貸し会議室・レンタルスペースに届く予約前の問い合わせを Zapier で受け、用途と人数から合う部屋の案内と使用の注意事項を返信の下書きにする

処理の起点を決める

問い合わせのフォームの送信内容が Gmail に届いたら、フィルタでラベルを付け、そのラベルで Zap を動かします。 フォームの送信内容のメールは、件名と差出人が決まっているので、Gmail のフィルタで拾えます。フォームを通らない直接のメールにも、担当が手でラベルを付ければ同じ Zap が動きます。

返信が足されたときにも動くことに注意します。 New Labeled Email は、ラベルの付いた会話に返信が足されたときにも動くとされています。担当が下書きを送ったあと、相手から返事が来ると、もう一度動きます。 最初のステップで問い合わせの記録の表をスレッドのIDで引き、記録があれば止めます。 2通目以降のやり取りは、担当がそのまま続けます。

夜間や休日の問い合わせも、届いた時点で下書きになります。 担当が翌朝に開くと、下書きがそろっています。送るのは翌朝ですが、部屋と空きを調べる時間が要りません。

入力データを集める

質を決めるのは、部屋の台帳の可否の欄です。 「飲食：可（アルコールは不可）」「音：楽器・ダンスは不可」「撮影：個人の撮影は可、商用の撮影は事前の相談」のように、用途で引ける値にしておきます。可否が部屋の説明の文章の中にしか無いと、AIは文章から推し量ります。

フォームの欄を、条件を取り出しやすい形に直します。 人数と希望の日時を自由記入だけにすると、「10〜15人くらい」「来月のどこか」と書かれます。人数は数字、日時は候補を2つまで、飲食・音・撮影は「あり／なし」の選択肢にします。自由記入の欄は残します。

データの取得方法を決める

候補の部屋は、AIが部屋の一覧から3つまで挙げ、その部屋IDで台帳を引きます。 引いた台帳の定員と可否で、候補を Paths の条件で確かめ直します。 人数が着席の定員を超えている、飲食ありなのに飲食が不可、という候補は、その場で外します。AIが選んだ候補を、台帳の値で検算する形です。

カレンダーの予定の入れ方をそろえます。 Zapier の Google Calendar の手引きでは、予定の Transparency の項目に値があると「予定なし（空き）」、無いと「予定あり」と扱われるとされています。仮押さえや清掃の時間を「予定なし」で入れていると、空いている扱いになりえます。 予約、仮押さえ、清掃の枠は、すべて「予定あり」で入れる決まりにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 処理済みの確認 … スレッドのIDが問い合わせの記録にあれば止めます
2. 種類と条件の取り出し（AI ①） … 予約前の相談か、それ以外かと、用途・人数・希望の日時・可否の条件を取り出します
3. 種類で分岐（Paths） … 予約前の相談でなければ、担当のラベルを付けて止めます
4. 日時の確かめ … 希望の日時が取り出せないか、過去の日付なら、空きを見ずに「日時を伺う」形の下書きにします
5. 候補の選択（AI ②）と台帳の検算 … 候補を3つまで選び、台帳の定員と可否で外すものを外します
6. 空きの確認 … 残った候補ごとに、希望の時間帯（入室の準備と片付けの時間を前後に足す）で予定の入った時間帯を探します

6番目の「前後に足す」を忘れないでください。 14時から17時の利用でも、入室の準備と退室の片付けを含めると13時45分から17時15分のように部屋を使います。利用規約で入室・退室の時刻の決まりがあるなら、その分を前後に足して探します。足さないと、前の予約の片付けと重なる枠を「空き」と書きます。

4番目で日時が取れないときに空きを見ないのは、見ても意味がないからです。 「来月のどこか」では、探す範囲が決まりません。その場合は、候補の部屋と注意事項だけを書き、希望の日時を伺う下書きにします。

AIに処理させる

3つのステップに分けます。 ①は取り出し、②は候補の選択、③は返信の文面です。

注意事項は、用途に関係するものだけに絞らせます。 利用規約をすべて貼ると、返信が規約の写しになります。飲食のある勉強会なら飲食とゴミと退室の時刻、撮影なら撮影と搬入のように、問い合わせの条件で選ばせます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「ヨガのレッスンに使いたい」に、台帳の音の欄が「楽器・ダンスは不可」だけだと、AIは「ヨガは静かな運動なので問題ありません」と書きます。 台帳に無い用途は、「ご利用の内容を確認のうえ、担当よりご案内します」と書かせます。

指示内容を固定する

返信の文面を作るステップ（③）の指示に、次のように書きます。

あなたは貸し会議室・レンタルスペースの予約の担当として、予約前の問い合わせへの
返信の下書きを作ります。送る前に担当が読みます。

【入力】
- 問い合わせの条件：用途、人数、希望の日時、飲食・アルコール・音・撮影・搬入の有無
- 候補の部屋（最大3つ）：部屋の名前、定員、広さ、設備、可否の欄
- 候補ごとの空きの見込み：available（希望の時間帯に予定なし）／busy（予定あり）
- 知識の元：部屋の一覧、利用規約

【本文の組み立て】
1. 問い合わせへのお礼を1文。
2. 候補の部屋ごとに、定員と広さ、用途に合う点を部屋の一覧の言葉で1〜2文。
   空きの見込みを「本日○時時点で、ご希望の時間帯は空いております／
   既にご予約が入っております」と書く。
3. 問い合わせの条件に関係する利用規約の項目を、規約の言葉のまま箇条書きで。
4. 空きは返信の時点のもので、予約の確定は予約のページで行っていただくことを1文。

