ネイルサロンが来店時の手書きのカウンセリングシートを読み取り、顧客カルテを更新して施術前の注意をネイリストに出す

処理の起点を決める

受付がタブレットで撮影し、予約の番号を選んで送ったときに始めます。 撮影の画面で予約の番号を選ばせるのは、シートの氏名の手書きからお客様を探すと、同じ名字や読み違いで別の方のカルテを開くことがあるからです。予約の番号なら、その日の来店の一覧から選ぶだけで済みます。

画像は店舗ごとの場所（Blob Storage のコンテナー）に store/<店舗>/<日付>/<予約の番号>.jpg の名前で保存します。保存のイベントで Azure Functions を動かし、名前から店舗と予約を決めます。

撮影から注意のカードが出るまでを、お客様がシートを書き終えてから席に着くまでの間に収めます。 読み取りは1ページの画像で、カルテを引いて整える処理も1回ずつなので、施術の前に間に合う前提で組みます。間に合わなかったときは、カードを待たずにシートとカルテで従来どおり確かめることを、手順として決めておきます。

予約の無い飛び込みのお客様は、受付がその場で予約の仕組みに来店を登録してから撮影します。 予約の番号が無いまま撮影を許すと、カルテと結べない画像がたまり、結局閉店後に人が探して結ぶことになります。

入力データを集める

シートのチェック欄は、たとえば次のように持ちます。

質を決めるのは、注意の文の一覧です。 どの印があればどの文を、どの順に出すかを店長が決めます。一覧に無い組み合わせはカードに出ません。 シートの様式を変えたら、一覧も同じ日に直します。

データの取得方法を決める

読み取りは、Functions からモデルを1回呼ぶだけです。どちらのモデルを呼ぶかは、予約の情報（初回の来店か、2回目以降か）で決めます。 画像から様式を推し量るより確かです。

チェック欄は、状態と信頼度の両方を受け取ります。 公式のページでは、選択マークは位置・信頼度・状態（選択・未選択）を持つとされています。状態が「未選択」でも信頼度が低ければ、「印が無い」とは扱いません。

カルテは、お客様の番号で直近3回分だけを引きます。 全部の履歴を渡すと、何年も前のかぶれの記録と今日の記入の区別がつきにくくなります。ただし、かぶれ・違和感の記録だけは、日付にかかわらず全部引きます。 一度でもあった記録は、カードに出し続けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 撮影の確認 … 画像が暗すぎる・傾きすぎる・シートの四隅が写っていないものは、その場で撮り直しを促します
2. 形式と大きさの確認 … 公式のページでは、画像の寸法は50×50ピクセルから10,000×10,000ピクセルの間で、1024×768の画像で12ピクセルの文字の高さが下限とされています。タブレットの既定の画質なら足ります
3. 予約との照らし … 撮影の画面で選んだ予約の番号が、その店舗のその日の予約にあることを確かめます
4. 署名の確認 … 同意の欄の署名が無いシートは、読み取りは進めつつ受付に「署名なし」と出します
5. 氏名の照らし … シートの氏名の読み取り結果と、予約のお客様の氏名を比べます。合わなければ、別の方のシートを撮った疑いとして止めます

5番目を省かないでください。 受付が続けて何枚も撮るとき、予約の番号の選び間違いは必ず起きます。 別の方のかぶれの記録が別の方のカルテに入るのは、写し忘れより重い誤りです。

AIに処理させる

読み取りは Document Intelligence、注意のカードはプログラムの決まった文で作ります。生成AIに任せるのは、自由記述をカルテの項目に整えることだけです。

「気になること」の欄を整えないのは、ここに大事な一言が書かれやすいからです。 「最近手荒れがひどい」「薬を飲み始めた」のような記述を、AIが「手荒れ」と短くすると、ネイリストが聞き直すきっかけが失われます。 原文のままカードに載せます。

3行目がいちばん大事です。 「かゆみが出た」という記述から、AIが原因を推し量って書けば、サロンが医療の判断をしたように読めます。 書かれたことを書かれたまま渡すところで止めます。

指示内容を固定する

あなたはネイルサロンの受付で、お客様が手書きしたカウンセリングシートの
自由記述を、顧客カルテの項目に整える担当者を手伝います。
渡された「読み取った自由記述」だけを見てください。

【やること】
- 「今日の希望」の欄から、length（長さ）、shape（形）、color（色）、
  mood（雰囲気）、design（デザイン）を取り出してください。
- 「前回の施術後のこと」の欄から、どの指（finger）、何が起きたか（event）、
  いつ頃か（timing）を取り出してください。
- それぞれ、判断に使った部分を evidence にそのまま写してください。

【厳守事項】
- 書かれていない項目は空にしてください。他の欄やチェック欄から補わないでください。
- 色や材料の名前は、書かれた文字のまま写してください。似た名前に直さないでください。
- かゆみ・赤み・痛みなどの記述について、原因や病名を書かないでください。
  施術してよいかどうかも書かないでください。
- 「気になること」の欄は、整えたり短くしたりせず、原文のまま other_notes に入れてください。
- 読み取りの信頼度が低いと印の付いた文字は、推測で直さず、そのまま写して
  low_confidence を true にしてください。

