運送会社に届く法人の輸送見積の依頼をフォームとメールから拾い、運賃表で概算を出して、返信の下書きと足りない条件の確認を作る

処理の起点を決める

フォームの送信は、Webhooks by Zapier の Catch Hook で受けます。 フォームの送信先に Zapier が発行する URL を設定すると、送信のたびに中身が届き、Catch Hook がそれを項目ごとのフィールドに分けて次の手順へ渡します。Webhook のトリガーは Free プランでは使えず、Professional 以上が必要です。

メールは、Gmail の New Labeled Email で受けます。 見積窓口のアドレスに届いたメールのうち、件名や送信元で見積依頼と分かるものに Gmail のフィルタでラベルを付け、そのラベルが付いたことを起点にします。 Gmail のトリガーはすべて一定の間隔で新着を確かめる方式（Polling）です。New Email は検知の範囲が直近1時間に限られますが、New Labeled Email には検知の時間の制限がありません。 ラベルを後から手で付けた依頼も拾えるので、フィルタから漏れたメールを担当者が拾い直せます。

1件ごとに動かします。 夕方に届いた依頼も、その場で下書きまで作っておけば、翌朝の担当者は空きを確かめて送るだけになります。 聞き返しの要る依頼は、夜のうちに聞き返しの下書きができているので、朝いちばんに送れば、荷主の返事がその日のうちに届きます。

入力データを集める

質を決めるのは、車格の目安と料金表の「条件」の列です。 「2t車はパレット4枚・2,000kgまで」のような目安が担当者の頭の中にしか無いと、車格の決め方が担当者ごとに分かれたまま自動化されます。料金表の各行にも、「依頼にどう書かれていたらこの料金を入れるか」を文で書いておきます。 「手積み」「バラ積み」「パレットなし」と書かれていたら荷役料、「午前着」「10時必着」なら時間指定料、という対応です。ここを書き起こすことが、第3章（c）の担当者による違いをそろえる作業そのものです。

燃料サーチャージの率は、設定のシートの1か所にだけ置きます。 毎月の更新を忘れると、全部の見積が先月の率で出ます。率の横に「適用する月」の列を置き、Zap の側でその月と一致するかを確かめます。

データの取得方法を決める

都道府県から地域コードへの置き換えは、Formatter の Lookup Table で行います。左の列に都道府県、右の列に地域コードを並べ、AIが取り出した都道府県をキーにして引きます。見つからなかったときに使う値（fallback）を設定できるので、UNKNOWN を返すようにしておきます。 ただし、キーの欄が空のまま Zap が動くと、一致は起きず、fallback の値も使われません。 都道府県が取り出せなかった依頼は、その手前で聞き返しの扱いに回しておきます。キーは大文字と小文字を区別するので、表のほうは表記をそろえておきます。

運賃表を引くのは、Google Sheets の Lookup Spreadsheet Row の手順です。検索する列（Lookup Column）に発地の地域コード、補助の検索列（Supporting Lookup Column）に着地の地域コードを指定すれば、2つの条件で1行を引けます。 引いた行の、決まった車格の列が運賃です。

見つからなかったときの動きは設定で決められます。 行を作る設定にはせず、見つからなかったことを次の手順へ渡します。区間が運賃表に無い依頼は、表で決まらない依頼です。 担当者へ回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 重量の単位をそろえる … 「3t」「3,000kg」「3トン」をkgの数値に直し、1枚あたりと総重量が両方書かれていれば両方を残します
2. 個数と荷姿をそろえる … 「パレット6枚」「6PL」「6パレ」を同じ書き方に直します
3. 日付と曜日の確かめ … 「10月20日（月）」の曜日が合わないときは、どちらが正しいかを聞き返す事項にします
4. 過去の日付と当日の依頼 … 過去の日付や、受付の当日・翌日の積みは概算を出さず、担当者へ回します
5. 重複の確認 … 同じ送信元から24時間以内に同じ区間・同じ日付の依頼が届いていれば、二度目は下書きを作りません
6. 継続の荷主の振り分け … 継続契約の荷主から届いた依頼は、契約の運賃で出すため、担当者へ回します

