広告会社に届くノベルティ・販促物の見積依頼を、品目・数量・名入れ・納期・予算に整理して、仕入先への見積依頼の文面を作る

処理の起点を決める

見積依頼のメールが「見積依頼」のフォルダに入ったことを起点にします。 Outlook のルールで、件名や本文に「見積」「お見積り」「ノベルティ」「記念品」「販促品」などが含まれ、顧客のドメインから届いたメールを、このフォルダに移します。 営業が手でフォルダに移すこともできるので、ルールで拾えなかった依頼は、気づいた営業がドラッグすれば同じ処理が動きます。

受信トレイ全体を見張らないのは、仕入先からの返事や社内のメールで Zap が動かないようにするためです。 New Email Matching Search で検索の条件を書く方法もありますが、フォルダにしておけば、営業がフォルダの中身を見るだけで、何が処理に回ったかが分かります。

ポーリングの方式なので、届いてから Zap が動くまでに間があります。 見積依頼は数分を争う業務ではないので、この方式で足ります。

つなぎの切れに気をつけます。 Zapier の説明では、Microsoft は Zapier が使う更新のトークンを、パスワードを変えたとき、14日使われなかったとき、発行から90日たったときに失効させ、そのたびにつなぎ直す必要があるとされています。つなぎが切れると、見積依頼がフォルダにたまったまま処理されません。 Zap の失敗の知らせを営業の責任者が受け取るようにし、90日ごとのつなぎ直しを予定に入れます。

入力データを集める

質を決めるのは、品目の区分の定義です。 「ボールペン」「マーカー」は筆記具、「エコバッグ」「トートバッグ」はバッグ、「今治タオル」「手ぬぐい」はタオル・繊維、と顧客の書き方と区分を結ぶ例を並べます。区分が決まれば、仕入先の一覧から引く先が決まります。

仕入先の一覧は、営業が決めたとおりに持ちます。 区分ごとに「まず頼む2〜3社」を決め、AIには仕入先を選ばせません。 一覧を見直すのは営業で、Zap はその一覧を引くだけです。

データの取得方法を決める

データは、トリガーが返すメールの中にあります。 見積依頼の条件は本文に書かれているので、本文を AI のステップに渡します。

過去の案件を引くのは、「いつものように」に答えるためです。 顧客が「前回と同じ名入れで」と書いてきたとき、前回の案件の名入れの内容を案件の表に「前回の記録」として並べます。 AIに前回の内容で埋めさせるのではなく、営業が並べて見て、同じでよいかを顧客に確かめます。

添付のファイルは読ませません。 顧客は仕様書やロゴのデータを添付してくることがありますが、AI by Zapier はファイルを知識の元として登録する形で、メールの添付をその場で読む使い方は説明されていません。 添付があることだけを has_attachment として案件の表に残し、営業が開いて確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 重複の確認 … メッセージのIDで案件の表を引き、記録があれば止めます
2. 引用と署名の除去 … 返信のメールでは前のやり取りが引用されるので、最新の本文だけを渡します。署名の住所と電話番号も落とします
3. 差出人のドメインで顧客を引く … 案件の表から同じドメインの過去の案件を探し、名入れと配送先の前回の記録を取り出します
4. 本文が長すぎるときは分けない … 見積依頼は長くても数千字なので、そのまま渡します

2番目を省くと、前の案件の条件を拾います。 「前回のボールペン500本の件、ありがとうございました。今回はエコバッグを300枚」という返信で、引用の中の「500本」を今回の数量として写すことがあります。 最新の本文だけを渡せば起きません。

AIに処理させる

させるのは、条件を項目ごとに写し出すことと、品目の区分を選ぶことと、書かれていない項目を挙げることの3つです。

数量の「500前後」を500に丸めさせないのは、仕入先の見積が数量で変わるからです。 ノベルティの単価は数量の段階で変わることが多く、「前後」をそのまま仕入先に伝えれば、仕入先は段階ごとの単価を返してくれます。 丸めた数で頼むと、顧客が実際に頼む数の単価が分かりません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 数量が書かれず予算だけが書かれた依頼で、AIは親切に「予算÷単価」で数量を出そうとします。その数量で仕入先に頼むと、顧客がまだ決めていない数を決めたことになります。 数量が書かれていなければ not_stated にし、顧客に聞きます。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示：

あなたは広告会社の営業で、顧客からのノベルティ・販促物の見積依頼を
整理する担当です。依頼のメールに書かれていることだけを使って、
項目を埋めてください。推測で埋めないでください。

【項目の埋め方】
- items：品名を書かれたとおりに写してください。最大3つ。
- category：下の定義から1つ選んでください。迷えば「その他」。
  筆記具（ボールペン、マーカー、鉛筆）／バッグ（エコバッグ、トート）／
  タオル・繊維（タオル、手ぬぐい、Tシャツ）／食品・飲料（お菓子、
  ペットボトル飲料）／紙の販促物（チラシ、カレンダー、うちわ）／
  雑貨（マグカップ、モバイルバッテリー、付箋）／その他
- quantity：数と単位を書かれたとおりに写してください。
  「500前後」「数百」は丸めずにそのまま写してください。
- imprint：名入れの方法・位置・色数・ロゴのデータの有無について
  書かれていることを写してください。
- due_text：納期、配布の日、イベントの日の記載を原文のまま写して
  ください。日付に直したり、曜日を補ったりしないでください。
- budget_text：単価・総額・予算の幅の記載を原文のまま写して
  ください。
- ship_to：納品先と、分けて届けるかの記載を写してください。
- 書かれていない項目は not_stated にしてください。