【読み取った自由記述】{free_text_fields}

「原因や病名を書かない」を明記するのは、AIが親切に補いがちだからです。 何も言わなければ「乾燥によるものと思われます」のような一文を足します。その一文がカードに載ると、ネイリストが確かめる前に結論が置かれてしまいます。

出力形式を固定する

自由記述の整理は、Azure OpenAI の構造化出力で受けます。 公式のページでは、response_format に json_schema を指定し strict: true にすると、渡した JSON スキーマに従った出力が返るとされています。すべての項目を必須にし、additionalProperties を false にする必要があり、文字列の pattern・format、配列の minItems などは使えません。値の形の確かめはプログラムで行います。

照合とカードの結果は、プログラムが次の形で出します。

{
  "reservation_no": "R-1027-0412",
  "customer_no": "C-08815",
  "sheet_type": "returning",
  "checks": [
    { "field": "reaction_since_last", "state": "selected", "confidence": 0.96 },
    { "field": "lift_since_last", "state": "unselected", "confidence": 0.58 }
  ],
  "free_text": {
    "request": { "length": "短め", "color": "", "mood": "オフィス向け", "evidence": "短めでオフィス向け" },
    "since_last": [ { "finger": "右手の中指", "event": "かゆみ", "timing": "3日後", "evidence": "" } ],
    "other_notes": "最近手荒れがひどい"
  },
  "history_flags": [ "skin_reaction_recorded_2026-03" ],
  "card": [
    "【最上段】前回の施術後のかゆみ・赤みに印あり（店長に連絡済み）",
    "【最上段】過去にかぶれの記録あり（2026年3月）",
    "【確認】前回の施術後の浮き・欠けの欄が読み取れませんでした。シートで確かめてください",
    "【気になること】最近手荒れがひどい"
  ],
  "needs_reception_check": [ "lift_since_last" ],
  "name_check": "matched"
}

1つ目の理由は、チェック欄ごとに状態と信頼度を残せることです。 上の例の lift_since_last は「未選択」と返っていますが、信頼度が低いので「印なし」ではなく「読み取れませんでした」としてカードに出ます。

2つ目は、history_flags で前回の記録を今日の記入と分けて持てることです。 今日のシートにかぶれの印が無くても、カルテに記録があれば最上段に出ます。

システムへ連携する

カルテへの書き込みは、担当が「登録」を押したときだけです。 読み取りの誤りが、確認を経ずに次の来店のカードに出ることを防ぎます。

人が確認する

確認は2か所に置きます。 受付は読み取りを、担当は内容を見ます。

1. 受付：「確認」の段の欄を見る … 信頼度の低いチェック欄と文字を、シートと見比べて直します。ここで直すのは読み取りの誤りだけです
2. 受付：氏名が合わないものを止める … 撮った予約の番号を確かめ直します
3. 担当：カードを上から読む … 最上段の項目は、必ずお客様に口頭で確かめてから施術します
4. 担当：施術のあとにカルテの更新の案を確かめる … 今日使った材料と、お客様から聞いたことを足して登録します
5. 店長：最上段の知らせを受ける … 前回の施術後にかゆみ・赤みがあったお客様は、施術の前に店長が様子を確かめます。施術を控えるか、医療機関の受診を勧めるかは、店の決まりに沿って店長が決めます

受付が直してよいのは、シートに書かれていることと読み取り結果が違う欄だけです。 前回のカルテを見て「たぶん今回も印があるはず」と補うことはしません。お客様が今日書かなかったことは、担当が口頭で確かめる項目としてカードに残します。

3番目のために、カードを短くします。 最上段が2行、確認が数行、残りは折りたたんで出します。長いカードは、施術の直前には読まれません。

例外に対処する

2行目は、シートの様式を変えたときに必ず起きます。 新しい版のシートを使い始める日の前に、新しい版の見本を5枚以上で学習したモデルを足しておきます。

記録を残す

• 撮影したシートの画像と、店舗・予約の番号・撮影の日時
• Document Intelligence が返した結果の全文
• 生成AIが整えた項目と根拠の文字列
• 注意のカードの中身と、表示した日時・担当
• 受付が直した欄と、担当が登録の前に直した項目
• 店長への知らせと、店長の対応の記録
• モデルの学習に使ったシートの見本と、学習した日・版

学習に使った見本を残すのは、シートの版を変えたときに、どの見本で学習したモデルが動いているかをたどるためです。 見本の氏名の欄は、学習の前に塗りつぶしておきます。

画像と読み取り結果は、カルテより短い期間で消します。 カルテに登録したあとは、画像を見返す場面は限られます。保存の期間を店の規程で決め、期間を過ぎた画像は自動で消します。