1番目で両方を残すのは、第3章（a）の食い違いを見つけるためです。 1枚あたりの重量×枚数と総重量が合わなければ、どちらかを選ばずに聞き返す事項にします。 車格が変わる食い違いを、AIや計算の手順が勝手に片付けないようにします。

6番目は見落とされやすい項目です。 継続の荷主には契約で決めた運賃があり、運賃表の標準の金額で概算を出すと、契約より高い見積が届いて問い合わせになります。 送信元のドメインを継続の荷主の一覧と照らし、一致すれば担当者へ回します。

AIに処理させる

AI by Zapier の手順を2回に分け、それぞれ1つの仕事だけをさせます。

金額を出す前に、条件がそろっているかを1回目で決めます。 概算を出すのに欠かせない条件は、発地の都道府県と市区町村、着地の都道府県と市区町村、積みの日付、重量（総重量か1個あたり×個数）、荷姿と個数の5つです。1つでも欠けていれば、missing に挙げて聞き返しに回します。付帯作業（荷役・時間指定）が書かれていない場合は、欠けとせず「入っていない前提」で見積を出し、その前提を返信に書きます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「工作機械1台」と書かれた依頼を渡すと、AIは一般的な重さを推し量って重量の欄を埋めます。埋まった重量で車格が決まり、その車格で見積が出ると、実物が重かったときに見積そのものが無効になります。

指示内容を固定する

1回目（条件の取り出し）の指示の例です。

あなたは運送会社の見積窓口で、法人の荷主から届いた輸送の見積依頼を読む立場です。
依頼の文面に書かれていることだけを取り出してください。推測で埋めないでください。

【取り出す条件】
- 発地と着地：都道府県、市区町村、それ以降の住所（書かれていれば）
- 積みの日付と時刻の指定、降ろしの日付と時刻の指定
- 荷物の中身、荷姿（パレット・ケース・バラ・機械など）、個数
- 重量：総重量と、1個あたりの重量。書かれているほうだけ。単位はkgに直す
- 付帯作業：手積み・手降ろし、時間指定、待機の見込み、休日の作業

【厳守事項】
- 書かれていない条件は空にし、missing に条件の名前を入れてください。
  荷物の中身から重量や個数を推し量らないでください。
- 総重量と、1個あたり×個数が合わないときは、どちらも残し、
  conflicts にその旨を書いてください。どちらかを選ばないでください。
- 日付と曜日が合わないときも conflicts に書いてください。
- 金額を計算しないでください。金額を書かないでください。
- 車格を決めないでください。
- 次のどれかに当たると判断したら special を true にし、理由を special_reason に書いてください：
  危険物、温度管理（冷蔵・冷凍）、長さや幅が車両に収まらないおそれのある物、
  1個で数トンを超える重量物、海外への輸送、引越し。
- evidence には、重量・個数・日付の判断の根拠にした文をそのまま写してください。

【依頼の文面】{request_text}
【添付から取り出した文字】{attachment_text}

「荷物の中身から重量を推し量らない」を明記しないと、重量の欄が埋まります。 文面に重量が無くても、AIは中身の名前から一般的な数字を入れます。禁じるのは数字の正しさではなく、書かれていない数字を作ることそのものです。

2回目（返信の文案）の指示では、差し込む金額を {fare} {charges} {surcharge} {total} のような変数で渡し、「この金額以外の数字を書かない」と書きます。 返信に必ず入れる文、「車両の手配状況を確認のうえ改めてご連絡します」「高速道路の利用料は実費として別途申し受けます」「記載の条件と異なる場合は金額が変わります」も、固定の文として渡します。

出力形式を固定する

1回目の手順の出力フィールドを、次の形で定義します。

{
  "origin": { "pref": "埼玉県", "city": "川口市", "address": "" },
  "destination": { "pref": "愛知県", "city": "小牧市", "address": "" },
  "pickup": { "date": "2026-10-20", "time": "" },
  "delivery": { "date": "2026-10-21", "time": "10:00必着" },
  "cargo": { "item": "樹脂成形品", "packing": "パレット", "count": 6,
             "total_weight_kg": 3000, "unit_weight_kg": 500 },
  "accessorial": ["時間指定"],
  "missing": [],
  "conflicts": [],
  "special": false,
  "special_reason": "",
  "evidence": ""
}