【足りない項目】
数量、名入れの色数、ロゴのデータの有無、納期、納品先のうち、
書かれていないものを missing に並べてください。
「前回と同じ」「いつもの」とだけ書かれた項目は、missing に入れ、
refers_previous を true にしてください。

【厳守事項】
- 単価や合計の金額を見込まないでください。
- 予算から数量を計算しないでください。
- 名入れの方法（シルク印刷など）を提案しないでください。
- 納期に間に合うかどうかを書かないでください。
- evidence に、数量と納期の根拠にした文をそのまま写してください。
- 見積依頼でないメール（お礼、請求、営業の案内）の場合は、
  is_request を false にしてください。

【依頼のメールの本文】{body}

「前回と同じ」を missing に入れさせるのは、前回の内容で埋めさせないためです。 前回の記録は Zap が案件の表に並べ、営業が顧客に「前回と同じ1色・左胸でよろしいですか」と確かめます。 AIが前回の内容で埋めると、顧客がロゴを変えていたときに古いロゴで見積が進みます。

仕入先への見積依頼の文面はAIに作らせず、決まった形に値を差し込みます。

件名：お見積りのお願い（{items} {quantity}）

{supplier_contact} 様

いつもお世話になっております。〇〇広告の{sales_name}です。
下記の条件でお見積りをお願いできますでしょうか。

【品目】{items}
【数量】{quantity}
【名入れ】{imprint}
【納期】{due_text}
【納品先】{ship_to}
【確認中の項目】{missing}

確認中の項目は、顧客に確かめ次第お知らせします。
数量の段階ごとの単価もあわせていただけますと助かります。

仕入先への文面を固定にするのは、仕入先が見る形を毎回そろえるためです。 仕入先は複数の広告会社から依頼を受けているので、同じ並びで届けば読み違いが減ります。 予算は仕入先への文面に入れません。入れるかどうかは営業が決めます。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力項目として、次のように定義します。

項目に分けて受け取る理由の1つ目は、仕入先への文面にそのまま差し込めることです。 quantity は【数量】に、imprint は【名入れ】に入り、営業が文面を書き起こす必要がありません。

2つ目は、Paths の条件に使えることです。

顧客への確認の返信は、missing の項目を並べて尋ねる形にします。 「数量と名入れの色数、納品先を教えてください」のように1通にまとめ、refers_previous が true なら、前回の記録を書いて「前回と同じでよいか」を尋ねます。

システムへ連携する

どちらも下書きまでにし、Send Email と Reply to Email は使いません。 仕入先への依頼は、営業が頼む先を決めてから送ります。顧客への返信も、営業の名前で出る連絡なので、確かめてから送ります。

仕入先への下書きは、一覧で引いた先の数だけ作るのではなく、1通にします。 宛先には区分の1社目を入れ、2社目以降の宛先は案件の表に候補として並べます。 営業が下書きを開いて宛先を決め、必要なら複製して送ります。

人が確認する

1. 案件の表を見る … 品目・数量・名入れ・納期を、元のメールと見比べます。特に数量と納期は evidence と並べて見ます
2. 仕入先を決める … 候補の2〜3社から頼む先を決め、下書きの宛先を直します
3. ロゴのデータを添付する … 顧客の添付を確かめ、仕入先への下書きに添付します
4. 顧客への確認の返信を直して送る … 尋ねる項目が合っているか、前回の記録の書き方が合っているかを見ます

3番目を人に残すのは、ロゴのデータが顧客の資産だからです。 どのファイルを仕入先に渡すかは、顧客との取り決めで決まります。添付を Zap で自動で付ける形にはしません。

目標は、120件をならして1件5分です。 条件がそろった依頼は2〜3分で送れ、足りない項目や前回の参照がある依頼は確認を含めて数分かかります。

例外に対処する

4行目の条件の変更は、見積の途中でよく起きます。 「やっぱり1,000本で」と返信が来たとき、前の条件で仕入先に頼んだままだと、古い数量の見積が返ってきます。 案件の表に印が付いたら、営業が仕入先にも変更を伝えます。

記録を残す

• メッセージのID、差出人、受信日時
• AI のステップが返した項目の全文（quantity、due_text、missing など）
• 仕入先の候補と、営業が実際に頼んだ先
• 営業が項目を直した記録 … どの項目を、どう直したか
• 顧客への確認と仕入先への依頼を送った日時、見積を顧客に出した日時

最後の行が、この構成の効果を見る記録です。 見積依頼が届いてから顧客に見積を出すまでの日数を、導入前と比べます。