歯科医院の Web 予約で届く問診の自由記述を、主訴・痛みの程度・既往・希望の治療に整え、先に連絡すべき予約に印を付けて受付に渡す

処理の起点を決める

Web 予約の通知メールに「Web予約」のラベルが付いたことを起点にします。 ラベルは Gmail のフィルタで、予約サービスの送信元のアドレスと、通知メールの件名の決まった文字列を条件に付けます。受付が手でラベルを付ける運用にはしません。 手で付けると、忙しい時間帯に届いた予約ほど漏れます。

New Labeled Email を選ぶのは、検知できる期間に制限が無いからです。 New Email Matching Search は1時間とされ、Zapier の側が一時的に止まっていたときに取りこぼす余地があります。取りこぼした予約が、強い痛みを書いてきた患者のものだったときの損が大きいので、制限の無いほうを選びます。

そのかわり、同じスレッドに返信が足されたときにも動きます。 予約の変更や取り消しの通知が同じスレッドに入ることがあり、そのたびに Zap が動きます。Zap の最初の段で、問診の一覧を予約番号で Find Records で引き、記録があれば止めます。 変更の通知は、件名の文字列でフィルタから外しておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、連絡の目安です。 院長が口頭で伝えていた「この言葉が書かれていたらすぐ教えて」を、言葉の一覧として書き出します。 たとえば「腫れて顔の形が変わった」「熱がある」「血が止まらない」「歯が抜けた・折れた（けが）」「口が開かない」「飲み込むと痛い」「夜も眠れないほど痛い」。一覧に無い言葉は拾いません。 拾い方を広げたいときは、AIに任せるのではなく院長が一覧に足します。

選択式の回答も一緒に渡します。 痛みの有無、妊娠の可能性、服用中の薬の有無の選択は、自由記述と食い違うことがあります。「服用中の薬：なし」と選んで、自由記述に「血圧の薬を飲んでいます」と書く患者がいます。食い違ったときは両方を残し、どちらかに寄せません。

データの取得方法を決める

データはすべて、トリガーが返す通知メールの中にあります。 予約サービスの通知メールは「予約番号：」「ご予約日時：」「問診：」のように決まった並びで本文に書かれているので、別のシステムから取ってくるものはありません。

予約番号を先に写し出すのは、重複の確認のためです。 スレッドIDだけで止めると、患者が同じ日に2回予約を入れ直したときに、2件目が別のスレッドで届いて別の予約として記録されます。 予約番号と患者の氏名と予約日時の3つで照合します。

AIへ渡す前に整形する

1. 重複の確認 … 予約番号で問診の一覧を引き、記録があれば止めます
2. 本文の切り出し … 通知メールの決まった前置き（「以下の内容で予約を受け付けました」）と末尾の署名を落とし、予約の項目と問診の部分だけを渡します
3. 電話番号とメールアドレスを渡さない … 整理にも目安の判定にも要りません。一覧にだけ残します
4. 生年月日を渡さない … 年齢の区分（小児・成人）だけを、予約の診療の種類から一覧に残します
5. 選択式の回答と自由記述を分けて渡す … 食い違いを見られるようにします

3番目と4番目は、AIに渡す情報を絞るためです。 問診には病歴と服薬が書かれ、それ自体は整理に要ります。だからこそ、整理に要らない連絡先と生年月日は最初から外します。 患者の氏名も、一覧の記録には使いますが、AI のステップには渡しません。予約番号で一覧と結び付ければ足ります。

AIに処理させる

させるのは、自由記述を決まった欄に分けることと、連絡の目安に当たる記述を原文で写すことの2つです。 どちらも1つの Analyze and Return Data のステップで行います。

痛みの程度を段階に直させないのは、患者の言葉のほうが歯科医師の役に立つからです。 「冷たいものでしみる」と「何もしなくてもズキズキする」は、歯科医師にとってまったく違う情報です。「中程度」のような段階に直すと、その違いが消えます。 予約サービスの問診に痛みの段階を選ぶ欄があれば、その値は選択式の回答として別に残します。

連絡の目安は、一覧の言葉に当たるかだけを見させます。 「この症状は急いだほうがよい」とAIに考えさせると、一覧に無い言葉まで拾い、受付への知らせが増えすぎます。 増えすぎた知らせは読まれなくなります。拾い方の線は院長が持ちます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 「血をサラサラにする薬」と書かれていると、AIは親切に代表的な薬の名前を補いがちです。補った名前が一覧に載ると、歯科医師はそれを患者の申告として読みます。 患者がどの薬を飲んでいるかは、来院時に歯科医師がお薬手帳で確かめることです。

指示内容を固定する

Analyze and Return Data の指示：

あなたは歯科医院の受付で、Web 予約の問診を整理する担当です。
問診に書かれていることだけを使って、欄を埋めてください。
推測で埋めないでください。言い換えないでください。

【欄の埋め方】
- chief_complaint：いちばん困っていることを、患者の言葉のまま
  1〜2文で写してください。要約するときも、患者の使った言葉を残して
  ください。
- site：歯や歯ぐきの場所を、書かれたとおりに写してください。
- pain_text：痛み・しみる・ズキズキなど、痛みについての記述を
  原文のまま写してください。「軽い」「中程度」「強い」のような
  段階に直さないでください。
- onset_text：いつからかの記述を原文のまま写してください。
  日付に直したり、日数を計算したりしないでください。
- history_meds_text：病名、飲んでいる薬、注射、アレルギーの記述を
  原文のまま写してください。薬の名前を補ったり、一般名に直したり
  しないでください。
- wish_text：治療についての希望を写してください。
- 書かれていない欄は not_stated にしてください。