1つ目の理由は、Paths の条件をフィールドで書けることです。 special が true なら C、missing か conflicts が空でなければ B、それ以外は A です。

2つ目は、accessorial で料金表の行を引けることです。 「時間指定」「手積み」のような決まった語で返させ、料金表の記号に対応させます。決まった語以外が返ったときは、料金を足さずに担当者へ回す印を付けます。

計算の手順（Formatter）が出す値は、返信と受付の一覧に合わせます。

2回目の手順が作る返信の下書きは、次のような形になります（金額はワークフローが差し込んだもの）。

件名：輸送のお見積り（10月20日積み 埼玉県川口市→愛知県小牧市）

〇〇株式会社 物流部 〇〇様

お見積りのご依頼をいただき、ありがとうございます。
次の条件での概算をお送りします。

【前提とした条件】
積み：10月20日（月）埼玉県川口市　降ろし：10月21日（火）10時必着 愛知県小牧市
荷物：樹脂成形品　パレット6枚　総重量3,000kg　車両：4t車 貸切
荷役：フォークリフトによる積み降ろし（手積み・手降ろしなし）

【概算】
運賃（4t車 貸切）　　　　 {fare} 円
料金（時間指定）　　　　　 {charges} 円
燃料サーチャージ　　　　　 {surcharge} 円
合計（税抜）　　　　　　　 {total} 円

高速道路の利用料は実費として別途申し受けます。
記載の条件と異なる場合は金額が変わります。
車両の手配状況を確認のうえ、改めてご連絡いたします。

「前提とした条件」を金額より先に書くのは、違っていたときに荷主のほうから言ってもらうためです。

システムへ連携する

Paths は Zap の最後の手順にしか置けません。 受付の一覧への記入は、A・B・C それぞれの枝の最後に同じ手順を置きます。 Paths の分岐の手順そのものはタスクの数に数えられず、動いた枝の中の手順だけがタスクを使います。

配車システムへは書き込みません。 この構成が出すのは見積の下書きまでで、車両を押さえるのは担当者の仕事です。 書き込みを足すと、送ってもいない見積で車両が押さえられます。

人が確認する

送る前に、担当者がすべての下書きを開きます。 見るのは次の4つです。

1. 車両と乗務員の空き … 配車システムで、積みの日に決まった車格の車両が空いているかを確かめます
2. 前提とした条件 … 依頼の文面と見比べ、車格と付帯作業が合っているかを確かめます
3. 金額の行 … 料金の拾い方が依頼に合っているか。手積みと書かれているのに荷役料の行が無い、といった漏れを見ます
4. 聞き返しの文 … B の枝の下書きでは、尋ねる条件が足りているか、尋ねすぎていないかを見ます

2番目を省かないでください。 車格はワークフローが目安の表で決めていますが、荷物の形が特殊で、重量が軽くても大きな車両が要ることがあります。 依頼の文面と前提の行を見比べれば、30秒で気づけます。

直した内容は受付の一覧に残します。 その件数が、目安の表と料金表のどこを直すべきかを教えてくれます。

例外に対処する

上から3行目までが多くを占めます。 どれもAIの問題ではなく、地域の表と運賃表の作り方の問題です。

記録を残す

• 依頼の原文（フォームの送信内容、またはメールの本文と件名）と、受け取った日時・経路
• 1回目の出力（取り出した条件、missing、conflicts、special）
• 決まった地域コード・車格と、そのとき引いた運賃表・料金表の行、燃料サーチャージの率
• 分岐（A・B・C）と、作った下書き
• 担当者が直した内容 … 車格、料金の行、金額、文面のどこを変えたか
• 送った日時と、荷主の返事の有無、受注に至ったか

3つ目を残すのは、運賃表と率が後から変わるためです。 「先月と金額が違う」と言われたときに根拠を示せます。