【厳守事項】
- 可否は候補の部屋の可否の欄に書かれていることだけを書いてください。
  欄に無い用途については「ご利用の内容を確認のうえ、担当よりご案内します」と書いてください。
- 空いていると確定したように書かないでください。「ご予約を承りました」と書かないでください。
- 料金を計算しないでください。料金は料金表のページを案内してください。
- 利用規約の例外（時間の延長、音量、定員の超過など）を認める書き方をしないでください。
- 利用規約の項目は、規約の言葉を変えずに写してください。
- 本文は500字程度。署名は入れないでください。

候補を選ぶステップ（②）の指示は、短く次のようにします。

部屋の一覧から、問い合わせの用途と人数に合う部屋を3つまで選んでください。

【条件】{purpose} / {headcount}名 / 飲食 {food} / 音 {sound} / 撮影 {filming}

- 部屋の一覧の「向いている用途」と「定員」の記載だけで選んでください。
- 合う部屋が無ければ、空の一覧を返してください。無理に3つそろえないでください。
- room_ids には部屋の一覧に書かれた部屋IDだけを入れてください。
- reason には、部屋の一覧の説明の言葉をそのまま1文で写してください。

「無理に3つそろえない」を書かないと、合わない部屋で数を埋めます。 30人のセミナーに合う部屋が1室しか無くても、6人用の会議室を2つ足して3つにします。台帳の検算で外れるとはいえ、外れた理由が記録に残るだけで、下書きの質は上がりません。

「ご予約を承りました」を禁じるのは、AIが丁寧に書こうとして使う言い回しだからです。 空きを伝えたあとに続けて書きがちで、受け取った人は予約が済んだと読みます。 当日に部屋へ来て、予約が無いことが分かる、という最悪の形になります。

「規約の言葉を変えずに写す」も効きます。 書かないと、「ゴミはお持ち帰りください」を「ゴミの処理にご協力ください」と柔らかく言い換えます。 言い換えると、持ち帰りの決まりが伝わりません。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。 公式ページでは、出力項目ごとに名前・型・説明・必須かどうかを決めるとされています。

{
  "inquiry_type": "pre_booking | change | billing | complaint | other",
  "purpose": "勉強会",
  "headcount": 12,
  "slots": [
    { "start": "2026-11-07T14:00", "end": "2026-11-07T17:00" }
  ],
  "food": "yes | no | unknown",
  "alcohol": "yes | no | unknown",
  "sound": "none | speech | music | dance | unknown",
  "filming": "none | personal | commercial | unknown",
  "load_in": "yes | no | unknown"
}

1つ目の理由は、unknown を残せることです。 問い合わせに飲食の有無が書かれていなければ unknown で、AIが「なし」と決めつけません。 unknown の条件は、返信で伺う一文に回します。

2つ目は、slots を Google カレンダーの検索にそのまま渡せることです。 開始と終了の時刻を、カレンダーの検索の範囲に入れます。時刻は日本の時刻で取り出させ、カレンダーの時間帯と合わせます。

3つ目は、headcount と台帳の定員を数字で比べられることです。 Paths の条件で、人数が着席の定員を超える候補を外します。 文章で比べると、「12名様まで」と「12名程度」の違いで判定が揺れます。

③の返信の文面は、件名を付けずに本文だけを返させます。Create Draft Reply で元のスレッドに返信の形で入るので、件名は元のメールのままになります。

システムへ連携する

Gmail は Create Draft Reply で、元のスレッドに下書きを作ります。 Zapier の Gmail のページでは、Create Draft Reply はスレッドのIDと本文を必須とする、既存のメールへの返信の下書きの操作です。元の問い合わせと下書きが同じ会話に並ぶので、担当は問い合わせを読みながら下書きを直せます。

Google カレンダーには書き込みません。 下書きの段階で仮押さえを入れると、送らなかった下書きの分だけ部屋がふさがります。 予約は、相手が予約のページで行います。

人が確認する

担当が、すべての下書きを読んでから送ります。

1. 候補の部屋と条件を見比べる … 人数・飲食・音・撮影の条件と、候補の部屋の可否が合っているかを見ます
2. 空きの見込みをもう一度見る … 下書きを作ってから時間がたっていれば、カレンダーで確かめ直します
3. 注意事項を確かめる … 用途に関係する項目が抜けていないか、規約の言葉が変わっていないかを見ます
4. 「担当よりご案内します」の箇所を埋める … 台帳に無い用途の可否を、担当が決めて書きます
5. 送る … 送ったら、問い合わせの記録に送った日時を書きます

2番目は、夜間の問い合わせで特に要ります。 夜に作った下書きを翌朝に送るまでに、予約のページから予約が入っていることがあります。 送る直前にカレンダーを開くのは1部屋だけで済むので、時間はかかりません。

目標は、300件をならして1件3分です。 下書きを読んで1〜2か所直して送るのに数分、台帳に無い用途の問い合わせは担当が決めるので10分以上かかります。

例外に対処する

上から5行目は、AIに任せたくなるところです。 「空いている近い日時を探して」と頼むと、カレンダーを何度も検索することになり、Zap が長く複雑になります。 候補が全部埋まっている問い合わせは月に一部なので、担当が探すほうが確実で速く済みます。

記録を残す

• 問い合わせの記録（スレッドのID、受けた日時、種類、取り出した条件）
• 候補の部屋と、台帳の検算で外した部屋とその理由
• 候補ごとの空きの見込みと、検索した時刻
• 下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 担当が「担当よりご案内します」の箇所に書いた可否
• 予約のページから予約が入ったか（あとで予約の記録と照らす）

5つ目は、部屋の台帳を育てる材料になります。 担当が同じ用途に同じ可否を何度も書いているなら、それは台帳の可否の欄に足すべき値です。 足せば、次から下書きに入ります。

6つ目は、返信の早さの効き目を見る材料になります。 返信までの時間と、予約が入ったかを並べて見ます。