【連絡の目安】
下の一覧の言葉、またはほぼ同じ意味の言い回しが書かれている場合だけ、
alert を yes にし、その文を alert_text にそのまま写してください。
一覧に無い症状で alert を yes にしないでください。
- 顔が腫れた・腫れて形が変わった
- 熱がある・熱っぽい
- 血が止まらない
- けがで歯が抜けた・折れた・ぐらぐらになった
- 口が開かない・飲み込むと痛い
- 夜も眠れないほど痛い・痛み止めが効かない

【食い違い】
選択式の回答と自由記述が食い違う場合は、mismatch に両方の内容を
写してください。どちらが正しいかを決めないでください。

【厳守事項】
- 病名や原因を推測して書かないでください。
- 急いだほうがよいか、受診すべきかの意見を書かないでください。
- evidence に、chief_complaint の根拠にした文をそのまま写して
  ください。
- 問診が歯科の症状と関係のない内容（営業、いたずら）の場合は、
  is_not_patient を true にしてください。

【予約番号】{reservation_no}　【診療の種類】{visit_type}
【選択式の回答】{choices}
【自由記述】{free_text}

「ほぼ同じ意味の言い回し」を入れているのは、患者が一覧どおりの言葉で書かないからです。 「ほっぺたがパンパン」は「顔が腫れた」と同じことです。ただし、一覧に無い症状で拾うことは禁じます。 広げすぎず、言い回しの揺れだけを吸収させる、という線をこの2行で引いています。

「段階に直さない」「日付に直さない」「薬の名前を補わない」の3つは、どれも同じ理由で書いています。 AIは整えるように言われると、親切に分かりやすい形に直します。直した瞬間に、患者が実際に書いた情報が消えます。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の出力項目として、次のように定義します。

項目に分けて受け取る理由の1つ目は、Paths の条件にそのまま使えることです。 分岐は alert と history_meds_text の値で決まり、AIの文章を読み解く処理を挟まずに済みます。

受付への知らせの本文は、次の形に固定します。

【先に連絡】Web予約 {reservation_no}
予約日時：{予約日時}　診療の種類：{visit_type}
目安に当たった記述：{alert_text}
主訴：{chief_complaint}
※ 電話をするか、予約を早めるかは歯科医師に相談して決めてください。

2つ目の理由は、一覧が予約台帳のメモ欄の形にそろうことです。 受付が一覧の行を開くと、主訴・部位・痛み・いつから・既往と服薬・希望が同じ順に並んでいます。受付が誰でも、歯科医師が見るメモの形が同じになります。 第3章の（d）への答えです。

システムへ連携する

患者へは何も送りません。 Send Email の宛先は受付の共用アドレスに固定し、患者のアドレスを宛先に使うステップを Zap に置きません。 患者に電話をするか、メールを返すかは受付が決めます。

予約台帳と電子カルテには書き込みません。 受付が一覧を見て、予約台帳のメモ欄に貼ります。医院の記録に入るものは、すべて人の目を通ります。

人が確認する

1. 「先に連絡」の知らせを見る … 届いたら、受付がその場で歯科医師に alert_text を見せ、電話をするか、予約を早めるかを決めます
2. 一覧の整理の結果を確かめる … 主訴・部位・痛み・既往と服薬が、元の自由記述と合っているかを見ます。特に history_meds_text は、元の文と一字ずつ見比べます
3. 予約台帳のメモ欄に貼る … 確かめた内容を貼り、一覧の状態を「確認済み」にします
4. mismatch のある予約 … 来院時に歯科医師が聞き直せるよう、メモ欄の先頭に食い違いを書きます

2番目で既往と服薬を一字ずつ見るのは、ここが歯科医師の判断に直接つながるからです。 抜歯や麻酔の前に歯科医師が気にする情報で、写し間違いがあると、来院時の問診で拾い直せないことがあります。

目標は、360件をならして1件2分です。 記述の短い予約は1分かからず、経緯を長く書いた予約や既往の記載のある予約は数分かかります。2分を大きく超える月は、欄の定義があいまいで、AIの分け方を受付が毎回直しています。

目安に当たらなかった予約を、受付が読まなくてよいことにはしません。 一覧の整理の結果は全件、受付が目を通します。目安の一覧は「先に気づくための網」で、読まなくてよい予約を決めるものではありません。

例外に対処する

6行目は、この構成でいちばん効く場面です。 前歯をぶつけた子どもの予約が、空いている数日先の枠で入ることがあります。受付がその通知を昼休みまで読まなければ、その間に打てた手が打てません。 知らせが届けば、受付は午前のうちに歯科医師に伝えられます。

記録を残す

• 通知メールのスレッドID、受信日時、予約番号
• AI のステップが返した項目の全文（chief_complaint、alert_text、history_meds_text など）
• 付けた印（先に連絡・歯科医師へ・確認）と、受付への知らせを送ったかどうか
• 受付が整理の結果を直した記録 … どの欄を、どう直したか
• 「先に連絡」の知らせに対して、電話をしたか、予約を早めたか

4つ目が、欄の定義を育てる材料です。 受付が直した欄を月に一度数え、同じ直しが続く欄は、定義の「入れるもの・入れないもの」に足します。

最後の行は、連絡の目安の見直しに使います。 知らせを送ったのに何もしなかった予約が多ければ、目安の言葉が広すぎます。逆に、知らせが無かったのに来院時に急いで診た患者がいれば、その患者の書いた言葉を院長が一覧に足します。