べるだけにします。

利用案内は、Gmail の下書きにします。 公式ページでは、下書きの作成に宛先・件名・本文のほか、スレッドの ID を指定できるとされています。利用者のメールに返す形の下書きにすれば、担当は返信として確かめて送れます。予約サイトの通知から作る下書きは、通知に書かれた利用者の連絡先あてにします。

利用案内の下書きは、部屋ごとの決まった文に差し込んで作ります。 差し込む場所は {} で印を付けておき、Code ノードが予約の記録から埋めます。

{利用者の会社名} {利用者の名前} 様

{利用日} {開始}〜{終了} に {棟} {階} {部屋} をご予約いただきました。

【入室】{入室できる時刻} から入室できます。{棟}の1階の受付で予約番号をお伝えください。
【設営】{レイアウトの名前}・{人数}名分で準備いたします。
【備品】{備品の一覧}
【飲食】{飲食の決まりの文}
【退室】{終了}までに退室をお願いします。ごみはお持ち帰りください。

{入室できる時刻} は、早い入室の希望が ok のときだけ希望の時刻にし、それ以外は予約の開始の時刻にします。 担当が相談して決めるまでは、利用者が希望した時刻を案内に書きません。 案内に書いた時刻は、利用者にとって約束になるからです。

準備の指示の表は、Google Sheets の Append or Update Row で書きます。 公式ページでは、行が無ければ足し、あれば更新する操作とされています。予約番号を鍵にして、変更が来たら同じ行を書き換えます。

人が確認する

予約の担当が確かめるのは、2か所です。

1. 印の付いた予約 … checks が ok でない予約を、quote と並べて見ます。利用者への相談は、担当が電話かメールで行います
2. 利用案内の下書き … 日付・時刻・部屋・備品が予約と合っているかを見て送ります。自動では送りません

capacity の over は、断るためではなく相談のための印です。 島型をシアター形式に変える、隣の部屋をつなげる、人数を絞る。どれを勧めるかは、担当が利用者の目的を聞いて決めます。

目標は、900件をならして1件2分です。 印の無い予約は、下書きを開いて送るだけです。

例外に対処する

最後から2行目の「備品の予定を戻す」を忘れないでください。 取り消された予約のプロジェクターが予定に残ると、別の予約に「足りない」と出続けます。

記録を残す

• 予約の通知とメールの Message-ID、受けた日時
• 抜き出した希望と quote、希望の変更の履歴
• 照合の結果（定員・備品・入室・飲食）と、そのときの台帳の定員
• 担当が利用者と相談して決めたこと
• 利用案内を送った日時と、送った文
• 当日の設営で、表と違ったこと（設営の担当が書く）

最後の行で、抜き出しと照合の漏れが分かります。 当日に言われた希望が、メールのどこかに書かれていたなら抜き出しの問題、どこにも書かれていなかったなら案内の書き方の問題です。